de_DEen_USes_ESfa_IRfr_FRid_ID

Panduan Lengkap Pemula untuk Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN)

Pengantar BPMN

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah bahasa pemodelan visual yang dirancang untuk aplikasi analisis bisnis dan menentukan alur kerja proses perusahaan. Sebagai notasi standar terbuka untuk bagan alir grafis, BPMN digunakan untuk mendefinisikan alur kerja proses bisnis dengan cara yang populer dan intuitif. Sifat grafisnya membuatnya mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis, termasuk pengguna bisnis, analis bisnis, pengembang perangkat lunak, dan arsitek data.

Sejarah BPMN

BPMN muncul dari sintesis berbagai notasi pemodelan bisnis. Awalnya diterbitkan oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI) pada tahun 2004, BPMN kini dikelola oleh Kelompok Manajemen Objek (OMG) setelah penggabungan kedua organisasi tersebut pada tahun 2005.

Tahapan penting dalam perkembangan BPMN meliputi:

  • Februari 2006: OMG merilis dokumen spesifikasi BPMN pertama

  • 2010: Versi 2.0 dari BPMN dikembangkan

  • Desember 2013: Versi sebenarnya dari spesifikasi dirilis

  • Versi Saat Ini: BPMN 2.0.2, secara resmi diterbitkan oleh ISO sebagai standar edisi 2013 (ISO/IEC 19510)

Manfaat BPMN

BPMN menawarkan berbagai keunggulan bagi organisasi yang berupaya meningkatkan proses bisnis mereka:

  • Standar Industri: Dikembangkan oleh konsorsium OMG, kelompok industri tanpa laba

  • Dokumentasi yang Jelas: Memberikan bisnis kemampuan untuk mendefinisikan dan memahami prosedur mereka melalui Diagram Proses Bisnis

  • Pemahaman Universal: Menawarkan notasi standar yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis

  • Menjembatani Kesenjangan Komunikasi: Menghubungkan desain proses bisnis dengan implementasi secara efektif

  • Kompleksitas yang Seimbang: Mudah dipelajari namun cukup kuat untuk menggambarkan kompleksitas potensial dari suatu proses bisnis

BPMN memungkinkan organisasi untuk menangkap dan mendokumentasikan proses bisnis secara jelas dan konsisten, memastikan bahwa pemangku kepentingan yang relevan—seperti pemilik proses dan pengguna bisnis—terlibat dalam proses tersebut. Pendekatan kolaboratif ini memungkinkan tim untuk merespons lebih efektif terhadap setiap masalah yang ditemukan dalam proses.

Tujuan BPMN

BPMN melayani tiga kelompok utama:

  1. Ahli teknisbertanggung jawab atas pelaksanaan proses

  2. Analisis bisnisyang membuat dan meningkatkan proses

  3. Manajeryang memantau dan mengendalikan proses

Ikhtisar BPMN

Memahami bagaimana suatu bisnis beroperasi adalah langkah pertama dan paling kritis dalam perbaikan proses bisnis. BPMN menyediakan representasi grafis dari alur kerja bisnis yang dapat dipahami dengan mudah oleh siapa saja—mulai dari analis bisnis hingga pemangku kepentingan—yang membantu dalam analisis dan perbaikan proses bisnis.

Setiap proses yang dijelaskan dengan BPMN direpresentasikan sebagai serangkaian langkah (aktivitas) yang dilakukan secara berurutan atau bersamaan sesuai aturan bisnis tertentu. Pertimbangkan proses “Tempat Pesanan Secara Online” yang digunakan di toko online:

Business Process Diagram

Elemen Elemen Notasi BPMN

Dalam BPMN, proses dijelaskan menggunakan diagram dengan serangkaian elemen grafis. Representasi visual ini membuatnya mudah bagi pengguna untuk memahami logika suatu proses. BPMN telah dikembangkan terutama untuk merancang dan membaca diagram sederhana maupun kompleks proses bisnis. Standar BPMN mengklasifikasikan elemen-elemen grafis ke dalam kategori, sehingga memudahkan pengguna untuk mengenali elemen-elemen tersebut saat bekerja dengan diagram proses bisnis.

