BPMN—Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh—là một ngôn ngữ trực quan tiêu chuẩn để mô tả cách các quy trình kinh doanh hoạt động. Nó giúp người dùng kinh doanh, nhà phân tích, nhà phát triển và quản lý hiểu cùng một quy trình bằng cách sử dụng các ký hiệu thống nhất.

Hình ảnh tóm tắt năm lĩnh vực chính của BPMN:

Kênh bơi – ai chịu trách nhiệm
Các phần tử luồng – điều gì xảy ra trong quy trình
Các đối tượng kết nối – các phần tử liên quan với nhau như thế nào
Dữ liệu – thông tin được sử dụng hoặc tạo ra
Các công cụ bổ trợ – thông tin giải thích bổ sung

1. BPMN được sử dụng để làm gì

BPMN có thể mô tả các quy trình như:

Xử lý đơn hàng của khách hàng
Duyệt đơn xin nghỉ phép của nhân viên
Xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm
Tiếp nhận nhân viên mới
Giao hàng hóa từ kho
Giải quyết khiếu nại của khách hàng
Duyệt hóa đơn

Một biểu đồ BPMN trả lời các câu hỏi như:

Ai thực hiện mỗi hoạt động?
Điều gì xảy ra trước tiên?
Những quyết định nào được đưa ra?
Hoạt động nào diễn ra song song?
Thông tin nào là cần thiết?
Điều gì xảy ra khi có lỗi?
Quy trình kết thúc khi nào?

Một quy trình đơn giản có thể trông như sau:

Khách hàng đặt hàng
        ↓
Bộ phận bán hàng kiểm tra đơn hàng
        ↓
Kho chuẩn bị hàng gửi
        ↓
Đơn hàng được giao
        ↓
Khách hàng nhận được xác nhận

BPMN biểu diễn quy trình này một cách trực quan bằng cách sử dụng các sự kiện, nhiệm vụ, cổng, luồng, bể và làn.

2. Cấu trúc sơ đồ BPMN

Một quy trình BPMN thường bao gồm bốn phần cơ bản:

Sự kiện bắt đầu → Hoạt động → Quyết định → Hoạt động → Sự kiện kết thúc

Ví dụ:

Nhận đơn hàng
      ↓
Kiểm tra tồn kho
      ↓
Sản phẩm có sẵn không?
   ↙              ↘
 Có              Không
  ↓                ↓
Đóng gói đơn hàng   Thông báo cho khách hàng
  ↓                ↓
Giao hàng          Hủy đơn hàng
   ↘              ↙
       Kết thúc

Các thành phần chính được mô tả bên dưới.

3. Làn bơi: Bể và Làn

Làn bơi tổ chức trách nhiệm. Chúng cho biết người tham gia, bộ phận, vai trò hoặc hệ thống nào thực hiện mỗi hoạt động.

Bể

Mộtbể đại diện cho một bên tham gia chính trong một quy trình.

Một bên tham gia có thể là:

Một công ty
Một khách hàng
Một nhà cung cấp
Một ngân hàng
Một cơ quan chính phủ
Một hệ thống phần mềm bên ngoài

Ví dụ:

Bể: Công ty bán lẻ trực tuyến

Một bể có thể chứa một hoặc nhiều làn.

Một bể cũng có thể được hiển thị dưới dạng hộp thu gọn khi quy trình bên trong không được mô hình hóa.

Làn

Mộtlàn là một phần chia nhỏ bên trong một bể. Nó thường đại diện cho:

Một phòng ban
Một vai trò công việc
Một nhóm
Một hệ thống
Một chức năng kinh doanh

Ví dụ:

Pool: Công ty Bán lẻ Trực tuyến
 ├── Phòng Bán hàng
 ├── Kho
 └── Phòng Tài chính

Một quy trình có thể được tổ chức như sau:

Kênh	Trách nhiệm
Khách hàng	Đặt hàng và nhận thông báo
Phòng Bán hàng	Xem xét và xác nhận đơn hàng
Kho	Chọn, đóng gói và vận chuyển sản phẩm
Phòng Tài chính	Xử lý thanh toán
Đối tác Giao hàng	Giao gói hàng

Ví dụ với các kênh

Khách hàng          | Đặt hàng ─────────────── Nhận xác nhận
                  |
Phòng Bán hàng  | Nhận đơn hàng → Kiểm tra đơn hàng → Xác nhận đơn hàng
                  |
Kho             |                         Chọn hàng → Đóng gói → Vận chuyển
                  |
Tài chính       | Nhận yêu cầu thanh toán → Phê duyệt thanh toán

Vị trí của một hoạt động trong một kênh cho biết ai là người chịu trách nhiệm về nó.

Pool so với kênh

Thành phần	Ý nghĩa	Ví dụ điển hình
Pool	Thành viên chính hoặc tổ chức	Khách hàng, Nhà cung cấp, Ngân hàng
Kênh	Vai trò, phòng ban hoặc hệ thống bên trong một thực thể tham gia	Bán hàng, Kho, Tài chính

Quy tắc dành cho người mới bắt đầu

Sử dụng một hộpkhi thực thể tham gia tách biệt về mặt tổ chức hoặc vận hành. Sử dụng một kênhkhi thực thể tham gia là một vai trò hoặc nhóm bên trong hộp đó.

