BPMN – Business Process Model and Notation – ist eine standardisierte visuelle Sprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessen. Sie hilft Geschäftsanwendern, Analysten, Entwicklern und Managern, denselben Prozess mit konsistenten Symbolen zu verstehen.

Das Bild fasst fünf Hauptbereiche von BPMN zusammen:

Schwimmbahnen – wer verantwortlich ist
Flusselemente – was im Prozess geschieht
Verbindungselemente – wie Elemente zusammenhängen
Daten – verwendete oder erzeugte Informationen
Artefakte – zusätzliche erläuternde Informationen

1. Wofür BPMN verwendet wird

BPMN kann Prozesse beschreiben wie:

Bearbeitung einer Kundenbestellung
Genehmigung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters
Bearbeitung eines Versicherungsschadensfalls
Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters
Versand von Produkten aus einem Lager
Bearbeitung einer Kundenbeschwerde
Genehmigung einer Rechnung

Ein BPMN-Diagramm beantwortet Fragen wie:

Wer führt jede Aktivität durch?
Was geschieht zuerst?
Welche Entscheidungen werden getroffen?
Welche Aktivitäten laufen parallel ab?
Welche Informationen werden benötigt?
Was geschieht, wenn ein Fehler auftritt?
Wann endet der Prozess?

Ein einfacher Prozess könnte wie folgt aussehen:

Kunde gibt Bestellung auf
        ↓
Vertrieb prüft Bestellung
        ↓
Lager bereitet Versand vor
        ↓
Bestellung wird versandt
        ↓
Kunde erhält Bestätigung

BPMN stellt diesen Prozess visuell dar, indem es Ereignisse, Aufgaben, Gateways, Flüsse, Pools und Laufbahnen verwendet.

2. Struktur eines BPMN-Diagramms

Ein BPMN-Prozess enthält normalerweise vier grundlegende Teile:

Start-Ereignis → Aktivität → Entscheidung → Aktivität → End-Ereignis

Zum Beispiel:

Bestellung eingegangen
      ↓
Lagerbestand prüfen
      ↓
Ist das Produkt verfügbar?
   ↙              ↘
 Ja              Nein
  ↓                ↓
Bestellung verpacken     Kunde benachrichtigen
  ↓                ↓
Bestellung versenden     Bestellung stornieren
   ↘              ↙
       Ende

Die Hauptelemente werden nachfolgend beschrieben.

3. Laufbahnen: Pools und Laufbahnen

Laufbahnen organisieren die Zuständigkeit. Sie zeigen, welcher Teilnehmer, welche Abteilung, welche Rolle oder welches System jede Aktivität durchführt.

Pools

EinPool stellt einen Hauptteilnehmer in einem Prozess dar.

Ein Teilnehmer kann sein:

Ein Unternehmen
Ein Kunde
Ein Lieferant
Eine Bank
Eine Regierungsbehörde
Ein externes Softwaresystem

Beispiel:

Pool: Online-Einzelhandelsunternehmen

Ein Pool kann eine oder mehrere Laufbahnen enthalten.

Ein Pool kann auch als zusammengeklapptes Feld dargestellt werden, wenn der interne Prozess nicht modelliert wird.

Laufbahnen

EineLaufbahn ist eine Unterteilung innerhalb eines Pools. Sie stellt normalerweise dar:

Eine Abteilung
Eine Stellenbezeichnung
Ein Team
Ein System
Eine Geschäftsfunktion

Beispiel:

Pool: Online-Handelsunternehmen
 ├── Vertriebsabteilung
 ├── Lager
 └── Finanzabteilung

Ein Prozess könnte wie folgt organisiert sein:

Spur	Verantwortung
Kunde	Gibt die Bestellung auf und erhält Benachrichtigungen
Vertriebsabteilung	Überprüft und bestätigt die Bestellung
Lager	Kommissioniert, verpackt und versendet Produkte
Finanzabteilung	Verarbeitet die Zahlung
Lieferpartner	Liefert das Paket aus

Beispiel mit Spuren

Kunde              | Bestellung aufgeben ─────────────── Bestätigung erhalten
                  |
Vertriebsabteilung | Bestellung erhalten → Bestellung prüfen → Bestellung bestätigen
                  |
Lager              |                         Artikel kommissionieren → Verpacken → Versenden
                  |
Finanzabteilung    | Zahlungsanforderung erhalten → Zahlung genehmigen

Die Position einer Aktivität in einer Spur zeigt an, wer dafür verantwortlich ist.

Pool versus Spur

Element	Bedeutung	Typisches Beispiel
Pool	Hauptbeteiligter oder Organisation	Kunde, Lieferant, Bank
Spur	Rolle, Abteilung oder System innerhalb eines Teilnehmers	Vertrieb, Lager, Finanzen

Grundregel für Anfänger

Verwenden Sie eine Pool wenn der Teilnehmer organisatorisch oder operativ getrennt ist. Verwenden Sie eine Spur wenn der Teilnehmer eine Rolle oder Gruppe innerhalb dieses Pools ist.

