Luồng tuần tự so với Luồng thông điệp trong BPMN

Một sơ đồ BPMN trở nên có ý nghĩa khi các phần tử của nó được kết nối đúng cách. Hai trong số các bộ kết nối BPMN quan trọng nhất là luồng tuần tự và luồng thông điệp.

Cả hai đều được biểu diễn dưới dạng mũi tên, nhưng chúng mô tả các mối quan hệ khác nhau:

• Một luồng tuần tự thể hiện thứ tự mà các hoạt động, sự kiện và cổng xảy ra trong một quy trình.

• Một luồng thông điệp thể hiện sự giao tiếp giữa các người tham gia riêng biệt, chẳng hạn như các công ty, các phòng ban được mô hình hóa thành các bể riêng biệt, khách hàng hoặc các hệ thống bên ngoài.

Việc nhầm lẫn giữa hai bộ kết nối này là một trong những lỗi mô hình hóa BPMN phổ biến nhất.

Luồng tuần tự là gì?

Luồng tuần tự đại diện cho sự tiến triển nội bộ của một quy trình. Nó trả lời câu hỏi:

Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?

Luồng tuần tự được vẽ dưới dạng một đường liền nét có đầu mũi tên đầy. Nó có thể kết nối các sự kiện, hoạt động và cổng trong cùng một bể hoặc quy trình. Ví dụ:

Sự kiện Bắt đầu → Nhận Đơn hàng → Kiểm tra Tồn kho → Giao hàng → Sự kiện Kết thúc

Điều này có nghĩa là quy trình bắt đầu, đơn hàng được nhận, tồn kho được kiểm tra và đơn hàng được giao theo trình tự đó.

Luồng tuần tự cũng có thể thể hiện sự phân nhánh và hợp nhất:

• Một luồng rời khỏi cổng độc nhất có thể đại diện cho một kết quả quyết định có thể xảy ra.

• Nhiều luồng rời khỏi cổng song song có thể đại diện cho công việc đồng thời.

• Nhiều luồng đến có thể hợp nhất vào một hoạt động sau đó.

• Một luồng có điều kiện chỉ có thể tiếp tục khi một điều kiện được chỉ định là đúng.

• Một luồng mặc định cung cấp một đường dự phòng khi không có điều kiện nào khác áp dụng.

Luồng tuần tự xác định hành vi của quy trình. Chúng không chỉ đơn thuần là các đường hình ảnh được sử dụng để làm cho sơ đồ dễ đọc hơn.

Luồng thông điệp là gì?

Luồng thông điệp đại diện cho sự giao tiếp giữa các người tham gia BPMN riêng biệt. Nó trả lời câu hỏi:

Thông tin nào được trao đổi giữa các người tham gia?

Luồng tin nhắn được vẽ bằng đường nét đứt, thường có đầu mũi tên mở. Nó có thể kết nối các hoạt động, sự kiện hoặc các phần tử liên quan đến tin nhắn phù hợp khác trong các bể riêng biệt.

Ví dụ, một nhà bán lẻ trực tuyến có thể gửi yêu cầu thanh toán đến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán:

Bể Nhà bán lẻ: Gửi Yêu cầu Thanh toán - - - - - > Bể Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán: Nhận Yêu cầu Thanh toán

Đường nối nét đứt cho thấy một người tham gia gửi thông tin đến người tham gia khác. Điều này không có nghĩa là người gửi trực tiếp kiểm soát quy trình nội bộ của người nhận.

Luồng tin nhắn được sử dụng trong các hợp tác BPMN để mô hình hóa giao tiếp giữa các người tham gia độc lập. Quy định BPMN bao gồm luồng tin nhắn như một trong những phần tử tiêu chuẩn cho việc mô hình hóa quy trình và hợp tác.

Sự khác biệt chính

Quy tắc đơn giản nhất là:

Sử dụng luồng tuần tự trong một bể. Sử dụng luồng tin nhắn giữa các bể.

