Giới thiệu về BPMN: Các yếu tố luồng và đối tượng kết nối

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) cung cấp một ngôn ngữ trực quan chuẩn hóa để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Hướng dẫn này khám phá các yếu tố luồng và các đối tượng kết nối – những thành phần thiết yếu giúp các sơ đồ quy trình trở nên sống động.

Giới thiệu về các yếu tố luồng BPMN

Trong BPMN, các yếu tố luồng là các thành phần riêng lẻ được kết nối với nhau để tạo thành một luồng quy trình hoàn chỉnh. Các yếu tố luồng này được kết nối bằng các bộ nối, được gọi là các đối tượng kết nối. Khi đọc một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD), người đọc theo dõi luồng của các yếu tố này để hiểu cách một quy trình kinh doanh được thực hiện và hoàn thành.

BPMN bao gồm bốn loại yếu tố luồng:

Hoạt động (Nhiệm vụ và Tiểu quy trình)
Sự kiện
Cổng

Ngược lại, có hai loại chính của đối tượng kết nối:

Luồng thứ tự
Luồng tin nhắn

Hiểu cách các yếu tố này tương tác với nhau là nền tảng để tạo ra các mô hình quy trình rõ ràng và thực thi được.

Hoạt động: Nhiệm vụ và Tiểu quy trình

Các hoạt động đại diện cho công việc được thực hiện trong một quy trình kinh doanh và được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn với tên mô tả công việc cần thực hiện.

Nhiệm vụ

Một Nhiệm vụ được sử dụng để mô hình hóa một đơn vị công việc nguyên tử không thể chia nhỏ hơn nữa hoặc không hợp lý nếu chia nhỏ.

BPMN Activities tasks

Tiểu quy trình

Khi bạn muốn mô hình hóa một phần công việc phức tạp, không nguyên tử có thể chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, bạn sẽ sử dụng một Quy trình con. Một quy trình con có thể được chia nhỏ thành một cấp độ chi tiết khác, chính vì vậy nó thường chứa một BPD khác để mô hình hóa các chi tiết của nó.

BPMN activities sub processes

Lưu ý: Việc lựa chọn giữa một nhiệm vụ và một quy trình con không chỉ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, mà còn phụ thuộc vào mức độ chi tiết bạn cần biết. Ví dụ, nếu bạn là khách hàng, có lẽ bạn không cần biết cách thanh toán của bạn đang được xử lý như thế nào. Tuy nhiên, nếu bạn là chủ cửa hàng, các chi tiết về cách xử lý thanh toán của khách hàng là rất quan trọng.

Sự kiện: Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc

Các sự kiện đại diện cho những sự kiện có thể ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh và có thể là nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng được thể hiện bằng những hình tròn có biểu tượng để chỉ loại kích hoạt.

Ba loại sự kiện:

Loại sự kiện	Mục đích	Chỉ báo hình ảnh
Sự kiện bắt đầu	Chỉ ra nơi quy trình bắt đầu	Hình tròn mỏng đơn
Sự kiện trung gian	Mô hình hóa các sự kiện xảy ra trong quá trình; có thể được gắn vào các hoạt động hoặc kết nối bằng các đối tượng luồng	Hình tròn đôi
Sự kiện kết thúc	Chỉ ra nơi quy trình kết thúc	Hình tròn dày đơn

Mỗi sự kiện có thể có điều kiện kích hoạt được xác định (ví dụ: tin nhắn, bộ đếm thời gian, lỗi).

BPMN event example

Ví dụ: Quy trình bắt đầu khi đơn hàng được nhận và kết thúc khi đơn hàng được xử lý hoặc phát hiện vấn đề (ví dụ: hạn mức tín dụng còn lại bằng không).

Cổng: Kiểm soát luồng quy trình

Các cổng, được thể hiện bằng hình dạng hình thoi, kiểm soát luồng của một quy trình kinh doanh bằng cách đưa ra quyết định dựa trên các điều kiện nội bộ hoặc bên ngoài. Ví dụ, một khoản giảm giá chỉ có thể được áp dụng cho khách hàng VIP.

Các loại cổng:

1. Cổng loại độc quyền dựa trên dữ liệu

Điều khiển luồng quá trình dựa trên dữ liệu quá trình đã cho. Mỗi luồng đầu ra tương ứng với một điều kiện, và chỉ có một luồng được chọndựa trên điều kiện được thỏa mãn.

Data based exclusive gateway

2. Cổng bao hàm

Tạo ra các đường đi song song nơi tất cả các luồng đầu ra có kết quả dương tính đều được thực hiện, dẫn đến việc thực hiện nhiều luồng nếu nhiều điều kiện được thỏa mãn.