4. Fluss-Elemente

Fluss-Elemente beschreiben, was im Prozess geschieht. Die drei Haupttypen sind:

Ereignisse
Aktivitäten
Gateways

4.1 Ereignisse

Ein Ereignis stellt etwas dar, das während eines Prozesses geschieht. Ereignisse beschreiben normalerweise nicht die ausgeführte Arbeit; stattdessen zeigen sie an, dass etwas den Prozess startet, unterbricht oder beendet.

Ereignisse werden durch Kreise dargestellt.

Start-Ereignis

Ein Start-Ereignis zeigt, wo der Prozess beginnt.

Symbol: Kreis mit dünnem Strich

Beispiele:

Kunde reicht eine Bestellung ein
Eine Nachricht wird empfangen
Ein Timer erreicht ein geplantes Datum
Ein Mitarbeiter reicht einen Antrag ein

Beispiel:

○ Bestellung eingegangen

Ein Start-Ereignis sollte normalerweise einen ausgehenden Fluss haben, aber keinen eingehenden Sequenzfluss.

Zwischenereignis

Ein Zwischenereignis tritt zwischen dem Start und dem Ende eines Prozesses auf.

Symbol: doppelt umrandeter Kreis

Es kann Folgendes darstellen:

Warten auf eine Nachricht
Warten auf einen Timer
Fehler abfangen
Eine Benachrichtigung senden
Ein Problem eskalieren

Beispiel:

Start → Bestellung prüfen → ◉ Auf Zahlung warten → Bestellung versenden

Ein Zwischenereignis kann entweder:

Etwas abfangenEtwas abfangen, z. B. das Warten auf eine eingehende Nachricht
Etwas auslösenEtwas auslösen, z. B. das Senden einer Nachricht oder das Auslösen eines Fehlers

Endereignis

Ein Endereignis zeigt an, wo ein Prozesspfad endet.

Symbol: dick umrandeter Kreis

Beispiele:

Bestellung abgeschlossen
Antrag abgelehnt
Zahlung fehlgeschlagen
Fall abgeschlossen

Beispiel:

Bestellung versenden → ● Bestellung abgeschlossen

Ein Endereignis hat normalerweise einen eingehenden Sequenzfluss, aber keinen ausgehenden Sequenzfluss.

4.2 Aktivitäten

Eine Aktivität stellt eine im Prozess durchgeführte Arbeit dar. Aktivitäten werden als abgerundete Rechtecke dargestellt.

Beispiele:

Antrag prüfen
Zahlung genehmigen
Produkte auswählen
Rechnung senden
Kundendatensatz aktualisieren

Aktivitäten sollten normalerweise mit einem Verb und einem Objekt benannt werden:

Antrag prüfen
Adresse validieren
Antrag genehmigen
Bestätigung senden

Vermeiden Sie vage Bezeichnungen wie:

Bearbeitung
Arbeit
Problem bearbeiten
Schritt 1

Aufgabe

Eine Aufgabe ist eine einzelne Arbeitseinheit, die im aktuellen Diagramm nicht weiter unterteilt wird.

Beispiel:

[Kundenbestellung prüfen]

Eine Aufgabe kann manuell, automatisch oder von einem Benutzer unter Verwendung eines Systems ausgeführt werden.

Häufige BPMN-Aufgabentypen umfassen:

Aufgabentyp	Bedeutung	Beispiel
Benutzeraufgabe	Eine Person führt Arbeit unter Verwendung eines Systems aus	Kreditantrag genehmigen
Manuelle Aufgabe	Eine Person führt Arbeit ohne ein System aus	Paket prüfen
Dienstleistungsaufgabe	Ein System oder ein automatisierter Dienst führt Arbeiten aus	Versandkosten berechnen
Sendeaufgabe	Sendet eine Nachricht	Bestellbestätigung senden
Empfangsaufgabe	Wartet auf eine Nachricht	Lieferantenantwort empfangen
Skriptaufgabe	Führt ein Skript oder Programm aus	Gesamtsumme berechnen
Geschäftsregel-Aufgabe	Wendet Geschäftsregeln an	Rabatt ermitteln

Für Anfänger ist eine normale generische Aufgabe oft ausreichend, es sei denn, die genaue Implementierung ist entscheidend.

Teilprozess

Ein Teilprozess ist eine Gruppe von Aktivitäten, die als eine größere Aktivität behandelt wird.

Beispiel:

[Kundenrückgabe bearbeiten]

Innerhalb des Teilprozesses können folgende Schritte enthalten sein:

Rückgabeantrag empfangen
      ↓
Rückgabeberechtigung prüfen
      ↓
Zurückgegebenen Artikel prüfen
      ↓
Erstattung ausstellen

Verwenden Sie einen Teilprozess, wenn:

Die Gruppe von Aktivitäten logisch zusammenhängt
Das Diagramm zu groß wird
Sie Details vorübergehend ausblenden möchten
Die gleiche Gruppe von Schritten wiederverwendet wird
Verschiedene Personen unterschiedliche Detaillierungsebenen benötigen

Ein Unterprozess wird als abgerundetes Rechteck mit einem kleinen Pluszeichen dargestellt, wenn er zusammengeklappt ist.