Một bể đại diện cho một người tham gia, chẳng hạn như công ty, khách hàng, nhà cung cấp, bộ phận được mô hình hóa độc lập, hoặc ứng dụng bên ngoài. Một làn chỉ là sự phân chia bên trong một bể, do đó các hoạt động trong các làn khác nhau vẫn được kết nối bằng luồng tuần tự.

Đặc điểm	Luồng tuần tự	Luồng tin nhắn
Mục đích chính	Hiển thị thứ tự quy trình	Hiển thị giao tiếp
Hình thức trực quan	Đường liền với đầu mũi tên đầy	Đường nét đứt với đầu mũi tên mở
Vị trí điển hình	Trong một bể	Giữa các bể riêng biệt
Đại diện cho	Luồng điều khiển hoặc thực thi	Trao đổi thông tin
Ví dụ	Yêu cầu xem xét → Phê duyệt yêu cầu	Khách hàng → Nộp đơn
Có vượt qua ranh giới bể không?	Không	Có
Kiểm soát quy trình của người tham gia khác?	Mô hình hóa sự tiến triển nội bộ	Không; nó biểu thị sự tương tác

Luồng tuần tự kết nối các đối tượng luồng trong một bể duy nhất, trong khi luồng tin nhắn biểu thị các tin nhắn được trao đổi qua ranh giới của người tham gia.

Luồng tuần tự qua các làn

Hãy xem xét quy trình phê duyệt mua hàng với ba làn:

• Nhân viên

• Quản lý

• Tài chính

Nếu cả ba làn thuộc về một bể công ty duy nhất, quy trình có thể được mô hình hóa như sau:

Các mũi tên giữa các hoạt động này là luồng tuần tự vì các làn là một phần của cùng một bể.

Các làn xác định trách nhiệm, nhưng chúng không tạo ra những người tham gia độc lập. Quy trình vẫn biểu thị một quy trình làm việc nội bộ được phối hợp thống nhất.

Mô hình hóa chính xác

Mô hình hóa không chính xác

Sử dụng luồng tin nhắn giữa các làn trong cùng một bể:

Làn Nhân viên - - - > Làn Quản lý - - - > Làn Tài chính

Điều này sai lầm khi gợi ý rằng nhân viên, quản lý và bộ phận tài chính là những người tham gia BPMN độc lập thay vì các vai trò trong cùng một tổ chức.

Luồng tin nhắn giữa các bể

Bây giờ hãy xem xét một quy trình mua hàng liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp. Đây là những người tham gia độc lập, vì vậy chúng nên được mô hình hóa thành các bể riêng biệt:

Bể Khách hàng:
Gửi đơn hàng
      - - - - - - - - - - >
Bể Nhà cung cấp:
Nhận đơn hàng

Luồng tin nhắn cho thấy nhà cung cấp nhận thông tin từ khách hàng. Các hoạt động nội bộ của nhà cung cấp sau đó có thể được kết nối bằng luồng tuần tự:

Bể Nhà cung cấp:
Nhận đơn hàng → Kiểm tra tồn kho → Chuẩn bị giao hàng

Một sự cộng tác hoàn chỉnh có thể trông như sau:

Một ví dụ thực tế: Thực hiện đơn hàng trực tuyến

Hãy tưởng tượng một quy trình đơn hàng trực tuyến liên quan đến:

• Khách hàng

• Cửa hàng trực tuyến

• Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán

• Công ty vận chuyển

Một sự cộng tác BPMN phù hợp có thể bao gồm bốn bể.

Luồng trình tự của Cửa hàng Trực tuyến

Bên trong bể chứa Cửa hàng Trực tuyến:

Luồng tin nhắn giữa các thành viên tham gia

Giữa các bể chứa:

 

 

Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và công ty vận chuyển có thể có các quy trình nội bộ riêng, nhưng cửa hàng trực tuyến không kiểm soát các bước nội bộ đó. Nó chỉ trao đổi tin nhắn với họ.

