BPMN बनाम फ्लोचार्ट: शुरुआती लोगों के लिए BPMN कब और क्यों उपयोग करें

फ्लोचार्ट और BPMN डायग्राम दोनों दिखाते हैं कि कार्य एक चरण से दूसरे चरण में कैसे आगे बढ़ता है। अंतर मुख्य रूप से उद्देश्य और सटीकता:

• एक फ्लोचार्टतर्क, चरणों और निर्णयों को दिखाने के लिए एक सामान्य उद्देश्य वाला डायग्राम है।

• BPMNया बिजनेस प्रोसेस मॉडल और नोटेशन, एक मानकीकृत भाषा है जिसे विशेष रूप से बिजनेस प्रक्रियाओं, जिम्मेदारियों, घटनाओं, संदेशों, डेटा और ऑटोमेशन को मॉडल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

एक फ्लोचार्ट अक्सर एक सरल प्रक्रिया को समझाने का सबसे तेज़ तरीका होता है। जब एक प्रक्रिया में कई लोग, विभाग, संगठन, अपवाद, समयसीमा या सॉफ़्टवेयर सिस्टम शामिल होते हैं, तो BPMN अधिक उपयोगी बन जाता है।

BPMN को ऑब्जेक्ट मैनेजमेंट ग्रुप द्वारा एक औपचारिक स्पेसिफिकेशन के रूप में बनाए रखा गया है। इसकी नोटेशन को बिजनेस हितधारकों के लिए समझने योग्य बनाया गया है, जबकि तकनीकी कार्यान्वयन को समर्थन देने के लिए पर्याप्त रूप से सटीक भी है। वर्तमान में उपयोग की जाने वाली सामान्य औपचारिक स्पेसिफिकेशन BPMN 2.0.2 है।

1. फ्लोचार्ट क्या है?

एक फ्लोचार्ट चरणों की एक श्रृंखला का दृश्य प्रतिनिधित्व है। यह एक कार्य या निर्णय कैसे आगे बढ़ता है, यह दिखाने के लिए तीरों से जुड़े सरल आकारों का उपयोग करता है।

एक सामान्य फ्लोचार्ट में शामिल होता है:

• अंडाकार:शुरुआत या अंत

• आयत:प्रक्रिया या गतिविधि

• वज्र:निर्णय

• तीर:प्रवाह की दिशा

• समांतर चतुर्भुज:इनपुट या आउटपुट

• दस्तावेज़ आकार:दस्तावेज़ या रिपोर्ट

उदाहरण के लिए, एक मूलभूत खर्च-पूर्ति फ्लोचार्ट इस प्रकार दिख सकता है:

शुरुआत
  ↓
कर्मचारी खर्च रिपोर्ट जमा करता है
  ↓
प्रबंधक रिपोर्ट की समीक्षा करता है
  ↓
क्या यह अनुमोदित है?
 ├── नहीं → रिपोर्ट कर्मचारी को वापस करें
 └── हाँ → वित्त विभाग भुगतान जारी करता है
  ↓
अंत

फ्लोचार्ट बनाने और समझने में आसान हैं क्योंकि वे परिचित प्रतीकों की एक छोटी संख्या का उपयोग करते हैं। वे निम्नलिखित के लिए उपयोगी हैं:

• एक सरल प्रक्रिया को समझाना

• एल्गोरिदम का दस्तावेज़ीकरण

• समस्या निवारण के चरणों का वर्णन

• व्यक्तिगत या विभागीय कार्यप्रवाह का मानचित्रण

• कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना

• एक मूलभूत निर्णय अनुक्रम को दर्शाना

मुख्य सीमा यह है कि पारंपरिक फ्लोचार्ट हमेशा स्पष्ट रूप से दर्शाते नहीं हैं कि कौन प्रत्येक कार्य करता है, कि विभिन्न संगठन कैसे संचार करते हैं, या कि सामान्य प्रक्रिया में जब घटनाएं बाधा डालती हैं तो क्या होता है.

2. BPMN क्या है?

BPMN का अर्थ है व्यावसायिक प्रक्रिया मॉडल और नोटेशन. यह व्यावसायिक प्रक्रियाओं को एक सुसंगत तरीके से वर्णित करने के लिए एक मानकीकृत नोटेशन है।

BPMN आरेख निम्नलिखित को दर्शा सकते हैं:

• गतिविधियां और कार्य

• प्रारंभ, मध्यवर्ती और अंत घटनाएं

• निर्णय और शाखा तर्क

• समानांतर कार्य

• भागीदार और जिम्मेदारियां

• विभागों या संगठनों के बीच संचार

• संदेश

• डेटा इनपुट और आउटपुट

• टाइमर, त्रुटियां, रद्दकियां और बढ़ाव

• पुनः उपयोग योग्य उप-प्रक्रियाएं

• मानवीय और स्वचालित गतिविधियां

BPMN फ्लोचार्ट अवधारणाओं पर आधारित है, लेकिन यह व्यावसायिक संचालन के लिए एक बहुत अधिक समृद्ध शब्दावली जोड़ता है। इसके मुख्य श्रेणियों में प्रवाह वस्तुएं, कनेक्टिंग वस्तुएं, स्विमलेन और आर्टिफैक्ट शामिल हैं।

एक सरलीकृत BPMN प्रक्रिया को इस प्रकार वर्णित किया जा सकता है:

ग्राहक ऑर्डर जमा करता है
        ↓
बिक्री प्रणाली ऑर्डर दर्ज करती है
        ↓
गोदाम में स्टॉक की जाँच की जाती है
        ↓
क्या वस्तु उपलब्ध है?
 ├── नहीं → ग्राहक को सूचित करें
 └── हाँ → ऑर्डर चुनें और पैक करें
                 ↓
           शिपिंग प्रदाता ऑर्डर वितरित करता है