4.3 Gateways

Ein Gateway steuert, wie der Prozess verzweigt, zusammenläuft oder Entscheidungen trifft. Gateways werden durch Raute-Symbole dargestellt.

Das Symbol innerhalb der Raute gibt den Gateway-Typ an.

Exklusives Gateway: XOR

Ein exklusives Gateway wählt genau einen Pfad aus.

Beispiel:

                 ┌── Ja → Antrag genehmigen
Antrag prüfen ─◇─┤
                 └── Nein → Antrag ablehnen

Verwenden Sie ein exklusives Gateway, wenn nur eine Bedingung zutreffen kann.

Beispielfrage:

Ist der Bestellwert größer als 1.000 $?

Mögliche Pfade:

Ja: Genehmigung durch den Vorgesetzten erforderlich
Nein: Automatisch fortfahren

Typische Notation:

◇ Ist die Zahlung genehmigt?

Nur ein ausgehender Pfad sollte verfolgt werden.

Paralleles Gateway: AND

Ein paralleles Gateway aktiviert mehrere Pfade gleichzeitig.

Beispiel:

                 ┌── Rechnung versenden
Bestellung bestätigt ─◇
                 └── Versand vorbereiten

Beide Aktivitäten finden statt.

Ein paralleles Gateway kann auch parallele Pfade synchronisieren:

Rechnung versenden ────┐
                 ◇── Bestellung versenden
Versand vorbereiten ┘

Der Prozess wird erst fortgesetzt, nachdem beide Zweige abgeschlossen sind.

Verwenden Sie ein paralleles Gateway, wenn Aktivitäten unabhängig sind und gleichzeitig stattfinden können.

Inklusives Gateway: OR

Ein inklusives Gateway aktiviert je nach Bedingungen einen oder mehrere Pfade.

Beispiel:

Kundentyp?
   ├── Geschäftskunde → Geschäftskonto erstellen
   ├── International    → Zollgebühr berechnen
   └── Premium-Kunde    → Premium-Rabatt anwenden

Einer, zwei oder alle drei Pfade können ausgewählt werden.

Verwenden Sie einen inklusiven Gateway, wenn mehrere Bedingungen gleichzeitig wahr sein können.

Ereignisbasierter Gateway

Ein ereignisbasierter Gateway wählt einen Pfad basierend auf dem Ereignis, das zuerst eintritt.

Beispiel:

Angebot senden
    ↓
◇ Auf Ereignis warten
   ├── Kunde akzeptiert → Bestellung erstellen
   ├── Kunde lehnt ab → Anfrage schließen
   └── Zeit abgelaufen    → Erinnerung senden

Dies ist nützlich, wenn der Prozess auf konkurrierende Ereignisse wartet, wie zum Beispiel:

Eine Kundenantwort
Ein Zeitüberschreitung
Eine Nachricht von einem anderen System

Gateway-Vergleich

Gateway	Anzahl der ausgewählten Pfade	Hauptzweck
Exklusiv	Genau einer	Zwischen Alternativen wählen
Parallel	Alle zutreffenden Pfade	Arbeiten gleichzeitig ausführen
Inklusiv	Einer oder mehrere	Jede zutreffende Bedingung befolgen
Ereignisbasiert	Erstes eintretendes Ereignis	Auf das zuerst eintretende Ereignis reagieren

Gateway-Namensgebung

Ein Gateway kann als Frage formuliert werden:

Ist die Zahlung genehmigt?
Ist der Kunde berechtigt?
Sind alle Dokumente vollständig?
Ist die Frist abgelaufen?

Die ausgehenden Flüsse sollten dann passende Bedingungen verwenden:

Ja / Nein
Genehmigt / Abgelehnt
Vollständig / Unvollständig

5. Verbindende Objekte

Verbindende Objekte zeigen, wie BPMN-Elemente miteinander in Beziehung stehen.

5.1 Ablaufsequenz

Eine Ablaufsequenz zeigt die Reihenfolge, in der Aktivitäten, Ereignisse und Gateways auftreten.

Sie wird durch eine durchgezogene Linie mit einem durchgezogenen Pfeilkopf dargestellt.

Start → Anfrage prüfen → Anfrage genehmigen → Ende

Die Ablaufsequenz wird normalerweise innerhalb desselben Pools verwendet.

Beispiel:

○ Start → [Bestellung prüfen] → ◇ Zahlung genehmigt?

Regeln für die Ablaufsequenz

Verwenden Sie Pfeile, um die Richtung anzuzeigen.
Halten Sie die Richtung konsistent, üblicherweise von links nach rechts oder von oben nach unten.
Kennzeichnen Sie bedingte Flüsse bei Bedarf.
Vermeiden Sie sich kreuzende Linien.
Verwenden Sie keine Ablaufsequenz, um separate Pools zu verbinden.

