Một mục tiêu kinh doanh là mục tiêu mà một tổ chức hướng tới đạt được bằng cách thực hiện đúng quy trình kinh doanh liên quan.
“Một quy trình kinh doanh bao gồm một tập hợp các hoạt động được thực hiện phối hợp trong môi trường tổ chức và kỹ thuật. Những hoạt động này cùng nhau thực hiện một mục tiêu kinh doanh.”
Hiểu cách mô hình hóa, phân tích và triển khai các quy trình này là điều then chốt cho thành công của tổ chức. Đây chính là lúc BPMN (Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh) phát huy vai trò.
Mục đích của BPMN
Mục tiêu chính của nỗ lực BPMN là cung cấp một ký hiệu dễ hiểu đối với tất cả người dùng kinh doanh:
-
Nhà phân tích kinh doanh người tạo bản nháp ban đầu của các quy trình
-
Lập trình viên kỹ thuật có trách nhiệm triển khai công nghệ thực hiện các quy trình đó
-
Nhà quản lý kinh doanh người quản lý và giám sát các quy trình đó
Đặc điểm chính của BPMN
-
BPMN định nghĩa một Sơ đồ Quy trình Kinh doanh (BPD) gồm một tập hợp các yếu tố đồ họa. Nó dựa trên kỹ thuật sơ đồ luồng được điều chỉnh để tạo ra các mô hình đồ họa cho các hoạt động quy trình kinh doanh.
-
Một Mô hình Quy trình Kinh doanh là một mạng lưới các đối tượng đồ họa—các hoạt động (tức là công việc) và các điều khiển luồng xác định thứ tự thực hiện của chúng.
-
Ngôn ngữ trực quan quen thuộc: Các yếu tố cho phép phát triển dễ dàng các sơ đồ đơn giản trông quen thuộc với phần lớn các nhà phân tích kinh doanh (ví dụ: sơ đồ luồng).
-
Thiết kế trực quan: Các yếu tố được lựa chọn để phân biệt rõ ràng với nhau và sử dụng các hình dạng quen thuộc với phần lớn người mô hình hóa.
Ba cấp độ ứng dụng BPMN
BPMN cũng có thể được hỗ trợ bởi một mô hình nội bộ cho phép tạo ra BPEL4WS có thể thực thi, tạo ra một cầu nối chuẩn hóa giữa thiết kế quy trình kinh doanh và triển khai quy trình. BPMN có thể được áp dụng ở ba cấp độ khác nhau:
-
Mô hình quy trình mô tả – Phù hợp với mô hình hóa cấp cao; thuận tiện cho các nhà phân tích quen thuộc với sơ đồ luồng.
-
Mô hình quy trình phân tích – Bao gồm các khái niệm thường được sử dụng và đề cập nhiều nhất trong các khóa đào tạo BPMN.
-
Các Mô hình Quy trình Thực thi Phổ biến – Tập trung vào các thành phần cần thiết cho các mô hình quy trình thực thi.
Sự phát triển của BPMN
-
Nguồn gốc: BPMN ban đầu được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI).
-
BPMN 1.0: Được công bố công khai vào tháng 5 năm 2004, đại diện cho hơn hai năm nỗ lực của Nhóm làm việc Ký hiệu BPMI.
-
Sự chấp nhận của OMG: Một tài liệu Đặc tả BPMN đã được OMG công bố vào tháng 2 năm 2006.
-
Phiên bản 2.0: Được phát triển vào năm 2010, với đặc tả được công bố vào tháng 12 năm 2013.
-
Chuẩn hóa ISO: Phiên bản mới nhất (2.0.2) đã được ISO công bố chính thức như tiêu chuẩn bản cập nhật năm 2013: ISO/IEC 19510.