वास्तविक BPMN आरेख में, प्रत्येक भागीदार एक अलग पूल या लैन में दिखाई दे सकता है, और उनके बीच संचार को संदेश प्रवाह के साथ दर्शाया जा सकता है।

3. BPM बनाम फ्लोचार्ट: एक नज़र में

विशेषता	फ्लोचार्ट	BPMN
मुख्य उद्देश्य	सामान्य तर्क या क्रम दर्शाएं	व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मॉडल बनाएं
मानकीकरण	अक्सर अनौपचारिक या टूल-विशिष्ट	औपचारिक अंतरराष्ट्रीय मॉडलिंग संकेतन
सीखने की वक्र	कम	मध्यम
प्रतीकों की संख्या	छोटा समूह	बड़ा, विशेषज्ञ शब्दावली
भूमिकाएं और जिम्मेदारियां	आमतौर पर सीमित	पूल और लैन के साथ स्पष्ट रूप से दर्शाया गया
संस्थाओं के बीच संचार	सटीक रूप से दिखाना कठिन है	संदेश प्रवाह के साथ दर्शाया गया
अपवाद और विघ्न	आमतौर पर सरलीकृत	घटनाएं टाइमर, त्रुटियां, संदेश और बढ़ोतरी का प्रतिनिधित्व कर सकती हैं
समानांतर गतिविधियां	संभव है लेकिन अक्सर अस्पष्ट	समानांतर गेटवे के साथ समर्थित
ऑटोमेशन सहायता	सीमित	कार्यान्वयन का समर्थन करने के लिए पर्याप्त रूप से विस्तृत हो सकता है
सर्वोत्तम उपयोग	सरल प्रक्रियाएं और तर्क	जटिल, सहयोगात्मक, पुनरावृत्त योग्य प्रक्रियाएं
सामान्य दर्शक	सामान्य उपयोगकर्ता, छात्र, टीमें	विश्लेषक, प्रक्रिया मालिक, डेवलपर, प्रबंधक
विस्तार का स्तर	कम से मध्यम	मध्यम से अत्यधिक उच्च

4. मुख्य अंतर: सामान्य तर्क बनाम व्यावसायिक प्रक्रिया अर्थशास्त्र

सबसे महत्वपूर्ण भेद यह है कि एक फ्लोचार्ट मुख्य रूप से इसका उत्तर देता है:

“अगला क्या होगा?”

BPMN कई अतिरिक्त प्रश्नों के उत्तर दे सकता है:

• प्रत्येक गतिविधि कौन करता है?

• कौन सा विभाग या संगठन शामिल है?

• क्या अंतःक्रिया आंतरिक है या बाहरी?

• क्या अगला चरण एक संदेश, टाइमर, त्रुटि या स्थिति के कारण है?

• क्या गतिविधियां समानांतर में हो सकती हैं?

• किस डेटे की आवश्यकता है?

• यदि प्रक्रिया विफल हो जाती है तो क्या होता है?

• कौन से कार्य लोग, प्रणालियां या नियमों द्वारा किए जाते हैं?

• क्या इस प्रक्रिया को ऑटोमेट या निगरानी किया जा सकता है?

उदाहरण के लिए, एक फ्लोचार्ट कह सकता है:

आवेदन की समीक्षा करें → आवेदन को स्वीकार करें → पुष्टि भेजें

एक BPMN मॉडल अंतर कर सकता है:

• ग्राहक आवेदन जमा करता है।

• ग्राहक सेवा टीम इसकी सत्यापन करती है।

• एक स्वचालित प्रणाली क्रेडिट जानकारी की जाँच करती है।

• एक प्रबंधक एक निश्चित राशि से अधिक आवेदनों को मंजूर करता है।

• एक टाइमर तीन कार्य दिवसों के बाद एक याद दिलावने संदेश सक्रिय करता है।

• ग्राहक को एक संदेश भेजा जाता है।

• एक त्रुटि पथ अनुपलब्ध दस्तावेज़ों को संभालता है।

फ्लोचार्ट रूपरेखा को संचारित करता है। BPMN संचालन संरचना को संचारित करता है।

5. शुरुआती लोगों को आवश्यक मुख्य BPMN तत्व

BPMN में कई प्रतीक होते हैं, लेकिन शुरुआती लोगों को पहले केवल एक छोटा कोर सेट की आवश्यकता होती है।

घटनाएँ

घटनाएँ किसी ऐसे चीज़ का प्रतिनिधित्व करती हैं जो होता है, न कि किसी ऐसे चीज़ का जो कोई करता है।

इन्हें वृत्त के रूप में बनाया जाता है।

सामान्य प्रकार शामिल हैं:

• प्रारंभ घटना:एक प्रक्रिया की शुरुआत करता है

• मध्यवर्ती घटना:एक प्रक्रिया के दौरान होता है

• अंतिम घटना:एक प्रक्रिया को पूरा करता है

• संदेश घटना:एक संदेश प्राप्त या भेजा जाता है

• टाइमर घटना:एक अंतिम तिथि या निर्धारित समय शामिल होता है

• त्रुटि घटना:एक त्रुटि होती है

• वृद्धि घटना:एक मामला उच्च-स्तरीय ध्यान की आवश्यकता रखता है

उदाहरण:

• एक ग्राहक ऑर्डर देता है।

• एक भुगतान की अंतिम तिथि समाप्त हो जाती है।

• एक ईमेल प्राप्त होता है।

• एक सिस्टम त्रुटि होती है।

गतिविधियाँ

गतिविधियाँ किए जा रहे कार्य को दर्शाती हैं। इन्हें वृत्ताकार आयत के रूप में बनाया जाता है।

ये हो सकते हैं:

