Swimlanes di BPMN membantu Anda menampilkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas dalam sebuah proses bisnis. Swimlanes dibagi menjadi:
-
Pools (Kolam): Memisahkan peserta, organisasi, sistem, atau proses yang independen.
-
Lanes (Jalur): Membagi sebuah pool berdasarkan peran, departemen, tim, atau sistem.
Sebuah aturan yang berguna adalah: pool = peserta; lane = tanggung jawab di dalam peserta tersebut.
Contoh Proses: Memproses Pesanan Online
Kita akan memodelkan proses sederhana ini:
-
Pelanggan melakukan pemesanan.
-
Layanan Pelanggan memeriksa pesanan.
-
Bagian Keuangan mengonfirmasi pembayaran.
-
Gudang mengirimkan pesanan.
-
Pelanggan menerima notifikasi pengiriman.
Langkah 1: Tetapkan ruang lingkup proses
Sebelum menggambar apa pun, tentukan proses apa yang sedang Anda modelkan.
Untuk tutorial ini, ruang lingkup prosesnya adalah:
Memproses pesanan pelanggan secara online
Peserta utama adalah perusahaan yang menangani pesanan. Pelanggan berada di luar perusahaan, sehingga Anda dapat merepresentasikan pelanggan sebagai pool terpisah.
Langkah 2: Identifikasi para peserta
Daftar orang, departemen, atau sistem yang terlibat.
| Peserta | Elemen BPMN |
|---|---|
| Pelanggan | Pool terpisah |
| Perusahaan Toko Online | Pool utama |
| Layanan Pelanggan | Jalur |
| Keuangan | Jalur |
| Gudang | Jalur |
| Sistem Manajemen Pesanan | Jalur opsional |
Kolam mewakili peserta, sedangkan jalur mengatur aktivitas di dalam sebuah peserta.
Langkah 3: Buat kolam utama
Gambarlah sebuah persegi panjang besar dan beri label:
Proses Pesanan Online
Ini adalah kolam utama yang berisi proses yang ingin Anda analisis.
Sebuah kolam dapat menampilkan proses internal secara rinci, atau dapat diringkas ketika Anda hanya perlu menunjukkan bahwa seorang peserta ada. Kolam yang diringkas sering berguna untuk peserta eksternal yang tindakan internalnya berada di luar ruang lingkup proses Anda.
Langkah 4: Tambahkan jalur ke kolam
Bagilah kolam utama menjadi bagian horizontal atau vertikal.
Untuk contoh ini, tambahkan jalur-jalur berikut:
-
Layanan Pelanggan
-
Keuangan
-
Gudang
Tata letak horizontal mungkin terlihat seperti ini:
Jalur renang horizontal dan vertikal memiliki makna yang sama; pilih arah yang membuat proses paling mudah dibaca.
Langkah 5: Tambahkan peristiwa awal
Tempatkan peristiwa awal di jalur yang bertanggung jawab menerima permintaan pertama.
Jika pesanan diterima oleh Layanan Pelanggan, tempatkan peristiwa awal di jalur tersebut:
Layanan Pelanggan: (Awal)
Peristiwa awal BPMN biasanya digambar sebagai lingkaran tipis.
Beri label dengan jelas, misalnya:
Pesanan diterima
Langkah 6: Tambahkan aktivitas
Tambahkan tugas ke jalur orang, departemen, atau sistem yang melaksanakannya.
Untuk contoh ini:
| Jalur | Tugas |
|---|---|
| Layanan Pelanggan | Tinjau pesanan |
| Keuangan | Konfirmasi pembayaran |
| Gudang | Ambil dan kemas pesanan |
| Gudang | Kirim pesanan |
Tugas biasanya ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut melengkung.
Posisi tugas dalam sebuah jalur menunjukkan tanggung jawab. Tugas yang ditempatkan di jalur Keuangan berarti Keuangan yang melaksanakan atau memiliki tugas tersebut.
Langkah 7: Hubungkan aktivitas dengan alur urutan
Hubungkan tugas dalam kolam yang sama menggunakan alur urutan, yang direpresentasikan dengan panah solid:
Panah menunjukkan urutan terjadinya aktivitas. Alur urutan tetap berada dalam kolam yang sama.
Ketika alur berpindah dari satu jalur ke jalur lain dalam kolam yang sama, lanjutkan menggunakan alur urutan. Berpindah jalur tidak berarti Anda memerlukan alur pesan.
