Giới thiệu
Trong môi trường kinh doanh ngày nay với tốc độ nhanh, sự rõ ràng trong thiết kế quy trình không chỉ hữu ích mà còn là điều cần thiết. Các tổ chức có thể rõ ràng lập bản đồ, phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc sẽ có lợi thế cạnh tranh đáng kể. Đó chính là lúc Business Process Model and Notation (BPMN) xuất hiện: một tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu, biến logic hoạt động phức tạp thành các sơ đồ trực quan, dễ hiểu.
Hướng dẫn này chia sẻ quan điểm từ bên thứ ba về việc làm việc với BPMN 2.0, tập trung vào cách môi trường mô hình hóa của Visual Paradigm—đặc biệt là các tính năng mới được hỗ trợ trí tuệ nhân tạo—hỗ trợ các nhà phân tích, nhà phát triển và các bên liên quan kinh doanh trong suốt vòng đời quy trình. Dù bạn đang vẽ sơ đồ luồng đầu tiên hay tinh chỉnh các mô hình quy trình có thể thực thi để triển khai, bài đánh giá này sẽ đi qua các khái niệm cốt lõi, công cụ thực tế và ứng dụng trong thực tế để giúp bạn tận dụng tối đa hành trình BPMN của mình.
Hiểu về BPMN: Nền tảng
Một mục tiêu kinh doanh là mục tiêu mà tổ chức hướng tới đạt được bằng cách thực hiện đúng quy trình kinh doanh liên quan. Một quy trình kinh doanh bao gồm một tập hợp các hoạt động được thực hiện phối hợp trong môi trường tổ chức và kỹ thuật. Những hoạt động này cùng nhau thực hiện một mục tiêu kinh doanh.
Mục tiêu chính của nỗ lực BPMN là cung cấp một ký hiệu dễ hiểu đối với tất cả người dùng kinh doanh—từ các nhà phân tích kinh doanh tạo bản phác thảo ban đầu của quy trình, đến các nhà phát triển kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai công nghệ sẽ thực hiện các quy trình đó, và cuối cùng là những người kinh doanh sẽ quản lý và giám sát các quy trình này.
-
Một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) BPMN định nghĩa một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) gồm một tập hợp các yếu tố đồ họa. BPMN dựa trên kỹ thuật sơ đồ luồng được thiết kế riêng để tạo ra các mô hình đồ họa cho các hoạt động quy trình kinh doanh.
-
Do đó, một Mô hình Quy trình Kinh doanh là một mạng lưới các đối tượng đồ họa, bao gồm các hoạt động (tức là công việc) và các điều khiển luồng xác định thứ tự thực hiện của chúng.
-
Các yếu tố này cho phép phát triển dễ dàng các sơ đồ đơn giản, trông quen thuộc với phần lớn các nhà phân tích kinh doanh (ví dụ: sơ đồ luồng).
-
Các yếu tố được lựa chọn để phân biệt rõ ràng với nhau và sử dụng các hình dạng quen thuộc với phần lớn người mô hình hóa.
BPMN cũng có thể được hỗ trợ bởi một mô hình nội bộ, giúp tạo ra BPEL4WS có thể thực thi. Do đó, BPMN tạo ra một cầu nối chuẩn hóa cho khoảng cách giữa thiết kế quy trình kinh doanh và triển khai quy trình. Vì vậy, BPMN có thể được áp dụng ở ba mức độ khác nhau:
-
Mô hình quy trình mô tả – Phù hợp với mô hình hóa cấp cao – nên thoải mái đối với các nhà phân tích đã từng sử dụng sơ đồ luồng.
-
Mô hình quy trình phân tích – Bao gồm các khái niệm thường được sử dụng và đề cập trong các khóa đào tạo BPMN
-
Mô hình quy trình có thể thực thi phổ biến – Tập trung vào các yếu tố cần thiết cho mô hình quy trình có thể thực thi
Sự phát triển của BPMN
-
BPMN ban đầu được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI).