Luồng tin nhắn không có nghĩa là “bất kỳ hình thức giao tiếp nào”

Một lỗi phổ biến là sử dụng luồng tin nhắn bất cứ khi nào có thông tin liên quan. Điều này không phải lúc nào cũng đúng.

Giả sử một quy trình dịch vụ khách hàng có một nhiệm vụ được gọi làXem xét Email của Khách hàng, tiếp theo làCập nhật Hồ sơ Vụ việc. Email và hồ sơ vụ việc là thông tin, nhưng các hoạt động vẫn có thể thuộc cùng một quy trình và bể chứa. Các hoạt động nên được kết nối bằng luồng trình tự.

Sự phân biệt chủ yếu dựa trênranh giới của các thành viên tham gia, chứ không chỉ đơn thuần dựa trên việc có dữ liệu hay thông tin hay không.

Sử dụng:

• Luồng trình tựcho thứ tự công việc trong quy trình của một thành viên tham gia.

• Luồng tin nhắncho việc giao tiếp giữa các thành viên tham gia riêng biệt.

• Liên kết dữ liệuđể thể hiện rằng một hoạt động đọc hoặc tạo ra một đối tượng dữ liệu.

• Liên kếtđể liên kết các chú thích hoặc tài liệu hỗ trợ với các yếu tố của quy trình.

Các đối tượng dữ liệu và chú thích bổ sung ngữ cảnh; chúng không thay thế luồng trình tự hoặc luồng tin nhắn.

Bể chứa, Làn và Lựa chọn Luồng

Việc chọn bộ kết nối đúng bắt đầu bằng việc chọn cấu trúc thành viên tham gia đúng.

Sử dụng làn khi:

• Các hoạt động thuộc về cùng một tổ chức.

• Các nhóm chia sẻ một quy trình tổng thể.

• Bạn muốn thể hiện trách nhiệm theo bộ phận hoặc vai trò.

• Động cơ quy trình hoặc tổ chức điều phối công việc.

Các ví dụ bao gồm:

• Bán hàng, Tài chính và Vận hành trong cùng một công ty

• Nhân sự, CNTT và Cơ sở vật chất trong quá trình tuyển dụng nhân viên

• Tiếp nhận yêu cầu bồi thường, Đánh giá và Thanh toán trong cùng một công ty bảo hiểm

Sử dụng luồng tuần tự giữa các hoạt động trong các làn này.

Sử dụng các bể (pool) khi:

• Các bên tham gia là các tổ chức độc lập.

• Một khách hàng tương tác với một công ty.

• Một hệ thống bên ngoài có quy trình riêng của nó.

• Bạn muốn ẩn hoặc trừu tượng hóa quy trình nội bộ của một bên tham gia khác.

• Sự tương tác này nên được hiểu tốt nhất là một sự cộng tác hoặc trao đổi thông điệp.

Các ví dụ bao gồm:

• Khách hàng và nhà bán lẻ

• Ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán

• Nhà sản xuất và nhà cung cấp

• Người sử dụng lao động và cơ quan chính phủ

• Công ty và dịch vụ xác minh danh tính bên ngoài

Sử dụng luồng thông điệp giữa các bể này.

Mô hình hóa cùng một kịch bản theo hai cách

Hãy xem xét một đơn xin vay vốn liên quan đến một ngân hàng và một người xin vay.

Tùy chọn 1: Người xin vay như một làn

Nếu sơ đồ mô tả quy trình nội bộ được điều phối của ngân hàng và xem người xin vay như một vai trò tham gia vào quy trình đó, thì người xin vay có thể xuất hiện dưới dạng một làn trong bể của ngân hàng.

Luồng tuần tự kết nối các hoạt động.

Cách tiếp cận này hữu ích khi mục tiêu là tài liệu hóa quy trình vận hành nội bộ của ngân hàng.

Tùy chọn 2: Người xin vay như một bể riêng biệt

Nếu sơ đồ tập trung vào sự cộng tác giữa người xin vay và ngân hàng, hãy sử dụng các bể riêng biệt:

Cách tiếp cận này nhấn mạnh vào giao tiếp và bàn giao giữa các bên tham gia độc lập.