• कार्य: कार्य की व्यक्तिगत इकाइयाँ

• उप-प्रक्रियाएँ:संबंधित गतिविधियों के समूह

• उपयोगकर्ता कार्य:एक व्यक्ति द्वारा सिस्टम के माध्यम से पूरा किया गया कार्य

• सेवा कार्य:सॉफ़्टवेयर द्वारा स्वचालित रूप से किया गया कार्य

• मैनुअल कार्य:सिस्टम की सहायता के बिना किया गया कार्य

• व्यापारिक नियम कार्य:व्यापारिक नियम या निर्णय सेवा द्वारा निर्धारित कार्य

एक शुरुआती के लिए, सबसे महत्वपूर्ण विचार सरल है:

घटनाएँ होती हैं; गतिविधियाँ की जाती हैं।

गेटवे

गेटवे प्रक्रिया के कैसे विभाजित या जुड़ते हैं, यह नियंत्रित करते हैं। इन्हें हीरे के आकार में बनाया जाता है।

सामान्य गेटवे प्रकार शामिल हैं:

• अपवर्जक गेटवे: केवल एक पथ चुना जाता है

• समानांतर गेटवे:एक ही समय में कई पथ होते हैं

• समावेशी गेटवे:एक या अधिक पथ चुने जा सकते हैं

• घटना-आधारित गेटवे:अगला पथ इस बात पर निर्भर करता है कि कौन सी घटना पहले होती है

एक अपवर्जक निर्णय का उदाहरण:

भुगतान प्राप्त हुआ?
 ├── हाँ → ऑर्डर शिप करें
 └── नहीं → भुगतान याद दिलाव भेजें

समानांतर कार्य का उदाहरण:

ऑर्डर स्वीकृत
      ↓
 ┌───────────────┬────────────────┐
 │               │                │
ऑर्डर पैक करें   बिल तैयार करें   ग्राहक को सूचित करें
 │               │                │
 └───────────────┴────────────────┘
      ↓
ऑर्डर डिस्पैच के लिए तैयार

क्रम प्रवाह

एक ठोस तीर दिखाता है कि एक ही प्रक्रिया के भीतर गतिविधियाँ, घटनाएँ और गेटवे किस क्रम में होते हैं।

कार्य A → कार्य B → कार्य C

संदेश प्रवाह

एक डैश वाली तीर अलग-अलग भागीदारों या पूल के बीच संचार का प्रतिनिधित्व करता है।

उदाहरण के लिए:

ग्राहक ──संदेश──> कंपनी
कंपनी ──पुष्टि──> ग्राहक

संदेश प्रवाह, क्रम प्रवाह से अलग होता है:

• क्रम प्रवाह:एक प्रक्रिया के भीतर कार्य के क्रम को दर्शाता है

• संदेश प्रवाह:भागीदारों के बीच संचार को दर्शाता है

पूल और लेंस

स्विमलेंस कार्य को भागीदार या जिम्मेदारी के आधार पर व्यवस्थित करते हैं।

• एक पूलआमतौर पर एक भागीदार, संगठन, व्यावसायिक इकाई या स्वतंत्र प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करता है।

• एक लेंसएक पूल को भूमिकाओं, टीमों, विभागों या प्रणालियों में विभाजित करता है।

उदाहरण:

ग्राहक लेंस:     ऑर्डर जमा करें ─────────────── पुष्टि प्राप्त करें
                         │                              ↑
बिक्री लेंस:                  ऑर्डर की समीक्षा करें ─────── पुष्टि भेजें

पूल और लेंस प्रक्रिया के सबसे महत्वपूर्ण प्रश्नों में से एक का उत्तर देते हैं:

इस चरण के लिए कौन जिम्मेदार है?

डेटा वस्तुएँ और टिप्पणियाँ

डेटा वस्तुएँ एक गतिविधि द्वारा उपयोग की गई या उत्पन्न की गई जानकारी को दर्शाती हैं।

उदाहरण:

• आवेदन पत्र

• बिल

• संविदा

• ग्राहक रिकॉर्ड

• शिपिंग लेबल

टिप्पणियाँ प्रक्रिया तर्क को बदले बिना व्याख्यात्मक पाठ जोड़ती हैं।

6. जब फ्लोचार्ट बेहतर विकल्प है

जब प्रक्रिया सरल, रैखिक है या मुख्य रूप से निर्णयों से संबंधित है, तो फ्लोचार्ट का उपयोग करें।

एक फ्लोचार्ट आमतौर पर पर्याप्त होता है जब:

• एक मुख्य भागीदार हो

• प्रक्रिया में केवल कुछ चरण हों

• जिम्मेदारियों पर जोर देने की आवश्यकता न हो

• बाहरी पक्षों के साथ कोई जटिल अंतःक्रिया न हो

• डायग्राम एक त्वरित व्याख्या के लिए है

• प्रक्रिया को अनौपचारिक रूप से जांचा जा रहा है

• आप किसी एल्गोरिदम या समस्या निवारण रूटीन को दस्तावेज़ीकृत कर रहे हैं

• आपकी श्रोता समूह BPMN से अनजान है

उदाहरण के लिए, “पासवर्ड कैसे रीसेट करें” को एक सरल फ्लोचार्ट द्वारा बेहतर रूप से दर्शाया जा सकता है:

शुरू
  ↓
उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें
  ↓
खाता मिला?
 ├── नहीं → त्रुटि दिखाएं
 └── हाँ → रीसेट ईमेल भेजें
                ↓
          उपयोगकर्ता पासवर्ड बनाता है
                ↓
               अंत

यदि उद्देश्य सर्विस ऑपरेशन का पूर्ण मॉडल बनाना है, जिसमें पहचान सत्यापन, सूचनाएं, सिस्टम कार्य, एस्केलेशन और ऑडिट रिकॉर्ड शामिल हैं, तभी इस प्रक्रिया के लिए BPMN का उपयोग करना अनावश्यक जटिलता नहीं जोड़ेगा।