-
Bản thảo BPMN 1.0 được công bố công khai vào tháng 5 năm 2004. Bản thảo này đại diện cho hơn hai năm nỗ lực của Nhóm làm việc Ký hiệu BPMI.
-
Tài liệu đặc tả BPMN đã được OMG công bố vào tháng 2 năm 2006. Phiên bản 2.0 của BPMN được phát triển vào năm 2010, và phiên bản thực sự của tài liệu đặc tả được công bố vào tháng 12 năm 2013.
-
Phiên bản mới nhất (2.0.2) đã được ISO công bố chính thức như tiêu chuẩn bản 2013: ISO/IEC 19510.
Các yếu tố cốt lõi của BPMN: Phân tích thực tế
Một BPD được tạo thành từ một tập hợp các yếu tố đồ họa. Những yếu tố này cho phép phát triển dễ dàng các sơ đồ đơn giản, trông quen thuộc với phần lớn các nhà phân tích kinh doanh (ví dụ: sơ đồ luồng). Các yếu tố được lựa chọn để phân biệt rõ ràng với nhau và sử dụng các hình dạng quen thuộc với phần lớn người mô hình hóa. Ví dụ, các hoạt động là hình chữ nhật và các quyết định là hình thoi. Cần nhấn mạnh rằng một trong những động lực phát triển BPMN là tạo ra một cơ chế đơn giản để xây dựng mô hình quy trình kinh doanh, đồng thời vẫn có khả năng xử lý độ phức tạp vốn có trong các quy trình kinh doanh.
Cách tiếp cận được áp dụng để xử lý hai yêu cầu mâu thuẫn này là:
-
Sắp xếp các khía cạnh đồ họa của ký hiệu thành các danh mục cụ thể.
-
Điều này cung cấp một tập hợp nhỏ các danh mục ký hiệu, giúp người đọc BPD dễ dàng nhận diện các loại yếu tố cơ bản và hiểu sơ đồ.
-
Trong các danh mục cơ bản của các yếu tố, có thể thêm các biến thể và thông tin bổ sung để hỗ trợ yêu cầu về độ phức tạp mà không làm thay đổi đáng kể vẻ ngoài cơ bản của sơ đồ.
Bốn danh mục cơ bản của các yếu tố là:
-
Các đối tượng luồng
-
Các đối tượng kết nối
-
Các làn bơi
-
Các tác phẩm
Các đối tượng luồng
Một BPD có một tập hợp nhỏ (ba) các thành phần cốt lõi, đó là các đối tượng luồng để người mô hình hóa không phải học và nhận biết một số lượng lớn các hình dạng khác nhau. Ba đối tượng luồng là:
Sự kiện
Một Sự kiện được biểu diễn bằng hình tròn và là một điều gì đó xảy ra trong quá trình thực hiện một quy trình kinh doanh. Các Sự kiện này ảnh hưởng đến luồng của quy trình và thường có nguyên nhân (kích hoạt) hoặc tác động (kết quả). Các Sự kiện là hình tròn có tâm mở để cho phép các ký hiệu nội bộ phân biệt các kích hoạt hoặc kết quả khác nhau. Có ba loại Sự kiện, dựa theo thời điểm chúng ảnh hưởng đến luồng: Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc (xem các hình bên phải tương ứng).
Hoạt động
Một Hoạt động được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo (xem hình bên phải) và là một thuật ngữ chung cho công việc mà công ty thực hiện. Một Hoạt động có thể là nguyên tử hoặc không nguyên tử (hợp thành). Các loại Hoạt động là Nhiệm vụ và Tiểu quy trình. Tiểu quy trình được phân biệt bằng dấu cộng nhỏ ở chính giữa phía dưới hình dạng.