5.2 Nachrichtenfluss

Ein Nachrichtenfluss zeigt die Kommunikation zwischen separaten Teilnehmern oder Pools.

Sie wird durch eine gestrichelte Linie mit einem offenen Pfeilkopf dargestellt.

Beispiel:

Kunden-Pool       - - - Bestellnachricht - - -> Firmen-Pool
Firmen-Pool        - - - Bestätigung - - -> Kunden-Pool

Nachrichtenfluss kann darstellen:

Versenden einer Bestellung
Entgegennahme einer Rechnung
Versenden einer Zahlungsanforderung
Entgegennahme einer Lieferaktualisierung
Austausch von Informationen mit einem externen System

Sequenzfluss versus Nachrichtenfluss

Verbindung	Verwendet zwischen	Bedeutung
Sequenzfluss	Elemente im selben Pool	Arbeitsreihenfolge
Nachrichtenfluss	Getrennte Pools oder Teilnehmer	Kommunikation zwischen Teilnehmern

Ein häufiger Anfängerfehler besteht darin, Sequenzfluss über zwei Pools hinweg zu verwenden. Verwenden Sie stattdessen einen Nachrichtenfluss.

5.3 Zuordnung

Eine Zuordnung verknüpft zusätzliche Informationen mit einem BPMN-Element.

Sie wird als gestrichelte Linie dargestellt.

Verwenden Sie sie zum Verbinden von:

Eine Textanmerkung mit einer Aktivität
Ein Datenobjekt mit einer Aufgabe
Eine Gruppe mit verwandten Elementen

Beispiel:

[Rechnung genehmigen] ······· „Managergenehmigung erforderlich“

Eine Zuordnung steuert nicht die Reihenfolge des Prozesses. Sie fügt lediglich Kontext hinzu.

5.4 Datenzuordnung

Ein Datenverknüpfung zeigt, wie Daten in eine Aktivität eingehen oder sie verlassen.

Sie kann Folgendes darstellen:

Ein verwendetes Eingabedokument
Ein erzeugtes Ausgabedokument
Aktualisierte Informationen
Gespeicherte Daten

Beispiel:

[Rechnung erstellen] ─ ─ ─ → Rechnungsdokument

Die Linie ist normalerweise gestrichelt und hat einen offenen Pfeilkopf.

6. Datenelemente

BPMN-Datenelemente zeigen Informationen, die vom Prozess verwendet oder erstellt werden.

6.1 Datenobjekt

Ein Datenobjekt stellt Informationen dar, die während eines Prozesses verwendet oder erzeugt werden.

Beispiele:

Kundenbestellung
Rechnung
Antragsformular
Versandetikett
Genehmigungsdokument
Zahlungsbeleg

Beispiel:

[Bestellung prüfen] ─ ─ ─ → Bestelldokument

Ein Datenobjekt bedeutet nicht zwangsläufig ein physisches Papierdokument. Es kann auch eine digitale Datei oder einen Geschäftsbericht darstellen.

6.2 Dateneingabe

Eine Dateneingabe stellt Informationen dar, die in den Prozess eingehen.

Beispiele:

Kundenantrag
Angebot des Lieferanten
Neue Bestellung
Hochgeladenes Dokument

Beispiel:

Kundenantrag → Prozessantrag

6.3 Datenausgabe

Ein Datenausgabe stellt Informationen dar, die vom Prozess erzeugt werden.

Beispiele:

Genehmigter Antrag
Versandbestätigung
Rechnung
Abschlussbericht

6.4 Datenspeicher

Ein Datenspeicher stellt persistente Informationen dar, die über eine einzelne Prozessinstanz hinaus verfügbar bleiben.

Beispiele:

Kunden Datenbank
Lagersystem
Mitarbeiterakten
Dokumentenarchiv
Buchhaltungssystem

Beispiel:

[Lagerbestand aktualisieren] ─ ─ ─ ↔ Lagerdatenbank

Ein Datenspeicher ist nützlich, wenn der Prozess aus einem langfristigen Informationsarchiv liest oder darin schreibt.

Vergleich von Datenelementen

Element	Bedeutung	Beispiel
Datenobjekt	Während eines Prozesses verwendete oder erzeugte Information	Bestellformular
Dateneingabe	In den Prozess eingehende Information	Kundenantrag
Datenausgabe	Den Prozess verlassende Information	Genehmigungshinweis
Datenspeicher	Persistenter Informationsspeicher	Kunden Datenbank

7. Artefakte

Artefakte fügen Informationen hinzu, ohne den Prozessablauf zu ändern.

Das Bild zeigt zwei häufige Artefakte: Gruppen und Textanmerkungen.

7.1 Gruppe

Eine Gruppe umgibt visuell zusammengehörige Elemente.

Eine Gruppe wird durch ein gestricheltes, abgerundetes Rechteck dargestellt.