4. Các yếu tố luồng

Các yếu tố luồng mô tả những gì xảy ra trong quy trình. Ba loại chính là:

Sự kiện
Hoạt động
Cổng

4.1 Sự kiện

Một sự kiện đại diện cho điều gì đó xảy ra trong quá trình. Sự kiện thường không mô tả công việc đang được thực hiện; thay vào đó, chúng chỉ ra rằng điều gì đó bắt đầu, làm gián đoạn hoặc kết thúc quy trình.

Sự kiện được biểu thị bằng hình tròn.

Sự kiện bắt đầu

Sự kiện bắt đầu cho biết quy trình bắt đầu ở đâu.

Biểu tượng: hình tròn viền mảnh

Ví dụ:

Khách hàng gửi đơn hàng
Một thông báo được nhận
Bộ đếm thời gian đạt đến ngày đã lên lịch
Một nhân viên gửi yêu cầu

Ví dụ:

○ Đơn hàng đã nhận

Một sự kiện bắt đầu thường phải có luồng đi ra nhưng không có luồng tuần tự đi vào.

Sự kiện trung gian

Một sự kiện trung gian xảy ra giữa lúc bắt đầu và kết thúc của một quy trình.

Ký hiệu: hình tròn có viền kép

Nó có thể biểu thị:

Đang chờ tin nhắn
Đang chờ bộ đếm thời gian
Bắt lỗi
Gửi thông báo
Nâng cấp sự cố

Ví dụ:

Bắt đầu → Xem lại đơn hàng → ◉ Chờ thanh toán → Giao hàng

Một sự kiện trung gian có thể:

Bắt một điều gì đó, chẳng hạn như chờ tin nhắn đến
Ném một điều gì đó, chẳng hạn như gửi tin nhắn hoặc gây ra lỗi

Sự kiện kết thúc

Sự kiện kết thúc cho biết điểm kết thúc của một đường dẫn quy trình.

Ký hiệu: hình tròn có viền dày

Ví dụ:

Đơn hàng đã hoàn tất
Yêu cầu bị từ chối
Thanh toán thất bại
Hồ sơ đã đóng

Ví dụ:

Giao hàng → ● Đơn hàng đã hoàn tất

Một sự kiện kết thúc thường có luồng tuần tự đến nhưng không có luồng tuần tự đi.

4.2 Hoạt động

Một hoạt động đại diện cho công việc được thực hiện trong quy trình. Các hoạt động được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo tròn.

Ví dụ:

Xem xét đơn xin
Phê duyệt thanh toán
Chọn sản phẩm
Gửi hóa đơn
Cập nhật hồ sơ khách hàng

Các hoạt động thường nên được đặt tên bằng một động từ và một tân ngữ:

Xem xét đơn xin
Xác thực địa chỉ
Phê duyệt yêu cầu
Gửi xác nhận

Tránh các tên mơ hồ như:

Xử lý
Công việc
Xử lý vấn đề
Bước 1

Nhiệm vụ

Mộtnhiệm vụ là một đơn vị công việc duy nhất không được phân chia nhỏ hơn trong sơ đồ hiện tại.

Ví dụ:

[Xem xét đơn hàng của khách hàng]

Một nhiệm vụ có thể được thực hiện thủ công, tự động hoặc bởi người dùng làm việc với hệ thống.

Các loại nhiệm vụ BPMN phổ biến bao gồm:

Loại nhiệm vụ	Ý nghĩa	Ví dụ
Nhiệm vụ người dùng	Một người thực hiện công việc bằng cách sử dụng hệ thống	Phê duyệt đơn xin vay
Nhiệm vụ thủ công	Một người thực hiện công việc mà không cần hệ thống	Kiểm tra gói hàng
Nhiệm vụ dịch vụ	Một hệ thống hoặc dịch vụ tự động thực hiện công việc	Tính phí vận chuyển
Nhiệm vụ gửi	Gửi một tin nhắn	Gửi xác nhận đơn hàng
Nhiệm vụ nhận	Chờ một tin nhắn	Nhận phản hồi từ nhà cung cấp
Nhiệm vụ kịch bản	Thực thi một kịch bản hoặc chương trình	Tính tổng
Nhiệm vụ quy tắc kinh doanh	Áp dụng các quy tắc kinh doanh	Xác định mức giảm giá

Đối với người mới bắt đầu, một nhiệm vụ chung thông thường thường là đủ, trừ khi việc triển khai cụ thể là quan trọng.

Quy trình con

Một quy trình con là một nhóm các hoạt động được coi là một hoạt động lớn hơn.

Ví dụ:

[Xử lý trả hàng của khách hàng]

Bên trong quy trình con có thể bao gồm:

Nhận yêu cầu trả hàng
      ↓
Kiểm tra đủ điều kiện trả hàng
      ↓
Kiểm tra hàng hóa trả lại
      ↓
Xử lý hoàn tiền

Sử dụng quy trình con khi:

Nhóm các hoạt động có liên quan về mặt logic
Sơ đồ đang trở nên quá lớn
Bạn muốn tạm thời ẩn chi tiết
Cùng một nhóm các bước được tái sử dụng
Những người khác nhau cần các mức độ chi tiết khác nhau

Một quy trình con được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo góc với một dấu cộng nhỏ khi bị thu gọn.