Cổng
Một Cổng được biểu diễn bằng hình thoi quen thuộc và được dùng để kiểm soát sự phân nhánh và hội tụ của Luồng trình tự. Do đó, nó sẽ xác định các quyết định truyền thống, cũng như việc chia nhánh, hợp nhất và nối các đường đi. Các ký hiệu nội bộ sẽ chỉ ra loại điều khiển hành vi.
| Cổng loại loại trừ
Chỉ theo một đường đi |
 |
|---|---|
| Bao hàm
Chỉ theo một hoặc nhiều đường đi |
 |
| Song song
Chỉ theo tất cả các đường đi |
 |
Tóm tắt đối tượng luồng
Sự kiện
Hoạt động
Cổng
Các đối tượng kết nối BPMN
Các đối tượng luồng được kết nối với nhau trong một sơ đồ để tạo nên cấu trúc khung cơ bản của một quy trình kinh doanh. Có ba đối tượng kết nối thực hiện chức năng này. Các bộ kết nối này là:
Luồng trình tự
Một Luồng trình tự được biểu diễn bằng một đường liền có đầu mũi tên liền (xem hình bên phải) và được dùng để thể hiện thứ tự (trình tự) mà các hoạt động sẽ được thực hiện trong một Quy trình. Lưu ý rằng thuật ngữ “luồng điều khiển” thường không được dùng trong BPMN.
Luồng tin nhắn
Một Luồng tin nhắn biểu thị luồng thông tin qua các ranh giới tổ chức. Luồng tin nhắn có thể được gắn vào các bể chứa, hoạt động hoặc sự kiện tin nhắn. Luồng tin nhắn có thể được trang trí bằng một phong bì thể hiện nội dung của tin nhắn.
Liên kết
Các chú thích cho phép hiển thị thêm thông tin liên quan đến việc tài liệu hóa quy trình trên sơ đồ.
Các luồng BPMN
Nhiều phương pháp mô hình hóa quy trình sử dụng khái niệm luồng như một cơ chế để tổ chức các hoạt động thành các danh mục trực quan riêng biệt nhằm minh họa các khả năng chức năng hoặc trách nhiệm khác nhau. BPMN hỗ trợ các luồng với hai cấu trúc chính.
Hai loại đối tượng luồng BPD là:
Pool – Một Pool đại diện cho một Thành viên trong một quy trình. Nó cũng đóng vai trò là một container đồ họa để phân vùng một tập hợp các hoạt động khỏi các Pool khác (xem hình bên phải), thường trong bối cảnh các tình huống B2B.
Lane – Một Lane là một phân vùng con bên trong một Pool và sẽ kéo dài toàn bộ chiều dài của Pool, theo chiều dọc hoặc chiều ngang (xem hình bên phải). Các Lane được sử dụng để tổ chức và phân loại các hoạt động.
Các công cụ BPMN
BPMN được thiết kế để cho phép các nhà mô hình và công cụ mô hình hóa một số linh hoạt trong việc mở rộng ký hiệu cơ bản và cung cấp khả năng thêm bối cảnh phù hợp với tình huống mô hình hóa cụ thể, chẳng hạn như cho thị trường ngang (ví dụ: bảo hiểm hoặc ngân hàng). Số lượng bất kỳ công cụ nào có thể được thêm vào sơ đồ tùy theo bối cảnh của các quy trình kinh doanh đang được mô hình hóa. Phiên bản hiện tại của tài liệu BPMN chỉ định trước ba loại công cụ BPD, đó là:
Đối tượng dữ liệu
Đối tượng dữ liệu là một cơ chế để thể hiện cách dữ liệu được yêu cầu hoặc tạo ra bởi các hoạt động. Chúng được kết nối với các hoạt động thông qua các mối liên hệ.
Kho dữ liệu
Một kho dữ liệu là nơi mà quy trình có thể đọc hoặc ghi dữ liệu, và dữ liệu đó tồn tại vượt ra ngoài phạm vi của quy trình.