Không có cách biểu diễn nào là tự động đúng trong mọi tình huống. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục đích và phạm vi của mô hình.

Những lỗi thường gặp

Sử dụng luồng thông điệp giữa các rãnh

Các rãnh là các phân vùng của một bể. Nếu hai rãnh thuộc cùng một bể, hãy kết nối các hoạt động của chúng bằng các luồng tuần tự.

Sử dụng luồng tuần tự giữa các bể riêng biệt

Luồng tuần tự không nên đi từ bể của người tham gia này sang bể của người tham gia khác. Hãy sử dụng luồng thông điệp để giao tiếp giữa các bể.

Trộn lẫn công việc nội bộ và giao tiếp bên ngoài

Luồng thông điệp nên thể hiện việc trao đổi thông điệp, trong khi công việc nội bộ của từng người tham gia nên được mô hình hóa riêng biệt bằng các luồng tuần tự.

Ví dụ:

Sai:
Nhiệm vụ Khách hàng → Nhiệm vụ Nhà cung cấp

Một mô hình hợp tác tốt hơn là:

Bể Khách hàng:
Gửi đơn hàng
      - - Thông báo đơn hàng - - >
Bể Nhà cung cấp:
Nhận đơn hàng → Xác thực đơn hàng → Xác nhận đơn hàng

Xem các rãnh như các tổ chức độc lập

Một rãnh có thể đại diện cho một phòng ban, vai trò hoặc hệ thống, nhưng nó vẫn nằm trong một bể. Nếu người tham gia có ranh giới quy trình riêng và giao tiếp độc lập, thì nó có thể cần một bể riêng thay vì vậy.

Sử dụng mũi tên mà không có ý nghĩa rõ ràng

Mỗi kết nối phải trả lời một câu hỏi cụ thể:

• Điều này có đang thể hiện điều gì sẽ xảy ra tiếp theo không?

• Điều này có đang thể hiện ai giao tiếp với ai không?

• Điều này có đang liên kết dữ liệu hoặc tài liệu với một hoạt động không?

Nếu câu trả lời không rõ ràng, thì kết nối đó có thể bị đặt sai vị trí hoặc không cần thiết.

Tạo luồng tuần tự và luồng thông điệp với Visual Paradigm BPMN Online Free

Visual Paradigm BPMN Online Free cung cấp một môi trường dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa sơ đồ BPMN. Trình soạn thảo kéo và thả của nó có thể được sử dụng để mô hình hóa các bể, rãnh, hoạt động, sự kiện, cổng, luồng tuần tự và luồng thông điệp. Visual Paradigm cũng cung cấp các khả năng mô hình hóa BPMN 2.0, phân tích chi tiết quy trình và các tùy chọn để chia sẻ hoặc xuất sơ đồ.

Một quy trình làm việc thực tế là:

1. Mở công cụ vẽ sơ đồ BPMN.

2. Tạo một sơ đồ quy trình kinh doanh mới.

3. Thêm một bể cho mỗi người tham gia độc lập.

4. Chỉ thêm rãnh khi phân chia trách nhiệm trong nội bộ một người tham gia.

5. Đặt các hoạt động và sự kiện bên trong bể hoặc rãnh phù hợp.

6. Kết nối các hoạt động nội bộ bằng các luồng tuần tự.

7. Kết nối các bể riêng biệt bằng các luồng thông điệp.

8. Ghi nhãn các luồng thông điệp bằng nội dung có ý nghĩa, chẳng hạn như:

   • Chi tiết đơn hàng

   • Yêu cầu thanh toán

   • Quyết định phê duyệt

   • Xác nhận vận chuyển

9. Thêm điều kiện cho các luồng tuần tự rời khỏi các điểm ra quyết định.

10. Xem lại sơ đồ để xác nhận rằng không có luồng tuần tự nào vượt qua ranh giới của một bể (pool).

11. Sử dụng bố cục tự động hoặc căn chỉnh thủ công để cải thiện khả năng đọc.

12. Chia sẻ hoặc xuất sơ đồ đã hoàn thành để các bên liên quan xem xét.

Trình chỉnh sửa BPMN của Visual Paradigm hỗ trợ chức năng phân tích chi tiết quy trình, cho phép mở rộng một quy trình con cấp cao thành sơ đồ quy trình chi tiết hơn mà không làm quá tải mô hình chính.