Inclusive gateway

3. Cổng song song

Mô hình hóa việc thực hiện các luồng song song mà không kiểm tra bất kỳ điều kiện nào, có nghĩa là tất cả các luồng đầu ra đều được thực hiện cùng lúc.

BPMN parallel gateway example

4. Cổng dựa trên sự kiện

Mô hình hóa các đường đi thay thế dựa trên sự kiện. Ví dụ, chờ phản hồi “Có” hoặc “Không” để xác định đường đi nào sẽ được chọn. Cổng được theo sau bởi hai sự kiện trung gian được kết nối với các kích hoạt tin nhắn. Khi một sự kiện được kích hoạt, luồng của nó sẽ được thực hiện, và tất cả các sự kiện khác cùng các luồng tiếp theo của chúng sẽ trở nên vô hiệu.

BPMN event based gateway example

Các đối tượng kết nối: Luồng thứ tự và Luồng tin nhắn

Luồng thứ tự

Một Luồng thứ tự được sử dụng để kết nối các phần tử luồng. Nó được hiển thị dưới dạng một đường liền có đầu mũi tên và chỉ ra thứ tự của các phần tử luồng.

BPMN sequence flow example

Quy tắc: Bạn chỉ có thể sử dụng luồng thứ tự để kết nối các phần tử luồng trong cùng một bể, hoặc trong cùng một đường dẫn hoặc qua các đường dẫn trong cùng một bể.

Luồng tin nhắn

Trong BPMN, giao tiếp giữa các bể được thực hiện thông qua tin nhắn. Một Luồng tin nhắn được sử dụng để hiển thị luồng tin nhắn giữa các bể hoặc giữa các phần tử luồng ở các bể khác nhau. Một luồng tin nhắn được hiển thị dưới dạng một đường nét đứt có đầu mũi tên.

BPMN message flow example

Ví dụ về tin nhắn: faxes, cuộc gọi điện thoại, email, thư, thông báo và lệnh.

Nghiên cứu trường hợp: Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua

Tiếp tục từ Phần II, chúng ta sẽ vẽ luồng quy trình cho quy trình đặt hàng nước tinh khiết.

Mô hình hóa quy trình từng bước:

Tạo sự kiện bắt đầu: Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng. Tạo một sự kiện bắt đầu trong Khách hàng bể chứa.
Thêm nhiệm vụ “Đặt hàng”: Sử dụng Sổ tay Tài nguyên để tạo một nhiệm vụ sau sự kiện bắt đầu.
Thêm nhiệm vụ “Xác minh danh tính khách hàng”: Tạo nhiệm vụ này trong Trợ lý Dịch vụ Khách hàng làn đường. Lưu ý: Một luồng tin nhắn được tự động tạo giữa các bể chứa.
Thêm cổng kiểm tra khách hàng: Sử dụng cổng để mô hình hóa quyết định: khách hàng có tồn tại không?
Mô hình hóa đường đi “Không” (Khách hàng mới): Tạo nhiệm vụ Tạo tài khoản khách hàng với luồng thứ tự được đánh nhãn là Không.
Mô hình hóa đường đi “Có” (Khách hàng hiện có): Sử dụng một Sự kiện Bộ đếm thời gian trung gian để chờ đến thứ Tư.

Thiết lập sự kiện kích hoạt: Nhấp chuột phải → Sự kiện > Sự kiện đồng hồ hẹn giờ
Thêm nhiệm vụ “Chuyển đơn hàng”: Sau sự kiện đồng hồ hẹn giờ, tạo nhiệm vụ để chuyển đơn hàng.
Kết nối tạo tài khoản với đồng hồ hẹn giờ: Thêm luồng trình tự từ Tạo tài khoản khách hàng đến Vào thứ Tư tuần tới sự kiện trung gian để đảm bảo khách hàng mới cũng phải chờ đến thứ Tư.
Thêm nhiệm vụ “Sắp xếp giao hàng” trong lĩnh vực logistics: Tạo nhiệm vụ này trong Quản lý viên dải.
Chuyển thành quy trình con: Vì việc sắp xếp giao hàng bao gồm nhiều hoạt động con, hãy chuyển nhiệm vụ này thành quy trình con.
Mô hình chi tiết quy trình con: Nhấp vào + biểu tượng để đi sâu. Tạo ba nhiệm vụ: Phân công nhân viên, In lịch trình, và Đăng lịch trình.

