Model dan Notasi Proses Bisnis, atau BPMN, adalah bahasa visual terstandarisasi untuk menggambarkan bagaimana pekerjaan dilakukan. Hal ini membantu analis bisnis, manajer, pengembang, dan peserta proses memahami proses yang sama tanpa bergantung pada prosedur tertulis yang panjang.

Diagram BPMN dibangun dari empat kategori utama:

Grafik referensi notasi BPMN yang mengilustrasikan objek aliran, objek penghubung, jalur renang, dan artefak dengan contoh dan deskripsi.

Objek alur: Peristiwa, aktivitas, dan gerbang
Objek penghubung: Alur urutan, alur pesan, dan asosiasi
Jalur renang: Kolam dan jalur
Artefak: Objek data, kelompok, dan anotasi teks

Panduan ini berfokus pada kategori yang paling penting: Objek alur BPMN. Objek alur menggambarkan apa yang terjadi dalam suatu proses, pekerjaan apa yang dilakukan, dan bagaimana proses berpindah dari satu jalur ke jalur lainnya.

1. Apa Itu Objek Alur BPMN?

Objek alur adalah elemen sentral dari diagram proses BPMN. Objek-objek ini terhubung melalui alur urutan dan merepresentasikan perilaku suatu proses.

Ada tiga jenis:

Objek alur	Bentuk dasar	Tujuan utama
Peristiwa	Lingkaran	Suatu hal yang terjadi
Aktivitas	Persegi panjang membulat	Pekerjaan yang dilakukan
Gerbang	Berlian	Titik keputusan, percabangan, penggabungan, atau sinkronisasi

Sebuah proses sederhana secara konseptual mungkin terlihat seperti ini:

Peristiwa Awal → Aktivitas → Gerbang → Aktivitas → Peristiwa Akhir

Sebagai contoh:

Diagram alur BPMN yang menunjukkan aliran proses dengan simbol peristiwa awal, aktivitas, gerbang, dan peristiwa akhir.

Pesanan Diterima → Periksa Stok → Apakah barang tersedia?
                                      ├── Ya → Kirim Pesanan
                                      └── Tidak → Beritahu Pelanggan

Bentuk-bentuknya sederhana, tetapi simbol di dalamnya memberikan makna tambahan.

2. Peristiwa: Hal-Hal yang Terjadi

Sebuah peristiwamewakili sesuatu yang terjadi selama berlangsungnya suatu proses. Berbeda dengan aktivitas, peristiwa bukan merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang atau sistem. Peristiwa dapat memicu proses, mengganggu aktivitas, menandakan suatu kondisi, atau menunjukkan bagaimana suatu proses berakhir.

Peristiwa ditampilkan sebagai lingkaran. Garis tepi menunjukkan di mana peristiwa terjadi dalam proses:

Jenis peristiwa	Tampilan garis tepi	Makna
Peristiwa awal	Garis tunggal tipis	Menunjukkan bagaimana proses dimulai
Peristiwa antara	Garis ganda	Terjadi di antara awal dan akhir
Peristiwa akhir	Garis tunggal tebal	Menunjukkan bagaimana jalur proses berakhir

Peristiwa awal dapat menangkap pemicu, seperti pesan masuk atau waktu yang dijadwalkan. Peristiwa antara dapat menunggu atau mengirim sesuatu. Peristiwa akhir menghasilkan hasil akhir dari jalur proses.

2.1 Peristiwa Awal

Sebuah peristiwa awalmenunjukkan pemicu yang memulai suatu proses atau subproses.

Digambar sebagai lingkaran dengan garis tepi tipis.

Contoh umum meliputi:

Seorang pelanggan mengajukan pesanan
Seorang karyawan mengajukan permintaan cuti
Sebuah pengatur waktu mencapai tanggal yang dijadwalkan
Sebuah pesan tiba
Sebuah sistem mendeteksi suatu kondisi
Sebuah kasus baru dibuat

Peristiwa awal tanpa pemicu

Lingkaran awal polos berarti proses dimulai tanpa pemicu yang dimodelkan secara khusus.

○

Contoh:

○ → Tinjau Aplikasi

Gunakan peristiwa awal tanpa pemicu ketika pemicu yang tepat tidak diketahui, tidak relevan, atau sengaja dibiarkan umum.

Peristiwa awal pesan

Simbol pesan di dalam peristiwa awal menunjukkan bahwa proses dimulai ketika pesan diterima.

Contoh:

◉ Simbol amplop → Proses Permintaan Pelanggan

Kasus penggunaan umum:

Menerima email
Menerima permintaan API
Menerima pesanan pembelian
Menerima permintaan dari peserta lain

Peristiwa awal pengatur waktu

Jam di dalam peristiwa awal menunjukkan bahwa proses dimulai sesuai jadwal atau tanggal.

Contoh:

Mulai pembuatan tagihan setiap bulan
Mulai proses perpanjangan 30 hari sebelum kedaluwarsa
Jalankan proses rekonsiliasi harian

Peristiwa awal bersyarat

Peristiwa awal bersyarat dimulai ketika suatu kondisi bisnis menjadi benar.

Contoh:

Tingkat persediaan turun di bawah titik pemesanan ulang

Peristiwa awal sinyal

Peristiwa awal sinyal dimulai ketika sinyal siaran diterima. Tidak seperti pesan, sinyal umumnya tidak diarahkan ke satu penerima tertentu.

Contoh:

Terima sinyal "Penutupan Darurat" → Tutup Semua Cabang

Peristiwa awal ganda

Peristiwa awal ganda menunjukkan bahwa beberapa pemicu berbeda dapat memulai proses yang sama.

