BPMN vs. Diagram Alir: Kapan dan Mengapa Menggunakan BPMN untuk Pemula

Diagram alir dan diagram BPMN sama-sama menunjukkan bagaimana pekerjaan berlanjut dari satu langkah ke langkah lainnya. Perbedaannya terutama terletak pada tujuan dan ketepatan:

Sebuah diagram alir adalah diagram serbaguna untuk menampilkan logika, langkah-langkah, dan keputusan.
BPMN, atau Model dan Notasi Proses Bisnis, adalah bahasa standar yang dirancang khusus untuk memodelkan proses bisnis, tanggung jawab, peristiwa, pesan, data, dan otomatisasi.

Diagram alir sering kali merupakan cara tercepat untuk menjelaskan prosedur sederhana. BPMN menjadi lebih berguna ketika suatu proses melibatkan banyak orang, departemen, organisasi, pengecualian, tenggat waktu, atau sistem perangkat lunak.

BPMN dipelihara sebagai spesifikasi formal oleh Object Management Group. Notasinya dirancang agar dapat dipahami oleh pemangku kepentingan bisnis sekaligus tetap cukup tepat untuk mendukung implementasi teknis. Spesifikasi formal yang umum digunakan saat ini adalah BPMN 2.0.2.

1. Apa Itu Diagram Alir?

Diagram alir adalah representasi visual dari serangkaian langkah. Diagram ini menggunakan bentuk-bentuk sederhana yang dihubungkan dengan panah untuk menunjukkan bagaimana suatu tugas atau keputusan berkembang.

Diagram alir tipikal mencakup:

Oval: Awal atau akhir
Persegi panjang: Proses atau aktivitas
Berlian: Keputusan
Panah: Arah aliran
Jajar genjang: Input atau output
Bentuk dokumen: Dokumen atau laporan

Sebagai contoh, diagram alir penggantian biaya dasar mungkin terlihat seperti ini:

Mulai
  ↓
Karyawan mengajukan laporan pengeluaran
  ↓
Manajer meninjau laporan
  ↓
Apakah disetujui?
 ├── Tidak → Kembalikan laporan kepada karyawan
 └── Ya → Keuangan menerbitkan pembayaran
  ↓
Selesai

Diagram alir mudah dibuat dan dipahami karena menggunakan sejumlah kecil simbol yang sudah dikenal. Diagram ini berguna untuk:

Menjelaskan prosedur sederhana
Mendokumentasikan sebuah algoritma
Mendeskripsikan langkah-langkah pemecahan masalah
Memetakan alur kerja pribadi atau departemen
Melatih karyawan
Menunjukkan urutan keputusan dasar

Keterbatasan utamanya adalah bahwa bagan alir tradisional tidak selalu secara jelas merepresentasikan siapa yang melakukan setiap tugas, bagaimana organisasi yang berbeda berkomunikasi, atau apa yang terjadi ketika peristiwa mengganggu proses normal.

2. Apa Itu BPMN?

BPMN adalah singkatan dari Model dan Notasi Proses Bisnis. Ini adalah notasi standar untuk mendeskripsikan proses bisnis secara konsisten.

Diagram BPMN dapat merepresentasikan:

Aktivitas dan tugas
Peristiwa awal, menengah, dan akhir
Keputusan dan logika percabangan
Pekerjaan paralel
Peserta dan tanggung jawab
Komunikasi antar departemen atau organisasi
Pesan
Input dan output data
Timer, kesalahan, pembatalan, dan eskalasi
Subproses yang dapat digunakan kembali
Aktivitas manusia dan otomatis

BPMN didasarkan pada konsep bagan alir, tetapi menambahkan kosakata yang jauh lebih kaya untuk operasi bisnis. Kategori intinya meliputi objek alir, objek penghubung, jalur renang, dan artefak.

Proses BPMN yang disederhanakan mungkin digambarkan sebagai:

Pelanggan mengajukan pesanan
        ↓
Sistem penjualan mencatat pesanan
        ↓
Gudang memeriksa stok
        ↓
Apakah barang tersedia?
 ├── Tidak → Beri tahu pelanggan
 └── Ya → Ambil dan kemas pesanan
                 ↓
           Penyedia pengiriman mengirimkan pesanan

Dalam diagram BPMN yang sebenarnya, setiap peserta dapat muncul di kolam atau jalur terpisah, dan komunikasi di antara mereka dapat direpresentasikan dengan aliran pesan.