Verwenden Sie eine Gruppe, um:

Eine Phase des Prozesses hervorzuheben
Zusammengehörige Aktivitäten zu organisieren
Compliance-bezogene Schritte zu kennzeichnen
Optionale Arbeiten zu identifizieren
Prozessgrenzen zu erläutern

Beispiel:

┌ - - - - - Kundenüberprüfung - - - - - ┐
  [Identität prüfen] → [Adresse validieren]
└ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -┘

Eine Gruppe steuert die Ausführung nicht. Sie dient lediglich als visuelle Hilfe.

7.2 Textanmerkung

Eine Textanmerkung fügt einen Kommentar oder eine Erklärung hinzu.

Beispiel:

[Rückerstattung genehmigen] ····· „Rückerstattungen über 500 $ erfordern die Genehmigung eines Managers."

Anmerkungen sind hilfreich für:

Geschäftsregeln
Ausnahmen
Richtlinien
Annahmen
Erklärungen für ungewöhnliches Verhalten
Notizen für Leser

Verwenden Sie Textanmerkungen nicht als Ersatz für tatsächliche BPMN-Logik. Wenn eine Regel den Prozesspfad ändert, modellieren Sie sie mit einem Gateway oder einem Ereignis.

8. Vollständiges Beispiel: Online-Bestellprozess

Das folgende Beispiel kombiniert Pools, Bahnen, Aktivitäten, Gateways, Daten und Nachrichten.

Szenario

Ein Kunde gibt eine Online-Bestellung auf. Das Unternehmen prüft den Lagerbestand und die Zahlung. Wenn das Produkt verfügbar ist und die Zahlung genehmigt wird, versendet das Lager die Bestellung. Andernfalls wird der Kunde benachrichtigt.

Kunde
  ○ Bestellung aufgeben
        |
        | Bestellnachricht
        v

Online-Shop
  Vertriebsabteilung
  ○ Bestellung erhalten
        ↓
  [Lagerbestand prüfen]
        ↓
  ◇ Produkt verfügbar?
     ↙              ↘
   Nein               Ja
   ↓                  ↓
[Kunde benachrichtigen]  [Zahlung anfordern]
   ↓                  ↓
  ● Bestellung geschlossen   ◇ Zahlung genehmigt?
                     ↙              ↘
                   Nein             Ja
                   ↓                  ↓
             [Kunde benachrichtigen]   Lager
                   ↓             [Artikel auswählen]
              ● Bestellung geschlossen          ↓
                                  [Bestellung verpacken]
                                       ↓
                                  [Bestellung versenden]
                                       ↓
                                  [Bestätigung senden]
                                       ↓
                                      ● Abgeschlossen

Im Prozess verwendete Daten

Kundenbestellung → Bestellung erhalten
Lagerdatenbank ↔ Lagerbestand prüfen
Zahlungsanforderung → Zahlung anfordern
Versandetikett → Bestellung versenden
Bestellbestätigung → Bestätigung senden

Kommunikation zwischen den Beteiligten

Der Kunde sendet eine Bestellung an das Unternehmen.
Das Unternehmen sendet eine Zahlungsanforderung an den Zahlungsdienstleister.
Der Zahlungsdienstleister sendet eine Genehmigung oder Ablehnungsnachricht.
Das Unternehmen sendet eine Bestätigung an den Kunden.
Das Lager erhält eine Versandanforderung.

9. Beispiel: Urlaubsantrag eines Mitarbeiters

Geschäftsregel

Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag. Der Manager genehmigt oder lehnt ihn ab. Wenn genehmigt, aktualisiert das HR-System den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters.

Mitarbeiter
  ○ Urlaubsantrag einreichen
        ↓
Manager
  [Antrag prüfen]
        ↓
  ◇ Genehmigt?
    ↙       ↘
  Nein       Ja
  ↓           ↓
[Ablehnung    [Mitarbeiter benachrichtigen]
 senden]       ↓
  ↓         Personalabteilung
  ● Ende      [Urlaubsanspruch aktualisieren]
                    ↓
               [Genehmigung dokumentieren]
                    ↓
                   ● Ende

Mögliche Datenelemente

Urlaubsantrag
Verbleibender Urlaub des Mitarbeiters
Genehmigungsbenachrichtigung
Personalakte

Mögliche Anmerkung

„Anträge, die länger als 10 Arbeitstage dauern, erfordern die Genehmigung des Abteilungsleiters.“

Wenn die Regel einen weiteren Entscheidungsweg erzeugt, sollte sie mit einem Gateway modelliert werden und nicht nur als Anmerkung formuliert werden.

10. Beispiel: Parallele Aktivitäten

Angenommen, ein genehmigter Kreditantrag erfordert sowohl eine Bonitätsprüfung als auch eine Identitätsprüfung. Diese können gleichzeitig erfolgen.

[Kreditantrag erhalten]
          ↓
       ◇ UND
       ↙   ↘
[Bonitätsprüfung] [Identitätsprüfung]
       ↘   ↙
       ◇ UND
          ↓
 [Kreditentscheidung treffen]
          ↓
         ● Ende

Das erste parallele Gateway teilt den Prozess auf. Das zweite wartet, bis beide Aktivitäten abgeschlossen sind.

