Sơ Đồ Luồnglà một loại chung của “Sơ Đồ Quy Trình”, “Mô Hình Quy Trình” hoặc “Sơ Đồ Quy Trình Công Việc”. Nó cho phép bạn vẽ một bức tranh về cách một quy trình hoạt động để bạn có thể hiểu quy trình hiện tại và hình thành ý tưởng về cách cải thiện nó. Vì con người chủ yếu là một loài trực quan, sơ đồ luồng truyền đạt thông tin hiệu quả hơn so với mô tả bằng văn bản hoặc lời nói. Việc làm cho một quy trình trở nên rõ ràng cũng giúp dễ dàng quản lý và nắm bắt những tương tác tinh tế giữa các thành phần.
Một sơ đồ luồng được sử dụng để hiển thị các bước liên tiếp trong một quy trình. Những sơ đồ như vậy sử dụng một loạt các ký hiệu liên quan để lập bản đồ toàn bộ quy trình, giúp quy trình dễ hiểu và hữu ích trong việc giao tiếp với người khác. Sơ đồ luồng có thể được sử dụng để giải thích cách thức hoạt động của một quy trình, hệ thống, khái niệm hoặc thuật toán phức tạp và/hoặc trừu tượng. Việc lập sơ đồ luồng cũng có thể giúp lập kế hoạch và phát triển các quy trình, hoặc cải thiện các quy trình hiện có.
Tại sao sơ đồ luồng vẫn còn liên quan đến ngày nay?
Sơ đồ luồng có thể cung cấp các minh họa từng bước để lập bản đồ các tình huống phức tạp, chẳng hạn như lập trình hoặc quy trình kinh doanh. Có nhiều loại sơ đồ quy trình, bao gồm sơ đồ bơi, chẳng hạn như sơ đồ chức năng chéo, cơ hội hoặc sơ đồ quy trình triển khai.
Hãy cùng xem xét một vài lý do nữa tại sao sơ đồ luồng là một bổ sung hiệu quả cho quy trình lập trình.
Dưới đây là những lợi ích mà sơ đồ luồng có thể mang lại.
- Dễ học.
- Giao tiếp ngay lập tức.
- Phân tích hiệu quả
- Tốt cho những người không chuyên môn.
- Tăng hiệu quả.
- Giải quyết vấn đề.
- Thuật toán trực quan
- Gỡ lỗi đúng cách
- Mô tả quy trình
Các yếu tố của sơ đồ luồng?
Các ký hiệu khác nhau có nghĩa khác nhau, và mỗi ký hiệu có hình dạng cụ thể riêng. Nhãn của mỗi bước được viết bên trong hình dạng ký hiệu; sơ đồ luồng sử dụng hình chữ nhật cong để hiển thị điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình; các đoạn thẳng hoặc mũi tên được sử dụng để chỉ ra hướng hoặc luồng từ bước này sang bước khác; các hướng dẫn đơn giản hoặc hình chữ nhật hành động được sử dụng để chỉ ra khi nào cần đưa ra quyết định, và hình thoi được sử dụng. Ngoài những điều này, còn có nhiều ký hiệu khác có thể được sử dụng trong sơ đồ luồng.
Sơ đồ luồng có thể nằm ngang hoặc dọc.
Ký hiệu sơ đồ luồng
Các hình dạng sơ đồ luồng khác nhau có ý nghĩa thông thường khác nhau. Ý nghĩa của một số hình dạng phổ biến hơn như sau:
Kết thúc
Ký hiệu kết thúc đại diện cho điểm bắt đầu hoặc kết thúc của hệ thống.
Quy trình
Một hình vuông chỉ ra một hoạt động cụ thể nào đó.
Tài liệu
Điều này đại diện cho một bản in, chẳng hạn như một tài liệu hoặc một báo cáo.
Quyết định
Một hình thoi đại diện cho một quyết định hoặc điểm phân nhánh. Các đường thẳng xuất phát từ hình thoi chỉ ra các tình huống khác nhau có thể xảy ra, dẫn đến các quy trình con khác nhau.
Dữ liệu
Nó đại diện cho thông tin vào hoặc ra khỏi hệ thống. Một đầu vào có thể là một đơn hàng từ khách hàng. Đầu ra có thể là một sản phẩm cần được giao.
Tham chiếu trên trang
Ký hiệu này sẽ chứa một chữ cái bên trong. Nó chỉ ra rằng luồng tiếp tục trên một ký hiệu tương ứng chứa cùng một chữ cái ở nơi khác trên cùng một trang.
Tham chiếu ngoài trang
Ký hiệu này sẽ chứa một chữ cái bên trong. Nó chỉ ra rằng luồng tiếp tục trên một ký hiệu tương ứng chứa cùng một chữ cái ở nơi khác trên một trang khác.
Trì hoãn hoặc nút thắt cổ chai
Xác định một sự trì hoãn hoặc một nút thắt cổ chai.
Luồng
Các đường thẳng đại diện cho luồng của chuỗi và hướng của một quy trình.