Sebagai contoh, kasus dukungan mungkin dimulai ketika:

Pelanggan mengirimkan formulir web
Agen memasukkan kasus secara manual
Sistem pemantauan otomatis mendeteksi masalah

2.2 Peristiwa Menengah

Sebuah peristiwa menengahterjadi setelah proses dimulai tetapi sebelum proses berakhir. Peristiwa ini dapat menjeda proses, menunggu sesuatu, mengirim pesan, membuat jalur pengecualian, atau merespons kondisi.

Peristiwa ini digambar dengan batas ganda.

Peristiwa menengah dapat berupa:

Menangkap: Menunggu atau menerima sesuatu
Melempar: Mengirim atau menghasilkan sesuatu

Peristiwa menangkap umumnya memiliki penanda kosong atau garis tepi, sedangkan peristiwa melempar umumnya menggunakan penanda terisi.

Peristiwa menengah pengatur waktu

Peristiwa pengatur waktu mewakili penundaan, tenggat waktu, durasi, atau jadwal berulang.

Contoh:

Tunggu tiga hari kerja
Tunggu hingga tanggal tertentu
Naikkan tingkat jika tidak ada respons dalam waktu 24 jam
Lakukan tindakan berulang selama proses aktif

Contoh:

Kirim Penawaran → Tunggu 3 Hari → Periksa Respons

Peristiwa perantara pesan

Peristiwa perantara pesan dapat menunggu pesan atau mengirim pesan.

Contoh:

Kirim Permintaan Persetujuan → Tunggu Respons Persetujuan

Peristiwa pesan sangat berguna ketika sebuah proses berinteraksi dengan peserta lain, departemen, organisasi, atau sistem.

Peristiwa perantara kesalahan

Peristiwa kesalahan mewakili kondisi kesalahan yang memengaruhi alur proses normal.

Peristiwa ini umum digunakan sebagai peristiwa batas yang melekat pada aktivitas atau subproses.

Contoh:

Proses Pembayaran
      │
      └── Kesalahan → Tangani Kegagalan Pembayaran

Peristiwa perantara eskalasi

Peristiwa eskalasi menunjukkan bahwa suatu masalah memerlukan perhatian pada tingkat yang lebih tinggi tanpa harus mewakili kegagalan teknis.

Contoh:

Selesaikan Keluhan Pelanggan
      │
      └── Eskalasi → Tinjauan Pengawas

Peristiwa perantara kondisional

Peristiwa kondisional menunggu hingga kondisi tertentu menjadi benar.

Contoh:

Tunggu hingga akun pelanggan diverifikasi

Peristiwa perantara sinyal

Peristiwa sinyal menyiarkan atau menerima sinyal yang mungkin relevan bagi beberapa peserta proses.

Contoh:

Siarkan Sinal Recall Produk

Peristiwa perantara tautan

Peristiwa tautan menghubungkan dua titik yang jauh dalam diagram proses yang sama tanpa menggambar garis alur urutan panjang melintasi halaman.

Gunakan peristiwa tautan dengan hati-hati. Peristiwa ini dapat meningkatkan keterbacaan diagram, namun penggunaan berlebihan dapat membuat proses lebih sulit diikuti.

Peristiwa perantara kompensasi

Peristiwa kompensasi memicu pekerjaan korektif untuk membatalkan atau mengimbangi aktivitas sebelumnya.

Contoh:

Batalkan Reservasi Hotel

Kompensasi berbeda dari jalur kesalahan biasa. Kompensasi secara khusus berkaitan dengan membatalkan atau mengimbangi pekerjaan yang telah selesai.

2.3 Peristiwa Batas

Sebuahperistiwa batasterpasang langsung pada tepi aktivitas atau subproses. Peristiwa ini mewakili sesuatu yang dapat terjadi selama aktivitas tersebut sedang berlangsung.

Contoh:

┌────────────────────┐
│ Proses Aplikasi     │
└────────────────────┘
          ○
          │
          └── Waktu Habis → Tingkatkan Kasus

Peristiwa batas berguna untuk pemodelan:

Waktu habis
Pembatalan
Kesalahan
Tingkatkan
Pesan masuk
Kompensasi
Sinyal eksternal

Peristiwa batas yang mengganggu

Peristiwa batas yang mengganggu menghentikan aktivitas yang terpasang ketika peristiwa tersebut terjadi.

Contoh:

Proses Pembayaran
      │
      └── Kesalahan Pembayaran → Tangani Kegagalan

Aktivitas pembayaran berakhir ketika kesalahan terjadi.

Peristiwa batas yang tidak mengganggu

Peristiwa batas yang tidak mengganggu memulai jalur tambahan sementara aktivitas asli tetap berlanjut.

Peristiwa ini biasanya ditampilkan dengan batas putus-putus.

Contoh:

Proses Aplikasi
      │
      └── Pengingat Waktu → Kirim Pengingat

Proses aplikasi tetap berlanjut sementara jalur pengingat berjalan.

Perbedaan ini penting:

Jenis peristiwa batas	Dampak pada aktivitas yang terpasang
Mengganggu	Menghentikan aktivitas
Tidak mengganggu	Membiarkan aktivitas tetap berjalan

2.4 Peristiwa Akhir

Sebuah peristiwa akhirmenunjukkan kesimpulan dari jalur proses. Peristiwa ini digambarkan sebagai lingkaran dengan garis tepi tebal.

Sebuah proses dapat memiliki lebih dari satu peristiwa akhir karena hasil yang berbeda dapat mengakhiri proses tersebut.

Contoh:

Pesanan diselesaikan
Permintaan ditolak
Pembayaran gagal
Kasus dibatalkan
Pelanggan diberitahu
Proses diselesaikan dengan kompensasi

Peristiwa akhir tanpa hasil khusus

Peristiwa akhir biasa menunjukkan bahwa jalur telah selesai tanpa menentukan hasil tertentu.