4.3 Cổng điều hướng

Một cổng điều hướng kiểm soát cách quy trình phân nhánh, hợp nhất hoặc đưa ra quyết định. Các cổng điều hướng được biểu diễn bằng hình thoi.

Ký hiệu bên trong hình thoi chỉ ra loại cổng điều hướng.

Cổng điều hướng loại trừ: XOR

Một cổng điều hướng loại trừ chọn chính xác một đường dẫn.

Ví dụ:

                 ┌── Có → Phê duyệt yêu cầu
Kiểm tra yêu cầu ─◇─┤
                 └── Không → Từ chối yêu cầu

Sử dụng cổng điều hướng loại trừ khi chỉ có một điều kiện có thể đúng.

Câu hỏi ví dụ:

Giá trị đơn hàng có lớn hơn 1.000 USD không?

Các đường dẫn có thể:

Có: Yêu cầu phê duyệt của quản lý
Không: Tiếp tục tự động

Ký hiệu điển hình:

◇ Thanh toán đã được phê duyệt?

Chỉ nên theo dõi một đường dẫn đi ra.

Cổng điều hướng song song: AND

Một cổng điều hướng song song kích hoạt nhiều đường dẫn cùng một lúc.

Ví dụ:

                 ┌── Gửi hóa đơn
Đơn hàng đã xác nhận ─◇
                 └── Chuẩn bị vận chuyển

Cả hai hoạt động đều được thực hiện.

Một cổng điều hướng song song cũng có thể đồng bộ hóa các đường dẫn song song:

Gửi hóa đơn ────┐
                 ◇── Giao hàng
Chuẩn bị vận chuyển ┘

Quy trình chỉ tiếp tục sau khi cả hai nhánh đều hoàn tất.

Sử dụng cổng điều hướng song song khi các hoạt động độc lập và có thể diễn ra đồng thời.

Cổng điều hướng bao hàm: OR

Một cổng điều hướng bao hàm kích hoạt một hoặc nhiều đường dẫn tùy thuộc vào các điều kiện.

Ví dụ:

Loại khách hàng?
   ├── Khách hàng doanh nghiệp → Tạo tài khoản doanh nghiệp
   ├── Khách hàng quốc tế      → Tính phí hải quan
   └── Khách hàng cao cấp      → Áp dụng giảm giá cao cấp

Một, hai hoặc cả ba đường dẫn có thể được chọn.

Sử dụng cổng bao gồm khi nhiều điều kiện có thể đúng cùng lúc.

Cổng dựa trên sự kiện

Cổng dựa trên sự kiện chọn một đường dẫn dựa trên sự kiện nào xảy ra trước.

Ví dụ:

Gửi báo giá
    ↓
◇ Chờ sự kiện
   ├── Khách hàng chấp nhận → Tạo đơn hàng
   ├── Khách hàng từ chối → Đóng yêu cầu
   └── Hết thời gian → Gửi nhắc nhở

Điều này hữu ích khi quy trình chờ các sự kiện cạnh tranh, chẳng hạn như:

Phản hồi của khách hàng
Thời gian chờ hết hạn
Một tin nhắn từ hệ thống khác

So sánh cổng

Cổng	Số lượng đường dẫn được chọn	Mục đích chính
Loại trừ	Chính xác một	Chọn giữa các lựa chọn thay thế
Song song	Tất cả các đường dẫn áp dụng	Thực hiện công việc cùng lúc
Bao gồm	Một hoặc nhiều	Tuân theo mọi điều kiện áp dụng
Dựa trên sự kiện	Sự kiện xảy ra đầu tiên	Phản ứng với sự kiện nào xảy ra trước

Đặt tên cổng

Một cổng có thể được viết dưới dạng câu hỏi:

Thanh toán đã được phê duyệt chưa?
Khách hàng có đủ điều kiện không?
Tất cả tài liệu đã đầy đủ chưa?
Hạn chót đã qua chưa?

Các luồng đi ra sau đó nên sử dụng các điều kiện khớp:

Có / Không
Đã phê duyệt / Đã từ chối
Đầy đủ / Chưa đầy đủ

5. Các đối tượng kết nối

Các đối tượng kết nối cho thấy các phần tử BPMN liên quan với nhau như thế nào.

5.1 Luồng tuần tự

Một luồng tuần tự hiển thị thứ tự mà các hoạt động, sự kiện và cổng xảy ra.

Nó được biểu diễn bằng một đường liền nét có mũi tên liền nét.

Bắt đầu → Xem xét yêu cầu → Phê duyệt yêu cầu → Kết thúc

Luồng tuần tự thường được sử dụng trong cùng một bể.

Ví dụ:

○ Bắt đầu → [Xác thực đơn hàng] → ◇ Thanh toán được phê duyệt?

Quy tắc cho luồng tuần tự

Sử dụng mũi tên để chỉ hướng.
Giữ hướng nhất quán, thường là từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới.
Ghi nhãn các luồng có điều kiện khi cần thiết.
Tránh các đường cắt nhau.
Không sử dụng luồng tuần tự để kết nối các bể riêng biệt.

5.2 Luồng tin nhắn

Một luồng tin nhắn hiển thị giao tiếp giữa các người tham gia hoặc bể riêng biệt.