Verwenden Sie dieses Muster, wenn:

Die Aktivitäten sind unabhängig voneinander
Beide Aktivitäten sind erforderlich
Die gleichzeitige Ausführung spart Zeit

11. Beispiel: Warten auf Ereignisse

Ein Lieferant sendet ein Angebot, aber das Unternehmen kann die Anfrage auch stornieren, wenn die Antwort zu lange dauert.

[Angebot anfordern]
          ↓
  ◇ Ereignisbasiertes Gateway
      ↙          ↘
[Angebot erhalten]  [Zeitlimit abgelaufen]
      ↓              ↓
[Angebot auswerten]  [Erinnerung senden]
      ↓              ↓
     ● Ende          ● Ende

Der Pfad hängt davon ab, welches Ereignis zuerst eintritt.

12. Wie man ein BPMN-Diagramm erstellt

Befolgen Sie diesen Prozess, wenn Sie einen neuen Geschäftsprozess modellieren.

Schritt 1: Definieren Sie den Prozessumfang

Entscheiden Sie, wo der Prozess beginnt und endet.

Beispiel:

Start: Kunde reicht eine Bestellung ein
Ende: Bestellung wird versandt oder storniert

Vermeiden Sie es, die gesamte Organisation in einem einzigen Diagramm zu modellieren.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Beteiligten

Listen Sie die beteiligten Personen, Abteilungen, Organisationen und Systeme auf.

Beispiel:

Kunde
Vertriebsabteilung
Lager
Zahlungsanbieter

Entscheiden Sie, welche als Pools und welche als Spuren dienen sollen.

Schritt 3: Identifizieren Sie das Startereignis

Fragen Sie:

Was löst diesen Prozess aus?

Mögliche Antworten:

Ein Antrag wird eingereicht
Eine Nachricht trifft ein
Eine geplante Zeit tritt ein
Eine Bedingung wird wahr

Schritt 4: Listen Sie die Haupttätigkeiten auf

Schreiben Sie die Arbeit zunächst in einfacher Sprache.

Beispiel:

Bestellung entgegennehmen
Lagerbestand prüfen
Zahlung anfordern
Produkte kommissionieren
Bestellung verpacken
Bestellung versenden
Bestätigung senden

Schritt 5: Entscheidungen hinzufügen

Suchen Sie nach Fragen, die bestimmen, was als Nächstes passiert.

Beispiele:

Ist das Produkt verfügbar?
Ist die Zahlung genehmigt?
Ist der Antrag vollständig?
Ist die Frist abgelaufen?

Stellen Sie diese Entscheidungen durch Gateways dar.

Schritt 6: Fügen Sie die Endereignisse hinzu

Ein Prozess kann mehrere Enden haben.

Beispiele:

Bestellung abgeschlossen
Bestellung storniert
Antrag abgelehnt
Zahlung fehlgeschlagen

Schritt 7: Fügen Sie Sequenzflüsse hinzu

Verbinden Sie den Prozess von Anfang bis Ende. Halten Sie die Richtung leicht nachvollziehbar.

Schritt 8: Fügen Sie Nachrichten hinzu

Zeigen Sie die Kommunikation zwischen separaten Pools mithilfe von Nachrichtenflüssen an.

Schritt 9: Fügen Sie Daten und Anmerkungen hinzu

Fügen Sie Dokumente, Datenbanken, Regeln und Notizen nur dort hinzu, wo sie den Prozess verdeutlichen.

Schritt 10: Überprüfen Sie das Diagramm

Prüfen Sie, ob:

Jeder Prozesspfad beginnt korrekt
Jeder Pfad führt zu einem Ende
Gateways sind logisch gepaart
Verantwortlichkeiten sind klar
Nachrichten verbinden separate Teilnehmer
Aktivitäten sind konsistent benannt
Das Diagramm ist lesbar

13. Benennungskonventionen

Gute Namen machen BPMN-Diagramme viel leichter verständlich.

Ereignisse

Verwenden Sie ein Substantiv oder eine Ereignisphrase:

Bestellung eingegangen
Zahlung genehmigt
Frist erreicht
Kunde storniert Anfrage

Aufgaben

Verwenden Sie ein Verb gefolgt von einem Objekt:

Antrag prüfen
Lagerbestand prüfen
Zahlung genehmigen
Benachrichtigung senden

Gateways

Verwenden Sie eine Frage:

Ist der Antrag vollständig?
Ist die Zahlung genehmigt?
Sind Produkte verfügbar?