Mẹo: Để tái sử dụng các vùng/lane từ sơ đồ cha, nhấp chuột phải vào nền BPD → Thêm các vùng/lane từ sơ đồ cha… → Chọn dải Quản lý viên.
Quay lại sơ đồ cha: Nhấp vào liên kết nhanh ở đầu trang.
Giữ quá trình con thu gọn: Tùy chọn hiển thị nội dung thông qua biểu tượng + biểu tượng, nhưng giữ nó thu gọn sẽ giúp bảo toàn độ rõ ràng của sơ đồ.
Thêm nhiệm vụ “Giao nước”: Tạo nhiệm vụ này trong Người lao động làn sau Sắp xếp giao hàng.
Thêm sự kiện kết thúc: Hoàn thành quy trình bằng một sự kiện kết thúc.
Sơ đồ cuối cùng:

Các thực hành tốt nhất và các khái niệm chính

✅ Hướng dẫn mô hình hóa

Khái niệm	Thực hành tốt nhất
Nhiệm vụ so với quá trình con	Sử dụng quá trình con khi bạn cần ẩn đi độ phức tạp hoặc tái sử dụng logic; giữ các sơ đồ cha tập trung vào luồng cấp cao.
Lựa chọn cổng	Chọn loại cổng dựa trên logic quyết định: Loại loại trừ (một đường đi), Loại bao hàm (nhiều đường đi khả thi), Song song (tất cả các đường đi), Dựa trên sự kiện (chờ kích hoạt).
Luồng thứ tự so với luồng tin nhắn	Luồng thứ tự kết nối các thành phần trong một bể; luồng tin nhắn kết nối các thành phần qua các bể.
Kích hoạt sự kiện	Luôn luôn xác định loại kích hoạt (tin nhắn, bộ đếm thời gian, lỗi) cho các sự kiện trung gian và bắt đầu để làm rõ hành vi quy trình.
Độ rõ ràng của sơ đồ	Gấp gọn các quy trình con trong sơ đồ cha; sử dụng tên mô tả cho tất cả các thành phần; tránh giao nhau của luồng khi có thể.

🔑 Tổng quan lại các khái niệm cốt lõi của BPMN

Các thành phần luồng: Hoạt động, Sự kiện, Cổng — những “động từ” của quy trình của bạn.
Các đối tượng kết nối: Luồng thứ tự (thứ tự), Luồng tin nhắn (giao tiếp) — những “bộ nối”.
Các bể và các làn: Đại diện cho các bên tham gia và các vai trò tổ chức (được đề cập trong Phần II).
Thứ bậc: Các quy trình con cho phép mô hình hóa quy trình theo mô-đun và nhiều cấp độ.
Các mô hình có thể thực thi: Các kích hoạt và điều kiện được xác định rõ ràng cho phép các sơ đồ BPMN được thực thi bởi các động cơ công việc.

Danh sách tham khảo

Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối (Tải xuống PDF): Phiên bản PDF có thể tải xuống của hướng dẫn BPMN này bao gồm các thành phần luồng, các đối tượng kết nối và nghiên cứu trường hợp True Aqua.
Phiên bản Doanh nghiệp của Visual Paradigm: Bộ công cụ mô hình hóa BPMN đầy đủ tính năng với khả năng hợp tác nâng cao, mô phỏng và sinh mã.
Phiên bản Chuyên nghiệp của Visual Paradigm: Công cụ BPMN toàn diện dành cho các nhà phân tích kinh doanh và kiến trúc viên quy trình với các tính năng vẽ sơ đồ và tài liệu hóa.
Phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm: Các khả năng mô hình hóa BPMN thiết yếu dành cho các nhóm nhỏ và cá nhân thực hành.
Phiên bản Người mô hình hóa của Visual Paradigm: Trình soạn thảo BPMN nhẹ nhàng, tập trung vào việc tạo sơ đồ và tài liệu hóa quy trình cơ bản.
Tài liệu chuẩn chính thức của BPMN (bpmn.org): Nguồn đáng tin cậy cho tài liệu chuẩn BPMN 2.0, tham chiếu ký hiệu và hướng dẫn tuân thủ.
Phần I – Giới thiệu về BPMN: Hướng dẫn nền tảng bao gồm lịch sử BPMN, ký hiệu cốt lõi và các thành phần sơ đồ cơ bản.
Phần II – Các làn bơi: Hướng dẫn về mô hình hóa trách nhiệm tổ chức bằng cách sử dụng các bể, các lối đi và tương tác giữa các bên tham gia.
Phần IV – Dữ liệu và các tài sản: Hướng dẫn nâng cao về mô hình hóa các đối tượng dữ liệu, kho dữ liệu, chú thích và các tài sản quy trình trong BPMN.

Hướng dẫn này tổng hợp chuỗi hướng dẫn Visual Paradigm BPMN để cung cấp một tài nguyên thực tế, sẵn sàng tham khảo cho các nhà phân tích kinh doanh, kiến trúc sư quy trình và các chuyên gia BPM. Tất cả hình ảnh và nội dung khái niệm đều được giữ nguyên từ nguồn gốc ban đầu nhằm đảm bảo tính rõ ràng giáo dục

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.