Nó được biểu diễn bằng một đường nét đứt có mũi tên hở.

Ví dụ:

Bể Khách hàng       - - - tin nhắn đơn hàng - - -> Bể Công ty
Bể Công ty          - - - xác nhận - - -> Bể Khách hàng

Luồng tin nhắn có thể biểu thị:

Gửi đơn hàng
Nhận hóa đơn
Gửi yêu cầu thanh toán
Nhận cập nhật giao hàng
Trao đổi thông tin với hệ thống bên ngoài

Luồng tuần tự so với luồng tin nhắn

Kết nối	Được sử dụng giữa	Ý nghĩa
Luồng tuần tự	Các phần tử trong cùng một bể	Trình tự công việc
Luồng tin nhắn	Các bể hoặc người tham gia riêng biệt	Giao tiếp giữa các người tham gia

Một lỗi phổ biến của người mới bắt đầu là sử dụng luồng tuần tự giữa hai bể. Hãy thay bằng luồng tin nhắn.

5.3 Liên kết

Mộtliên kết liên kết thông tin bổ sung vào một phần tử BPMN.

Nó được hiển thị dưới dạng đường nét đứt.

Sử dụng nó để kết nối:

Ghi chú văn bản vào một hoạt động
Đối tượng dữ liệu vào một nhiệm vụ
Một nhóm vào các phần tử liên quan

Ví dụ:

[Phê duyệt hóa đơn] ······· “Yêu cầu phê duyệt của quản lý”

Một liên kết không kiểm soát trình tự của quy trình. Nó chỉ đơn giản thêm ngữ cảnh.

5.4 Liên kết dữ liệu

Một liên kết dữ liệu cho thấy dữ liệu đi vào hoặc rời khỏi một hoạt động như thế nào.

Nó có thể hiển thị:

Một tài liệu đầu vào đang được sử dụng
Một tài liệu đầu ra đang được tạo ra
Thông tin đang được cập nhật
Dữ liệu đang được lưu trữ

Ví dụ:

[Tạo hóa đơn] ─ ─ ─ → Tài liệu hóa đơn

Đường này thường là nét đứt với đầu mũi tên mở.

6. Các phần tử dữ liệu

Các phần tử dữ liệu BPMN hiển thị thông tin được sử dụng hoặc tạo ra bởi quy trình.

6.1 Đối tượng dữ liệu

Một đối tượng dữ liệu biểu thị thông tin được sử dụng hoặc tạo ra trong một quy trình.

Ví dụ:

Đơn hàng của khách hàng
Hóa đơn
Đơn xin
Nhãn vận chuyển
Tài liệu phê duyệt
Biên lai thanh toán

Ví dụ:

[Xem xét đơn hàng] ─ ─ ─ → Tài liệu đơn hàng

Một đối tượng dữ liệu không nhất thiết có nghĩa là một tài liệu giấy vật lý. Nó cũng có thể đại diện cho một tệp kỹ thuật số hoặc hồ sơ kinh doanh.

6.2 Dữ liệu đầu vào

Một dữ liệu đầu vào biểu thị thông tin đi vào quy trình.

Ví dụ:

Đơn đăng ký của khách hàng
Báo giá của nhà cung cấp
Đơn hàng mới
Tài liệu đã tải lên

Ví dụ:

Đơn đăng ký của khách hàng → Xử lý đơn đăng ký

6.3 Dữ liệu đầu ra

Một dữ liệu đầu ra biểu thị thông tin được tạo ra bởi quy trình.

Ví dụ:

Đơn đăng ký đã được phê duyệt
Xác nhận giao hàng
Hóa đơn
Báo cáo hoàn thành

6.4 Kho dữ liệu

Một kho dữ liệu biểu thị thông tin tồn tại lâu dài và vẫn khả dụng vượt quá một phiên bản quy trình.

Ví dụ:

Cơ sở dữ liệu khách hàng
Hệ thống tồn kho
Hồ sơ nhân viên
Kho lưu trữ tài liệu
Hệ thống kế toán

Ví dụ:

[Cập nhật tồn kho] ─ ─ ─ ↔ Cơ sở dữ liệu tồn kho

Kho dữ liệu hữu ích khi quy trình đọc từ hoặc ghi vào kho lưu trữ thông tin dài hạn.

So sánh các phần tử dữ liệu

Phần tử	Ý nghĩa	Ví dụ
Đối tượng dữ liệu	Thông tin được sử dụng hoặc tạo ra trong một quy trình	Phiếu đặt hàng
Dữ liệu đầu vào	Thông tin đi vào quy trình	Đơn đăng ký của khách hàng
Dữ liệu đầu ra	Thông tin rời khỏi quy trình	Thông báo phê duyệt
Kho dữ liệu	Kho lưu trữ thông tin bền vững	Cơ sở dữ liệu khách hàng

7. Các thành phần phụ trợ

Các thành phần phụ trợ bổ sung thông tin mà không làm thay đổi luồng quy trình.

Hình ảnh hiển thị hai thành phần phụ trợ phổ biến: nhóm và chú thích văn bản.

7.1 Nhóm

Một nhóm bao quanh trực quan các phần tử liên quan.