●

Peristiwa akhir pesan

Peristiwa akhir pesan mengirimkan pesan ketika proses berakhir.

Contoh:

Pesanan Disetujui → Kirim Konfirmasi → Peristiwa Akhir Pesan

Peristiwa akhir kesalahan

Peristiwa akhir kesalahan mengakhiri proses dengan melemparkan kesalahan ke proses atau handler tingkat yang lebih tinggi.

Gunakan ini untuk kondisi kegagalan tingkat proses yang harus ditangani di tempat lain.

Peristiwa akhir eskalasi

Peristiwa akhir eskalasi mengakhiri jalur proses saat ini dan mengkomunikasikan bahwa eskalasi telah terjadi.

Peristiwa akhir terminasi

Peristiwa akhir terminasi segera mengakhiri seluruh instansi proses, termasuk jalur aktif lainnya.

Ini lebih kuat daripada peristiwa akhir biasa. Peristiwa ini harus digunakan ketika semua pekerjaan yang tersisa harus dihentikan.

Peristiwa akhir kompensasi

Peristiwa akhir kompensasi memicu aktivitas kompensasi sebelum jalur proses berakhir.

3. Aktivitas: Pekerjaan yang Dilakukan

Sebuahaktivitasmewakili pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang, tim, sistem, atau layanan otomatis. Aktivitas digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut melengkung.

Contoh meliputi:

Tinjau aplikasi
Setujui faktur
Kirim konfirmasi
Validasi detail pelanggan
Hitung biaya pengiriman
Perbarui akun
Hasilkan laporan

Aktivitas membentuk tulang punggung operasional diagram BPMN karena menunjukkan di mana waktu, usaha, biaya, dan tanggung jawab terkonsentrasi.

3.1 Penamaan Aktivitas

Nama aktivitas yang baik biasanya mengikuti pola ini:

Kata kerja + objek

Contoh:

Tinjau Aplikasi
Setujui Faktur
Buat Rekam Pelanggan
Validasi Pembayaran
Kirim Email Konfirmasi

Hindari nama yang samar seperti:

Pemrosesan
Tangani Permintaan
Langkah 1
Pekerjaan Lain
Administrasi

Nama aktivitas yang jelas harus menggambarkan tindakan dan subjeknya.

Nama yang lemah	Nama yang lebih baik
Memproses	Memproses Pembayaran
Meninjau	Meninjau Aplikasi
Langkah Pelanggan	Verifikasi Identitas Pelanggan
Email	Kirim Email Persetujuan
Perbarui	Perbarui Status Pesanan

Sebuah tugas biasanya mewakili satu unit pekerjaan yang tidak dapat atau tidak boleh dipecah lebih lanjut. Subproses mewakili kumpulan aktivitas yang terkait.

3.2 Tugas

Sebuah tugas adalah jenis aktivitas paling sederhana. Ini mewakili satu unit pekerjaan.

Tugas dasar ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut melengkung:

╭────────────────────╮
│ Meninjau Aplikasi │
╰────────────────────╯

Tugas dapat menyertakan penanda yang mengidentifikasi jenis pekerjaan yang sedang dilakukan.

Tugas Pengguna

Tugas pengguna dilakukan oleh manusia menggunakan sistem atau aplikasi.

Contoh:

Setujui laporan pengeluaran
Masukkan informasi pelanggan
Tinjau kontrak
Tetapkan kasus dukungan

Tugas Manual

Tugas manual dilakukan oleh seseorang tanpa bantuan mesin proses bisnis atau aplikasi.

Contoh:

Periksa peralatan
Tandatangani dokumen kertas
Kemas produk fisik
Serahkan dokumen secara langsung

Tugas layanan

Tugas layanan dilakukan secara otomatis oleh sistem, aplikasi, layanan web, atau API.

Contoh:

Ambil skor kredit
Kirim email otomatis
Hitung pajak
Buat catatan basis data
Panggil layanan pembayaran

Tugas skrip

Tugas skrip mengeksekusi skrip atau potongan kode dalam lingkungan proses.

Contoh:

Ubah data
Hitung suatu nilai
Format pesan
Terapkan aturan data sederhana

Tugas aturan bisnis

Tugas aturan bisnis mengevaluasi aturan bisnis, sering kali melalui mesin aturan.

Contoh:

Tentukan batas kredit
Hitung premi asuransi
Putuskan apakah pesanan memenuhi syarat untuk pengiriman gratis
Tentukan tingkat persetujuan

Tugas kirim

Tugas kirim mengirimkan pesan kepada peserta atau sistem lain.

Contoh:

Kirim faktur
Kirim konfirmasi pesanan
Kirim notifikasi ke gudang

Terima tugas

Tugas penerimaan menunggu pesan dari peserta atau sistem lain.

Contoh:

Terima kontrak yang ditandatangani
Terima konfirmasi pembayaran
Terima status pengiriman

3.3 Subproses

Sebuah subproses adalah aktivitas yang berisi proses yang lebih rinci.

Ini dapat ditampilkan dalam dua cara:

Subproses yang diringkas: Persegi panjang melengkung dengan penanda plus
Subproses yang diperluas: Persegi panjang melengkung yang lebih besar yang menampilkan alur internal

Gunakan subproses ketika beberapa tugas terkait dan diagram tingkat tinggi akan menjadi terlalu rinci jika semuanya ditampilkan.

Contoh:

╭──────────────────────────────╮
│ + Selesaikan Onboarding Pelanggan│
╰──────────────────────────────╯

Subproses mungkin berisi:

Kumpulkan Informasi
        ↓
Verifikasi Identitas
        ↓
Buat Akun
        ↓
Kirim Pesan Sambutan

Kapan menggunakan subproses

Gunakan satu ketika:

Sekelompok langkah memiliki tujuan bisnis yang jelas
Kelompok tersebut dapat digunakan kembali secara konseptual
Diagram utama menjadi terlalu padat
Pemangku kepentingan membutuhkan ringkasan dan tampilan rinci
Proses internal memiliki logika awal, akhir, pengecualian, atau keputusan sendiri

Subproses tertanam

Sebuah subprocess tertanam didefinisikan di dalam proses induknya dan merupakan bagian dari alur proses tersebut.