3. BPMN vs. Diagram Alur Secara Sekilas

Fitur	Diagram Alur	BPMN
Tujuan utama	Menunjukkan logika atau urutan umum	Memodelkan proses bisnis
Standarisasi	Seringkali tidak formal atau spesifik alat	Notasi pemodelan internasional yang formal
Kurva pembelajaran	Rendah	Sedang
Jumlah simbol	Himpunan kecil	Kosakata yang lebih besar dan khusus
Peran dan tanggung jawab	Biasanya terbatas	Direpresentasikan secara eksplisit dengan kolam dan jalur
Komunikasi lintas organisasi	Sulit ditunjukkan secara tepat	Direpresentasikan dengan aliran pesan
Pengecualian dan gangguan	Biasanya disederhanakan	Peristiwa dapat mewakili pengatur waktu, kesalahan, pesan, dan eskalasi
Aktivitas paralel	Mungkin, tetapi sering kali tidak jelas	Didukung dengan gerbang paralel
Dukungan otomatisasi	Terbatas	Dapat cukup detail untuk mendukung implementasi
Penggunaan terbaik	Prosedur dan logika sederhana	Proses yang kompleks, kolaboratif, dan dapat diulang
Khalayak umum	Pengguna umum, siswa, tim	Analis, pemilik proses, pengembang, manajer
Tingkat detail	Rendah hingga sedang	Sedang hingga sangat tinggi

4. Perbedaan Utama: Logika Umum vs. Semantik Proses Bisnis

Pembedaan paling penting adalah bahwa bagan alur terutama menjawab:

“Apa yang terjadi selanjutnya?”

BPMN dapat menjawab beberapa pertanyaan tambahan:

Siapa yang melakukan setiap aktivitas?
Departemen atau organisasi mana yang terlibat?
Apakah interaksi bersifat internal atau eksternal?
Apakah langkah selanjutnya disebabkan oleh pesan, pengatur waktu, kesalahan, atau kondisi?
Apakah aktivitas dapat terjadi secara paralel?
Data apa yang diperlukan?
Apa yang terjadi jika proses gagal?
Tugas mana yang dilakukan oleh orang, sistem, atau aturan?
Apakah proses ini dapat diotomatisasi atau dipantau?

Sebagai contoh, sebuah bagan alur mungkin menyatakan:

Tinjau aplikasi → Setujui aplikasi → Kirim konfirmasi

Model BPMN dapat membedakan:

Pelanggan mengajukan aplikasi.
Tim layanan pelanggan memvalidasinya.
Sistem otomatis memeriksa informasi kredit.
Seorang manajer menyetujui aplikasi di atas jumlah tertentu.
Pengatur waktu memicu pengingat setelah tiga hari kerja.
Pesan dikirim kepada pelanggan.
Jalur kesalahan menangani dokumentasi yang hilang.

Diagram alur menyampaikan garis besar. BPMN menyampaikan struktur operasional.

5. Elemen Utama BPMN yang Perlu Diketahui Pemula

BPMN berisi banyak simbol, tetapi pemula hanya memerlukan satu set inti kecil pada awalnya.

Peristiwa

Peristiwa mewakili sesuatu yang terjadi, bukan sesuatu yang dilakukan seseorang.

Mereka digambar sebagai lingkaran.

Jenis umum meliputi:

Peristiwa awal: Memulai proses
Peristiwa perantara: Terjadi selama proses
Peristiwa akhir: Menyelesaikan proses
Peristiwa pesan: Sebuah pesan diterima atau dikirim
Peristiwa pengatur waktu: Ada tenggat waktu atau waktu yang dijadwalkan
Peristiwa kesalahan: Terjadi kesalahan
Peristiwa eskalasi: Suatu masalah memerlukan perhatian tingkat lebih tinggi

Contoh:

Seorang pelanggan memesan.
Tenggat waktu pembayaran berakhir.
Sebuah email diterima.
Terjadi kesalahan sistem.

Aktivitas

Aktivitas mewakili pekerjaan yang sedang dilakukan. Aktivitas digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut melengkung.

