Aliran Urutan vs. Aliran Pesan dalam BPMN

Diagram BPMN menjadi bermakna ketika elemen-elemennya terhubung dengan benar. Dua konektor BPMN yang paling penting adalah aliran urutan dan aliran pesan.

Keduanya direpresentasikan sebagai panah, tetapi keduanya menggambarkan hubungan yang berbeda:

• Sebuah aliran urutanmenunjukkan urutan di mana aktivitas, peristiwa, dan gerbang terjadi dalam suatu proses.

• Sebuah aliran pesanmenunjukkan komunikasi antara peserta yang terpisah, seperti perusahaan, departemen yang dimodelkan sebagai kolam terpisah, pelanggan, atau sistem eksternal.

Membingungkan kedua konektor ini adalah salah satu kesalahan pemodelan BPMN yang paling umum.

Apa Itu Aliran Urutan?

Aliran urutan merepresentasikan kemajuan internal suatu proses. Ini menjawab pertanyaan:

Apa yang terjadi selanjutnya?

Aliran urutan digambar sebagai garis solid dengan kepala panah yang terisi. Aliran ini dapat menghubungkan peristiwa, aktivitas, dan gerbang dalam kolam atau proses yang sama. Sebagai contoh:

Peristiwa Awal → Terima Pesanan → Periksa Stok → Kirim Pesanan → Peristiwa Akhir

Ini berarti proses dimulai, pesanan diterima, stok diperiksa, dan pesanan dikirim dalam urutan tersebut.

Aliran urutan juga dapat menunjukkan percabangan dan penggabungan:

• Aliran yang keluar dari gerbang eksklusif dapat mewakili salah satu hasil keputusan yang mungkin.

• Beberapa aliran yang keluar dari gerbang paralel dapat mewakili pekerjaan yang dilakukan secara bersamaan.

• Beberapa aliran masuk dapat bergabung menjadi aktivitas yang lebih lanjut.

• Aliran bersyarat hanya dapat berlanjut ketika kondisi tertentu terpenuhi.

• Aliran default menyediakan jalur cadangan ketika tidak ada kondisi lain yang berlaku.

Aliran urutan mendefinisikan perilaku proses. Aliran ini bukan sekadar garis visual yang digunakan untuk membuat diagram lebih mudah dibaca.

Apa Itu Aliran Pesan?

Aliran pesan merepresentasikan komunikasi antara peserta BPMN yang terpisah. Aliran ini menjawab pertanyaan:

Informasi apa yang dipertukarkan antara peserta?

Aliran pesan digambarkan sebagai garis putus-putus, biasanya dengan ujung panah terbuka. Aliran ini dapat menghubungkan aktivitas, peristiwa, atau elemen terkait pesan lainnya dalam kolam yang terpisah.

Sebagai contoh, seorang pengecer online dapat mengirimkan permintaan pembayaran kepada penyedia pembayaran:

Kolom Pengecer: Kirim Permintaan Pembayaran - - - - - > Kolom Penyedia Pembayaran: Terima Permintaan Pembayaran

Penghubung putus-putus menunjukkan bahwa satu peserta mengirimkan informasi kepada peserta lain. Hal ini tidak berarti bahwa pengirim secara langsung mengendalikan proses internal penerima.

Aliran pesan digunakan dalam kolaborasi BPMN untuk memodelkan komunikasi antara peserta yang independen. Spesifikasi BPMN menyertakan aliran pesan sebagai salah satu elemen standar untuk pemodelan proses dan kolaborasi.

Perbedaan Utama

Aturan paling sederhana adalah:

Gunakan aliran urutan di dalam satu kolam. Gunakan aliran pesan di antara kolam-kolam yang terpisah.

Sebuah kolam mewakili seorang peserta, seperti perusahaan, pelanggan, pemasok, departemen yang dimodelkan secara independen, atau aplikasi eksternal. Jalur hanya merupakan subdivisi di dalam sebuah kolam, sehingga aktivitas di jalur yang berbeda tetap terhubung dengan aliran urutan.