Aktivitas panggilan

Sebuah aktivitas panggilan memanggil proses yang dapat digunakan kembali atau tugas global yang didefinisikan secara terpisah.

Gunakan ini ketika logika proses yang sama dipanggil dari beberapa tempat, seperti:

Verifikasi Identitas Pelanggan

Jika verifikasi pelanggan muncul dalam beberapa proses bisnis, aktivitas panggilan yang dapat digunakan kembali mungkin lebih tepat daripada menduplikasi semua langkah internalnya.

Subproses peristiwa

Sebuah subprocess peristiwa diaktifkan oleh peristiwa awal sementara proses atau subprocess yang memuatnya sedang aktif. Hal ini berguna untuk menangani situasi luar biasa atau paralel, seperti permintaan pembatalan, eskalasi mendesak, atau pembaruan yang masuk. Subproses peristiwa dapat bersifat mengganggu atau tidak mengganggu.

Contoh:

Proses Utama: Penuhi Pesanan

Subproses Peristiwa:
Permintaan Pembatalan → Batalkan Pemenuhan → Refund Pelanggan

3.4 Penanda Aktivitas

Aktivitas dapat menyertakan penanda kecil yang menambahkan informasi tentang bagaimana mereka berperilaku.

Penanda loop

Sebuah penanda loop menunjukkan bahwa sebuah aktivitas diulang hingga kondisi terpenuhi.

Contoh:

Tinjau Dokumen
      ↻

Gunakan ini untuk aktivitas seperti:

Tinjau hingga disetujui
Coba kirimkan hingga berhasil
Hubungi pelanggan hingga berhasil dihubungi

Penanda multi-instances paralel

Ini menunjukkan bahwa beberapa instances dari aktivitas yang sama berjalan secara bersamaan.

Contoh:

Dapatkan Tiga Persetujuan

Aktivitas tersebut dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa peninjau.

Penanda multi-instances sekuensial

Ini menunjukkan bahwa beberapa instances berjalan satu demi satu.

Contoh:

Tinjau Item Satu per Satu

Penanda kompensasi

Ini mengidentifikasi aktivitas yang digunakan untuk mengkompensasi pekerjaan yang telah diselesaikan sebelumnya.

Contoh:

Refund Pelanggan

Penanda ad hoc

Subproses ad hoc direpresentasikan oleh penanda seperti tanda tilde. Ini menunjukkan bahwa aktivitas di dalam subprocess dapat dilakukan dalam urutan yang fleksibel atau terstruktur longgar, bukan mengikuti satu urutan tetap.

4. Pintu Gerbang: Keputusan, Pemisahan, dan Penggabungan

Sebuahpintu gerbang mengontrol bagaimana alur proses menyimpang atau menyatu. Pintu gerbang digambar sebagai berlian.

Sebuah pintu gerbang biasanya bukan tugas. Ia tidak melakukan pekerjaan pengambilan keputusan itu sendiri. Sebaliknya, ia merepresentasikan bagaimana alur proses dikontrol setelah keputusan, kondisi, atau peristiwa dievaluasi.

Sebagai contoh:

Tinjau Aplikasi → Apakah aplikasi sudah lengkap?

Aktivitas peninjauan mengumpulkan atau mengevaluasi informasi. Pintu gerbang kemudian mengarahkan proses sesuai dengan hasilnya.

Pintu gerbang dapat:

Memisahkan satu jalur menjadi beberapa jalur
Menggabungkan beberapa jalur menjadi satu
Menyelaraskan pekerjaan paralel
Menunggu satu atau lebih peristiwa
Mengarahkan pekerjaan berdasarkan kondisi atau aturan

4.1 Pintu Gerbang Eksklusif: XOR

Sebuahpintu gerbang eksklusif memilih tepat satu jalur keluar.

Biasa ditampilkan sebagai berlian yang berisi tanda “X,” meskipun penanda tersebut dapat dihilangkan dalam beberapa diagram.

Contoh:

                    ┌── Disetujui → Buat Akun
Periksa Aplikasi ─◇
                    └── Ditolak → Kirim Penolakan

Hanya satu jalur yang diikuti.

Penggunaan umum:

Jika pembayaran disetujui, lanjutkan; jika tidak, tolak
Jika pelanggan memenuhi syarat, tawarkan diskon
Jika permintaan lengkap, proses; jika tidak, kembalikan

Jalur keluar seharusnya biasanya memiliki kondisi atau label yang jelas:

Disetujui
Ditolak
Lengkap
Tidak lengkap
Jumlah > $10.000
Jumlah ≤ $10.000

Penggabungan eksklusif

Gerbang eksklusif juga dapat menggabungkan jalur alternatif kembali menjadi satu jalur. Gerbang ini tidak menunggu semua jalur karena hanya satu dari jalur alternatif yang seharusnya diambil.

Alur default

Jalur default dapat digunakan ketika tidak ada satu pun kondisi yang ditentukan bernilai benar.

Sebagai contoh:

Disetujui
Ditolak
Default → Tinjauan Manual

Jalur default berguna untuk kasus yang tidak terduga atau tidak terklasifikasi.

4.2 Gerbang Paralel: AND

Sebuahgerbang paralelmemecah proses menjadi beberapa jalur yang berjalan secara bersamaan.

Gerbang ini direpresentasikan oleh berlian yang berisi tanda tambah.