Một nhóm được hiển thị bằng hình chữ nhật bo góc nét đứt.

Sử dụng nhóm để:

Làm nổi bật một giai đoạn của quy trình
Tổ chức các hoạt động liên quan
Đánh dấu các bước liên quan đến tuân thủ
Xác định công việc tùy chọn
Giải thích ranh giới của quy trình

Ví dụ:

┌ - - - - - Xác minh khách hàng - - - - - ┐
  [Kiểm tra danh tính] → [Xác thực địa chỉ]
└ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -┘

Một nhóm không điều khiển việc thực thi. Nó chỉ là một công cụ trực quan.

7.2 Chú thích văn bản

Một chú thích văn bản thêm vào một nhận xét hoặc giải thích.

Ví dụ:

[Phê duyệt hoàn tiền] ····· "Các khoản hoàn tiền trên 500 đô la yêu cầu sự phê duyệt của quản lý."

Các chú thích hữu ích cho:

Quy tắc kinh doanh
Các trường hợp ngoại lệ
Chính sách
Các giả định
Giải thích về hành vi bất thường
Ghi chú dành cho người đọc

Không sử dụng chú thích văn bản để thay thế cho logic BPMN thực tế. Nếu một quy tắc thay đổi đường đi của quy trình, hãy mô hình hóa nó bằng một cổng hoặc sự kiện.

8. Ví dụ hoàn chỉnh: Quy trình đặt hàng trực tuyến

Ví dụ sau đây kết hợp các bể, làn, hoạt động, cổng, dữ liệu và thông báo.

Kịch bản

Một khách hàng đặt hàng trực tuyến. Công ty kiểm tra tồn kho và thanh toán. Nếu sản phẩm có sẵn và thanh toán được phê duyệt, kho hàng sẽ giao hàng. Ngược lại, khách hàng sẽ được thông báo.

Khách hàng
  ○ Đặt hàng
        |
        | Thông báo đơn hàng
        v

Cửa hàng trực tuyến
  Phòng bán hàng
  ○ Nhận đơn hàng
        ↓
  [Kiểm tra tồn kho]
        ↓
  ◇ Sản phẩm có sẵn?
     ↙              ↘
   Không             Có
   ↓                  ↓
[Thông báo khách hàng]  [Yêu cầu thanh toán]
   ↓                  ↓
  ● Đơn hàng đóng ◇ Thanh toán được phê duyệt?
                     ↙              ↘
                   Không            Có
                   ↓                  ↓
             [Thông báo khách hàng]   Kho hàng
                   ↓             [Lấy hàng]
              ● Đơn hàng đóng          ↓
                                  [Đóng gói đơn hàng]
                                       ↓
                                  [Giao hàng]
                                       ↓
                                  [Gửi xác nhận]
                                       ↓
                                      ● Hoàn thành

Dữ liệu được sử dụng trong quy trình

Đơn hàng của khách hàng → Nhận đơn hàng
Cơ sở dữ liệu tồn kho ↔ Kiểm tra tồn kho
Yêu cầu thanh toán → Yêu cầu thanh toán
Nhãn vận chuyển → Giao hàng
Xác nhận đơn hàng → Gửi xác nhận

Giao tiếp giữa các bên tham gia

Khách hàng gửi đơn hàng đến công ty.
Công ty gửi yêu cầu thanh toán đến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.
Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán gửi thông báo phê duyệt hoặc từ chối.
Công ty gửi xác nhận đến khách hàng.
Kho hàng nhận được yêu cầu giao hàng.

9. Ví dụ: Yêu cầu nghỉ phép của nhân viên

Quy tắc kinh doanh

Một nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép. Quản lý phê duyệt hoặc từ chối. Nếu được phê duyệt, hệ thống nhân sự sẽ cập nhật số ngày nghỉ còn lại của nhân viên đó.

Nhân viên
  ○ Nộp đơn xin nghỉ phép
        ↓
Quản lý
  [Xem xét yêu cầu]
        ↓
  ◇ Được phê duyệt?
    ↙       ↘
  Không      Có
  ↓           ↓
[Gửi       [Thông báo cho nhân viên]
 từ chối]       ↓
  ↓         Phòng Nhân sự
  ● Kết thúc  [Cập nhật số ngày nghỉ]
                    ↓
               [Ghi nhận phê duyệt]
                    ↓
                   ● Kết thúc

Các phần tử dữ liệu có thể

Y cầu nghỉ phép
Số ngày nghỉ còn lại của nhân viên
Thông báo phê duyệt
Hồ sơ nhân sự

Ghi chú có thể

“Các yêu cầu kéo dài hơn 10 ngày làm việc cần sự phê duyệt của trưởng bộ phận.”

Nếu quy tắc tạo ra một nhánh quyết định khác, nó nên được mô hình hóa bằng cổng (gateway) thay vì chỉ viết dưới dạng ghi chú.

10. Ví dụ: Các hoạt động song song

Giả sử một đơn xin vay đã được phê duyệt yêu cầu cả kiểm tra tín dụng và kiểm tra danh tính. Hai việc này có thể diễn ra cùng lúc.