Cách sử dụng sơ đồ luồng
- Tài liệu một quy trình
- Phát triển sự hiểu biết về cách một quy trình được thực hiện
- Giao tiếp với người khác về cách một quy trình được thực hiện
- Khi lập kế hoạch cho một dự án
- động não một ý tưởng
- Gỡ lỗi một chức năng hoặc chương trình
- Giải thích một quy trình
- Nghiên cứu một quy trình cần cải thiện
- Khi có nhu cầu giao tiếp tốt hơn giữa những người tham gia vào cùng một quy trình
Ví dụ về sơ đồ luồng – Thuật toán đơn giản
Một sơ đồ luồng cũng có thể được sử dụng để hình dung các thuật toán, bất kể độ phức tạp của nó. Dưới đây là một ví dụ cho thấy cách sơ đồ luồng có thể được sử dụng để hiển thị một quy trình tổng hợp đơn giản.
Ví dụ về sơ đồ luồng – Tính toán Lợi nhuận và Lỗ
Ví dụ sơ đồ luồng dưới đây cho thấy cách tính toán lợi nhuận và lỗ.
Sử dụng sơ đồ luồng ở các mức độ chi tiết khác nhau
Một sơ đồ luồng cấp cao, hiển thị từ sáu đến 12 bước, cung cấp cái nhìn toàn cảnh về một quy trình. Những sơ đồ luồng này cho thấy rõ các khối hoạt động chính, hoặc các thành phần hệ thống chính, trong một quy trình.
Sơ đồ luồng cấp caođặc biệt hữu ích trong các giai đoạn đầu của một dự án. Một sơ đồ luồng chi tiết là cái nhìn cận cảnh về quy trình, thường hiển thị hàng chục bước. Những sơ đồ luồng này giúp dễ dàng xác định các vòng lặp làm lại và độ phức tạp trong một quy trình.
Sơ đồ luồng chi tiếthữu ích sau khi các nhóm đã xác định được vấn đề hoặc khi họ đang thực hiện các thay đổi trong quy trình.
Sơ đồ luồng bơi
Một sơ đồ luồng cơ bản bao gồm một loạt các bước quy trình được kết nối bằng các mũi tên cho thấy thứ tự hoạt động được coi là một chiều. Một sơ đồ luồng bơi (còn được gọi là sơ đồ luồng chức năng chéo) cung cấp một chiều không gian bổ sung bằng cách gán mỗi bước quy trình vào một danh mục. Thông thường, danh mục này là một bên liên quan (người, vai trò hoặc phòng ban mà phân chia công việc và trách nhiệm cho các quy trình con của một quy trình kinh doanh. Các làn bơi có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc.
Sự khác biệt là gì? Sơ đồ luồng so với sơ đồ luồng bơi
Sơ đồ luồng bơi khác với các sơ đồ luồng khác ở chỗ các quy trình và quyết định được nhóm lại một cách trực quan bằng cách đặt chúng vào các làn. Các đường song song chia biểu đồ thành các làn, với một làn cho mỗi người, nhóm hoặc quy trình con. Các làn được gán nhãn để cho thấy cách mà biểu đồ được tổ chức.
Trong ví dụ dưới đây, hướng dọc đại diện cho chuỗi sự kiện trong quy trình tổng thể, trong khi các phân chia ngang mô tả quy trình con nào đang thực hiện bước đó. Các mũi tên giữa các làn đại diện cho cách thông tin hoặc vật liệu được truyền giữa các quy trình con.
Ngược lại, luồng có thể được xoay để chuỗi đọc theo chiều ngang từ trái sang phải, với các vai trò liên quan được hiển thị ở cạnh trái. Điều này có thể dễ đọc và thiết kế hơn vì màn hình máy tính thường rộng hơn chiều cao, điều này mang lại cái nhìn cải thiện về luồng.
Sơ đồ luồng bơi triển khai
Các hình dạng được sử dụng trong việc vẽ sơ đồ luồng triển khai giống như những hình dạng trong sơ đồ luồng tiêu chuẩn với các ký hiệu làn bơi. Một sơ đồ luồng triển khai kết hợp hai tính năng chính:
- Thứ tự các bước trong một quy trình
- Ai chịu trách nhiệm cho bước triển khai nào
Nó cho thấy các bước trong một quy trình và cũng cho thấy ai là người hoặc nhóm tham gia vào phản hồi bước đó. Ví dụ dưới đây cho thấy các nhóm chịu trách nhiệm được liệt kê ở phía trên. Các nhóm này là Sản xuất, Hành chính và Tiếp thị. Bạn có thể vẽ một sơ đồ luồng triển khai liệt kê những người thay vì các nhóm. Lợi ích của một sơ đồ luồng triển khai là nó cho thấy nơi công việc được chuyển từ một người hoặc nhóm này sang người hoặc nhóm khác, đây là những nơi mà sự hiểu lầm và lỗi có thể được giảm thiểu.
Sơ đồ luồng bơi cơ hội
Sơ đồ luồng cơ hội (còn được gọi là sơ đồ luồng giá trị gia tăng) được sử dụng để xác định các bước nào trong một quy trình là giá trị gia tăng hoặc lãng phí. Nó tách biệt những bước thiết yếu để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ khỏi những hoạt động tăng chi phí.
- Tạo một sơ đồ luồng bơi cơ hội là để xác định tất cả các bước quy trình.
- Xác định bước nào trong số các bước đó tạo ra giá trị từ góc độ của khách hàng và bước nào không.
- Tạo sơ đồ luồng cho mỗi bước trong cột thích hợp.
Tài liệu tham khảo
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.