Giới thiệu về BPMN: Dữ liệu và các đối tượng hỗ trợ: Hướng dẫn toàn diện

Giới thiệu

Một trong những đặc điểm phổ biến của các kỹ thuật mô hình hóa truyền thống là cho phép mô hình hóa dữ liệu được tạo ra, đọc và cập nhật trong quá trình thực thi một quy trình. Một ví dụ kinh điển là sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Mặc dù BPMN không được thiết kế chủ yếu cho mô hình hóa dữ liệu, nhưng vẫn có một bộ ký hiệu cho phép bạn mô hình hóa dữ liệu liên quan đến một quy trình kinh doanh.

BPMN cũng cung cấp một số ký hiệu đối tượng hỗ trợ cho phép người mô hình hóa mô tả chi tiết hơn một quy trình kinh doanh. Ví dụ, các đối tượng nhóm có thể được sử dụng để nhóm các hoạt động liên quan, và các đối tượng chú thích văn bản có thể được dùng để giải thích chi tiết hơn các đối tượng luồng.

Hình 1: Ví dụ về các đối tượng dữ liệu BPMN được tích hợp trong luồng quy trình

---

Các thành phần dữ liệu trong BPMN

Tổng quan về mô hình hóa dữ liệu trong BPMN

Rất thường xuyên, khi một quy trình kinh doanh được thực thi, dữ liệu có thể được tạo ra trong quá trình hoặc sau khi hoàn thành quy trình. Ví dụ, việc thực hiện thành công tác vụ “Đặt hàng” sẽ tạo ra dữ liệu như đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai, v.v. Trong BPMN, dữ liệu có thể được mô hình hóa bằng một số loại đối tượng “dữ liệu”:

Yếu tố	Ký hiệu	Mô tả	Sử dụng
Đối tượng dữ liệu	📄	Biểu diễn thông tin liên quan đến quy trình	Hiển thị dữ liệu được tạo ra, cập nhật hoặc tiêu thụ bởi các hoạt động
Dữ liệu đầu vào	📥	Dữ liệu cần thiết trước khi một hoạt động có thể bắt đầu	Xác định các điều kiện tiên quyết cho việc thực hiện nhiệm vụ
Dữ liệu đầu ra	📤	Dữ liệu được tạo ra sau khi một hoạt động hoàn thành	Chỉ ra các sản phẩm đầu ra hoặc kết quả
Kho dữ liệu	🗄️	Bộ nhớ lưu trữ bền vững cho dữ liệu	Đ代表 các cơ sở dữ liệu, tệp tin hoặc kho lưu trữ

Biểu diễn trực quan

Các đối tượng dữ liệu xuất hiện dưới dạng tài liệu có góc bị gập lại. Các mối liên hệ (đường nét đứt) kết nối các đối tượng dữ liệu với các hoạt động, cho thấy dữ liệu được đọc từ hay ghi vào đối tượng:

• Mối liên hệ đầu vào (mũi tên chỉ vào hoạt động): Dữ liệu được đọc/ tiêu thụ

• Mối liên hệ đầu ra (mũi tên xuất phát từ hoạt động): Dữ liệu được tạo ra/cập nhật

• Mối liên hệ hai chiều: Dữ liệu vừa được đọc vừa được cập nhật

---

Trạng thái đối tượng dữ liệu và quản lý vòng đời

Hiểu về trạng thái dữ liệu

Một đơn đặt hàng có vòng đời trong quy trình, từ lúc tạo đến khi hoàn tất. BPMN cho phép người mô hình hóa xác định các trạng thái cho đối tượng dữ liệu để theo dõi sự tiến triển của chúng qua quy trình.