Konstruksi Dasar

Ada lima kategori dasar elemen BPMN, masing-masing mewakili aspek unik dari proses bisnis.

Swimlanes

Swimlanes

Swimlanes adalah wadah grafis yang mewakili peserta dalam suatu proses. Ada dua jenis swimlane:kolamdanlajur.

Elemen Aliran

Flow Elements

Elemen aliran saling terhubung untuk membentuk alur kerja bisnis. Mereka adalah elemen utama yang menentukan perilaku suatu proses. Ada tiga jenis elemen aliran:

  • Kejadian

  • Aktivitas

  • Gerbang

Objek Penghubung

Connecting Objects

Objek aliran tidak terisolasi tetapi terhubung untuk membentuk aliran. Penghubung yang menghubungkan objek aliran disebut objek penghubung. Ada empat jenis objek penghubung:

  • Aliran urutan

  • Aliran pesan

  • Asosiasi

  • Asosiasi data

Data

Data

Data mewakili informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan saat menjalankan proses bisnis. Ada empat jenis data:

  • Objek data

  • Input data

  • Output data

  • Penyimpanan data

Elemen BPMN yang Rinci

Layar BPMN

Objek layar (juga dikenal sebagai layar) dalam BPMN adalah kotak persegi panjang yang mewakili peserta dalam proses bisnis. Sebuah layar dapat berisi objek aliran yang dilakukan oleh layar tersebut (peserta), kecuali kotak hitam yang harus memiliki badan kosong. Layar dapat disusun secara horizontal atau vertikal—mereka memiliki makna yang sama secara semantik tetapi berbeda dalam representasi. Untuk layar horizontal, proses mengalir dari kiri ke kanan, sedangkan proses dalam layar vertikal mengalir dari atas ke bawah.

Contoh layar meliputi: Pelanggan, Departemen Akun, Gateway Pembayaran, dan Tim Pengembangan.

Ada dua jenis layar: Kolam dan Layar.

Kolam

Kolam mewakili peserta dalam proses bisnis. Mereka dapat berupa entitas spesifik (misalnya, departemen) atau peran (misalnya, manajer asisten, dokter, mahasiswa, pemasok).

Di dalam kolam, terdapat elemen aliran yang mewakili pekerjaan yang harus dilakukan oleh kolam dalam proses yang dimodelkan. Namun, ada satu jenis kolam yang sama sekali tidak memiliki konten, yang dikenal sebagai kolam kolam kotak hitam. Kolam kotak hitam sering digunakan saat memodelkan entitas yang berada di luar proses bisnis. Karena berada di luar, aliran internalnya tidak memengaruhi proses yang dimodelkan dan dapat dilewati, menghasilkan kotak hitam.

Black Box Pool

Contoh di atas menunjukkan kolam kotak hitam di mana Pelanggan adalah kotak hitam. Karena proses berfokus pada bagaimana koki menyiapkan makanan, apa yang dilakukan pelanggan tidak menjadi perhatian proses. Penggunaan kotak hitam tergantung pada sudut pandang yang diambil oleh proses. Jika Anda perlu memodelkan proses bagaimana pelanggan memesan makanan, aliran Pelanggan akan dimodelkan, sehingga kolam Koki menjadi kotak hitam.

Layar

Layar adalah sub-partisi dari kolam. Sebagai contoh, ketika Anda memiliki kolam ‘Departemen’, Anda dapat memiliki ‘Kepala Departemen’ dan ‘Kasir Umum’ sebagai layar. Seperti kolam, Anda dapat menggunakan layar untuk mewakili entitas spesifik atau peran yang terlibat dalam proses.

Layar dapat berisi layar lain untuk membentuk struktur bersarang jika diperlukan. Namun, BPMN terutama membantu Anda memodelkan proses bisnis. Jangan membuat layar bersarang hanya untuk memodelkan struktur organisasi Anda. Jika Anda ingin memodelkan struktur organisasi, gunakan bagan organisasi alih-alih.