Langkah 8: Tambahkan gerbang ketika keputusan diperlukan
Misalkan Keuangan harus memutuskan apakah pembayaran disetujui.
Tambahkan gerbang eksklusif setelah pengecekan pembayaran:
Berlian mewakili gerbang. Berikan label pada setiap jalur keluar agar keputusannya jelas.
Sebuah tata letak yang mungkin adalah:
Langkah 9: Tambahkan peristiwa akhir
Tempatkan peristiwa akhir setelah aktivitas terakhir.
Untuk pesanan yang berhasil:
[Kirim pesanan] → (Pesanan selesai)
Untuk pembayaran yang ditolak:
[Notifikasi ke pelanggan] → (Pesanan dibatalkan)
Jika proses memiliki beberapa kemungkinan hasil, gunakan peristiwa akhir yang terpisah dengan label yang bermakna.
Langkah 10: Tambahkan pelanggan sebagai kolam terpisah
Jika Anda ingin menampilkan komunikasi dengan pelanggan, buat kolam kedua:
+-----------------------------+
| Pelanggan |
| |
+-----------------------------+
+------------------------------------------------------+
| Proses Pemesanan Online |
| Layanan Pelanggan | Keuangan | Gudang |
+------------------------------------------------------+
Hubungkan kolam-kolam tersebut dengan alur pesan, yang ditampilkan sebagai panah putus-putus. Gunakan alur pesan untuk komunikasi antara peserta yang terpisah, bukan untuk urutan internal aktivitas.
Contoh:
Pelanggan
[Kirim pesanan]
- - - - - - - - - - - >
Perusahaan
(Pesanan diterima)
Nanti:
Perusahaan
[Kirim notifikasi pengiriman]
- - - - - - - - - - - >
Pelanggan
(Menerima notifikasi)
Model sederhana yang telah selesai
Versi teks dari proses yang telah selesai terlihat seperti ini:
Kesalahan umum pemula
Menggunakan jalur untuk peserta eksternal
Jika pelanggan adalah peserta independen, gunakan kolam terpisah daripada menempatkan pelanggan dalam jalur perusahaan. Komunikasi antara peserta yang terpisah direpresentasikan dengan alur pesan.
Menggunakan alur urutan antar kolam
Jangan menghubungkan tugas dalam kolam yang berbeda dengan alur urutan. Gunakan alur pesan sebagai gantinya. Alur urutan digunakan untuk kemajuan internal proses dalam satu kolam.
Menamai jalur berdasarkan nama individu
Lebih preferkan nama peran atau departemen seperti:
-
Perwakilan Layanan Pelanggan
-
Departemen Keuangan
-
Staf Gudang
-
Sistem Manajemen Pesanan
Hindari nama seperti “Alex” atau “Jordan,” karena diagram dapat menjadi tidak akurat ketika tanggung jawab berubah.
Membuat terlalu banyak jalur
Buat jalur hanya ketika perbedaan tersebut menambah informasi yang berguna. Menggabungkan setiap individu, aplikasi, dan departemen ke dalam jalur terpisah dapat membuat diagram sulit dibaca.
Membingungkan tanggung jawab dengan urutan
Sebuah jalur memberi tahu Anda yang melakukan suatu aktivitas. Panah menunjukkan kepada Anda kapan hal itu terjadi. Lajur itu sendiri tidak menunjukkan urutan.
Menggambar alur pesan di dalam satu kolam
Alur pesan ditujukan untuk komunikasi antara kolam yang terpisah. Untuk serah terima antara lajur di dalam satu kolam, gunakan alur urutan.
Daftar periksa cepat
Sebelum menyelesaikan diagram Anda, periksa bahwa:
-
Ruang lingkup proses jelas.
-
Kolam mewakili peserta yang terpisah.
-
Lajur mewakili peran, departemen, atau sistem.
-
Setiap tugas ditempatkan di lajur yang bertanggung jawab atasnya.
-
Alur urutan menghubungkan aktivitas di dalam satu kolam.
-
Alur pesan menghubungkan kolam yang terpisah.
-
Gerbang memiliki jalur yang diberi label dengan jelas.
-
Peristiwa awal dan akhir disertakan.
-
Nama lajur menggambarkan peran, bukan karyawan individu.
-
Diagram dapat dipahami dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский and 简体中文.