Các trạng thái phổ biến bao gồm:

• Tạo: Khởi tạo ban đầu của đối tượng dữ liệu

• Chờ phân công: Đang chờ phân bổ nguồn lực

• Chờ giao hàng: Sẵn sàng để thực hiện

• Hoàn tất: Trạng thái cuối cùng sau khi xử lý thành công

Quản lý các chuyển đổi trạng thái

Hình 2: Tạo một trạng thái cho đối tượng dữ liệu

Để mô hình hóa các thay đổi trạng thái:

1. Nhấp chuột phải vào đối tượng dữ liệu

2. Chọn Trạng thái > Tạo… từ menu bật lên

3. Nhập tên trạng thái (ví dụ: “Tạo”, “Chờ phân công”)

4. Nhãn trạng thái xuất hiện bên cạnh tên đối tượng dữ liệu

Tái sử dụng các đối tượng dữ liệu qua các trạng thái

Khi cùng một đối tượng dữ liệu logic xuất hiện tại nhiều điểm trong một quy trình với các trạng thái khác nhau:

Hình 3: Tham chiếu đến một đối tượng dữ liệu hiện có

Các bước chính:

1. Tạo một đối tượng dữ liệu mới với tên chính xác giống hệt như đối tượng hiện có

2. Khi được nhắc, chọn Có để tham chiếu đến phần tử mô hình hiện có

3. Gán một trạng thái mới để phản ánh sự tiến triển của dữ liệu

4. Đối tượng logic giống nhau hiện giờ xuất hiện với các trạng thái khác nhau tại các điểm quy trình khác nhau

Hình 4: Đối tượng dữ liệu Đơn đặt hàng giống nhau được hiển thị với nhiều trạng thái

---

Các ký hiệu tài liệu

Các tài liệu cung cấp thêm thông tin ngữ cảnh mà không ảnh hưởng đến việc thực thi luồng quy trình.

Nhóm

Một nhóm là một hộp có viền đường nét đứt giúp người mô hình hóa có cơ chế nhóm các hình dạng theo các thể loại khác nhau.

Hình 5: Sử dụng nhóm để phân loại các hoạt động liên quan

Các trường hợp sử dụng nhóm:

• Sắp xếp các hoạt động theo phòng ban hoặc vai trò

• Nhấn mạnh các quy trình chịu sự điều chỉnh cụ thể

• Tách biệt trực quan các nhánh quy trình tùy chọn hoặc song song

• Cải thiện khả năng đọc sơ đồ cho các bên liên quan

Triển khai:

• Vẽ một khung nhóm xung quanh các phần tử liên quan

• Đặt nhãn cho nhóm bằng tên thể loại mô tả

• Các nhóm không ảnh hưởng đến luồng thứ tự hay logic thực thi

Ghi chú văn bản

Một ghi chú văn bản có thể được sử dụng để thêm chi tiết bổ sung cho các đối tượng luồng trong một BPD. Nó không ảnh hưởng đến luồng, nhưng cung cấp chi tiết về các đối tượng nằm trong luồng.

Hình 6: Ghi chú văn bản cung cấp chi tiết ngữ cảnh

Các Thực hành Tốt nhất cho Ghi chú:

• Giữ văn bản ngắn gọn và tập trung vào việc làm rõ

• Sử dụng ghi chú cho các quy tắc kinh doanh, ngoại lệ hoặc thống kê

• Kết nối các ghi chú với các phần tử cụ thể bằng các đường liên kết

• Tránh trùng lặp thông tin đã được ghi nhận trong tên phần tử

---

Nghiên cứu trường hợp: Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua

Tiếp tục từ các phần I-III, chúng tôi nâng cao quy trình đặt nước tinh khiết bằng các đối tượng dữ liệu và ghi chú.

Bước 1: Mô hình hóa việc tạo đơn đặt hàng

Việc thực hiện quy trình đặt nước tinh khiết sẽ dẫn đến việc tạo ra một đơn đặt hàng. Chúng tôi mô hình hóa điều này bằng cách tạo một đối tượng dữ liệu từ Xác minh Danh tính Khách hàng nhiệm vụ.