Aktivitas

Aktivitas adalah pekerjaan yang dilakukan dalam suatu proses bisnis. Mereka ditampilkan sebagai persegi panjang melengkung dengan nama yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan.

Ada dua jenis aktivitas:

1. Tugas: Ketika kita ingin memodelkan pekerjaan atomik yang tidak dapat dibagi lebih lanjut atau tidak masuk akal jika dibagi, kita menggunakan tugas.

Activity Tasks

2. Sub-Proses: Ketika kita ingin memodelkan pekerjaan yang tidak atomik dan kompleks yang dapat diuraikan menjadi pekerjaan yang lebih kecil, kita menggunakan sub-proses. Sub-proses dapat diuraikan menjadi tingkat detail lainnya dan biasanya berisi BPD lain yang memodelkan rincian proses tersebut.

Activity Sub Processes

Konsep Kunci: Pemilihan tugas atau sub-proses bukan hanya tentang seberapa kompleks suatu pekerjaan bisa menjadi, tetapi juga tentang seberapa rinci Anda perlu mengetahui mengenai pekerjaan tersebut. Jika Anda pelanggan, kemungkinan besar Anda tidak ingin tahu bagaimana pembayaran Anda diproses. Namun, jika Anda pemilik toko, cara memproses pembayaran pelanggan menjadi penting.

Kejadian

Kejadian adalah sesuatu yang terjadi dan dapat memengaruhi proses bisnis. Suatu kejadian bisa bersifat eksternal atau internal. Selama kejadian tersebut dapat memengaruhi proses yang dimodelkan, maka kejadian tersebut harus dimodelkan. Kejadian ditampilkan sebagai lingkaran, dan dalam beberapa kasus, terdapat ikon di dalam lingkaran untuk mewakili jenis pemicu kejadian.

Terdapat tiga jenis kejadian:

  1. Kejadian Mulai: Setiap proses harus memiliki kejadian mulai untuk menunjukkan awal dari proses bisnis. Ini memungkinkan pembaca menemukan di mana proses dimulai dalam BPD.

  2. Kejadian Menengah: Bertanggung jawab untuk menggerakkan alur bisnis berdasarkan kejadian yang ditentukan. Kejadian menengah dapat dilampirkan pada suatu aktivitas untuk memodelkan kejadian yang mungkin terjadi SELAMA eksekusi aktivitas tersebut, atau terhubung melalui objek penghubung untuk memodelkan kejadian yang mungkin terjadi SETELAH eksekusi elemen alur sebelumnya.

  3. Kejadian Akhir: Digunakan untuk menunjukkan di mana proses bisnis berakhir.

Pemicu dapat ditentukan untuk setiap jenis kejadian untuk menunjukkan kondisi apa saja ketika suatu kejadian dipicu.

BPMN Event Example

Contoh di atas menunjukkan: Ketika kami menerima pesanan, kami mulai memprosesnya. Jika dan hanya jika tidak ada batas kredit yang tersisa, kami memeriksa masalahnya. Proses berakhir ketika pesanan telah diproses atau masalah telah teridentifikasi.

Gerbang

Gerbang bertanggung jawab untuk mengendalikan bagaimana alur proses bisnis berjalan. Gerbang ditampilkan sebagai bentuk berlian. Dalam suatu proses, pekerjaan yang harus dilakukan dan hasilnya dapat berbeda-beda tergantung pada kondisi eksternal atau internal yang berbeda. Misalnya, diskon hanya akan diberikan kepada pembeli VIP, bukan kepada siapa pun selain itu. Gerbang adalah tempat kondisi dievaluasi dan keputusan dibuat.