7. जब BPMN बेहतर विकल्प है

BPMN का उपयोग तब करें जब आपको केवल एक अनुक्रम का वर्णन करने के बजाय एक वास्तविक व्यावसायिक प्रक्रिया का मॉडल बनाने की आवश्यकता हो।

BPMN तब विशेष रूप से उपयोगी होता है जब एक प्रक्रिया में हो:

• एकाधिक विभाग

• कई भूमिकाएं या भागीदार

• ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, नियामक या साझेदार

• टीमों के बीच हस्तांतरण

• समानांतर गतिविधियां

• बाहरी संदेश

• टाइमर या अंतिम तिथियां

• त्रुटियाँ या अपवाद हैंडलिंग

• अनुमोदन स्तर

• स्वचालित सिस्टम कार्य

• पालन आवश्यकताएँ

• प्रक्रिया सुधार के लिए बार-बार किए गए प्रयास

• कार्यप्रवाह स्वचालन का एक भविष्य का लक्ष्य

सामान्य BPMN उपयोग के मामले शामिल हैं:

• खरीद आदेश अनुमोदन

• ऋण आवेदन प्रसंस्करण

• बीमा दावे

• कर्मचारी भर्ती और परिचय

• ग्राहक सहायता का स्तर बढ़ाना

• बिल प्रसंस्करण

• उत्पाद वापसी

• स्वास्थ्य सेवा संदर्भ

• संविदा समीक्षा

• शिप पूर्ति

• नियामिक रिपोर्टिंग

• सॉफ़्टवेयर डिप्लॉयमेंट कार्यप्रवाह

एक उपयोगी नियम है:

यदि प्रक्रिया एक सीमा को पार करती है—लोगों, टीमों, सिस्टम या संगठनों के बीच—तो BPMN को आमतौर पर विचार करने के लायक होता है।

8. BPMN क्यों उपयोग करें?

एक साझा भाषा

विभिन्न समूह अक्सर एक ही प्रक्रिया को अलग-अलग तरीके से वर्णन करते हैं। एक व्यवसाय प्रबंधक अनुमोदन के बारे में बात कर सकता है, एक डेवलपर सेवाओं के बारे में, और एक कर्मचारी दैनिक कार्यों के बारे में।

BPMN एक सामान्य दृश्य भाषा प्रदान करता है जो इन समूहों को एक ही प्रक्रिया पर चर्चा करने में मदद कर सकता है। इसका डिज़ाइन लक्ष्य यह है कि यह व्यवसाय हितधारकों द्वारा उपयोग में आसानी से उपलब्ध हो, साथ ही सॉफ़्टवेयर प्रक्रिया घटकों में अनुवाद के लिए पर्याप्त रूप से सटीक भी हो।

स्पष्ट जिम्मेदारी

लेन जिम्मेदारी को स्पष्ट बनाते हैं।

दिखाने के बजाय:

आवेदन की समीक्षा → आवेदन का अनुमोदन → खाता बनाएं

BPMN यह दिखा सकता है:

• ग्राहक आवेदन जमा करता है

• ग्राहक सेवा जानकारी की सत्यापन करता है

• ऋण टीम मूल्यांकन करती है

• प्रबंधक अपवाद को स्वीकृत करता है

• आईटी सिस्टम खाता बनाता है

इससे दोहराया गया कार्य, अस्पष्ट स्वामित्व और अनावश्यक हस्तांतरण प्रकट हो सकते हैं।

बेहतर अपवाद विश्लेषण

अनेक वास्तविक प्रक्रियाएं ‘हैप्पी पाथ’ का पालन नहीं करती हैं। BPMN मॉडलिंग को आसान बनाता है:

• अनुपलब्ध जानकारी

• अस्वीकृत आवेदन

• समाप्त समयसीमाएं

• विफल भुगतान

• सिस्टम त्रुटियां

• रद्दियां

• ग्राहक शिकायतें/उच्च स्तरीकरण

• मुआवजा या सुधार कार्रवाई

फ्लोचार्ट अपवाद दिखा सकता है, लेकिन BPMN उन्हें अधिक स्पष्ट रूप से दर्शाने के लिए विशेष घटना प्रकार और रूढ़िवादिताएं प्रदान करता है।

स्वचालन के लिए समर्थन

BPMN मॉडल में कार्यप्रवाह कार्यान्वयन को निर्देशित करने के लिए पर्याप्त विवरण हो सकता है। हर BPMN आरेख कार्यान्वयन योग्य नहीं होता है, लेकिन जब मॉडल का उपयोग बाद में किसी स्वचालित प्रक्रिया को कॉन्फ़िगर करने या डिजाइन करने के लिए किया जा सकता है, तो BPMN एक साधारण फ्लोचार्ट की तुलना में अधिक उपयुक्त होता है।

उदाहरण के लिए, एक प्रक्रिया डिजाइनर निम्नलिखित के बीच अंतर कर सकता है:

• एक कर्मचारी द्वारा किया गया कार्य

• एक स्वचालित सेवा द्वारा किया गया कार्य

• एक व्यापार नियम द्वारा मूल्यांकित निर्णय

• दूसरे सिस्टम से प्राप्त संदेश

• एक टाइमर जो एक कार्रवाई को सक्रिय करता है

बेहतर प्रक्रिया सुधार

एक BPMN आरेख निम्नलिखित की पहचान करने में सहायता कर सकता है:

• गतिरोध

• लंबी स्वीकृति श्रृंखलाएं

• दोहराई गई डेटा प्रविष्टि

• अनावश्यक समीक्षाएँ

• स्वचालन के लिए उपयुक्त मैनुअल कार्य

• गुम हुए अपवाद पथ

• अत्यधिक हस्तांतरण

• स्पष्ट स्वामित्व नहीं

• बाहरी पक्षों द्वारा होने वाले विलंब

यह BPMN को केवल प्रक्रियाओं को दस्तावेज़ीकृत करने के लिए ही नहीं, बल्कि उन्हें विश्लेषित और पुनर्निर्मित करने के लिए भी मूल्यवान बनाता है।