Nhóm
Một Nhóm được biểu diễn bằng một hình chữ nhật góc bo tròn được vẽ bằng đường nét đứt (xem hình bên phải). Việc nhóm này có thể dùng cho mục đích tài liệu hóa hoặc phân tích nhưng không ảnh hưởng đến luồng trình tự.
Ghi chú
Các ghi chú là một cơ chế để nhà mô hình cung cấp thêm thông tin văn bản cho người đọc sơ đồ BPMN (xem hình bên phải). Trong ví dụ này, các ghi chú được sử dụng để giải thích các thành phần BPMN:
Ký hiệu BPMN: Cân bằng giữa sự đơn giản và độ phức tạp
Như đã đề cập ở trên, trong các danh mục cơ bản của các thành phần, có thể thêm các biến thể và thông tin bổ sung để hỗ trợ yêu cầu về độ phức tạp mà không làm thay đổi đáng kể vẻ ngoài cơ bản của sơ đồ.
Bảng sự kiện dưới đây cho thấy toàn bộ sự kết hợp cách các sự kiện có thể được biểu diễn bằng cách sử dụng thành phần cơ bản kết hợp với một biến thể bổ sung. Các sự kiện BPMN hiện nay có thể hỗ trợ độ phức tạp mà không cần thay đổi vẻ ngoài cơ bản của ký hiệu:
Visual Paradigm: Góc nhìn từ người dùng về công cụ BPMN
Visual Paradigm cung cấp hỗ trợ toàn diện cho Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) 2.0, mang đến một công cụ mô hình hóa chuyên nghiệp được thiết kế cho cả phân tích kinh doanh cấp cao và triển khai kỹ thuật. Nó được công nhận rộng rãi nhờ khả năng thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các bên liên quan kinh doanh và các nhóm kỹ thuật thông qua các công cụ vẽ sơ đồ trực quan và tuân thủ chuẩn.
Chúng tôi rất hào hứng thông báo về một bản cập nhật lớn cho Visual Paradigm Desktop. Để trao quyền cho các nhà phân tích kinh doanh và kiến trúc viên quy trình, chúng tôi đã tích hợp trí tuệ nhân tạo tiên tiến trực tiếp vào môi trường mô hình hóa của chúng tôi. Bây giờ bạn có thể sử dụng công cụ sinh sơ đồ BPMN AI để chuyển đổi các mô tả văn bản đơn giản thành các sơ đồ quy trình kinh doanh toàn diện, chất lượng chuyên nghiệp Sơ đồ Quy trình Kinh doanh trong vài giây.
Tính năng mới này đóng vai trò là một Công cụ AI BPMN, loại bỏ nỗ lực thủ công khi kéo và thả từng nhiệm vụ và điểm giao nhau khi bắt đầu một dự án mới. Dù bạn đang lập bản đồ các hoạt động nội bộ hay tài liệu hóa luồng công việc của khách hàng, thì Trình tạo BPD AI cung cấp một điểm khởi đầu tinh vi mà bạn có thể tinh chỉnh và tùy chỉnh thêm bằng bộ công cụ mô hình hóa hàng đầu ngành của Visual Paradigm.
Làm thế nào để sử dụng trình tạo sơ đồ quy trình kinh doanh AI
Tạo mô hình quy trình tiếp theo của bạn là điều đơn giản. Thực hiện theo các bước đơn giản sau trong Visual Paradigm Desktop:
-
Đi tới menu chính và chọn Công cụ > Tạo sơ đồ AI. Điều này sẽ mở hộp thoại Tạo sơ đồ AI.
-
Từ các tùy chọn có sẵn, chọn Sơ đồ quy trình kinh doanh là loại sơ đồ bạn muốn tạo.
-
Tùy chọn, bạn có thể đánh dấu vào “Bao gồm Bể và Làn” hộp. Điều này đảm bảo luồng được tạo ra được tổ chức thành các thành viên, đại diện cho các phòng ban hoặc vai trò khác nhau trong quy trình.