Aktivitas dapat berupa:

Tugas: Unit pekerjaan individual
Subproses: Kelompok aktivitas yang terkait
Tugas pengguna: Pekerjaan yang diselesaikan oleh seseorang melalui sistem
Tugas layanan: Pekerjaan yang dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak
Tugas manual: Pekerjaan yang dilakukan tanpa bantuan sistem
Tugas aturan bisnis: Pekerjaan yang ditentukan oleh aturan bisnis atau layanan keputusan

Bagi pemula, ide paling penting adalah sederhana:

Kejadian terjadi; aktivitas dilakukan.

Gerbang

Gerbang mengontrol bagaimana proses bercabang atau bergabung. Gerbang digambarkan sebagai berlian.

Jenis gerbang umum meliputi:

Gerbang eksklusif: Hanya satu jalur yang dipilih
Gerbang paralel: Beberapa jalur terjadi secara bersamaan
Gerbang inklusif: Satu atau lebih jalur dapat dipilih
Gerbang berbasis kejadian: Jalur berikutnya bergantung pada kejadian mana yang terjadi terlebih dahulu

Contoh keputusan eksklusif:

Pembayaran diterima?
 ├── Ya → Kirim pesanan
 └── Tidak → Kirim pengingat pembayaran

Contoh pekerjaan paralel:

Pesanan disetujui
      ↓
 ┌───────────────┬────────────────┐
 │               │                │
Packing pesanan  Siapkan faktur  Beri tahu pelanggan
 │               │                │
 └───────────────┴────────────────┘
      ↓
Pesanan siap dikirim

Alur Urutan

Panah solid menunjukkan urutan terjadinya aktivitas, peristiwa, dan gerbang dalam proses yang sama.

Tugas A → Tugas B → Tugas C

Alur Pesan

Panah putus-putus mewakili komunikasi antara peserta atau kolam yang terpisah.

Sebagai contoh:

Pelanggan ──pesan──> Perusahaan
Perusahaan ──konfirmasi──> Pelanggan

Alur pesan berbeda dari alur urutan:

Alur urutan:Menunjukkan urutan pekerjaan dalam suatu proses
Alur pesan:Menunjukkan komunikasi antara peserta

Kolam dan Jalur

Jalur renang mengorganisir pekerjaan berdasarkan peserta atau tanggung jawab.

Sebuah kolamumumnya mewakili peserta, organisasi, entitas bisnis, atau proses independen.
Sebuah jalurmembagi kolam menjadi peran, tim, departemen, atau sistem.

Contoh:

Jalur pelanggan:     Ajukan pesanan ─────────────── Terima konfirmasi
                         │                              ↑
Jalur penjualan:           Tinjau pesanan ─────── Kirim konfirmasi

Kolam dan jalur menjawab salah satu pertanyaan proses yang paling penting:

Siapa yang bertanggung jawab atas langkah ini?

Objek Data dan Anotasi

Objek data menunjukkan informasi yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu aktivitas.

Contoh:

Formulir aplikasi
Faktur
Kontrak
Rekaman pelanggan
Label pengiriman

Anotasi menambahkan teks penjelasan tanpa mengubah logika proses.

6. Kapan Diagram Alur Merupakan Pilihan yang Lebih Baik

Gunakan diagram alur ketika prosesnya sederhana, linier, atau terutama berkaitan dengan pengambilan keputusan.

Diagram alur biasanya sudah cukup ketika:

Hanya ada satu peserta utama
Proses hanya memiliki beberapa langkah
Tanggung jawab tidak perlu ditekankan
Tidak ada interaksi kompleks dengan pihak eksternal
Diagram ini dimaksudkan untuk penjelasan cepat
Proses sedang dieksplorasi secara tidak formal
Anda mendokumentasikan algoritma atau rutinitas pemecahan masalah
Audience Anda tidak terbiasa dengan BPMN

Sebagai contoh, “Cara mereset kata sandi” mungkin lebih baik direpresentasikan dengan diagram alur sederhana:

Mulai
  ↓
Masukkan nama pengguna
  ↓
Akun ditemukan?
 ├── Tidak → Tampilkan kesalahan
 └── Ya → Kirim email reset
                ↓
          Pengguna membuat kata sandi
                ↓
               Selesai

Menggunakan BPMN untuk proses ini dapat menambah kompleksitas yang tidak perlu, kecuali jika tujuannya adalah memodelkan operasi layanan lengkap, termasuk verifikasi identitas, notifikasi, tugas sistem, eskalasi, dan catatan audit.