Abschlussereignisse

Verwenden Sie ein Ergebnis:

Bestellung abgeschlossen
Anfrage abgelehnt
Zahlung fehlgeschlagen
Fall abgeschlossen

Vermeiden Sie vage Bezeichnungen wie:

Bestellung bearbeiten
Anfrage bearbeiten
Prüfung durchführen
Aktion erforderlich

Bevorzugen Sie präzisere Bezeichnungen:

Bestelldetails prüfen
Kundenanfrage prüfen
Zahlungsstatus prüfen
Genehmigungsbenachrichtigung senden

14. Häufige Anfängerfehler

Verwendung des falschen Fluss-Typs

Falsch:

Sequenzfluss zwischen zwei separaten Pools

Richtig:

Nachrichtenfluss zwischen separaten Pools

Verwenden Sie Sequenzflüsse für die Reihenfolge von Aktivitäten innerhalb eines Teilnehmers. Verwenden Sie Nachrichtenflüsse für die Kommunikation zwischen Teilnehmern.

Jede Abteilung als separaten Pool behandeln

Abteilungen derselben Organisation werden üblicherweise besser als Spuren innerhalb eines einzigen Pools dargestellt. Separate Pools sind eher für unabhängige Teilnehmer geeignet.

Verwendung von Gateways für einfache sequenzielle Arbeiten

Fügen Sie kein Gateway hinzu, wenn keine Verzweigung oder Zusammenführung vorliegt.

Unnötig:

Start → ◇ → Formular prüfen → ◇ → Ende

Besser:

Start → Formular prüfen → Ende

Vergessen, Verzweigungen zusammenzuführen

Wenn ein Gateway den Prozess aufteilt, müssen seine Zweige möglicherweise später zusammengeführt werden.

Zum Beispiel kann der Prozess nach der Genehmigung oder Ablehnung eines Antrags zu einem gemeinsamen Benachrichtigungsschritt weitergehen.

Verwendung von Text statt Prozesslogik

Das Schreiben von „Wenn die Zahlung fehlschlägt, benachrichtigen Sie den Kunden“ als Notiz modelliert das Verhalten nicht. Verwenden Sie ein exklusives Gateway:

◇ Zahlung genehmigt?
   ├── Ja → Bestellung fortsetzen
   └── Nein  → Kunde benachrichtigen

Überladung des Diagramms

Ein Diagramm mit zu vielen Details wird schwer lesbar. Verwenden Sie:

Teilprozesse
Separate Diagramme
Gruppen
Spezifischere Ansichten für verschiedene Zielgruppen

Mischen von Detaillierungsstufen

Vermeiden Sie es, eine Aktivität auf hoher Ebene wie „Bestellung bearbeiten“ neben detaillierten Schritten wie „Etikett drucken“ und „Paket versiegeln“ zu platzieren, es sei denn, der Zusammenhang ist klar.

Wählen Sie eine Detaillierungsstufe für das Diagramm oder verwenden Sie einen Teilprozess.

Fehlende Endereignisse

Ein Prozess sollte normalerweise seine möglichen Ergebnisse klar darlegen. Fügen Sie Endereignisse für erfolgreiche, abgelehnte, stornierte oder fehlgeschlagene Pfade ein, wo es angebracht ist.

15. Best Practices für die BPMN-Modellierung

Beginnen Sie mit dem Prozessziel und dem Geltungsbereich.
Verwenden Sie eine klare Richtung von links nach rechts oder von oben nach unten.
Verwenden Sie ein Startereignis, es sei denn, mehrere Auslöser sind tatsächlich erforderlich.
Geben Sie jedem wichtigen Pfad ein klares Ergebnis.
Halten Sie Aufgaben auf einem ähnlichen Detaillierungsgrad.
Verwenden Sie Sparten, um die Zuständigkeit zu verdeutlichen.
Beschriften Sie die ausgehenden Gateway-Flüsse.
Verwenden Sie Nachrichtenflüsse nur für die Kommunikation zwischen Teilnehmern.
Vermeiden Sie sich kreuzende Verbindungen, wo immer möglich.
Bevorzugen Sie aussagekräftige Namen gegenüber technischen Bezeichnungen.
Verwenden Sie Datenobjekte nur, wenn die Information von Bedeutung ist.
Verwenden Sie Anmerkungen zur Erklärung, nicht zur Ersetzung der Prozesslogik.
Teilen Sie große Diagramme in Teilprozesse auf.
Validieren Sie das Modell mit den Personen, die die eigentliche Arbeit ausführen.

16. Schneller BPMN-Überblick

Symbol oder Konzept	Bedeutung
Dünner Kreis	Startereignis
Doppelter Kreis	Zwischenereignis
Dicker Kreis	Endereignis
Abgerundetes Rechteck	Aktivität oder Aufgabe
Abgerundetes Rechteck mit Pluszeichen	Eingeklappter Teilprozess
Raute mit X	Exklusiver Gateway
Raute mit Pluszeichen	Paralleler Gateway
Raute mit Kreis	Inklusiver Gateway
Raute mit Ereignismarkierungen	Ereignisbasierter Gateway
Feste Pfeilspitze	Sequenzfluss
Gestrichelter Pfeil	Nachrichtenfluss
Gepunktete Linie	Assoziation
Dokumentenform	Datenobjekt
Datenbankzylinder	Datenspeicher
Gestrichelte Gruppierungsbox	Gruppe
Textfeld	Textanmerkung
Großer äußerer Container	Pool
Unterteilung innerhalb eines Pools	Bahn

17. Eine einfache BPMN-Modellierungs-Checkliste

Fragen Sie vor der Fertigstellung eines Diagramms:

Prozessfluss

Gibt es einen klaren Start?
Ist der normale Prozess leicht zu verfolgen?
Endet jeder Pfad irgendwann?
Werden Entscheidungen durch Gateways dargestellt?