Fitur	Aliran urutan	Aliran pesan
Tujuan utama	Menunjukkan urutan proses	Menunjukkan komunikasi
Tampilan visual	Garis solid dengan ujung panah terisi	Garis putus-putus dengan ujung panah terbuka
Lokasi umum	Di dalam satu kolam	Di antara kolam-kolam yang terpisah
Mewakili	Aliran kontrol atau eksekusi	Pertukaran informasi
Contoh	Permintaan Tinjauan → Persetujuan Permintaan	Pelanggan → Ajukan Aplikasi
Melintasi batas kolam?	Tidak	Ya
Mengontrol proses peserta lain?	Memodelkan progres internal	Tidak; ini merepresentasikan interaksi

Aliran urutan menghubungkan objek alur dalam satu kolam, sedangkan aliran pesan merepresentasikan pesan yang dipertukarkan melintasi batas peserta.

Aliran Urutan Melintasi Jalur

Pertimbangkan proses persetujuan pembelian dengan tiga jalur:

• Karyawan

• Manajer

• Keuangan

Jika ketiga jalur tersebut milik satu kolam perusahaan, prosesnya dapat dimodelkan seperti ini:

Panah di antara aktivitas-aktivitas ini adalah aliran urutan karena jalur-jalur tersebut merupakan bagian dari kolam yang sama.

Jalur-jalur mengidentifikasi tanggung jawab, tetapi mereka tidak menciptakan peserta yang independen. Proses ini tetap merepresentasikan satu alur kerja internal yang terkoordinasi.

Pemodelan yang benar

Pemodelan yang salah

Menggunakan aliran pesan antara jalur di dalam kolam yang sama:

Jalur Karyawan - - - > Jalur Manajer - - - > Jalur Keuangan

Ini secara keliru menyiratkan bahwa karyawan, manajer, dan tim keuangan adalah peserta BPMN yang independen, bukan peran dalam organisasi yang sama.

Aliran Pesan Antara Kolam

Sekarang pertimbangkan proses pembelian yang melibatkan pelanggan dan pemasok. Ini adalah peserta yang independen, sehingga harus dimodelkan sebagai kolam terpisah:

Kolam Pelanggan:
Kirim Pesanan
      - - - - - - - - - - >
Kolam Pemasok:
Terima Pesanan

Aliran pesan menunjukkan bahwa pemasok menerima informasi dari pelanggan. Aktivitas internal pemasok kemudian dapat dihubungkan dengan aliran urutan:

Kolam Pemasok:
Terima Pesanan → Periksa Stok → Siapkan Pengiriman

Kolaborasi lengkap mungkin terlihat seperti ini:

Contoh Praktis: Pemenuhan Pesanan Online

Bayangkan proses pesanan online yang melibatkan:

• Pelanggan

• Toko Online

• Penyedia Pembayaran

• Perusahaan Pengiriman

Kolaborasi BPMN yang sesuai mungkin berisi empat kolam.

Alur urutan Toko Online

Di dalam kolam Toko Online:

Alur pesan antar peserta

Antar kolam:

 

 

Penyedia pembayaran dan perusahaan pengiriman mungkin memiliki proses internal mereka sendiri, tetapi toko online tidak mengendalikan langkah-langkah internal tersebut. Toko online hanya bertukar pesan dengan mereka.

Alur Pesan Tidak Berarti “Setiap Komunikasi”

Kesalahan umum adalah menggunakan alur pesan setiap kali informasi terlibat. Itu tidak selalu benar.

Misalkan proses layanan pelanggan memiliki tugas bernama Tinjau Email Pelanggan, diikuti oleh Perbarui Catatan Kasus. Email dan catatan kasus adalah informasi, tetapi aktivitas tersebut mungkin masih termasuk dalam proses dan kolam yang sama. Aktivitas tersebut harus dihubungkan dengan alur urutan.

Perbedaan ini terutama didasarkan pada batas peserta, bukan sekadar pada apakah data atau informasi hadir.

Gunakan:

• Alur urutanuntuk urutan pekerjaan dalam proses peserta.

• Alur pesanuntuk komunikasi antar peserta yang terpisah.

• Asosiasi datauntuk menunjukkan bahwa suatu aktivitas membaca atau menghasilkan objek data.

• Asosiasiuntuk menghubungkan anotasi atau dokumentasi pendukung ke elemen proses.