Sử dụng các tính năng hỗ trợ AI

Các tính năng BPMN hỗ trợ AI có thể giúp tạo mô hình quy trình ban đầu từ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên. Công cụ AI của Visual Paradigm có thể diễn giải một câu chuyện, xác định các bên tham gia và hoạt động, đề xuất các làn (lane) và cổng (gateway), và tạo ra một sơ đồ BPMN có thể chỉnh sửa. Sau đó, sơ đồ được tạo có thể được mở trong trình chỉnh sửa trực tuyến để tinh chỉnh thủ công.

Ví dụ, thay vì bắt đầu với một bảng trắng, hãy cung cấp một lệnh nhắc như sau:

Tạo một sự cộng tác BPMN cho quy trình đặt hàng trực tuyến liên quan đến khách hàng,
một nhà bán lẻ trực tuyến, nhà cung cấp thanh toán và công ty vận chuyển.

Khách hàng gửi đơn hàng đến nhà bán lẻ. Nhà bán lẻ kiểm tra tồn kho
và gửi yêu cầu thanh toán đến nhà cung cấp thanh toán. Nhà cung cấp trả về
thông báo phê duyệt hoặc từ chối. Nếu thanh toán được phê duyệt, nhà bán lẻ gửi
yêu cầu vận chuyển đến công ty vận chuyển. Công ty vận chuyển gửi
xác nhận giao hàng đến nhà bán lẻ, người này sẽ thông báo cho khách hàng.

Bản nháp do AI tạo ra có thể xác định:

• Khách hàng, nhà bán lẻ, nhà cung cấp thanh toán và công ty vận chuyển dưới dạng các bể (pools)

• Việc kiểm tra tồn kho dưới dạng một hoạt động

• Việc phê duyệt thanh toán dưới dạng một cổng (gateway)

• Yêu cầu thanh toán và kết quả thanh toán dưới dạng các luồng thông điệp

• Các bước nội bộ của nhà bán lẻ dưới dạng các luồng tuần tự

• Xác nhận vận chuyển dưới dạng một luồng thông điệp

AI nên được coi là điểm khởi đầu chứ không phải là cơ quan ra quyết định cuối cùng. Hãy xem xét kỹ lưỡng mô hình được tạo ra, đặc biệt là các ranh giới giữa các bể (pools) và các làn (lanes).

Một lệnh nhắc tinh chỉnh hữu ích

Sau khi tạo sơ đồ ban đầu, hãy yêu cầu một sửa đổi cụ thể:

Xem lại sơ đồ và đảm bảo rằng tất cả các luồng trong bể của nhà bán lẻ đều
là luồng tuần tự, trong khi tất cả các giao tiếp giữa nhà bán lẻ, nhà cung cấp
thanh toán, khách hàng và công ty vận chuyển được biểu diễn bằng các luồng thông điệp.
Thêm nhãn cho từng luồng thông điệp.

Bạn cũng có thể yêu cầu AI:

• Thêm một đường dẫn thay thế cho trường hợp thanh toán bị từ chối.

• Thêm sự kiện bộ đếm thời gian cho trường hợp hết thời gian thanh toán.

• Tách bộ phận hỗ trợ khách hàng thành một bể riêng.

• Chuyển đổi một phòng ban nội bộ thành một làn (lane).

• Mở rộng quy trình con vận chuyển.

• Xác định bất kỳ kết nối nào vượt qua ranh giới của các bể (pool) một cách không chính xác.