7. Kapan BPMN Merupakan Pilihan yang Lebih Baik

Gunakan BPMN ketika Anda perlu memodelkan proses bisnis nyata daripada sekadar mendeskripsikan urutan.

BPMN sangat berguna ketika proses memiliki:

Beberapa departemen
Beberapa peran atau peserta
Pelanggan, pemasok, regulator, atau mitra
Serah terima antar tim
Aktivitas paralel
Pesan eksternal
Pengatur waktu atau tenggat waktu
Penanganan kesalahan atau pengecualian
Tingkat persetujuan
Tugas sistem otomatis
Persyaratan kepatuhan
Usaha perbaikan proses yang berulang
Tujuan masa depan otomatisasi alur kerja

Kasus penggunaan BPMN yang umum meliputi:

Persetujuan pesanan pembelian
Pemrosesan pengajuan pinjaman
Klaim asuransi
Penerimaan karyawan baru
Eskalasi dukungan pelanggan
Pemrosesan faktur
Pengembalian produk
Rujukan layanan kesehatan
Tinjauan kontrak
Pemenuhan pengiriman
Pelaporan peraturan
Alur kerja penerapan perangkat lunak

Sebuah aturan yang berguna adalah:

Jika proses melintasi batas—antara orang, tim, sistem, atau organisasi—BPMN biasanya layak dipertimbangkan.

8. Mengapa Menggunakan BPMN?

Bahasa Bersama

Kelompok yang berbeda sering menggambarkan proses yang sama dengan cara berbeda. Manajer bisnis mungkin berbicara tentang persetujuan, pengembang tentang layanan, dan karyawan tentang tugas harian.

BPMN menyediakan bahasa visual bersama yang dapat membantu kelompok-kelompok ini mendiskusikan proses yang sama. Tujuan desainnya adalah agar dapat digunakan oleh pemangku kepentingan bisnis sekaligus cukup presisi untuk diterjemahkan ke dalam komponen proses perangkat lunak.

Akuntabilitas yang Jelas

Lajur membuat tanggung jawab terlihat.

Alih-alih menampilkan:

Tinjau aplikasi → Setujui aplikasi → Buat akun

BPMN dapat menampilkan:

Pelanggan mengajukan permohonan
Layanan pelanggan memvalidasi informasi
Tim kredit melakukan penilaian
Manajer menyetujui pengecualian
Sistem IT membuat akun

Hal ini dapat mengungkapkan pekerjaan yang diduplikasi, kepemilikan yang tidak jelas, dan serah terima yang tidak perlu.

Analisis Pengecualian yang Lebih Baik

Banyak proses nyata tidak mengikuti jalur yang ideal. BPMN memudahkan pemodelan:

Informasi yang hilang
Permohonan yang ditolak
Batas waktu yang telah kadaluarsa
Pembayaran yang gagal
Kesalahan sistem
Pembatalan
Eskalasi pelanggan
Kompensasi atau tindakan perbaikan

Diagram alir dapat menunjukkan pengecualian, tetapi BPMN menyediakan jenis dan konvensi peristiwa khusus untuk merepresentasikannya dengan lebih jelas.

Dukungan untuk Otomasi

Model BPMN dapat memuat detail yang cukup untuk memandu implementasi alur kerja. Tidak semua diagram BPMN dapat dieksekusi, tetapi BPMN lebih cocok daripada diagram alir dasar ketika model tersebut nantinya akan digunakan untuk mengonfigurasi atau merancang proses otomatis.

Sebagai contoh, seorang perancang proses dapat membedakan antara:

Tugas yang dilakukan oleh karyawan
Tugas yang dilakukan oleh layanan otomatis
Keputusan yang dievaluasi oleh aturan bisnis
Pesan yang diterima dari sistem lain
Timer yang memicu tindakan

Peningkatan Proses yang Lebih Baik

Diagram BPMN dapat membantu mengidentifikasi:

Hambatan
Rantai persetujuan yang panjang
Masuk data yang berulang
Ulasan yang tidak perlu
Tugas manual yang cocok untuk otomatisasi
Jalur pengecualian yang hilang
Serah terima yang berlebihan
Kepemilikan yang tidak jelas
Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak eksternal

Hal ini membuat BPMN berharga tidak hanya untuk mendokumentasikan proses, tetapi juga untuk menganalisis dan mendesain ulang proses tersebut.