9. BPMN के नुकसान

BPMN शक्तिशाली है, लेकिन यह हमेशा सही विकल्प नहीं होता।

इसमें सीखने की वक्र अधिक तीव्र है

फ्लोचार्ट अक्सर तुरंत समझ में आ जाते हैं। BPMN में उपयोगकर्ताओं को निम्नलिखित भेदों को सीखना पड़ता है:

• क्रम प्रवाह बनाम संदेश प्रवाह

• घटनाएँ बनाम गतिविधियाँ

• पूल बनाम लैन

• एकल बनाम समानांतर गेटवे

• बाधित करने वाली घटनाएँ बनाम अबाधित घटनाएँ

• पकड़ने वाली घटनाएँ बनाम फेंकने वाली घटनाएँ

आरेख अस्त-व्यस्त हो सकते हैं

एक बड़ा BPMN आरेख में डोजन भर प्रतीक और पार करते हुए रेखाएँ हो सकती हैं। खराब डिज़ाइन किए गए मॉडल एक साधारण फ्लोचार्ट की तुलना में समझने में अधिक कठिन हो सकते हैं।

सटीकता गलत आत्मविश्वास पैदा कर सकती है

BPMN प्रतीकों का उपयोग करने से स्वचालित रूप से प्रक्रिया मॉडल सटीक नहीं हो जाता। मॉडल अभी भी प्रक्रिया मालिकों और विषय विशेषज्ञों से सही जानकारी पर निर्भर करता है।

हर दर्शक को पूर्ण विवरण की आवश्यकता नहीं होती

वरिष्ठ प्रबंधक उच्च-स्तरीय प्रक्रिया का सारांश चाह सकते हैं, जबकि वर्कफ़्लो डेवलपर को विस्तृत कार्य और अपवाद जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। एक आरेख दुर्लभ रूप से दोनों उद्देश्यों के लिए पूर्ण रूप से काम करता है।

इसका अत्यधिक उपयोग हो सकता है

पाँच-चरण वाली आंतरिक प्रक्रिया में संदेश घटनाओं, कई पूल और एम्बेडेड उप-प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं होती। नोटेशन समस्या के अनुरूप होनी चाहिए।

10. एक व्यावहारिक निर्णय गाइड

फ्लोचार्ट और BPMN के बीच चयन करने के लिए इन प्रश्नों का उपयोग करें:

1. कितने भागीदार शामिल हैं?

   • एक व्यक्ति या टीम: फ्लोचार्ट पर्याप्त हो सकता है।

   • कई टीमें या संगठन: BPMN अधिक उपयुक्त है।

2. क्या जिम्मेदारियाँ महत्वपूर्ण हैं?

   • यदि नहीं, तो फ्लोचार्ट का उपयोग करें।

   • यदि हाँ, तो BPMN में लेन या पूल का उपयोग करें।

3. क्या बाहरी संचार हैं?

   • यदि नहीं, तो दोनों नोटेशन काम कर सकती हैं।

   • यदि हाँ, तो BPMN संदेशों को आंतरिक प्रक्रिया प्रवाह से अलग कर सकता है।

4. क्या टाइमर, त्रुटियाँ या एस्केलेशन हैं?

   • यदि नहीं, तो एक फ्लोचार्ट पर्याप्त हो सकता है।

   • यदि हाँ, तो BPMN अधिक स्पष्ट मॉडलिंग उपकरण प्रदान करता है।

5. क्या प्रक्रिया स्वचालित की जाएगी?

   • यदि नहीं, तो एक सरल प्रक्रिया के लिए फ्लोचार्ट पर्याप्त हो सकता है।

   • यदि हाँ, तो BPMN आमतौर पर बेहतर आधार है।

6. क्या प्रक्रिया को एक औपचारिक मानक के रूप में पुनः उपयोग करने की आवश्यकता है?

   • यदि नहीं, तो उस नोटेशन का उपयोग करें जो आपके दर्शकों को सबसे सरल लगता है।

   • यदि हाँ, तो BPMN आरेखों और उपकरणों के बीच अधिक सुसंगतता प्रदान करता है।

7. आपके दर्शकों का कौशल स्तर क्या है?

   • सामान्य दर्शक: एक सरल फ्लोचार्ट या उच्च-स्तरीय BPMN से शुरू करें।

   • विश्लेषक और तकनीकी टीमें: उचित विवरण के साथ BPMN का उपयोग करें।

11. शुरुआती-अनुकूल BPMN मॉडलिंग विधि

चरण 1: प्रक्रिया की सीमाओं को परिभाषित करें

निर्धारित करें कि प्रक्रिया कहाँ शुरू होती है और कहाँ समाप्त होती है।

उदाहरण के लिए:

• शुरुआत: ग्राहक सहायता अनुरोध जमा करता है

• अंत: ग्राहक समाधान प्राप्त करता है

एक साथ पूरी संस्था को मॉडल करने का प्रयास न करें।

चरण 2: भागीदारों की पहचान करें

संबंधित लोगों, टीमों, संगठनों और प्रणालियों की सूची बनाएं।

उदाहरण:

• ग्राहक

• सहायता एजेंट

• तकनीकी सहायता टीम

• बिलिंग प्रणाली

• सेवा प्रबंधक

ये पूल या लेन बन सकते हैं।

चरण 3: पहले खुशहाल पथ लिखें

बिना किसी अपवाद के सामान्य प्रक्रिया का दस्तावेज़ तैयार करें।

अर्ज़ी प्राप्त करें
  ↓
अर्ज़ी वर्गीकृत करें
  ↓
समस्या की जांच करें
  ↓
समस्या हल करें
  ↓
ग्राहक को सूचित करें
  ↓
अर्ज़ी बंद करें