-
Nhập chủ đề của bạn vào trường mô tả. Ví dụ: “Quy trình thực hiện đơn hàng cho một nhà bán lẻ thời trang thương mại điện tử, bao gồm luồng mua hàng và vận chuyển.”
-
Nhấn OK.
Thì trình tạo sơ đồ BPMN AI sẽ tạo ra sơ đồ kết quả. Khi mô hình ban đầu được tạo, bạn có toàn bộ linh hoạt để sửa đổi, mở rộng và tiếp tục mô hình hóa bằng các công cụ BPMN 2.0 tiêu chuẩn của chúng tôi.
Bằng cách tận dụng trình tạo sơ đồ quy trình kinh doanh AI, các đội nhóm có thể giảm đáng kể thời gian dành cho việc phác thảo ban đầu, tạo điều kiện cho nhiều thời gian hơn cho phân tích sâu và tối ưu hóa quy trình.
Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh AI
Dưới đây là các sơ đồ quy trình kinh doanh khác được tạo bằng AI, sử dụng Visual Paradigm Desktop.
BPD do AI tạo ra: Quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc
Lệnh: Quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc tại một công ty vừa.
BPD do AI tạo ra: Quy trình giải quyết vé hỗ trợ khách hàng
Lời nhắc: Quy trình giải quyết vé hỗ trợ khách hàng cho một công ty SaaS.
BPD do AI tạo ra: Quy trình đăng ký và phê duyệt khoản vay
Lời nhắc: Quy trình đăng ký và phê duyệt khoản vay tại một ngân hàng bán lẻ.
Khả năng mô hình hóa BPMN cốt lõi trong Visual Paradigm
-
Tuân thủ đầy đủ BPMN 2.0: Hỗ trợ tất cả các thành phần chính của BPMN bao gồm các hoạt động (nhiệm vụ, quy trình con), sự kiện (bắt đầu, trung gian, kết thúc), cổng và các đối tượng luồng.
-
Công cụ mạnh mẽ: Tích hợp trình chỉnh sửa kéo thả cùng với Thư viện Tài nguyên giúp đơn giản hóa việc kết nối các đối tượng luồng.
-
Mô hình hóa phân cấp: Cho phép thâm nhập quy trình, cho phép người dùng mở rộng các quy trình con phức tạp thành các sơ đồ con chi tiết hơn để tổ chức tốt hơn.
-
Xác thực và kiểm tra: Các quy tắc xác thực thời gian thực đảm bảo sơ đồ tuân thủ đúng chuẩn BPMN 2.0 chính thức, giúp người mô hình phát hiện các lỗi như sự kiện kết thúc bị thiếu hoặc luồng không hợp lệ.
Phân tích và Tự động hóa Nâng cao
-
Mô phỏng quy trình: Người dùng có thể chạy các mô phỏng và hoạt hình để phân tích hiệu suất, xác định điểm nghẽn và tính toán chi phí tài nguyên trước khi triển khai.
-
Phân tích Hiện trạng so với Mục tiêu: Cung cấp các tính năng chuyên biệt để so sánh trạng thái hiện tại với các cải tiến quy trình tương lai, đảm bảo khả năng truy xuất suốt quá trình chuyển đổi số.
-
Mô hình thực thi được: Các sơ đồ BPMN có thể được xuất ra các định dạng thực thi như XML hoặc BPEL để triển khai trong các động cơ quy trình.
-
Tích hợp với các tiêu chuẩn khác: Khác với các công cụ độc lập, Visual Paradigm cho phép bạn ánh xạ sơ đồ BPMN sang các tài sản mô hình hóa khác như hình dạng UML, thực thể ERD và các câu chuyện người dùng.
Tài liệu và Hợp tác
-
Trình soạn thảo quy trình làm việc: Cho phép ghi chép hướng dẫn từng bước cho mỗi nhiệm vụ, sau đó có thể được tạo thành báo cáo Thông số quy trình báo cáo.