Visual Paradigm mô tả quy trình làm việc hỗ trợ AI của mình là mang tính hội thoại và lặp lại: người dùng có thể tạo một biểu đồ, yêu cầu thay đổi, sau đó mở kết quả trong trình soạn thảo trực tuyến đầy đủ tính năng để chỉnh sửa tiếp.

Xem xét biểu đồ do AI tạo ra

Trước khi chia sẻ hoặc triển khai mô hình BPMN do AI tạo ra, hãy kiểm tra các điểm sau:

• Các thành viên độc lập có được biểu diễn dưới dạng các bể (pool) riêng biệt không?

• Các phòng ban và vai trò trong cùng một tổ chức có được biểu diễn dưới dạng các làn (lane) không?

• Các luồng tuần tự có bị giới hạn trong bể (pool) đúng không?

• Các luồng thông điệp có chỉ được sử dụng cho việc giao tiếp giữa các bể (pool) không?

• Mỗi luồng thông điệp có người gửi và người nhận rõ ràng không?

• Tên các thông điệp có ý nghĩa không?

• Các điều kiện của cổng (gateway) có rõ ràng không?

• Các sự kiện bắt đầu và kết thúc có được bao gồm ở những nơi phù hợp không?

• Biểu đồ có phản ánh đúng quy trình kinh doanh thực tế không?

• Các bên liên quan đã xem xét các ranh giới của thành lập chưa?

AI có thể tăng tốc việc tạo biểu đồ, nhưng nó có thể suy luận sai các ranh giới tổ chức. Một phòng ban có thể được mô hình hóa thành một bể (pool) riêng biệt khi lẽ ra nó phải là một làn (lane), hoặc một dịch vụ bên ngoài có thể được đặt bên trong bể (pool) của tổ chức. Việc xem xét của con người vẫn là yếu tố thiết yếu.

Hướng dẫn ra quyết định nhanh

Sử dụng quy tắc này khi mô hình hóa trong Visual Paradigm hoặc bất kỳ công cụ BPMN nào khác:

Hai phần tử được kết nối có nằm trong cùng một bể (pool) không?

Có → Sử dụng luồng tuần tự.

Không → Chúng có phải là các thành viên độc lập trong các bể (pool) riêng biệt không?

Có → Sử dụng luồng thông điệp.

Không → Hãy cân nhắc xem bạn có cần liên kết dữ liệu hay liên kết tài liệu không.

Một cách khác để ghi nhớ sự khác biệt là:

Luồng tuần tự mô tả cách công việc được di chuyển. Luồng thông điệp mô tả cách thông tin được di chuyển giữa các thành viên.

Kết luận

Luồng tuần tự và luồng thông điệp phục vụ các mục đích khác nhau trong BPMN:

• Luồng tuần tựbiểu thị thứ tự nội bộ của các hoạt động, sự kiện và cổng (gateways).

• Luồng thông điệpbiểu thị giao tiếp giữa các thành viên độc lập.

• Các làn (lanes)tổ chức các trách nhiệm trong một bể (pool) nhưng không tạo ra các thành viên mới.

• Các bể (pools)xác định ranh giới của các thành viên và quyết định nơi nào luồng thông điệp là phù hợp.

Visual Paradigm BPMN Online Free hiện thực hóa sự phân biệt này thông qua môi trường mô hình hóa kéo-thả trực quan. Các tính năng hỗ trợ AI của nó có thể tạo một mô hình BPMN ban đầu từ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên, trong khi trình soạn thảo trực tuyến cho phép bạn sửa chữa ranh giới của các bể, tinh chỉnh các kết nối, gắn nhãn cho các thông điệp và chuẩn bị mô hình để xem xét bởi các bên liên quan.

Khi không chắc chắn, hãy xác định ranh giới trước. Nếu công việc diễn ra trong một người tham gia, hãy sử dụng luồng tuần tự. Nếu hai người tham gia độc lập trao đổi thông tin, hãy sử dụng luồng thông điệp.