इससे जटिलता जोड़ने से पहले आपको एक स्पष्ट आधार मिलता है।

चरण 4: प्रारंभ और समापन घटनाएं जोड़ें

प्रत्येक पूर्ण BPMN प्रक्रिया में एक स्पष्ट प्रारंभ और समापन होना चाहिए।

उदाहरण:

• प्रारंभ: संदेश प्राप्त हुआ

• प्रारंभ: टाइमर पूरा हुआ

• प्रारंभ: ग्राहक फॉर्म जमा करता है

• समापन: मामला बंद हुआ

• समापन: अर्ज़ी अस्वीकृत हुई

• समापन: भुगतान पूरा हुआ

चरण 5: कार्य को भागीदारों को सौंपें

प्रत्येक गतिविधि को उचित लेन में रखें।

उदाहरण के लिए:

ग्राहक:       अर्ज़ी जमा करें ───────────── समाधान प्राप्त करें
सहायता:                    वर्गीकृत करें ─ जांच करें ─ हल करें
प्रणाली:                                      सूचना भेजें

चरण 6: निर्णयों के लिए गेटवे जोड़ें

जब केवल एक पथ का पालन करना हो, तो एक एक्सक्लूसिव गेटवे का उपयोग करें।

समस्या हल हुई?
 ├── नहीं → बढ़ाएं
 └── हाँ → ग्राहक को सूचित करें

केवल इसलिए गेटवे का उपयोग न करें क्योंकि किसी कार्य के नाम में प्रश्न है। तब ही उपयोग करें जब प्रक्रिया वास्तव में शाखाएं बनाती है।

चरण 7: समानांतर कार्य सावधानी से जोड़ें

जब गतिविधियां वास्तव में एक ही समय में हो सकती हैं, तो एक समानांतर गेटवे का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए, जब ऑर्डर स्वीकृत हो जाता है:

• इन्वेंटरी आरक्षित करें

• बिल उत्पन्न करें

• गोदाम को सूचित करें

यदि एक गतिविधि को दूसरे से पहले होना आवश्यक है, तो उन्हें समानांतर रूप में मॉडल न करें।

चरण 8: संदेश और डेटा जोड़ें

जब भागीदार संचार करते हैं, तो संदेश प्रदर्शित करें।

उदाहरण:

• ग्राहक आवेदन भेजता है

• आपूर्तिकर्ता शिपमेंट सूचना भेजता है

• प्रणाली स्वीकृति ईमेल भेजती है

जब जानकारी गतिविधि के लिए महत्वपूर्ण हो, तो डेटा वस्तुएं जोड़ें।

चरण 9: अपवाद जोड़ें

पूछें:

• यदि आवश्यक जानकारी अनुपलब्ध है तो क्या होगा?

• यदि ग्राहक प्रतिक्रिया नहीं देता तो क्या होगा?

• यदि भुगतान विफल हो जाता है तो क्या होगा?

• यदि अंतिम तिथि समाप्त हो जाती है तो क्या होगा?

• यदि प्रणाली उपलब्ध नहीं है तो क्या होगा?

• यदि कोई कर्मचारी अनुरोध को अस्वीकार कर देता है तो क्या होगा?

केवल उन अपवादों को मॉडल करें जो प्रक्रिया को समझने या सुधारने के लिए महत्वपूर्ण हैं।

चरण 10: प्रक्रिया मालिकों के साथ आरेख की समीक्षा करें

एक आरेख का समीक्षण उन लोगों द्वारा किया जाना चाहिए जो कार्य करते हैं। वे यह पहचान सकते हैं:

• अनुपलब्ध चरण

• गलत जिम्मेदारियां

• अनौपचारिक कार्यप्रणालियां

• प्रक्रियाओं में दस्तावेज़ीकृत न किए गए अपवाद

• विलंब और अनावश्यक स्वीकृतियां

12. उदाहरण: फ्लोचार्ट संस्करण बनाम BPMN संस्करण

सरल फ्लोचार्ट

मान लीजिए एक ग्राहक उत्पाद वापस करता है:

शुरुआत
  ↓
ग्राहक वापसी का अनुरोध करता है
  ↓
क्या वापसी पात्र है?
 ├── नहीं → अनुरोध अस्वीकार करें
 └── हाँ → वापसी लेबल भेजें
                ↓
          वापस किया गया आइटम प्राप्त करें
                ↓
          रिफंड जारी करें
                ↓
               अंत

यह समझने में आसान है और प्रशिक्षण या त्वरित अवलोकन के लिए पर्याप्त हो सकता है।

BPMN-उन्मुख संस्करण

एक अधिक विस्तृत BPMN मॉडल भागीदारों को अलग करेगा:

ग्राहक

• वापसी का अनुरोध करें

• उत्पाद पैक करें

• उत्पाद भेजें

ग्राहक सेवा

• वापसी अनुरोध की जाँच करें

• वापरी को स्वीकार करें या अस्वीकार करें

• वापसी निर्देश भेजें

गोदाम

• उत्पाद प्राप्त करें

• स्थिति की जाँच करें

वित्त

• रिफंड जारी करें

सिस्टम

• पुष्टि भेजें

• इन्वेंट्री अपडेट करें

• रिफंड रिकॉर्ड करें

मॉडल निम्नलिखित को भी दर्शा सकता है:

• ग्राहक से एक संदेश

• वापसी की अंतिम तिथि के लिए टाइमर

• उत्पाद की स्थिति के आधार पर एक गेटवे

• यदि आइटम प्राप्त नहीं होता है तो एक त्रुटि

• समानांतर इन्वेंट्री और रिफंड गतिविधियाँ

• रिफंड की पुष्टि करने वाला एक संदेश

फ्लोचार्ट व्यापक तर्क को समझाता है। BPMN संचालन सहयोग को समझाता है।

13. सामान्य शुरुआती गलतियाँ

गलती 1: हर BPMN प्रतीक का उपयोग करना

शुरुआती कभी-कभी संभवतः अधिक से अधिक प्रतीकों का उपयोग करने की कोशिश करते हैं। इससे आरेख पढ़ने में कठिन हो जाते हैं।

इसके साथ शुरू करें:

• प्रारंभ और समापन घटनाएँ

• कार्य

• वैकल्पिक गेटवे

• क्रम प्रवाह

• पूल और लैन

• आवश्यकता पड़ने पर संदेश प्रवाह

उन्नत तत्व केवल तभी जोड़ें जब वे वास्तविक मॉडलिंग समस्या को हल करते हों।

त्रुटि 2: क्रम प्रवाह और संदेश प्रवाह में भ्रम

क्रम प्रवाह एक प्रक्रिया के भीतर प्रगति को दर्शाता है। संदेश प्रवाह अलग-अलग भागीदारों के बीच संचार को दर्शाता है।

केवल रेखाओं को अलग दिखाने के लिए संदेश प्रवाह का उपयोग न करें।

त्रुटि 3: पूल और लैन को गलत तरीके से मिला देना

एक भागीदार के भीतर जिम्मेदारियों को बांटने के लिए लैन का उपयोग करें। जब भागीदार स्वतंत्र इकाइयाँ या प्रक्रियाएँ हों, तो अलग-अलग पूल का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए:

• बिक्री, वित्त और संचालन एक ही कंपनी के भीतर लैन हो सकते हैं।

• ग्राहक और आपूर्तिकर्ता अलग-अलग पूल हो सकते हैं।

त्रुटि 4: हर निर्णय को वैकल्पिक मानना

एक वैकल्पिक गेटवे का अर्थ है कि ठीक एक मार्ग चुना जाता है। यदि कई मार्क एक साथ हो सकते हैं, तो समांतर गेटवे का उपयोग करें। यदि एक या अधिक वैकल्पिक मार्क हो सकते हैं, तो समावेशी गेटवे पर विचार करें।

त्रुटि 5: ट्रिगर को छोड़ देना

एक प्रक्रिया को यह स्पष्ट करना चाहिए कि इसे क्या शुरू करता है। ‘ऑर्डर प्रक्रिया’ अस्पष्ट है जब तक कि मॉडल यह न दिखाए कि ट्रिगर क्या है:

• एक ग्राहक ऑर्डर

• एक निर्धारित बैच

• एक भुगतान पुष्टि

• एक अन्य सिस्टम से संदेश

त्रुटि 6: केवल आदर्श प्रक्रिया का मॉडलिंग करना

वास्तविक प्रक्रियाओं में पुनः कार्य, अस्वीकृति, विलंब और बढ़ाव शामिल हैं। केवल ‘सुखद पथ’ को दर्शाने वाला मॉडल आकर्षक हो सकता है, लेकिन संचालनात्मक रूप से अपूर्ण है।

त्रुटि 7: गतिविधियों के अंदर बहुत अधिक पाठ रखना

कार्य लेबल आमतौर पर संक्षिप्त क्रिया-वस्तु प्रारूप का उपयोग करने चाहिए:

• आवेदन की समीक्षा करें

• पता की जाँच करें

• रिफंड को स्वीकार करें

• पुष्टि भेजें

कार्य बॉक्स के भीतर लंबे पैराग्राफों से बचें। सहायक व्याख्याओं को टिप्पणियों या दस्तावेज़ीकरण में रखें।

त्रुटि 8: एक विशाल आरेख बनाना

बड़े प्रक्रियाओं को उप-प्रक्रियाओं में विभाजित किया जाना चाहिए। एक उच्च-स्तरीय आरेख निम्नलिखित दिखा सकता है:

ऑर्डर प्राप्त करें → भुगतान प्रक्रिया करें → ऑर्डर पूरा करें → ऑर्डर बंद करें

प्रत्येक चरण को अधिक विस्तृत आरेख से लिंक किया जा सकता है।

14. पठनीय आरेखों के लिए BPMN सर्वोत्तम अभ्यास

• एक स्पष्ट प्रारंभ घटना के साथ शुरू करें।

• एक या अधिक अर्थपूर्ण अंतिम अवस्थाओं के साथ समाप्त करें।

• मुख्य प्रवाह को बाएं से दाएं या ऊपर से नीचे की ओर व्यवस्थित करें।

• क्रम-प्रवाह रेखाओं को जहां तक संभव हो सीधा रखें।

• रेखाओं के प्रतिच्छेदन से बचें।

• सुसंगत कार्य नामों का उपयोग करें।

• मुख्य आरेख को पठनीय विस्तार के स्तर पर रखें।

• जब जिम्मेदारी महत्वपूर्ण हो, तभी लेन का उपयोग करें।

• गेटवे को अर्थपूर्ण प्रश्नों या शर्तों के साथ लेबल करें।

• जब अर्थ स्पष्ट न हो, तो आउटगोइंग गेटवे पथों को लेबल करें।

• अनावश्यक विवरण छिपाने के लिए उप-प्रक्रियाओं का उपयोग करें।

• सामान्य पथों को अपवाद पथों से अलग करें।

• उपयुक्त पूल के बीच संदेश प्रवाह रखें।

• टिप्पणियों का उपयोग सावधानी से करें।

• प्रक्रिया को करने वाले लोगों के साथ मॉडल की जांच करें।

• प्रक्रिया को पुनर्डिजाइन करते समय अलग-अलग ‘वर्तमान अवस्था’ और ‘भविष्य की अवस्था’ आरेख बनाएं।

15. एक शुरुआती को BPMN का कितना सीखना चाहिए?