-
Hợp tác nhóm: Hỗ trợ kiểm soát phiên bản, đồng bộ hóa đám mây thông qua VP Online và mô hình hóa nhóm để hỗ trợ các dự án đa người dùng.
-
Quản lý từ điển: Kho lưu trữ tập trung để liên kết các thuật ngữ quy trình với từ điển kinh doanh, đảm bảo tính nhất quán về thuật ngữ trong toàn tổ chức.
Kết luận
BPMN 2.0 vẫn là tiêu chuẩn vàng để trực quan hóa, phân tích và thực thi các quy trình kinh doanh — và có lý do rõ ràng. Ký hiệu trực quan của nó cầu nối khoảng cách giữa chiến lược kinh doanh và thực thi kỹ thuật, trong khi khả năng mở rộng của nó hỗ trợ mọi thứ từ cái nhìn tổng quan cấp cao đến các luồng công việc hoàn toàn thực thi được.
Từ góc nhìn của người thực hành, Visual Paradigm nâng tầm trải nghiệm BPMN. Bộ sinh sơ đồ được hỗ trợ bởi AI giảm đáng kể rào cản khi bắt đầu, trong khi môi trường mô hình hóa mạnh mẽ hỗ trợ việc tinh chỉnh sâu, xác thực và hợp tác. Dù bạn là nhà phân tích kinh doanh vẽ khái niệm ban đầu, nhà phát triển chuẩn bị các quy trình thực thi, hay nhà quản lý giám sát các luồng hoạt động, sự kết hợp giữa sự rõ ràng của BPMN và công cụ của Visual Paradigm tạo nên nền tảng mạnh mẽ cho sự xuất sắc trong quy trình.
Đối với các đội nhóm muốn hiện đại hóa tài liệu quy trình, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, hoặc đơn giản là mang lại nhiều cấu trúc hơn cho cách thức thực hiện công việc, việc đầu tư thời gian để thành thạo BPMN với một nền tảng mạnh mẽ như Visual Paradigm là một bước đi chiến lược đáng giá.
Tham khảo
- Phần mềm mô hình hóa BPMN | Visual Paradigm: Tổng quan toàn diện về các công cụ vẽ sơ đồ và mô hình hóa BPMN của Visual Paradigm cho quản lý quy trình kinh doanh.
- Hướng dẫn toàn diện về BPMN và cách sử dụng công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn chi tiết bao gồm các nền tảng của BPMN và ứng dụng thực tế với Visual Paradigm.
- Phần mềm mô hình hóa BPMN | Visual Paradigm: Chi tiết về các giải pháp BPMN của Visual Paradigm cho quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- BPMN là gì?: Hướng dẫn nền tảng giải thích các tiêu chuẩn và khái niệm về Mô hình Quy trình Kinh doanh và Ký hiệu.
- Các loại hoạt động BPMN được giải thích: Phân tích chi tiết các loại hoạt động khác nhau trong tiêu chuẩn BPMN 2.0.
- BPMN đơn giản hóa: Cách tiếp cận của Visual Paradigm nhằm đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh cho người dùng ở mọi trình độ kỹ năng.
- Mô hình hóa quy trình kinh doanh: Tổng quan về khả năng và phương pháp mô hình hóa quy trình kinh doanh của Visual Paradigm.
- Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với công cụ BPMN của Visual Paradigm: Đánh giá từ bên thứ ba nhấn mạnh cách Visual Paradigm tối ưu hóa quy trình làm việc mô hình hóa BPMN.
- Hướng dẫn BPMN: Trung tâm tài nguyên toàn diện để học tập và thành thạo BPMN với Visual Paradigm.
- Làm thế nào để tài liệu hóa các quy trình làm việc cho các nhiệm vụ BPMN: Hướng dẫn từng bước về việc tạo tài liệu quy trình chính thức từ các mô hình BPMN.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.