Contoh:

                 ┌── Siapkan Faktur ──┐
Pesanan Disetujui ─◇                       ◇── Kirim Pesanan
                 └── Cadangkan Inventaris ┘

Kedua aktivitas dimulai, dan proses mungkin nanti menunggu keduanya selesai.

Pemisahan paralel

Pemisahan paralel memulai semua jalur keluar.

Gunakan ini ketika semua aktivitas harus terjadi, terlepas dari kondisinya.

Contoh:

Kirim konfirmasi dan perbarui inventaris
Beritahu keuangan dan beritahu operasional
Lakukan pemeriksaan keamanan dan pemeriksaan penipuan

Gabungan paralel

Gabungan paralel menunggu semua jalur masuk selesai sebelum melanjutkan.

Ini kadang-kadang disebut sinkronisasi.

Siapkan Faktur ──┐
                  ◇── Penuhi Pesanan
Cadangkan Inventaris ┘

Jika satu cabang masuk tertunda, gabungan akan menunggunya.

4.3 Gerbang Inklusif: ATAU

Sebuah gerbang inklusif memilih satu atau lebih jalur keluar tergantung pada kondisi mana yang benar.

Ini direpresentasikan oleh berlian yang berisi lingkaran.

Contoh:

Pelanggan memenuhi syarat untuk:
- Diskon standar
- Diskon loyalitas
- Diskon promosi

Lebih dari satu tindakan terkait diskon dapat dipilih jika beberapa kondisi terpenuhi.

Gunakan gerbang inklusif ketika:

Satu atau lebih kondisi mungkin benar
Beberapa jalur dapat berjalan secara bersamaan
Proses harus berlanjut setelah semua jalur yang dipilih selesai

Berbeda dengan gerbang eksklusif, gerbang inklusif tidak selalu memilih hanya satu jalur. Berbeda dengan gerbang paralel, gerbang ini tidak selalu memilih setiap jalur.

4.4 Gerbang Berbasis Acara

Sebuah gerbang berbasis acara mengarahkan proses sesuai dengan acara mana yang terjadi terlebih dahulu.

Ini biasanya diikuti oleh penangkapan acara perantara atau tugas penerimaan.

Contoh:

Kirim Penawaran → Gerbang Berbasis Acara
                         ├── Pesan diterima → Proses Penerimaan
                         └── Waktu habis → Kirim Pengingat

Hanya acara pertama yang terjadi yang menentukan jalur.

Gunakan gerbang berbasis acara ketika proses menunggu perilaku eksternal daripada mengevaluasi kondisi bisnis yang diketahui. Misalnya, proses mungkin menunggu respons pelanggan atau waktu habis.

Gerbang berbasis acara versus gerbang eksklusif

Pertanyaan	Gerbang eksklusif	Gerbang berbasis peristiwa
Apa yang menentukan jalur?	Sebuah kondisi atau aturan bisnis	Peristiwa pertama yang terjadi
Pertanyaan umum	“Apakah permintaan disetujui?”	“Apa yang terjadi terlebih dahulu?”
Elemen yang umum mengikuti	Aktivitas atau alur urutan	Peristiwa penangkap atau tugas penerimaan
Sumber keputusan	Data atau logika	Peristiwa eksternal

4.5 Gerbang Kompleks

Sebuah gerbang kompleksmenangani logika perutean canggih yang tidak dapat diungkapkan dengan jelas menggunakan jenis gerbang standar.

Contoh meliputi:

Lanjutkan ketika setidaknya dua dari tiga persetujuan diterima
Pilih jalur berdasarkan kombinasi kondisi yang kompleks
Sinkronkan jalur yang dipilih sesuai dengan aturan khusus

Gerbang kompleks sebaiknya digunakan secara hemat. Dalam banyak kasus, beberapa gerbang yang lebih sederhana atau tugas aturan bisnis yang diberi nama dengan jelas akan lebih mudah dipahami dan dipelihara.

4.6 Varian Gerbang Berbasis Peristiwa

BPMN juga mendukung variasi gerbang berbasis peristiwa, termasuk:

Gerbang eksklusif berbasis peristiwa
Gerbang paralel berbasis peristiwa
Gerbang berbasis peristiwa yang diinisiasi

Gerbang paralel berbasis peristiwa mungkin menunggu beberapa kondisi peristiwa, sedangkan gerbang eksklusif berbasis peristiwa melanjutkan berdasarkan peristiwa pertama yang terjadi. Varian yang benar tergantung pada apakah proses menunggu satu peristiwa atau kombinasi peristiwa.

5. Bagaimana Objek Alur Bekerja Bersama

Makna dari diagram BPMN berasal dari hubungan antara peristiwa, aktivitas, gerbang, dan aliran urutan.

Pertimbangkan proses pemesanan:

Mulai
  ↓
Terima Pesanan
  ↓
Cek Stok
  ↓
Apakah Item Tersedia?
  ├── Ya → Kemas Pesanan → Kirim Pesanan → Selesai
  └── Tidak → Beri Tahu Pelanggan → Selesai

Contoh ini berisi:

Sebuah peristiwa awal yang memulai proses
Aktivitas untuk menerima, memeriksa, mengemas, mengirim, dan memberi tahu
Sebuah gerbang eksklusif yang memilih satu jalur
Dua peristiwa akhir atau jalur akhir yang mewakili hasil yang berbeda

Versi yang lebih canggih mungkin seperti ini:

Mulai
  ↓
Terima Pesanan
  ↓
Cek Stok
  ↓
Apakah Item Tersedia?
  ├── Tidak → Beri Tahu Pelanggan → Selesai
  └── Ya → Gerbang Paralel
                   ├── Cadangkan Stok
                   ├── Siapkan Faktur
                   └── Periksa Penipuan
                         ↓
                 Gabungan Paralel
                         ↓
                    Kirim Pesanan
                         ↓
                        Selesai

Di sini:

Gerbang eksklusif menentukan apakah pemenuhan dapat dilanjutkan.
Gerbang paralel memulai tiga aktivitas.
Gabungan paralel menunggu ketiga aktivitas tersebut.
Pengiriman dimulai hanya setelah sinkronisasi selesai.