उपयोगी आरेख बनाने के लिए आपको पूरी BPMN विनिर्देश को सीखने की आवश्यकता नहीं है।

शुरुआती स्तर

सीखें:

• प्रारंभ घटनाएं

• अंतिम घटनाएं

• कार्य

• क्रम प्रवाह

• वैकल्पिक गेटवे

• समानांतर गेटवे

• पूल

• लेन

• संदेश प्रवाह

• मूलभूत डेटा वस्तुएँ

यह कई व्यापार प्रक्रिया आरेखों के लिए पर्याप्त है।

मध्यम स्तर

जोड़ें:

• टाइमर घटनाएँ

• संदेश घटनाएँ

• त्रुटि घटनाएँ

• उप-प्रक्रियाएँ

• कॉल गतिविधियाँ

• उपयोगकर्ता कार्य

• सेवा कार्य

• सीमा घटनाएँ

• घटना-आधारित गेटवे

• पुनर्पूर्ति पथ

उन्नत स्तर

अध्ययन:

• कोरियोग्राफी आरेख

• संवाद आरेख

• अबाधित घटनाएँ

• घटना उप-प्रक्रियाएँ

• लेन-देन

• पुनर्पूर्ति

• बहु-उदाहरण गतिविधियाँ

• सहसंबंध

• निष्पादन अर्थशास्त्र

• टूल-विशिष्ट कार्यान्वयन नियम

BPMN कई प्रकार के मॉडल का समर्थन करता है, जिनमें प्रक्रिया, सहयोग, नृत्य और संवाद चित्र शामिल हैं। शुरुआती आमतौर पर अधिक विशेष प्रकारों का अध्ययन करने से पहले साधारण प्रक्रिया और सहयोग चित्रों से शुरू करते हैं।

16. BPMN, फ्लोचार्ट और संबंधित नोटेशन

BPMN एकमात्र मॉडलिंग नोटेशन नहीं है।

• फ्लोचार्ट:सरल तर्क और प्रक्रियाओं के लिए सबसे अच्छा

• BPMN:व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्यप्रवाह सहयोग के लिए सबसे अच्छा

• UML गतिविधि चित्र:सॉफ्टवेयर और सिस्टम व्यवहार के लिए उपयोगी

• DMN:औपचारिक व्यावसायिक निर्णयों और नियमों के लिए उपयोगी

• CMMN:लचीले, मामला-आधारित कार्य के लिए उपयोगी जहाँ पथ पूर्णतः पूर्व-परिभाषित नहीं होता है

• मूल्य-प्रवाह मानचित्र:एंड-टू-एंड मूल्य और अपव्यय के विश्लेषण के लिए उपयोगी

• SIPOC चित्र:उच्च-स्तरीय आपूर्तिकर्ता-इनपुट-प्रक्रिया-आउटपुट-ग्राहक विश्लेषण के लिए उपयोगी

BPMN यह दर्शा सकता है कि एक निर्णय होता है, जबकि DMN जैसे निर्णय-केंद्रित नोटेशन उस निर्णय को बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले नियमों का वर्णन कर सकते हैं। ये नोटेशन एक-दूसरे के पूरक हो सकते हैं, प्रतिस्पर्धी नहीं।

17. एक सरल नियम

एक चुनें फ्लोचार्टजब:

आपको चरणों या निर्णयों की एक श्रृंखला को जितना संभव हो उतनी जल्दी और सरलता से समझाने की आवश्यकता है।

चुनें BPMNजब:

आपको जिम्मेदारियों, घटनाओं, सिस्टम या संगठनों को शामिल करने वाले एक व्यावसायिक प्रक्रिया को समझने, संचारित करने, विश्लेषण करने, सुधारने या स्वचालित करने की आवश्यकता है।

आप दोनों का भी उपयोग कर सकते हैं:

1. समग्र प्रक्रिया को समझने के लिए एक सरल फ्लोचार्ट से शुरू करें।

2. जब भूमिकाएं, संदेश, अपवाद, समय या स्वचालन महत्वपूर्ण हो जाएं, तो इसे BPMN में परिवर्तित करें।

3. कार्यकारी अधिकारियों के लिए एक उच्च-स्तरीय BPMN आरेख बनाएं और विश्लेषकों या डेवलपर्स के लिए एक विस्तृत संस्करण तैयार करें।

निष्कर्ष

हर स्थिति में फ्लोचार्ट और BPMN प्रतिस्पर्धी उपकरण नहीं हैं। फ्लोचार्ट एक हल्का दृश्य स्पष्टीकरण है। BPMN उन प्रक्रियाओं के लिए एक संरचित मॉडलिंग भाषा है जिनके लिए अधिक स्पष्टता, जिम्मेदारी और संचालन विवरण की आवश्यकता होती है।

शुरुआती लोगों के लिए, सबसे अच्छा तरीका सरल शुरुआत करना है:

• प्रक्रिया की सीमाओं को परिभाषित करें।

• भागीदारों की पहचान करें।

• सामान्य पथ को नक्शा करें।

• निर्णय जोड़ें।

• जिम्मेदारियां सौंपें।

• केवल तभी संदेश, टाइमर, डेटा और अपवाद जोड़ें जब वे महत्वपूर्ण हों।

• जटिलता को नियंत्रित करने के लिए उप-प्रक्रियाओं का उपयोग करें।

यदि आपकी प्रक्रिया छोटी है और एक व्यक्ति या टीम द्वारा संभाली जाती है, तो फ्लोचार्ट शायद पर्याप्त होगा। यदि प्रक्रिया में कई भूमिकाएं, विभाग, सिस्टम, बाहरी पक्ष, समयसीमाएं या स्वचालन शामिल हैं, तो BPMN आमतौर पर अधिक स्पष्ट और टिकाऊ मॉडल प्रदान करेगा।

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