Các Yếu tố Cốt lõi của BPMN
Một Sơ đồ Quy trình Kinh doanh (BPD) được tạo thành từ một tập hợp các yếu tố đồ họa được thiết kế để dễ dàng phát triển các sơ đồ đơn giản, quen thuộc. Cách tiếp cận này cân bằng giữa sự đơn giản và khả năng xử lý độ phức tạp:
-
Sắp xếp các khía cạnh đồ họa vào các danh mục cụ thể để dễ nhận biết
-
Cung cấp một tập hợp nhỏ các danh mục ký hiệu để hiểu nhanh chóng
-
Cho phép sự thay đổi bổ sung trong các danh mục cơ bản để hỗ trợ độ phức tạp mà không thay đổi vẻ ngoài cơ bản
Bốn Danh mục Cơ bản của Các Yếu tố
-
Các Đối tượng Luồng
-
Các Đối tượng Kết nối
-
Các Làn bơi
-
Các Tài liệu
1. Các Đối tượng Luồng
Một BPD có một tập hợp nhỏ gồm ba Đối tượng Luồng cốt lõi để người mô hình hóa không phải học quá nhiều hình dạng khác nhau.
Sự kiện
Được biểu diễn bằng một “hình tròn, một Sự kiện là điều gì đó xảy ra trong quá trình thực hiện một quy trình kinh doanh. Các sự kiện ảnh hưởng đến luồng của quy trình và thường có nguyên nhân (kích hoạt) hoặc tác động (kết quả). Các sự kiện được biểu diễn bằng hình tròn có tâm mở để cho phép các ký hiệu bên trong phân biệt giữa các kích hoạt hoặc kết quả.
Ba loại Sự kiện:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Sự kiện Bắt đầu | Chỉ ra nơi một quy trình bắt đầu |
| Sự kiện Trung gian | Xảy ra giữa điểm bắt đầu và kết thúc; có thể kích hoạt hoặc phản ứng với một điều gì đó |
| Sự kiện Kết thúc | Chỉ ra nơi một quy trình kết thúc |
Hoạt động
Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật góc bo, một Hoạt động là một thuật ngữ chung dùng để chỉ công việc mà công ty thực hiện. Một Hoạt động có thể là nguyên tử hoặc không nguyên tử (hợp thành).
Các loại Hoạt động:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Nhiệm vụ | Một đơn vị công việc duy nhất không thể chia nhỏ hơn nữa |
| Quy trình con | Một hoạt động hợp thành bao gồm các hoạt động khác; được phân biệt bằng dấu cộng nhỏ (+) ở chính giữa phía dưới |
Cổng
Được biểu diễn bằng một hình thoi, một Cổng được dùng để kiểm soát sự phân nhánh và hội tụ của luồng trình tự. Nó xác định các quyết định truyền thống, cũng như việc chia nhánh, hợp nhất và nối các đường đi. Các ký hiệu bên trong cho biết loại điều khiển hành vi.
| Loại Cổng | Hành vi | Ví dụ trực quan |
|---|---|---|
| Cổng loại Loại trừ | Chỉ theo một con đường duy nhất (logic XOR) |  |
| Cổng bao gồm | Theo một hoặc nhiều con đường (logic OR) |  |
| Cổng song song | Theo tất cả các con đường cùng lúc (logic AND) |  |
Trực quan tóm tắt đối tượng luồng
Tổng quan sự kiện:
Tổng quan hoạt động:
Tổng quan cổng:
2. Đối tượng kết nối BPMN
Các đối tượng luồng được kết nối với nhau trong sơ đồ để tạo nên cấu trúc khung cơ bản của một quy trình kinh doanh. Có ba đối tượng kết nối:
Luồng thứ tự
-
Được biểu diễn bằng mộtđường liền có đầu mũi tên liền
-
Hiển thị thứ tự (thứ tự) mà các hoạt động sẽ được thực hiện trong một quy trình
-
Ghi chú: Thuật ngữ “luồng điều khiển” thường không được sử dụng trong BPMN
Luồng tin nhắn
-
Biểu thịluồng thông tin qua các ranh giới tổ chức
-
Có thể được gắn vào các bể (pools), hoạt động hoặc sự kiện tin nhắn
-
Có thể được trang trí bằng một phong bì thể hiện nội dung của tin nhắn
Liên kết
-
Được sử dụng để kết nốiCác tài liệu (như chú thích hoặc đối tượng dữ liệu) với các đối tượng luồng
-