9. Kekurangan BPMN

BPMN sangat kuat, tetapi tidak selalu merupakan pilihan yang tepat.

Memiliki Kurva Belajar yang Lebih Curam

Diagram alir sering kali dapat dipahami secara langsung. BPMN mengharuskan pengguna mempelajari perbedaan seperti:

Alur urutan vs. alur pesan
Kejadian vs. aktivitas
Kolam vs. jalur
Gerbang eksklusif vs. gerbang paralel
Kejadian yang mengganggu vs. kejadian yang tidak mengganggu
Kejadian penangkap vs. kejadian pelempar

Diagram Dapat Menjadi Berantakan

Diagram BPMN yang besar mungkin berisi puluhan simbol dan garis yang saling bersilangan. Model yang dirancang dengan buruk dapat lebih sulit dipahami daripada diagram alir sederhana.

Presisi Dapat Menciptakan Kepercayaan Palsu

Menggunakan simbol BPMN tidak secara otomatis membuat model proses akurat. Model tersebut masih bergantung pada informasi yang benar dari pemilik proses dan pakar bidang terkait.

Tidak Semua Audiens Membutuhkan Detail Lengkap

Manajer tingkat atas mungkin menginginkan gambaran proses tingkat tinggi, sementara pengembang alur kerja mungkin memerlukan informasi tugas dan pengecualian yang terperinci. Satu diagram jarang dapat melayani kedua tujuan tersebut dengan sempurna.

Dapat Digunakan Secara Berlebihan

Prosedur internal lima langkah tidak selalu memerlukan kejadian pesan, beberapa kolam, dan subproses bersarang. Notasi harus sesuai dengan masalahnya.

10. Panduan Keputusan Praktis

Gunakan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk memilih antara diagram alir dan BPMN:

Berapa banyak peserta yang terlibat?
- Satu orang atau tim: diagram alir mungkin sudah cukup.
- Beberapa tim atau organisasi: BPMN lebih sesuai.
Apakah tanggung jawab penting?
- Jika tidak, gunakan bagan alir.
- Jika ya, gunakan jalur atau kolam dalam BPMN.
Apakah ada komunikasi eksternal?
- Jika tidak, salah satu notasi mungkin dapat digunakan.
- Jika ya, BPMN dapat membedakan pesan dari alur proses internal.
Apakah ada timer, kesalahan, atau eskalasi?
- Jika tidak, bagan alir mungkin sudah cukup.
- Jika ya, BPMN menyediakan alat pemodelan yang lebih jelas.
Apakah proses akan diotomatisasi?
- Jika tidak, bagan alir mungkin cukup untuk proses sederhana.
- Jika ya, BPMN biasanya merupakan fondasi yang lebih baik.
Apakah proses perlu digunakan kembali sebagai standar formal?
- Jika tidak, gunakan notasi paling sederhana yang dipahami oleh audiens Anda.
- Jika ya, BPMN menawarkan konsistensi yang lebih besar antara diagram dan alat.
Berapa tingkat keahlian audiens Anda?
- Audiens umum: mulai dengan bagan alir sederhana atau BPMN tingkat tinggi.
- Analis dan tim teknis: gunakan BPMN dengan tingkat detail yang sesuai.

11. Metode Pemodelan BPMN yang Ramah Pemula

Langkah 1: Tentukan Batas Proses

Tentukan di mana proses dimulai dan berakhir.

Sebagai contoh:

Awal: Pelanggan mengajukan permintaan dukungan
Akhir: Pelanggan menerima penyelesaian

Hindari mencoba memodelkan seluruh organisasi sekaligus.

Langkah 2: Identifikasi Para Peserta

Daftar orang, tim, organisasi, dan sistem yang terlibat.

Contoh:

Pelanggan
Agen dukungan
Tim dukungan teknis
Sistem penagihan
Manajer layanan

Hal ini dapat menjadi kolam atau jalur.

Langkah 3: Tulis Jalur Utama Terlebih Dahulu

Dokumentasikan proses normal tanpa pengecualian.

Terima permintaan
  ↓
Klasifikasikan permintaan
  ↓
Selidiki masalah
  ↓
Selesaikan masalah
  ↓
Beritahu pelanggan
  ↓
Tutup permintaan

Ini memberikan Anda fondasi yang jelas sebelum menambahkan kompleksitas.