6. Peristiwa, Aktivitas, dan Gerbang: Perbandingan Cepat

Elemen	Pertanyaan Kunci	Contoh
Peristiwa	Apa yang terjadi atau akan terjadi?	Pembayaran diterima
Aktivitas	Apa pekerjaan yang dilakukan?	Verifikasi pembayaran
Gerbang	Rute mana yang harus diambil oleh proses?	Apakah pembayaran valid?

Sebuah aturan yang berguna adalah:

Peristiwa terjadi
Aktivitas dilakukan
Gerbang mengontrol jalur

Jika Anda tidak yakin simbol mana yang harus digunakan, tanyakan:

Apakah ini sesuatu yang terjadi tanpa dianggap sebagai pekerjaan? Gunakan peristiwa.
Apakah seseorang atau sesuatu melakukan tindakan? Gunakan aktivitas.
Apakah proses ini bercabang, bergabung, atau menunggu kondisi pengalihan? Gunakan gerbang.

7. Menghubungkan Objek Alur dengan Benar

Objek alur dihubungkan oleh berbagai jenis garis. Menggunakan konektor yang salah dapat membuat diagram menyesatkan.

7.1 Alur Urutan

Sebuah alur urutan adalah garis solid dengan anak panah. Ini menunjukkan urutan eksekusi objek alur dalam proses yang sama.

Aktivitas A → Aktivitas B

Gunakan alur urutan untuk menghubungkan:

Peristiwa ke aktivitas
Aktivitas ke gerbang
Gerbang ke aktivitas
Aktivitas ke peristiwa akhir

Aliran urutan biasanya tidak boleh melintasi batas antara kolam yang terpisah.

7.2 Aliran Pesan

Sebuah aliran pesan adalah garis putus-putus dengan ujung panah terbuka. Ini merepresentasikan komunikasi antara peserta atau kolam yang terpisah.

Contoh:

Pelanggan mengirim pesanan kepada penjual
Penjual mengirim konfirmasi kepada pelanggan
Bank mengirim hasil pembayaran kepada pedagang

Gunakan aliran pesan untuk komunikasi, bukan untuk menunjukkan urutan proses internal.

7.3 Asosiasi

Sebuah asosiasi adalah garis titik-titik yang digunakan untuk menghubungkan artefak, catatan, atau representasi data ke objek aliran.

Contoh:

Lampirkan dokumen ke tugas
Hubungkan anotasi teks ke aktivitas
Tunjukkan bahwa sebuah tugas menggunakan objek data

Tiga jenis utama objek penghubung adalah aliran urutan, aliran pesan, dan asosiasi.

8. Kolam dan Jalur

Meskipun kolam dan jalur bukan objek aliran, mereka menyediakan konteks penting untuk memahami siapa yang melakukan setiap aktivitas.

Kolam

Sebuah kolam mewakili peserta dalam suatu proses.

Contoh:

Pelanggan
Pemasok
Bank
Perusahaan
Lembaga pemerintah
Sistem eksternal

Sebuah kolam dapat berisi seluruh proses atau dapat ditampilkan sebagai peserta kotak hitam tanpa detail internal.

Lajur

Sebuah lajur membagi kolam berdasarkan tanggung jawab, peran, departemen, sistem, atau lokasi.

Contoh:

Layanan Pelanggan
Keuangan
Gudang
Manajer
Sistem Pembayaran

Lajur membantu menjawab pertanyaan:

Siapa yang bertanggung jawab atas aktivitas ini?

Mereka juga dapat mengungkapkan serah terima, penundaan, pekerjaan yang diduplikasi, dan kepemilikan yang tidak jelas.

9. Objek Data dan Elemen Pendukung Lainnya

Objek data bukan objek aliran, tetapi mereka memberikan konteks yang berguna tentang informasi yang digunakan, dibuat, atau diubah oleh aktivitas.

Contoh:

Formulir permohonan
Faktur
Pesanan pembelian
Rekaman pelanggan
Dokumen persetujuan
Label pengiriman

Sebuah objek data mungkin terhubung ke aktivitas seperti ini:

Formulir Permohonan → Tinjau Permohonan

Objek data mengidentifikasi informasi yang relevan, tetapi mereka tidak selalu mewakili setiap bagian data yang ditangani oleh proses.

Elemen pendukung lainnya meliputi:

Penyimpanan data:Lokasi permanen tempat data disimpan
Catatan teks:Catatan penjelasan
Kelompok:Pengorganisasian visual elemen-elemen terkait
Asosiasi:Tautan antara elemen pendukung dan objek alur

10. Metode Bertahap untuk Memodelkan Proses

Langkah 1: Tetapkan ruang lingkup proses

Tentukan di mana proses dimulai dan berakhir.

Sebagai contoh:

Dari: Pelanggan mengajukan pesanan
Ke: Pesanan dikirim atau ditolak

Hindari memodelkan seluruh organisasi dalam satu diagram.

Langkah 2: Identifikasi para peserta

Daftar orang, departemen, sistem, atau organisasi yang terlibat.

Contoh:

Pelanggan
Tim penjualan
Departemen keuangan
Gudang
Gerbang pembayaran

Hal ini dapat menjadi kolam atau jalur.

Langkah 3: Identifikasi pemicu awal

Tanyakan:

Apa yang menyebabkan proses ini dimulai?