Verantwortlichkeiten

Ist jede Aktivität einem Teilnehmer oder einer Spur zugeordnet?
Werden Pools für separate Teilnehmer verwendet?
Werden Spuren für interne Rollen oder Abteilungen verwendet?

Verbindungen

Werden Sequenzflüsse innerhalb eines Pools verwendet?
Werden Nachrichtenflüsse zwischen Pools verwendet?
Sind Gateway-Zweige beschriftet?

Informationen

Werden wichtige Dokumente angezeigt?
Werden persistente Systeme als Datenspeicher dargestellt?
Werden Anmerkungen ausschließlich zur Klärung verwendet?

Lesbarkeit

Ist das Diagramm zu groß?
Sind die Aktivitäten einheitlich benannt?
Sind die Verbindungslinien leicht zu verfolgen?
Könnte ein Unterprozess das Diagramm vereinfachen?

Die zentrale Idee ist einfach: Ereignisse beschreiben, was geschieht, Aktivitäten beschreiben die Arbeit, Gateways steuern Entscheidungen oder parallele Pfade, Schwimmbahnen zeigen Verantwortlichkeiten, Verbindungen zeigen Beziehungen und Datenelemente zeigen Informationen.Zusammen bieten diese Elemente ein klares Bild davon, wie ein Geschäftsprozess beginnt, fortschreitet, verzweigt, kommuniziert und endet.

Referenzen

Umfassender Leitfaden zu BPMN, Visual Paradigm-Tooling, KI und Ökosystem: Offizieller Blogbeitrag, der die vier Säulen des VP-KI-Ökosystems mit praktischen BPMN-Beispielen wie der Mitarbeiter-Einarbeitung und der Auftragsabwicklung darlegt.
Meisterung der Geschäftsprozessmodellierung: Ein vollständiger Leitfaden zu BPMN und KI-gestützter Diagrammerstellung: Offizieller Leitfaden, der detailliert beschreibt, wie der KI-Generator für Geschäftsprozessdiagramme verwendet wird, mit schrittweisen Anleitungen und Funktionsvergleichen.
Von Text zu Prozessfluss: Mein praktischer Testbericht von Visual Paradigms KI-gestütztem BPMN-Generator: Unabhängiger Testbericht, der den Generator aus der Perspektive eines Business Analysten in realen Szenarien (E-Commerce, IT-Support, Bankwesen) prüft.
KI-BPMN-Diagrammgenerator: Professionelles BPD-Tool: Offizielle Produktseite, die die Text-zu-Diagramm-Funktion erklärt, wie sie in VP Desktop aufgerufen wird, und wichtige Vorteile wie die Einhaltung von Standards .
Umfassender Leitfaden zu BPMN, Visual Paradigm-Tools, künstlicher Intelligenz und dem Ökosystem: Chinesische Version des umfassenden Leitfadens, die BPMN-Grundlagen und Fallstudien zur KI-gesteuerten Generierung abdeckt .
Von Text zu Prozessablauf: Ein praktischer Review von Visual Paradigms KI-gestütztem BPMN-Generator: Detaillierte Fallstudie zum Versandprozess eines Hardware-Händlers, die zeigt, wie KI mit Gateways, paralleler Ausführung und Schwimmbahnlogik umgeht .
KI-BPMN-Diagramm-Generator: Professionelles BPD-Tool: Chinesische Produktanleitung, die die Fähigkeiten des KI-Generators im Detail beschreibt, einschließlich der automatischen Einbeziehung von Pools und Bahnen für funktionsübergreifende Klarheit .
Meine persönliche Erfahrung: Wie der KI-gestützte BPMN von Visual Paradigm die Dokumentation von Arbeitsabläufen verändert: Erste-Erfahrungsbericht über die Leistung des KI-Generators bei Szenarien zur Mitarbeiter-Einarbeitung, Kundensupport und Kreditgenehmigung .
Praktischer Leitfaden für BPMN 2.0 für Einsteiger im Geschäftsprozessmodellierung: Professionelle Prozessdiagramme einfach mit Visual Paradigm und KI erstellen: Praktisches Tutorial mit Strategien für das Schreiben von Prompts und fortgeschrittenen Optimierungstechniken unter Verwendung des KI-Chatbots zur konversationellen Verfeinerung .
Vollständiger praktischer BPMN-Leitfaden: Visual Paradigm-Erfahrung, KI-Funktionen und tiefgehender Ökosystem-Leitfaden: Artikelserie zur Einführung des KI-gestützten BPMN-Generators mit tiefgehenden Einblicken in die Ökosystem-Integration und praktischen Beispielen .

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