Langkah 4: Tambahkan Peristiwa Awal dan Akhir

Setiap proses BPMN yang lengkap harus memiliki awal dan akhir yang jelas.

Contoh:

Awal: Pesan diterima
Awal: Waktu batas tercapai
Awal: Pelanggan mengajukan formulir
Akhir: Kasus ditutup
Akhir: Permintaan ditolak
Akhir: Pembayaran selesai

Langkah 5: Tugaskan Pekerjaan kepada Peserta

Tempatkan setiap aktivitas di jalur yang sesuai.

Sebagai contoh:

Pelanggan:       Ajukan permintaan ───────────── Terima penyelesaian
Dukungan:                    Klasifikasi ─ Selidiki ─ Selesaikan
Sistem:                                      Kirim notifikasi

Langkah 6: Tambahkan Pintu Gerbang untuk Keputusan

Gunakan pintu gerbang eksklusif ketika hanya satu jalur yang harus diikuti.

Masalah terselesaikan?
 ├── Tidak → Eskalasi
 └── Ya → Beritahu pelanggan

Jangan gunakan pintu gerbang hanya karena sebuah tugas memiliki pertanyaan dalam namanya. Gunakan satu ketika proses benar-benar bercabang.

Langkah 7: Tambahkan Pekerjaan Paralel dengan Hati-hati

Gunakan pintu gerbang paralel ketika aktivitas dapat benar-benar terjadi secara bersamaan.

Sebagai contoh, setelah pesanan disetujui:

Cadangkan persediaan
Buat faktur
Beritahu gudang

Jika satu aktivitas harus terjadi sebelum aktivitas lain, jangan memodelkannya sebagai paralel.

Langkah 8: Tambahkan Pesan dan Data

Tampilkan pesan saat peserta berkomunikasi.

Contoh:

Pelanggan mengirim aplikasi
Pemasok mengirim pemberitahuan pengiriman
Sistem mengirim email persetujuan

Tambahkan objek data ketika informasi penting bagi aktivitas.

Langkah 9: Tambahkan Pengecualian

Tanyakan:

Bagaimana jika informasi yang diperlukan hilang?
Bagaimana jika pelanggan tidak merespons?
Bagaimana jika pembayaran gagal?
Bagaimana jika tenggat waktu berakhir?
Bagaimana jika sistem tidak tersedia?
Bagaimana jika seorang karyawan menolak permintaan?

Pemodelan hanya pengecualian yang penting untuk memahami atau meningkatkan proses.

Langkah 10: Tinjau Diagram bersama Pemilik Proses

Diagram harus ditinjau oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan. Mereka dapat mengidentifikasi:

Langkah yang hilang
Tanggung jawab yang salah
Solusi tidak resmi
Pengecualian yang tidak didokumentasikan dalam prosedur
Keterlambatan dan persetujuan yang tidak perlu

12. Contoh: Versi Flowchart vs. Versi BPMN

Flowchart Sederhana

Misalkan seorang pelanggan mengembalikan produk:

Mulai
  ↓
Pelanggan meminta pengembalian
  ↓
Apakah pengembalian memenuhi syarat?
 ├── Tidak → Tolak permintaan
 └── Ya → Kirim label pengembalian
                ↓
          Terima barang yang dikembalikan
                ↓
          Terbitkan pengembalian dana
                ↓
               Selesai

Ini mudah dipahami dan mungkin cukup untuk pelatihan atau tinjauan cepat.

Versi Berorientasi BPMN

Model BPMN yang lebih rinci akan membedakan peserta:

Pelanggan

Meminta pengembalian
Mengemas produk
Mengirim produk

Layanan Pelanggan

Memvalidasi permintaan pengembalian
Menyetujui atau menolak pengembalian
Mengirim instruksi pengembalian

Gudang

Menerima produk
Memeriksa kondisi

Keuangan

Menerbitkan pengembalian dana

Sistem

Mengirim konfirmasi
Memperbarui inventaris
Mencatat pengembalian dana

Model ini juga dapat merepresentasikan:

Pesan dari pelanggan
Pengatur waktu untuk batas waktu pengembalian
Gerbang berdasarkan kondisi produk
Kesalahan jika barang tidak diterima
Aktivitas inventaris dan pengembalian dana secara paralel
Pesan yang mengonfirmasi pengembalian dana

Diagram alur menjelaskan logika secara umum. BPMN menjelaskan kolaborasi operasional.