Được biểu diễn bằng đường nét đứt
-
Không ảnh hưởng đến thứ tự các hoạt động; được sử dụng cho mục đích tài liệu hóa
Tham chiếu trực quan về đối tượng kết nối:
3. Các đường bơi (Swimlanes) BPMN
Các đường bơi sắp xếp các hoạt động thành các danh mục trực quan riêng biệt để minh họa các khả năng chức năng hoặc trách nhiệm khác nhau. BPMN hỗ trợ các đường bơi với hai cấu trúc chính:
Bể
-
Đại diện cho một Tham gia vào một quy trình (Ví dụ: một tổ chức, hệ thống hoặc vai trò)
-
Hoạt động như một container đồ họa để phân vùng một tập hợp các hoạt động khỏi các Bể khác
-
Thường được sử dụng trong các tình huống B2B để thể hiện các tương tác giữa các thực thể khác nhau
Làn đường
-
Một Phân vùng con bên trong một Bể mở rộng suốt chiều dài của Bể (theo chiều dọc hoặc chiều ngang)
-
Được sử dụng để tổ chức và phân loại các hoạt động theo phòng ban, vai trò hoặc hệ thống
Tham chiếu hình ảnh về Bể và Làn đường:
4. Tài liệu nghệ thuật BPMN
BPMN được thiết kế để cho phép linh hoạt trong việc mở rộng ký hiệu cơ bản và thêm ngữ cảnh phù hợp với các tình huống mô hình hóa cụ thể (ví dụ: các lĩnh vực bảo hiểm hoặc ngân hàng). Có thể thêm bất kỳ số lượng tài liệu nào phù hợp. Tiêu chuẩn đã định nghĩa trước ba loại:
Đối tượng dữ liệu
-
Một cơ chế để hiển thị cách dữ liệu được yêu cầu hoặc tạo ra bởi các hoạt động
-
Kết nối với các hoạt động thông qua các Liên kết
-
Giúp trực quan hóa các phụ thuộc dữ liệu bên trong một quy trình
Kho dữ liệu
-
Đại diện cho một vị trí nơi quy trình có thể đọc hoặc ghi dữ liệu mà tồn tại vượt ra ngoài phạm vi của quy trình
-
Thiết thực để mô hình hóa cơ sở dữ liệu, hệ thống tệp tin hoặc các bộ nhớ bền vững khác
Nhóm
-
Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có góc bo tròn được vẽ bằng đường nét đứt
-
Được sử dụng cho mục đích tài liệu hóa hoặc phân tích
-
Không không ảnh hưởng đến luồng trình tự; thuần túy mang tính tổ chức
Ghi chú
-
Một cơ chế để các nhà mô hình hóa cung cấpthêm thông tin văn bảncho người đọc sơ đồ BPMN
-
Kết nối thông qua các liên kết với các phần tử liên quan
-
Tăng tính rõ ràng và tài liệu hóa mà không thay đổi logic quy trình
Ký hiệu BPMN: Đơn giản hay Phức tạp?
BPMN được thiết kế với triết lý kép:đơn giản cho mô hình hóa cơ bản, khả năng mở rộng cho các tình huống phức tạp.
Trong các danh mục cơ bản của các phần tử, có thể thêm sự đa dạng và thông tin bổ sung để hỗ trợ yêu cầu về độ phức tạp mà không làm thay đổi đáng kể vẻ ngoài cơ bản của sơ đồ.
Ma trận độ phức tạp sự kiện
Các sự kiện BPMN hỗ trợ độ phức tạp thông qua các kết hợp của:
-
Loại kích hoạt/Kết quả (Tin nhắn, Bộ đếm thời gian, Lỗi, Tín hiệu, v.v.)
-
Thời điểm sự kiện (Bắt đầu, Trung gian, Kết thúc)
-
Hành vi sự kiện (Bắt vs. Gửi)
Điều này cho phép các nhà mô hình hóa biểu diễn các hành vi quy trình phức tạp trong khi duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh.
Tham khảo đầy đủ về các tổ hợp sự kiện:
Các thực hành tốt nhất cho mô hình hóa BPMN
-
Bắt đầu đơn giản: Bắt đầu bằng các mô hình quy trình mô tả sử dụng các đối tượng luồng cơ bản và luồng trình tự.
-
Sử dụng các làn bơi một cách chiến lược: Gán các bể (pools) cho các bên tham gia bên ngoài và các làn (lanes) cho các vai trò/phòng ban nội bộ.
-
Nhãn rõ ràng: Luôn đặt tên cho các hoạt động, sự kiện và cổng để cải thiện khả năng đọc.