Objek data dan anotasi menambahkan konteks; mereka tidak menggantikan alur urutan atau alur pesan.

Kolam, Jalur, dan Pemilihan Alur

Memilih konektor yang benar dimulai dengan memilih struktur peserta yang benar.

Gunakan jalur ketika:

• Aktivitas milik organisasi yang sama.

• Tim berbagi satu proses keseluruhan.

• Anda ingin menampilkan tanggung jawab berdasarkan departemen atau peran.

• Mesin proses atau organisasi mengoordinasikan pekerjaan tersebut.

Contoh meliputi:

• Penjualan, Keuangan, dan Operasi dalam satu perusahaan

• SDM, TI, dan Fasilitas selama proses onboarding karyawan

• Penerimaan Klaim, Penilaian, dan Pembayaran dalam satu perusahaan asuransi

Gunakan alur urutan di antara aktivitas dalam lajur-lajur ini.

Gunakan kolam (pool) ketika:

• Peserta adalah organisasi yang independen.

• Seorang pelanggan berinteraksi dengan sebuah perusahaan.

• Sistem eksternal memiliki prosesnya sendiri.

• Anda ingin menyembunyikan atau mengabstraksi alur kerja internal peserta lain.

• Interaksi tersebut paling baik dipahami sebagai kolaborasi atau pertukaran pesan.

Contoh meliputi:

• Pelanggan dan pengecer

• Bank dan penyedia pembayaran

• Pabrikan dan pemasok

• Majikan dan lembaga pemerintah

• Perusahaan dan layanan verifikasi identitas eksternal

Gunakan alur pesan di antara kolam-kolam ini.

Memodelkan Skenario yang Sama dengan Dua Cara

Pertimbangkan aplikasi pinjaman yang melibatkan sebuah bank dan seorang pemohon.

Opsi 1: Pemohon sebagai lajur

Jika diagram menggambarkan proses internal terkoordinasi bank dan memperlakukan pemohon sebagai peran yang berpartisipasi dalam proses tersebut, pemohon dapat muncul sebagai lajur di dalam kolam bank.

Alur urutan menghubungkan aktivitas-aktivitas tersebut.

Pendekatan ini berguna ketika tujuannya adalah mendokumentasikan prosedur operasional internal bank.

Opsi 2: Pemohon sebagai kolam terpisah

Jika diagram berfokus pada kolaborasi antara pemohon dan bank, gunakan kolam-kolam terpisah:

Pendekatan ini menekankan komunikasi dan serah terima antara peserta yang independen.

Tidak ada representasi yang secara otomatis benar dalam setiap situasi. Pilihan yang tepat bergantung pada tujuan dan ruang lingkup model.

Kesalahan Umum

Menggunakan aliran pesan antar lajur

Lajur adalah subdivisi dari kolam. Jika dua lajur milik kolam yang sama, hubungkan aktivitas mereka dengan aliran urutan.

Menggunakan aliran urutan antar kolam terpisah

Aliran urutan tidak boleh melintasi dari satu kolam peserta ke kolam lainnya. Gunakan aliran pesan untuk komunikasi antar kolam.

Mencampur pekerjaan internal dan komunikasi eksternal

Aliran pesan harus menunjukkan pertukaran pesan, sedangkan pekerjaan internal setiap peserta harus dimodelkan secara terpisah dengan aliran urutan.

Sebagai contoh:

Salah:
Tugas Pelanggan → Tugas Pemasok

Model kolaborasi yang lebih baik adalah:

Kolam Pelanggan:
Kirim Pesanan
      - - Pesan Pesanan - - >
Kolam Pemasok:
Terima Pesanan → Validasi Pesanan → Konfirmasi Pesanan

Memperlakukan lajur sebagai organisasi independen

Sebuah lajur mungkin mewakili departemen, peran, atau sistem, tetapi tetap berada di dalam kolam. Jika peserta memiliki batas proses sendiri dan berkomunikasi secara independen, mungkin perlu memiliki kolam sendiri.

Menggunakan panah tanpa makna yang jelas

Setiap penghubung harus menjawab pertanyaan spesifik:

• Apakah ini menunjukkan apa yang terjadi selanjutnya?