Gunakan peristiwa awal yang sesuai:

Pesan
Pengatur waktu
Pemicu bersyarat
Sinyal
Tidak ada

Langkah 4: Daftar aktivitas utama

Tulis setiap aktivitas menggunakan format kata kerja dan objek:

Terima Pesanan
Validasi Pesanan
Hitung Total
Setujui Pembayaran
Kirim Pesanan

Pada tahap ini, jangan khawatir tentang setiap pengecualian.

Langkah 5: Tambahkan keputusan

Cari pertanyaan seperti:

Apakah pesanan sudah lengkap?
Apakah pembayaran telah disetujui?
Apakah stok tersedia?
Apakah pelanggan memenuhi syarat?
Apakah tenggat waktu telah lewat?

Gunakan gerbang untuk merepresentasikan bagaimana jawaban memengaruhi proses.

Langkah 6: Tambahkan pekerjaan paralel

Identifikasi aktivitas yang dapat terjadi secara bersamaan.

Sebagai contoh:

Perbarui stok
Kirim konfirmasi
Buat faktur

Gunakan gerbang paralel ketika semua cabang harus diselesaikan atau disinkronkan.

Langkah 7: Tambahkan peristiwa perantara dan batas

Tanyakan apa yang mungkin terjadi saat pekerjaan sedang berlangsung:

Apakah aktivitas memiliki tenggat waktu?
Apakah dapat dibatalkan?
Apakah kesalahan dapat terjadi?
Apakah pesan eksternal dapat tiba?
Apakah proses harus ditingkatkan jika memakan waktu terlalu lama?

Langkah 8: Tambahkan peristiwa akhir

Identifikasi semua hasil yang bermakna:

Selesai
Ditolak
Dibatalkan
Gagal
Dinaikkan
Dikompensasi

Langkah 9: Tambahkan data dan anotasi

Sertakan dokumen, sistem, catatan, dan aturan bisnis hanya di tempat yang meningkatkan pemahaman.

Langkah 10: Tinjau diagram

Periksa bahwa:

Setiap jalur proses memiliki awal yang jelas
Setiap jalur pada akhirnya berakhir
Kondisi gerbang dapat dipahami
Aktivitas memiliki pemilik yang jelas
Aliran urutan menunjukkan urutan yang sebenarnya
Aliran pesan hanya digunakan antar peserta
Tidak ada gerbang yang digunakan sebagai tugas
Diagram tidak dibebani dengan detail yang tidak perlu

11. Kesalahan Umum dalam Pemodelan BPMN

Kesalahan 1: Menggunakan gerbang sebagai aktivitas keputusan

Gerbang seharusnya mengarahkan proses, bukan melakukan analisis.

Model lemah:

◇ Periksa Skor Kredit

Model yang lebih baik:

Periksa Skor Kredit → Kredit Disetujui?

Aktivitas melakukan pemeriksaan. Gerbang mengarahkan berdasarkan hasilnya.

Kesalahan 2: Menggunakan aliran urutan antar kolam terpisah

Aliran urutan mewakili urutan proses internal. Komunikasi antar peserta terpisah harus menggunakan aliran pesan.

Konsep yang salah:

Kolam Pelanggan ── aliran urutan solid ── Kolam Penjual

Konsep yang lebih baik:

Klaster Pelanggan ── alur pesan putus-putus ── Klaster Penjual

Kesalahan 3: Membiarkan jalur gerbang tanpa label

Gerbang tanpa label menimbulkan ambiguitas.

Sebagai gantinya:

◇ → Jalur A
  → Jalur B

Gunakan:

◇
├── Disetujui
└── Ditolak

Kesalahan 4: Menggunakan gerbang eksklusif untuk pekerjaan paralel

Jika semua aktivitas harus terjadi, jangan gunakan gerbang eksklusif.

Salah:

◇ ├── Kirim Konfirmasi
   └── Perbarui Inventori

Ini berarti hanya satu jalur yang dipilih.

Gunakan gerbang paralel jika kedua aktivitas harus terjadi:

+ ├── Kirim Konfirmasi
  └── Perbarui Inventori

Kesalahan 5: Menggunakan gerbang paralel untuk pekerjaan bersyarat

Gerbang paralel mengaktifkan setiap jalur keluar. Jika hanya beberapa jalur yang harus berjalan, gunakan gerbang eksklusif atau inklusif.

Kesalahan 6: Memodelkan setiap tindakan kecil

Diagram dapat menjadi tidak terbaca jika setiap klik, entri bidang, dan tindakan sistem internal disertakan.

Buat model pada tingkat yang sesuai untuk audiens Anda:

Eksekutif membutuhkan tahap utama
Pemilik proses membutuhkan tanggung jawab dan keputusan
Pengembang mungkin membutuhkan detail tingkat implementasi
Auditor mungkin membutuhkan kontrol dan bukti

Kesalahan 7: Membuat jalur buntu

Setiap jalur alur urutan pada akhirnya harus mencapai peristiwa akhir yang sesuai atau batas subproses yang terdefinisi dengan jelas.

Kesalahan 8: Mencampur logika bisnis dan implementasi teknis secara tidak perlu

Diagram proses bisnis harus menjelaskan proses terlebih dahulu. Detail teknis hanya harus disertakan jika membantu audiens yang dituju.

12. Konvensi Penamaan Praktis

Penamaan yang konsisten membuat diagram lebih mudah dibaca.

Peristiwa

Beri nama peristiwa berdasarkan hasil, kejadian, atau kondisi:

Pesanan Diterima
Pembayaran Dikonfirmasi
Batas Waktu Terlewati
Pelanggan Membatalkan
Terjadi Kesalahan

Aktivitas

Gunakan:

Kata kerja + objek

Contoh:

Tinjau Kontrak
Setujui Permintaan
Perbarui Akun
Kirim Notifikasi

Gerbang

Gerbang sering kali paling jelas ketika dikaitkan dengan pertanyaan:

Apakah aplikasi sudah lengkap?
Apakah pembayaran disetujui?
Apakah stok tersedia?
Apakah batas waktu telah terlewati?