-
Hạn chế độ phức tạp của cổng: Tránh lồng ghép quá nhiều cổng; cân nhắc sử dụng các quy trình con cho logic phức tạp.
-
Tài liệu với các tài liệu hỗ trợ: Sử dụng chú thích và các đối tượng dữ liệu để làm rõ các mối quan hệ phụ thuộc dữ liệu và quy tắc kinh doanh.
-
Xác minh khả năng thực thi: Nếu nhắm đến các mô hình có thể thực thi, hãy đảm bảo tất cả các thành phần đều được ánh xạ đến các cấu trúc BPEL4WS.
Kết luận
BPMN cung cấp một ký hiệu chuẩn mạnh mẽ để mô hình hóa các quy trình kinh doanh, giúp lấp đầy khoảng cách giữa các bên liên quan về mặt kinh doanh và những người triển khai kỹ thuật. Bằng cách nắm vững các thành phần cốt lõi của nó—các đối tượng luồng, các đối tượng kết nối, các đường bơi và các tài liệu hỗ trợ—các tổ chức có thể:
✅ Cải thiện tính minh bạch và giao tiếp trong quy trình
✅ Cho phép phân tích và tối ưu hóa quy trình chính xác
✅ Hỗ trợ chuyển đổi trơn tru từ thiết kế sang thực thi
✅ Hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 19510)
Dù bạn đang soạn thảo một bản tổng quan quy trình cấp cao hay thiết kế một luồng công việc có thể thực thi, BPMN đều cung cấp sự linh hoạt và độ chính xác cần thiết để biến các mục tiêu kinh doanh thành hiện thực vận hành.
Tài liệu tham khảo
- Tổng quan về ký hiệu BPMN – Hướng dẫn Visual Paradigm: Tài liệu toàn diện này cung cấp danh sách chi tiết các thành phần ký hiệu BPMN, bao gồm sự kiện, hoạt động, cổng và các biểu tượng được sử dụng trong mô hình hóa quy trình.
- BPMN là gì? – Hướng dẫn Visual Paradigm: Một hướng dẫn giới thiệu giải thích mục đích, cấu trúc và lợi ích của việc sử dụng BPMN trong thiết kế và giao tiếp quy trình kinh doanh.
- Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN – Bài hướng dẫn Visual Paradigm: Một bài hướng dẫn từng bước được thiết kế để giúp người dùng tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp bằng các công cụ trực quan và các thực hành tốt nhất trong mô hình hóa.
- Hiểu rõ về Pools và Lanes trong BPMN – Hướng dẫn người dùng Visual Paradigm: Một hướng dẫn kỹ thuật giải thích cách biểu diễn các phòng ban, tổ chức hoặc vai trò khác nhau trong một quy trình thông qua các thành phần cấu trúc.
- Hướng dẫn toàn diện về BPMN với Visual Paradigm: Bài viết này cung cấp một khám phá sâu sắc về tiêu chuẩn BPMN 2.0 và ứng dụng thực tế của chúng trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.
- Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách với BPMN? – Visual Paradigm: Hướng dẫn này minh họa cách sử dụng BPMN để nhận diện trực quan các sự khác biệt giữa trạng thái kinh doanh hiện tại và tương lai.
- Bài hướng dẫn mô hình hóa quy trình kinh doanh Từ-Đã-Có đến Tương-Lai: Một bài hướng dẫn tập trung vào việc phân tích các luồng công việc hiện tại và thiết kế các quy trình “tương lai” được cải tiến nhằm thúc đẩy hiệu quả vận hành.
- Làm thế nào để tạo sơ đồ hội thoại BPMN trong Visual Paradigm: Tài nguyên này giải thích cách mô hình hóa các tương tác và luồng giao tiếp giữa các đối tác kinh doanh khác nhau.
- Làm thế nào để hoạt hình hóa các quy trình kinh doanh với Visual Paradigm: Một hướng dẫn về việc tạo các sơ đồ quy trình kinh doanh động, hoạt hình để tăng sự tham gia và hiểu biết của các bên liên quan.
- Tích hợp BPMN và UML để mô hình hóa nâng cao: Bài viết này thảo luận về lợi ích của việc kết hợp BPMN và UML để đạt được sự phối hợp tốt hơn giữa các quy trình kinh doanh và thiết kế hệ thống.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.