Hình 7: Truy cập Sổ tay Tài nguyên để thêm các phần tử

Hình 8: Chọn Đối tượng Dữ liệu từ sổ tay

Hình 9: Đối tượng dữ liệu được đặt tên là “Đơn đặt hàng” được gắn vào nhiệm vụ

Bước 2: Theo dõi sự thay đổi trạng thái

Khi nhân viên hỗ trợ khách hàng hoàn thành nhiệm vụ Chuyển đơn hàng nhiệm vụ, đơn đặt hàng sẽ chuyển sang trạng thái mới.

Hình 10: Tạo thêm một tham chiếu đến đối tượng dữ liệu giống nhau

Hình 11: Thêm trạng thái “Chưa được phân công”

Bước 3: Hoàn thành vòng đời

Tiếp tục mô hình hóa các thay đổi trạng thái qua quá trình giao hàng:

Hình 12: Đơn đặt hàng với trạng thái “Chưa giao”

Hình 13: Vòng đời đầy đủ với trạng thái “Đã hoàn thành”

Bước 4: Thêm ghi chú bối cảnh

Một số yêu cầu đặt hàng được thực hiện qua điện thoại, một số khác qua email. Chúng tôi ghi lại điều này bằng cách sử dụng ghi chú văn bản.

Hình 14: Gắn ghi chú vào nhiệm vụ Đặt hàng

Hình 15: Nhập chi tiết thống kê trong ghi chú

Sơ đồ Cuối cùng

Hình 16: Sơ đồ BPMN hoàn chỉnh với các đối tượng dữ liệu, trạng thái và ghi chú

---

Tóm tắt các khái niệm chính

Các nguyên tắc cốt lõi

✅ Các đối tượng dữ liệu đại diện cho luồng thông tin: Chúng thể hiện dữ liệu nào được tạo ra, sử dụng hoặc lưu trữ trong quá trình thực thi quy trình.

✅ Các trạng thái theo dõi vòng đời dữ liệu: Gán trạng thái cho các đối tượng dữ liệu giúp trực quan hóa quá trình tiến triển và các quy tắc kinh doanh.

✅ Tham chiếu, đừng sao chép: Sử dụng các đối tượng dữ liệu cùng tên nhưng có trạng thái khác nhau để đại diện cho một thực thể logic thay đổi theo quá trình.

✅ Các tài liệu hỗ trợ tăng tính rõ ràng: Nhóm và chú thích cung cấp bối cảnh mà không làm thay đổi logic thực thi.

✅ Các mối liên hệ thể hiện mối quan hệ: Các đường nét đứt nối dữ liệu với các hoạt động, cho thấy các thao tác đọc/ghi.

Tham chiếu nhanh các thành phần dữ liệu BPMN

Đối tượng dữ liệu          : 📄 Thông tin được tạo ra/sử dụng trong quy trình
Dữ liệu đầu vào           : 📥 Dữ liệu cần thiết để bắt đầu hoạt động
Dữ liệu đầu ra          : 📤 Dữ liệu kết quả sau khi hoàn thành hoạt động
Kho dữ liệu           : 🗄️ Kho lưu trữ bền vững (cơ sở dữ liệu, tệp)
Liên kết          : ⤏ Đường nét đứt thể hiện mối quan hệ giữa dữ liệu và hoạt động
Nhóm                : ▦ Khối nét đứt để tổ chức trực quan
Chú thích văn bản      : 📝 Ghi chú giải thích được gắn vào các thành phần

---

Các thực hành tốt nhất

Đối với mô hình hóa dữ liệu

• Đặt tên rõ ràng cho các đối tượng dữ liệu: Sử dụng thuật ngữ kinh doanh (ví dụ: “Đơn đặt hàng” chứ không phải “Data1”)

• Hạn chế trạng thái chỉ ở những chuyển đổi có ý nghĩa: Tránh làm phức tạp hóa bằng các thay đổi trạng thái tầm thường

• Chỉ hiển thị dữ liệu liên quan: Bao gồm các đối tượng dữ liệu ảnh hưởng đến quyết định hoặc đầu ra của quy trình

• Sử dụng kho dữ liệu để đảm bảo tính bền vững: Phân biệt các đối tượng dữ liệu tạm thời với các bản ghi đã được lưu trữ