Jalur keluar harus berisi jawaban:

Ya / Tidak
Disetujui / Ditolak
Tersedia / Tidak Tersedia

Peristiwa akhir

Beri nama peristiwa akhir sesuai dengan hasilnya:

Pesanan Selesai
Permintaan Ditolak
Pembayaran Gagal
Kasus Dibatalkan

13. Memilih Gerbang yang Tepat

Gunakan panduan keputusan ini:

Kebutuhan pemodelan	Gerbang yang digunakan
Pilih tepat satu jalur berdasarkan kondisi	Gerbang eksklusif
Mulai setiap jalur keluar	Gerbang paralel
Pilih satu atau lebih jalur berdasarkan kondisi	Gerbang inklusif
Ikuti jalur untuk peristiwa pertama yang terjadi	Gerbang berbasis peristiwa
Terapkan aturan rute yang sangat khusus	Gerbang kompleks

Tes mental cepat:

Satu jalur?Eksklusif
Semua jalur?Paralel
Beberapa jalur?Inklusif
Peristiwa pertama?Berbasis peristiwa
Logika kustom yang tidak biasa?Kompleks

14. Contoh Lengkap: Proses Pengembalian Dana Pelanggan

Pertimbangkan proses pengembalian dana pelanggan.

Diagram alur BPMN yang mengilustrasikan proses pengembalian dana pelanggan, menampilkan peristiwa awal, aktivitas, gerbang eksklusif dan paralel, serta peristiwa akhir.

Mulai: Permintaan Pengembalian Dana Diterima
                ↓
        Tinjau Permintaan Pengembalian Dana
                ↓
        Apakah Permintaan Layak?
          ├── Tidak
          │    ↓
          │  Kirim Pemberitahuan Penolakan
          │    ↓
          │  Selesai: Pengembalian Dana Ditolak
          │
          └── Ya
               ↓
          Setujui Pengembalian Dana
               ↓
        Gerbang Paralel
          ├── Terbitkan Pengembalian Dana
          └── Perbarui Akun Pelanggan
               ↓
        Gabungan Paralel
               ↓
        Kirim Konfirmasi Pengembalian Dana
               ↓
        Selesai: Pengembalian Dana Selesai

Model ini mendemonstrasikan:

Peristiwa awal pesan
Aktivitas pengguna atau manual
Gerbang eksklusif
Jalur penolakan
Percabangan paralel
Penggabungan paralel
Aktivitas konfirmasi
Hasil akhir yang berbeda

Jika layanan pengembalian dana dapat gagal, tambahkan peristiwa batas kesalahan ke Terbitkan Pengembalian Dana:

Terbitkan Pengembalian Dana
      │
      └── Kesalahan → Buat Kasus Tinjauan Manual

Jika pengembalian dana harus diselesaikan dalam lima hari kerja, tambahkan peristiwa batas waktu:

Terbitkan Pengembalian Dana
      │
      └── Waktu habis 5 hari → Tingkatkan Pengembalian Dana

15. Lembar Ringkasan Simbol BPMN yang Ringkas

Kategori simbol	Arti	Penggunaan umum
Lingkaran tipis	Peristiwa awal	Memulai proses
Lingkaran ganda	Peristiwa perantara	Menunggu, mengirim, menerima, atau bereaksi
Lingkaran tebal	Peristiwa akhir	Menyelesaikan jalur proses
Persegi panjang membulat	Tugas atau aktivitas	Melakukan pekerjaan
Persegi panjang membulat dengan tanda tambah	Subproses yang diringkas	Kelompokkan pekerjaan terperinci
Berlian dengan tanda X	Gerbang eksklusif	Pilih satu jalur
Berlian dengan tanda tambah	Gerbang paralel	Jalankan semua jalur
Berlian dengan lingkaran	Gerbang inklusif	Jalankan satu atau lebih jalur
Berlian dengan penanda peristiwa	Gerbang berbasis peristiwa	Ikuti peristiwa pertama
Panah solid	Alur urutan	Tampilkan urutan internal
Panah putus-putus	Alur pesan	Tampilkan komunikasi
Penghubung titik-titik	Asosiasi	Hubungkan catatan atau data
Kolam	Peserta	Mewakili organisasi atau proses
Jalur	Peran atau tanggung jawab	Tetapkan kepemilikan
Bentuk dokumen/data	Objek data	Tampilkan informasi yang digunakan atau dihasilkan

16. Prinsip Pemodelan Akhir

Diagram BPMN yang paling efektif mengikuti beberapa prinsip dasar:

Gunakan peristiwa untuk hal-hal yang terjadi.
Gunakan aktivitas untuk pekerjaan yang dilakukan oleh orang atau sistem.
Gunakan gerbang untuk mengontrol atau menyinkronkan jalur.
Gunakan aliran urutan untuk urutan proses internal.
Gunakan aliran pesan untuk komunikasi antar peserta.
Berikan label yang jelas pada keputusan dan kondisi keluaran.
Gunakan subproses untuk mengendalikan kompleksitas.
Tampilkan tanggung jawab dengan kolam dan jalur.
Gunakan peristiwa batas untuk waktu habis, kesalahan, dan gangguan.
Buat model pada tingkat yang sesuai untuk audiens.
Berikan setiap jalur yang bermakna hasil yang jelas.
Pilih diagram yang sederhana dan mudah dipahami daripada yang terlalu rumit.

Setelah ketiga ide inti ini menjadi akrab—peristiwa terjadi, aktivitas dilakukan, dan gerbang mengontrol aliran—sebagian besar diagram BPMN menjadi jauh lebih mudah dibaca dan dibuat.

This post is also available in Deutsch, English, Español and English.