Tạo các đường chuyền trong BPMN: Hướng dẫn từng bước cho người mới bắt đầu

Các đường chuyền trong BPMN giúp bạn hiển thịai chịu trách nhiệm cho từng hoạt động trong một quy trình kinh doanh. Chúng được chia thành:

Các bể (Pools):Tách biệt các bên tham gia, tổ chức, hệ thống hoặc các quy trình độc lập.
Các đường chuyền (Lanes):Chia một bể theo vai trò, phòng ban, nhóm hoặc hệ thống.

Một quy tắc hữu ích là:bể = bên tham gia; đường chuyền = trách nhiệm trong bên đó.

Quy trình ví dụ: Xử lý một đơn hàng trực tuyến

Chúng ta sẽ mô hình hóa quy trình đơn giản này:

Một khách hàng đặt một đơn hàng.
Bộ phận Dịch vụ khách hàng kiểm tra đơn hàng.
Phòng Tài chính xác nhận thanh toán.
Kho hàng gửi đơn hàng.
Khách hàng nhận được thông báo vận chuyển.

Bước 1: Xác định phạm vi quy trình

Trước khi vẽ bất kỳ thứ gì, hãy quyết định quy trình bạn đang mô hình hóa là gì.

Đối với hướng dẫn này, phạm vi quy trình là:

Xử lý đơn hàng khách hàng trực tuyến

Người tham gia chính là công ty xử lý đơn hàng. Khách hàng nằm ngoài công ty, vì vậy bạn có thể biểu diễn khách hàng như một cụm riêng biệt.

Bước 2: Xác định các bên tham gia

Liệt kê những người, phòng ban hoặc hệ thống tham gia.

Bên tham gia	Yếu tố BPMN
Khách hàng	Cụm riêng biệt
Công ty Cửa hàng Trực tuyến	Cụm chính
Dịch vụ Khách hàng	Làn đường
Tài chính	Làn đường
Kho hàng	Làn đường
Hệ thống quản lý đơn hàng	Làn đường tùy chọn

Các cụm đại diện cho các bên tham gia, trong khi các làn đường tổ chức các hoạt động bên trong một bên tham gia.

Bước 3: Tạo cụm chính

Vẽ một hình chữ nhật lớn và đánh nhãn cho nó:

Quy trình đặt hàng trực tuyến

Đây là bể chính chứa quy trình bạn muốn phân tích.

Một bể có thể hiển thị quy trình nội bộ chi tiết, hoặc có thể được thu gọn khi bạn chỉ cần thể hiện sự tồn tại của một bên tham gia. Một bể đã được thu gọn thường hữu ích cho các bên tham gia bên ngoài mà các hành động nội bộ của họ nằm ngoài phạm vi quy trình của bạn.

Bước 4: Thêm các làn vào bể

Chia bể chính thành các phần nằm ngang hoặc dọc.

Đối với ví dụ này, hãy thêm các làn sau:

Chăm sóc khách hàng
Tài chính
Kho hàng

Một bố cục ngang có thể trông như sau:

Các làn ngang và dọc có cùng ý nghĩa; hãy chọn hướng giúp quy trình dễ đọc nhất.

Bước 5: Thêm sự kiện bắt đầu

Đặt một sự kiện bắt đầu vào làn chịu trách nhiệm nhận yêu cầu đầu tiên.

Nếu đơn hàng được nhận bởi Bộ phận Chăm sóc khách hàng, hãy đặt một sự kiện bắt đầu vào làn đó:

Chăm sóc khách hàng:   (Bắt đầu)

Một sự kiện bắt đầu BPMN thường được vẽ dưới dạng một hình tròn mỏng.

Đánh nhãn rõ ràng, ví dụ:

Đơn hàng đã nhận

Bước 6: Thêm các hoạt động

Thêm các nhiệm vụ vào làn của người, bộ phận hoặc hệ thống thực hiện chúng.

Đối với ví dụ này:

Làn	Nhiệm vụ
Dịch vụ khách hàng	Xem xét đơn hàng
Tài chính	Xác nhận thanh toán
Kho hàng	Lấy và đóng gói đơn hàng
Kho hàng	Giao đơn hàng

Các nhiệm vụ thường được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo tròn.

Vị trí của một nhiệm vụ trong làn cho biết trách nhiệm. Một nhiệm vụ được đặt trong làn Tài chính có nghĩa là Tài chính thực hiện hoặc chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đó.

Bước 7: Kết nối các hoạt động bằng các luồng thứ tự

Kết nối các nhiệm vụ trong cùng một nhóm bằngluồng thứ tự, được biểu diễn bằng các mũi tên liền nét:

Các mũi tên cho thấy thứ tự các hoạt động xảy ra. Các luồng thứ tự luôn nằm trong cùng một nhóm.

Khi luồng di chuyển từ làn này sang làn khác trong cùng một nhóm, hãy tiếp tục sử dụng luồng thứ tự. Việc chuyển làn không có nghĩa là bạn cần sử dụng luồng tin nhắn.