Đối với các tài liệu

• Sử dụng nhóm một cách chiến lược: Nhóm theo đơn vị tổ chức, quy định hoặc giai đoạn quy trình

• Giữ chú thích ngắn gọn: Tập trung vào các ngoại lệ, thống kê hoặc giải thích rõ ràng

• Đặt các tác phẩm nghệ thuật để dễ đọc: Tránh làm rối dòng luồng trình tự

• Tài liệu các quy tắc kinh doanh bên ngoài: Sử dụng chú thích để tham chiếu, không thay thế, các đặc tả quy tắc chi tiết

Đối với bảo trì sơ đồ

• Quy ước đặt tên nhất quán: Đảm bảo tên đối tượng dữ liệu khớp nhau ở các trạng thái

• Chú thích kiểm soát phiên bản: Cập nhật chú thích văn bản khi quy tắc kinh doanh thay đổi

• Xác minh các mối liên hệ: Xác nhận các mũi tên chỉ đúng hướng luồng dữ liệu

• Xem xét cùng các bên liên quan: Đảm bảo mô hình hóa dữ liệu phản ánh đúng hoạt động kinh doanh thực tế

---

Tài liệu tham khảo

Thông số chính thức của BPMN: Tài nguyên chính thức cho các tiêu chuẩn Mô hình hóa và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh, được duy trì bởi Nhóm Quản lý Đối tượng (OMG), cung cấp tài liệu chính thức về cú pháp, ngữ nghĩa và hướng dẫn mô hình hóa của BPMN.

1. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và Tác phẩm (PDF): Phiên bản PDF có thể tải về của hướng dẫn này, bao gồm các đối tượng dữ liệu BPMN, trạng thái, nhóm và chú thích văn bản với hướng dẫn từng bước cho các nghiên cứu trường hợp.
2. Phiên bản Doanh nghiệp của Visual Paradigm: Giải pháp mô hình hóa BPMN toàn diện với các tính năng hợp tác nâng cao, mô phỏng và sinh mã cho quản lý quy trình doanh nghiệp quy mô lớn.
3. Phiên bản Chuyên nghiệp của Visual Paradigm: Công cụ BPMN đầy đủ tính năng hỗ trợ mô hình hóa dữ liệu, tác phẩm và tích hợp với quy trình phát triển cho các chuyên gia phân tích kinh doanh chuyên nghiệp.
4. Phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm: Khả năng mô hình hóa BPMN cốt lõi bao gồm đối tượng dữ liệu, nhóm và chú thích cho tài liệu quy trình kinh doanh quy mô nhỏ đến trung bình.
5. Phiên bản Người mô hình hóa của Visual Paradigm: Trình soạn thảo BPMN nhẹ nhàng tập trung vào tạo sơ đồ và mô hình hóa dữ liệu cơ bản cho các cá nhân thực hành và nhóm nhỏ.
6. Phần I – Giới thiệu về BPMN: Bài hướng dẫn nền tảng bao gồm các khái niệm cơ bản về BPMN, các đối tượng luồng chính, và các khái niệm mô hình hóa quy trình đơn giản dành cho người mới bắt đầu.
7. Phần II – Các đường bơi: Hướng dẫn trung cấp về việc mô hình hóa trách nhiệm tổ chức bằng cách sử dụng các bể (pools), các đường (lanes), và phân vùng quy trình dựa trên vai trò trong BPMN.
8. Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối: Khám phá chi tiết về các luồng trình tự, luồng tin nhắn, các cổng (gateways), và các sự kiện nhằm xây dựng logic quy trình phức tạp trong sơ đồ BPMN.

---

Hướng dẫn này tổng hợp các khái niệm trong tài liệu quy chuẩn BPMN 2.0 với các kỹ thuật mô hình hóa thực tế. Để tự động hóa quy trình có thể thực thi, hãy bổ sung sơ đồ BPMN bằng các quy tắc kinh doanh chi tiết và các tài liệu mô tả tích hợp hệ thống.