[Nhận đơn xin vay]
          ↓
       ◇ VÀ
       ↙   ↘
[Kiểm tra tín dụng] [Kiểm tra danh tính]
       ↘   ↙
       ◇ VÀ
          ↓
 [Ra quyết định cho vay]
          ↓
         ● Kết thúc

Cổng song song đầu tiên phân nhánh quy trình. Cổng thứ hai chờ cho đến khi cả hai hoạt động hoàn tất.

Sử dụng mẫu này khi:

Các hoạt động độc lập với nhau
Cả hai hoạt động đều bắt buộc
Thực hiện đồng thời giúp tiết kiệm thời gian

11. Ví dụ: Chờ sự kiện

Nhà cung cấp gửi báo giá, nhưng công ty cũng có thể hủy yêu cầu nếu phản hồi đến quá lâu.

[Gửi yêu cầu báo giá]
          ↓
  ◇ Cổng dựa trên sự kiện
      ↙          ↘
[Nhận báo giá]  [Hết thời gian chờ]
      ↓              ↓
[Đánh giá báo giá]  [Gửi nhắc nhở]
      ↓              ↓
     ● Kết thúc      ● Kết thúc

Đường đi phụ thuộc vào sự kiện nào xảy ra trước.

12. Cách tạo sơ đồ BPMN

Tuân theo quy trình này khi mô hình hóa một quy trình kinh doanh mới.

Bước 1: Xác định phạm vi quy trình

Quyết định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình.

Ví dụ:

Bắt đầu: Khách hàng gửi đơn đặt hàng
Kết thúc: Đơn hàng được giao hoặc bị hủy

Tránh mô hình hóa toàn bộ tổ chức trong một sơ đồ.

Bước 2: Xác định các bên tham gia

Liệt kê những người, phòng ban, tổ chức và hệ thống liên quan.

Ví dụ:

Khách hàng
Phòng bán hàng
Kho
Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán

Quyết định phần nào nên là bể (pool) và phần nào nên là làn (lane).

Bước 3: Xác định sự kiện khởi đầu

Hỏi:

Điều gì kích hoạt quy trình này?

Các câu trả lời có thể:

Một yêu cầu được gửi đi
Một tin nhắn đến
Một thời điểm được lên lịch xảy ra
Một điều kiện trở thành đúng

Bước 4: Liệt kê các hoạt động chính

Viết công việc bằng ngôn ngữ đơn giản trước.

Ví dụ:

Tiếp nhận đơn hàng
Kiểm tra tồn kho
Yêu cầu thanh toán
Chọn sản phẩm
Đóng gói đơn hàng
Giao hàng
Gửi xác nhận

Bước 5: Thêm các quyết định

Tìm các câu hỏi làm thay đổi những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Ví dụ:

Sản phẩm có sẵn không?
Thanh toán đã được phê duyệt chưa?
Yêu cầu đã đầy đủ chưa?
Hết hạn chưa?

Biểu diễn các quyết định này bằng các cổng.

Bước 6: Thêm các sự kiện kết thúc

Một quy trình có thể có nhiều điểm kết thúc.

Ví dụ:

Đơn hàng hoàn tất
Đơn hàng bị hủy
Yêu cầu bị từ chối
Thanh toán thất bại

Bước 7: Thêm luồng tuần tự

Kết nối quy trình từ đầu đến cuối. Giữ hướng đi dễ theo dõi.

Bước 8: Thêm thông báo

Hiển thị giao tiếp giữa các bể riêng biệt bằng luồng thông báo.

Bước 9: Thêm dữ liệu và chú thích

Chỉ thêm tài liệu, cơ sở dữ liệu, quy tắc và ghi chú ở những nơi làm rõ quy trình.

Bước 10: Xem lại sơ đồ

Kiểm tra xem:

Mọi đường đi của quy trình đều bắt đầu đúng cách
Mọi đường đi đều đến được điểm kết thúc
Các cổng được ghép cặp một cách hợp lý
Trách nhiệm rõ ràng
Thông báo kết nối các bên tham gia riêng biệt
Các hoạt động được đặt tên nhất quán
Sơ đồ dễ đọc

13. Quy ước đặt tên

Tên hay giúp sơ đồ BPMN dễ hiểu hơn nhiều.

Sự kiện

Sử dụng danh từ hoặc cụm từ sự kiện:

Đơn hàng đã nhận
Thanh toán được phê duyệt
Đã đến hạn
Khách hàng hủy yêu cầu

Nhiệm vụ

Sử dụng một động từ theo sau bởi một tân ngữ:

Xác thực đơn đăng ký
Kiểm tra tồn kho
Phê duyệt thanh toán
Gửi thông báo

Cổng kết nối

Sử dụng một câu hỏi:

Đơn đăng ký đã hoàn chỉnh chưa?
Thanh toán đã được phê duyệt chưa?
Sản phẩm có sẵn không?

Sự kiện kết thúc

Sử dụng một kết quả:

Đơn hàng đã hoàn tất
Yêu cầu bị từ chối
Thanh toán thất bại
Hồ sơ đã đóng

Tránh các nhãn mơ hồ như:

Xử lý đơn hàng
Xử lý yêu cầu
Thực hiện kiểm tra
Cần hành động

Ưu tiên các tên chính xác hơn:

Xác thực chi tiết đơn hàng
Xem xét yêu cầu của khách hàng
Kiểm tra trạng thái thanh toán
Gửi thông báo phê duyệt

14. Những lỗi phổ biến của người mới bắt đầu

Sử dụng loại luồng không đúng

Sai:

Luồng tuần tự giữa hai bể riêng biệt

Đúng:

Luồng tin nhắn giữa các bể riêng biệt

Sử dụng luồng tuần tự cho thứ tự các hoạt động trong một người tham gia. Sử dụng luồng tin nhắn cho giao tiếp giữa các người tham gia.