Bước 8: Thêm các cổng khi cần đưa ra quyết định

Giả sử Bộ phận Tài chính phải quyết định xem thanh toán đã được chấp thuận hay chưa.

Thêm một cổng loại loại trừ sau bước kiểm tra thanh toán:

Hình thoi đại diện cho một cổng. Đánh nhãn từng đường đi ra để quyết định trở nên rõ ràng.

Một bố cục khả dĩ là:

Bước 9: Thêm sự kiện kết thúc

Đặt một sự kiện kết thúc sau hoạt động cuối cùng.

Đối với một đơn hàng thành công:

[Giao đơn hàng] → (Đơn hàng hoàn tất)

Đối với thanh toán bị từ chối:

[Thông báo cho khách hàng] → (Đơn hàng bị hủy)

Nếu quy trình có nhiều kết quả khả dĩ, hãy sử dụng các sự kiện kết thúc riêng biệt với nhãn có ý nghĩa.

Bước 10: Thêm khách hàng như một vùng riêng biệt

Nếu bạn muốn thể hiện giao tiếp với khách hàng, hãy tạo một vùng thứ hai:

+-----------------------------+
| Khách hàng                    |
|                             |
+-----------------------------+

+------------------------------------------------------+
| Quy trình đặt hàng trực tuyến                                 |
| Dịch vụ khách hàng | Tài chính | Kho hàng              |
+------------------------------------------------------+

Kết nối các vùng với dòng tin nhắn, được hiển thị dưới dạng mũi tên gạch. Sử dụng dòng tin nhắn cho giao tiếp giữa các bên tham gia riêng biệt, không dùng cho thứ tự nội bộ của các hoạt động.

Ví dụ:

Khách hàng
  [Gửi đơn hàng]
       - - - - - - - - - - - >
Công ty
  (Đơn hàng đã nhận)

Sau này:

Công ty
  [Gửi thông báo giao hàng]
       - - - - - - - - - - - >
Khách hàng
  (Nhận thông báo)

Mô hình đơn giản hóa đã hoàn thành

Phiên bản văn bản của quy trình đã hoàn thành trông như thế này:

Những sai lầm phổ biến của người mới bắt đầu

Sử dụng các làn cho các bên tham gia bên ngoài

Nếu khách hàng là một bên tham gia độc lập, hãy sử dụng một nhóm riêng thay vì đặt khách hàng vào làn của công ty. Giao tiếp giữa các bên tham gia riêng biệt được biểu diễn bằng các luồng tin nhắn.

Sử dụng các luồng trình tự giữa các nhóm

Không kết nối các nhiệm vụ ở các nhóm khác nhau bằng các luồng trình tự. Thay vào đó, hãy sử dụng các luồng tin nhắn. Các luồng trình tự dùng để thể hiện sự tiến triển nội bộ của một quy trình trong một nhóm.

Đặt tên làn theo cá nhân

Ưu tiên đặt tên theo vai trò hoặc phòng ban như:

Nhân viên chăm sóc khách hàng
Phòng Tài chính
Nhân viên kho
Hệ thống quản lý đơn hàng

Tránh đặt tên như “Alex” hay “Jordan”, vì sơ đồ có thể trở nên không chính xác khi trách nhiệm thay đổi.

Tạo quá nhiều làn

Chỉ tạo một làn khi sự phân biệt đó mang lại thông tin hữu ích. Việc kết hợp mọi cá nhân, ứng dụng và phòng ban vào các làn riêng biệt có thể khiến sơ đồ trở nên khó đọc.

Nhầm lẫn trách nhiệm với thứ tự

Một làn cho bạn biếtai thực hiện một hoạt động. Các mũi tên cho bạn biết khi nó xảy ra. Một đường kẻ riêng lẻ không thể hiện thứ tự.

Vẽ các luồng tin nhắn bên trong một bể

Các luồng tin nhắn được thiết kế để giao tiếp giữa các bể riêng biệt. Đối với việc chuyển giao giữa các đường kẻ bên trong một bể, hãy sử dụng các luồng trình tự.

Một danh sách kiểm tra nhanh

Trước khi hoàn tất sơ đồ của bạn, hãy kiểm tra xem:

Phạm vi quy trình phải rõ ràng.
Các bể đại diện cho các bên tham gia riêng biệt.
Các đường kẻ đại diện cho vai trò, phòng ban hoặc hệ thống.
Mỗi nhiệm vụ đều được đặt vào đường kẻ chịu trách nhiệm về nó.
Các luồng trình tự kết nối các hoạt động bên trong một bể.
Các luồng tin nhắn kết nối các bể riêng biệt.
Các điểm giao nhau có các đường đi được ghi nhãn rõ ràng.
Các sự kiện bắt đầu và kết thúc đều được bao gồm.
Tên đường kẻ mô tả vai trò thay vì cá nhân nhân viên.
Sơ đồ có thể được hiểu từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới.

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.