• Apakah ini menunjukkan siapa berkomunikasi dengan siapa?

• Apakah ini menghubungkan data atau dokumentasi ke suatu aktivitas?

Jika jawabannya tidak jelas, penghubung tersebut mungkin ditempatkan secara salah atau tidak diperlukan.

Membuat Aliran Urutan dan Pesan dengan Visual Paradigm BPMN Online Gratis

Visual Paradigm BPMN Online Gratis menyediakan lingkungan berbasis browser untuk membuat dan mengedit diagram BPMN. Editor seret dan lepasnya dapat digunakan untuk memodelkan kolam, lajur, aktivitas, peristiwa, gerbang, aliran urutan, dan aliran pesan. Visual Paradigm juga menyediakan kemampuan pemodelan BPMN 2.0, pengurutan proses, dan opsi untuk berbagi atau mengekspor diagram.

Alur kerja praktis adalah:

1. Buka alat pembuatan diagram BPMN.

2. Buat Diagram Proses Bisnis baru.

3. Tambahkan kolam untuk setiap peserta independen.

4. Tambahkan lajur hanya ketika membagi tanggung jawab dalam satu peserta.

5. Tempatkan aktivitas dan peristiwa di dalam kolam atau lajur yang sesuai.

6. Hubungkan aktivitas internal dengan aliran urutan.

7. Hubungkan kolam terpisah dengan aliran pesan.

8. Berikan label pada aliran pesan dengan konten yang bermakna, seperti:

   • Detail pesanan

   • Permintaan pembayaran

   • Keputusan persetujuan

   • Konfirmasi pengiriman

9. Tambahkan kondisi pada alur urutan yang keluar dari titik keputusan.

10. Periksa diagram untuk memastikan tidak ada alur urutan yang melintasi batas kolam.

11. Gunakan tata letak otomatis atau penyelarasan manual untuk meningkatkan keterbacaan.

12. Bagikan atau ekspor diagram yang telah selesai untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan.

Editor BPMN Visual Paradigm mendukung perincian proses, memungkinkan subproses tingkat tinggi diperluas menjadi diagram proses yang lebih rinci tanpa membuat model utama menjadi terlalu padat.

Menggunakan Fitur Bantuan AI

Fitur BPMN yang dibantu AI dapat membantu membuat model proses awal dari deskripsi dalam bahasa sederhana. Alat AI Visual Paradigm dapat menafsirkan narasi, mengidentifikasi peserta dan aktivitas, menyarankan jalur dan gerbang, serta menghasilkan diagram BPMN yang dapat diedit. Diagram yang dihasilkan kemudian dapat dibuka di editor online untuk penyempurnaan manual.

Sebagai contoh, alih-alih memulai dengan kanvas kosong, berikan perintah seperti:

Buat kolaborasi BPMN untuk proses pesanan online yang melibatkan pelanggan,
pedagang online, penyedia pembayaran, dan perusahaan pengiriman.

Pelanggan mengirimkan pesanan kepada pedagang. Pedagang memeriksa stok
pengiriman dan mengirimkan permintaan pembayaran kepada penyedia pembayaran. Penyedia mengembalikan
pesan persetujuan atau penolakan. Jika pembayaran disetujui, pedagang mengirimkan
permintaan pengiriman ke perusahaan pengiriman. Perusahaan pengiriman mengirimkan
konfirmasi pengiriman kepada pedagang, yang kemudian memberi tahu pelanggan.

Draf yang dihasilkan AI mungkin mengidentifikasi:

• Pelanggan, pedagang, penyedia pembayaran, dan perusahaan pengiriman sebagai kolam

• Pemeriksaan stok sebagai aktivitas

• Persetujuan pembayaran sebagai gerbang

• Permintaan pembayaran dan hasil pembayaran sebagai alur pesan

• Langkah internal pedagang sebagai alur urutan

• Konfirmasi pengiriman sebagai alur pesan

AI harus diperlakukan sebagai titik awal, bukan otoritas akhir. Tinjau model yang dihasilkan dengan cermat, terutama batas antara kolam dan jalur.