Xem mỗi phòng ban như một bể riêng biệt

Các phòng ban trong cùng một tổ chức thường được biểu diễn tốt hơn dưới dạng các làn trong một bể. Các bể riêng biệt phù hợp hơn cho các người tham gia độc lập.

Sử dụng cổng phân nhánh cho công việc tuần tự đơn giản

Không thêm cổng phân nhánh khi không có sự phân nhánh hoặc hợp nhất.

Không cần thiết:

Bắt đầu → ◇ → Xem xét biểu mẫu → ◇ → Kết thúc

Tốt hơn:

Bắt đầu → Xem xét biểu mẫu → Kết thúc

Quên hợp nhất các nhánh

Nếu một cổng phân nhánh chia tách quy trình, các nhánh của nó có thể cần được hợp nhất sau đó.

Ví dụ, sau khi phê duyệt hoặc từ chối một yêu cầu, quy trình có thể tiếp tục đến một bước thông báo chung.

Sử dụng văn bản thay vì logic quy trình

Viết “Nếu thanh toán thất bại, hãy thông báo cho khách hàng” dưới dạng ghi chú không mô hình hóa được hành vi. Hãy sử dụng cổng phân nhánh độc quyền:

◇ Đã phê duyệt thanh toán?
   ├── Có → Tiếp tục đơn hàng
   └── Không  → Thông báo cho khách hàng

Quá tải sơ đồ

Một sơ đồ với quá nhiều chi tiết sẽ trở nên khó đọc. Hãy sử dụng:

Quy trình con
Các sơ đồ riêng biệt
Nhóm
Các chế độ xem cụ thể hơn cho các đối tượng khác nhau

Trộn lẫn các mức độ chi tiết

Tránh đặt một hoạt động cấp cao như “Xử lý đơn hàng” bên cạnh các bước chi tiết như “In nhãn” và “Đóng gói” trừ khi mối quan hệ giữa chúng rõ ràng.

Hãy chọn một mức độ chi tiết cho sơ đồ hoặc sử dụng quy trình con.

Thiếu sự kiện kết thúc

Một quy trình thường cần làm rõ các kết quả có thể xảy ra. Hãy bao gồm các sự kiện kết thúc cho các đường dẫn thành công, bị từ chối, bị hủy hoặc thất bại khi thích hợp.

15. Các thực hành tốt nhất cho mô hình hóa BPMN

Bắt đầu với mục tiêu và phạm vi của quy trình.
Sử dụng hướng rõ ràng từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới.
Chỉ sử dụng một sự kiện bắt đầu, trừ khi nhiều điểm kích hoạt thực sự cần thiết.
Mỗi đường dẫn quan trọng cần có kết quả rõ ràng.
Giữ các nhiệm vụ ở cùng mức độ chi tiết.
Sử dụng các làn để làm rõ trách nhiệm.
Ghi nhãn các luồng đi ra từ cổng quyết định.
Chỉ sử dụng luồng thông điệp cho giao tiếp giữa các bên tham gia.
Tránh các đường nối cắt nhau khi có thể.
Ưu tiên đặt tên có ý nghĩa thay vì tên kỹ thuật.
Chỉ sử dụng đối tượng dữ liệu khi thông tin đó quan trọng.
Sử dụng chú thích để giải thích, không phải để thay thế logic quy trình.
Chia các sơ đồ lớn thành các quy trình con.
Xác thực mô hình với những người thực hiện công việc thực tế.

16. Bảng tra cứu nhanh BPMN

Ký hiệu hoặc khái niệm	Ý nghĩa
Hình tròn mỏng	Sự kiện bắt đầu
Hình tròn kép	Sự kiện trung gian
Hình tròn dày	Sự kiện kết thúc
Hình chữ nhật bo tròn	Hoạt động hoặc nhiệm vụ
Hình chữ nhật bo tròn có dấu cộng	Quy trình con đã thu gọn
Hình thoi có dấu X	Cổng loại trừ
Hình thoi có dấu cộng	Cổng song song
Hình thoi có hình tròn	Cổng bao hàm
Hình thoi có dấu hiệu sự kiện	Cổng dựa trên sự kiện
Mũi tên liền nét	Luồng tuần tự
Mũi tên nét đứt	Luồng thông điệp
Đường chấm	Liên kết
Hình tài liệu	Đối tượng dữ liệu
Trụ dữ liệu	Kho dữ liệu
Hộp nhóm nét đứt	Nhóm
Hộp văn bản	Ghi chú văn bản
Khung chứa lớn bên ngoài	Hồ
Phân chia bên trong hồ	Làn

17. Danh sách kiểm tra mô hình hóa BPMN đơn giản

Trước khi hoàn thiện sơ đồ, hãy hỏi:

Luồng quy trình

Có điểm bắt đầu rõ ràng không?
Quy trình thông thường có dễ theo dõi không?
Mọi đường dẫn có kết thúc không?
Các quyết định có được biểu diễn bằng cổng (gateway) không?