13. Kesalahan Umum Pemula

Kesalahan 1: Menggunakan Semua Simbol BPMN

Pemula terkadang mencoba menggunakan sebanyak mungkin simbol. Hal ini membuat diagram lebih sulit dibaca.

Dimulai dengan:

Peristiwa awal dan akhir
Tugas
Gerbang eksklusif
Alur urutan
Kolam dan jalur
Alur pesan jika diperlukan

Tambahkan elemen tingkat lanjut hanya ketika mereka memecahkan masalah pemodelan yang nyata.

Kesalahan 2: Membingungkan Alur Urutan dan Alur Pesan

Alur urutan menunjukkan kemajuan di dalam proses. Alur pesan menunjukkan komunikasi antara peserta yang terpisah.

Jangan gunakan alur pesan hanya untuk membuat garis terlihat berbeda.

Kesalahan 3: Menggabungkan Kolam dan Jalur Secara Salah

Gunakan jalur untuk membagi tanggung jawab di dalam satu peserta. Gunakan kolam terpisah ketika peserta adalah entitas atau proses yang independen.

Sebagai contoh:

Penjualan, Keuangan, dan Operasi dapat menjadi jalur dalam satu perusahaan.
Pelanggan dan Pemasok dapat menjadi kolam terpisah.

Kesalahan 4: Memperlakukan Setiap Keputusan sebagai Eksklusif

Gerbang eksklusif berarti tepat satu rute dipilih. Jika beberapa rute dapat terjadi secara bersamaan, gunakan gerbang paralel. Jika satu atau lebih rute opsional dapat terjadi, pertimbangkan gerbang inklusif.

Kesalahan 5: Melewatkan Pemicu

Sebuah proses harus menjelaskan apa yang memulainya. “Proses pesanan” samar kecuali model menunjukkan apakah pemicunya adalah:

Pesanan pelanggan
Batch terjadwal
Konfirmasi pembayaran
Pesan dari sistem lain

Kesalahan 6: Memodelkan Hanya Proses Ideal

Proses nyata mencakup pengerjaan ulang, penolakan, penundaan, dan eskalasi. Model yang hanya menampilkan jalur sukses mungkin menarik tetapi tidak lengkap secara operasional.

Kesalahan 7: Menempatkan Terlalu Banyak Teks di Dalam Aktivitas

Label tugas umumnya harus menggunakan format kata kerja-objek yang ringkas:

Tinjau aplikasi
Validasi alamat
Setujui pengembalian dana
Kirim konfirmasi

Hindari paragraf panjang di dalam kotak tugas. Letakkan penjelasan pendukung dalam anotasi atau dokumentasi.

Kesalahan 8: Membuat Satu Diagram Raksasa

Proses besar harus dibagi menjadi subproses. Diagram tingkat tinggi mungkin menampilkan:

Terima pesanan → Proses pembayaran → Penuhi pesanan → Tutup pesanan

Setiap tahap dapat ditautkan ke diagram yang lebih rinci.

14. Praktik Terbaik BPMN untuk Diagram yang Mudah Dibaca

Mulailah dengan peristiwa awal yang jelas.
Akhiri dengan satu atau lebih keadaan akhir yang bermakna.
Atur alur utama dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah.
Jaga garis alur urutan tetap lurus sebisa mungkin.
Hindari garis yang saling bersilangan.
Gunakan nama tugas yang konsisten.
Jaga diagram utama pada tingkat detail yang mudah dibaca.
Gunakan jalur hanya ketika tanggung jawab menjadi penting.
Berikan label pada gerbang dengan pertanyaan atau kondisi yang bermakna.
Berikan label pada jalur keluar gerbang ketika maknanya tidak jelas.
Gunakan subproses untuk menyembunyikan detail yang tidak perlu.
Bedakan jalur normal dari jalur pengecualian.
Jaga aliran pesan di antara kolam yang sesuai.
Gunakan anotasi secukupnya.
Validasi model dengan orang-orang yang menjalankan proses tersebut.
Buat diagram terpisah untuk “keadaan saat ini” dan “keadaan masa depan” saat mendesain ulang proses.