Perintah penyempurnaan yang berguna

Setelah membuat diagram awal, minta koreksi spesifik:

Periksa diagram dan pastikan bahwa semua alur dalam kolam pedagang adalah
alur urutan, sedangkan semua komunikasi antara pedagang, penyedia
pembayaran, pelanggan, dan perusahaan pengiriman direpresentasikan dengan alur pesan.
Tambahkan label pada setiap alur pesan.

Anda juga dapat meminta AI untuk:

• Tambahkan jalur alternatif untuk pembayaran yang ditolak.

• Tambahkan peristiwa timer untuk waktu habis pembayaran.

• Pisahkan dukungan pelanggan ke dalam kolam tersendiri.

• Ubah departemen internal menjadi jalur.

• Perluas subproses pengiriman.

• Identifikasi semua konektor yang melintasi batas kolam secara tidak benar.

Visual Paradigm mendeskripsikan alur kerja yang dibantu AI-nya sebagai bersifat konversasional dan iteratif: pengguna dapat membuat diagram, meminta perubahan, lalu membuka hasilnya di editor online lengkap untuk penyuntingan lebih lanjut.

Meninjau Diagram yang Dihasilkan AI

Sebelum membagikan atau mengimplementasikan model BPMN yang dihasilkan AI, periksa hal-hal berikut:

• Apakah peserta independen direpresentasikan sebagai kolam terpisah?

• Apakah departemen dan peran dalam satu organisasi direpresentasikan sebagai jalur?

• Apakah aliran urutan dibatasi pada kolam yang benar?

• Apakah aliran pesan hanya digunakan untuk komunikasi antar kolam?

• Apakah setiap aliran pesan memiliki pengirim dan penerima yang jelas?

• Apakah nama pesan bermakna?

• Apakah kondisi gerbang eksplisit?

• Apakah peristiwa awal dan akhir disertakan di tempat yang sesuai?

• Apakah diagram mencerminkan proses bisnis yang sebenarnya?

• Apakah para pemangku kepentingan telah meninjau batas peserta?

AI dapat mempercepat pembuatan diagram, tetapi dapat salah menginfer batas organisasi. Sebuah departemen mungkin dimodelkan sebagai kolam terpisah padahal seharusnya berupa jalur, atau layanan eksternal mungkin ditempatkan di dalam kolam organisasi. Tinjauan manusia tetap sangat penting.

Panduan Keputusan Cepat

Gunakan aturan ini saat memodelkan di Visual Paradigm atau alat BPMN lainnya:

Apakah kedua elemen yang terhubung berada di dalam kolam yang sama?

Ya → Gunakan aliran urutan.

Tidak → Apakah mereka peserta independen di kolam terpisah?

Ya → Gunakan aliran pesan.

Tidak → Pertimbangkan apakah Anda memerlukan asosiasi data atau asosiasi dokumentasi.

Cara lain untuk mengingat perbedaannya adalah:

Aliran urutan menggambarkan bagaimana pekerjaan bergerak. Aliran pesan menggambarkan bagaimana informasi bergerak antar peserta.

Kesimpulan

Aliran urutan dan aliran pesan memiliki tujuan yang berbeda dalam BPMN:

• Aliran urutanmewakili urutan internal aktivitas, peristiwa, dan gerbang.

• Aliran pesanmewakili komunikasi antar peserta independen.

• Jalurmengorganisir tanggung jawab dalam sebuah kolam, tetapi tidak menciptakan peserta baru.

• Kolammenetapkan batas peserta dan menentukan di mana aliran pesan sesuai.

Visual Paradigm BPMN Online Free membuat perbedaan ini menjadi praktis melalui lingkungan pemodelan visual drag-and-drop. Fitur yang dibantu AI-nya dapat menghasilkan model BPMN awal dari deskripsi bahasa alami, sementara editor online memungkinkan Anda memperbaiki batas kolam, menyempurnakan konektor, memberi label pesan, dan menyiapkan model untuk tinjauan pemangku kepentingan.

Jika ragu, identifikasi batasnya terlebih dahulu. Jika pekerjaan terjadi dalam satu peserta, gunakan alur urutan. Jika dua peserta independen bertukar informasi, gunakan alur pesan.