Trách nhiệm

Mọi hoạt động có được phân công cho một người tham gia hoặc một làn (lane) không?
Các bể (pool) có được sử dụng cho các người tham gia riêng biệt không?
Các làn (lane) có được sử dụng cho các vai trò nội bộ hoặc phòng ban không?

Kết nối

Luồng tuần tự (sequence flows) có được sử dụng bên trong một bể (pool) không?
Luồng tin nhắn (message flows) có được sử dụng giữa các bể (pool) không?
Các nhánh của cổng (gateway) có được gắn nhãn không?

Thông tin

Các tài liệu quan trọng có được hiển thị không?
Các hệ thống lưu trữ bền vững có được biểu diễn dưới dạng kho dữ liệu (data stores) không?
Các chú thích có chỉ được sử dụng để làm rõ không?

Tính dễ đọc

Sơ đồ có quá lớn không?
Các hoạt động có được đặt tên nhất quán không?
Các đường nối có dễ theo dõi không?
Một quy trình con có thể đơn giản hóa sơ đồ không?

Ý tưởng trung tâm rất đơn giản: Sự kiện mô tả những gì xảy ra, hoạt động mô tả công việc, cổng (gateways) kiểm soát các quyết định hoặc các đường song song, làn (swimlanes) thể hiện trách nhiệm, kết nối thể hiện mối quan hệ, và các phần tử dữ liệu thể hiện thông tin.Kết hợp lại, các yếu tố này cung cấp một bức tranh rõ ràng về cách một quy trình kinh doanh bắt đầu, phát triển, phân nhánh, giao tiếp và kết thúc.

Tài liệu tham khảo

Hướng dẫn toàn diện về BPMN, công cụ Visual Paradigm, AI và hệ sinh thái: Bài viết chính thức trên blog phác thảo bốn trụ cột của hệ sinh thái AI VP với các ví dụ BPMN thực tế như Quy trình tuyển dụng nhân viên và Thực hiện đơn hàng.
Làm chủ Mô hình hóa Quy trình Kinh doanh: Hướng dẫn toàn diện về BPMN và Tạo sơ đồ bằng AI: Hướng dẫn chính thức chi tiết cách sử dụng công cụ tạo sơ đồ quy trình kinh doanh bằng AI, kèm theo hướng dẫn từng bước và so sánh tính năng.
Từ Văn bản đến Luồng Quy trình: Đánh giá thực tế của tôi về Công cụ tạo BPMN bằng AI của Visual Paradigm: Đánh giá độc lập kiểm tra công cụ tạo này qua các kịch bản thực tế (thương mại điện tử, hỗ trợ IT, ngân hàng) dưới góc độ của một nhà phân tích nghiệp vụ.
Công cụ tạo sơ đồ BPMN bằng AI: Công cụ chuyên nghiệp cho BPD: Trang sản phẩm chính thức giải thích tính năng chuyển đổi văn bản thành sơ đồ, cách truy cập tính năng này trong VP Desktop và các lợi ích chính như tuân thủ tiêu chuẩn.
Hướng dẫn toàn diện về BPMN, công cụ Visual Paradigm, trí tuệ nhân tạo và hệ sinh thái: Phiên bản tiếng Trung của hướng dẫn toàn diện, bao gồm các nguyên tắc cơ bản của BPMN và các nghiên cứu điển hình về tạo mô hình dựa trên AI.
Từ Văn bản đến Luồng Quy trình: Đánh giá Thực tế về Công cụ Tạo BPMN Dựa trên AI của Visual Paradigm: Nghiên cứu điển hình chi tiết về quy trình giao hàng của một nhà bán lẻ thiết bị phần cứng, minh họa cách AI xử lý cổng, thực thi song song và logic làn bơi.
Công cụ tạo sơ đồ BPMN bằng AI: Công cụ BPD chuyên nghiệp: Hướng dẫn sản phẩm tiếng Trung chi tiết về khả năng của công cụ tạo AI, bao gồm việc tự động bao gồm bể và làn để làm rõ tính đa chức năng.
Trải nghiệm thực tế của tôi: Sử dụng công cụ BPMN dựa trên AI của Visual Paradigm để thay đổi tài liệu quy trình làm việc: Đánh giá trực tiếp về hiệu suất của công cụ tạo AI trong các kịch bản tuyển dụng nhân viên, hỗ trợ khách hàng và phê duyệt khoản vay.
Hướng dẫn thực chiến cho người mới bắt đầu về mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN 2.0: Dễ dàng tạo sơ đồ quy trình chuyên nghiệp bằng Visual Paradigm và AI: Hướng dẫn thực hành với các chiến lược viết lệnh và kỹ thuật tối ưu hóa nâng cao sử dụng Chatbot AI để tinh chỉnh qua hội thoại.
Hướng dẫn thực hành toàn diện về BPMN: Trải nghiệm Visual Paradigm, chức năng AI và hướng dẫn sâu về hệ sinh thái: Chuỗi bài viết về việc ra mắt công cụ tạo BPMN dựa trên AI, với sự đi sâu vào tích hợp hệ sinh thái và các ví dụ thực tế.

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.