15. Seberapa Banyak BPMN yang Harus Dipelajari Pemula?

Anda tidak perlu mempelajari seluruh spesifikasi BPMN untuk membuat diagram yang berguna.

Tingkat Pemula

Pelajari:

Peristiwa awal
Peristiwa akhir
Tugas
Aliran urutan
Gerbang eksklusif
Gerbang paralel
Kolam
Jalur
Aliran pesan
Objek data dasar

Ini sudah cukup untuk banyak diagram proses bisnis.

Tingkat Menengah

Tambahkan:

Peristiwa pengatur waktu
Peristiwa pesan
Peristiwa kesalahan
Subproses
Aktivitas panggilan
Tugas pengguna
Tugas layanan
Peristiwa batas
Gerbang berbasis peristiwa
Jalur kompensasi

Tingkat Lanjut

Pelajari:

Diagram koreografi
Diagram percakapan
Peristiwa non-pengganggu
Subproses peristiwa
Transaksi
Kompensasi
Aktivitas multi-inkarnasi
Korelasi
Semantik eksekusi
Aturan implementasi khusus alat

BPMN mendukung beberapa jenis model, termasuk diagram proses, kolaborasi, koreografi, dan percakapan. Pemula biasanya sebaiknya memulai dengan diagram proses dan kolaborasi biasa sebelum mempelajari jenis yang lebih khusus.

16. BPMN, Diagram Alir, dan Notasi Terkait

BPMN bukan satu-satunya notasi pemodelan.

Diagram alir: Paling cocok untuk logika dan prosedur sederhana
BPMN: Paling cocok untuk proses bisnis dan kolaborasi alur kerja
Diagram aktivitas UML: Berguna untuk perilaku perangkat lunak dan sistem
DMN: Berguna untuk keputusan dan aturan bisnis formal
CMMN: Berguna untuk pekerjaan fleksibel berbasis kasus di mana jalurnya tidak sepenuhnya didefinisikan sebelumnya
Peta aliran nilai: Berguna untuk menganalisis nilai dari hulu ke hilir dan pemborosan
Diagram SIPOC: Berguna untuk analisis tingkat tinggi pemasok-masukan-proses-keluaran-pelanggan

BPMN mungkin menunjukkan bahwa suatu keputusan terjadi, sedangkan notasi yang berfokus pada keputusan seperti DMN dapat menggambarkan aturan yang digunakan untuk membuat keputusan tersebut. Notasi-notasi ini dapat saling melengkapi daripada bersaing.

17. Aturan Umum Sederhana

Pilihlah sebuah diagram alir ketika:

Anda perlu menjelaskan urutan langkah atau keputusan secepat dan sesederhana mungkin.

Pilihlah BPMN ketika:

Anda perlu memahami, mengomunikasikan, menganalisis, meningkatkan, atau mengotomatisasi proses bisnis yang melibatkan tanggung jawab, peristiwa, sistem, atau organisasi.

Anda juga dapat menggunakan keduanya:

Mulailah dengan diagram alur sederhana untuk memahami proses secara keseluruhan.
Konversikan ke BPMN ketika peran, pesan, pengecualian, waktu, atau otomatisasi menjadi penting.
Buat diagram BPMN tingkat tinggi untuk eksekutif dan versi terperinci untuk analis atau pengembang.

Kesimpulan

Diagram alur dan BPMN bukan alat yang saling bersaing dalam setiap situasi. Diagram alur adalah penjelasan visual yang ringkas. BPMN adalah bahasa pemodelan terstruktur untuk proses yang memerlukan kejelasan, akuntabilitas, dan detail operasional yang lebih besar.

Untuk pemula, pendekatan terbaik adalah memulai dengan sederhana:

Tentukan batas proses.
Identifikasi peserta.
Peta jalur normal.
Tambahkan keputusan.
Tetapkan tanggung jawab.
Tambahkan pesan, pengatur waktu, data, dan pengecualian hanya ketika hal tersebut relevan.
Gunakan subproses untuk mengendalikan kompleksitas.

Jika proses Anda singkat dan ditangani oleh satu orang atau tim, diagram alur mungkin sudah cukup. Jika proses melibatkan banyak peran, departemen, sistem, pihak eksternal, tenggat waktu, atau otomatisasi, BPMN biasanya akan memberikan model yang lebih jelas dan lebih tahan lama.

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, 日本語 and Polski.