Berikut adalah jenis-jenis gerbang yang umum:

1. Gerbang Eksklusif Berbasis Data (Gerbang Eksklusif): Digunakan untuk mengendalikan alur proses berdasarkan data proses yang diberikan. Setiap alur keluar yang terhubung dari gerbang sesuai dengan suatu kondisi. Alur dengan kondisi yang terpenuhi akan dilalui. Hanya satu alur yang akan dilalui.

Data Based Exclusive Gateway

2. Gerbang Inklusif: Dapat digunakan untuk membuat jalur paralel. Kondisi dari semua alur keluar dievaluasi. Semua alur dengan hasil positif akan dilalui, yang dapat mengakibatkan eksekusi beberapa alur jika beberapa kondisi terpenuhi.

Inclusive Gateway

3. Gerbang Paralel: Digunakan untuk memodelkan eksekusi alur paralel tanpa perlu memeriksa kondisi apa pun. Dengan kata lain, semua alur keluar harus dieksekusi secara bersamaan.

BPMN Parallel Gateway

4. Gerbang Berbasis Kejadian: Digunakan untuk memodelkan jalur alternatif berdasarkan kejadian. Misalnya, untuk menunggu balasan seseorang, diperlukan jawaban Ya atau Tidak untuk menentukan jalur yang akan dilalui. Gerbang diikuti oleh dua kejadian menengah yang terhubung dengan pemicu pesan—satu mewakili pesan Ya dan satu lagi untuk Tidak. Ketika salah satu dari kejadian tersebut dipicu, alur yang mengikuti kejadian tersebut akan diambil. Semua kejadian lain dan alur yang mengikutinya tidak akan lagi sah.

BPMN Event Based Gateway

Alur Urutan

Alur urutan digunakan untuk menghubungkan elemen alur. Ditampilkan sebagai garis padat dengan anak panah dan menunjukkan urutan elemen alur.

BPMN Sequence Flow

Aturan Penting: Anda hanya boleh menggunakan alur urutan untuk menghubungkan elemen alur dalam pool yang sama—baik dalam pool/lane yang sama atau antar lane dalam pool yang sama. Jika Anda ingin menghubungkan elemen antar pool, Anda tidak boleh menggunakan alur urutan, tetapi harus menggunakan alur pesan sebagai gantinya.

Alur Pesan

Dalam BPMN, komunikasi antar pool dicapai melalui penggunaan pesan. Alur pesan digunakan untuk menunjukkan aliran pesan antar pool atau antar elemen alur antar pool. Alur pesan ditampilkan sebagai garis putus-putus dengan anak panah.

Contoh pesan yang mengalir antar pool meliputi: faks, telepon, email, surat, pemberitahuan, dan perintah.

BPMN Message Flow

Aturan Penting: Anda hanya dapat menggunakan alur urutan untuk menghubungkan elemen alur dalam pool yang sama. Jika Anda ingin menghubungkan elemen antar pool, Anda tidak boleh menggunakan alur urutan tetapi harus menggunakan alur pesan sebagai gantinya.

Data

Sangat sering, ketika menjalankan proses bisnis, data dapat dihasilkan baik selama atau setelah akhir proses. Sebagai contoh, eksekusi yang berhasil dari tugas “Tempatkan Pesanan” akan menghasilkan data seperti pesanan pembelian, faktur, tanda terima, dll.

Dalam BPMN, data dapat dimodelkan dengan beberapa jenis objek ‘data’:

  • Objek data

  • Input data

  • Output data

  • Penyimpanan data

Ada cara yang jelas untuk mengelola status data, seperti instansiasi, selesai, dihapus, dll.

BPMN Data

Kelompok

Kelompok adalah kotak dengan batas garis putus-putus, memberikan modeler mekanisme untuk mengelompokkan bentuk berdasarkan kategori yang berbeda.

BPMN Group

Anotasi Teks

Anotasi teks dapat digunakan untuk menambahkan detail tambahan pada objek alur dalam BPD. Ini tidak memengaruhi alur tetapi memberikan rincian tentang objek-objek dalam alur.

BPMN Text Annotation

BPMN – Contoh Lengkap

Studi Kasus: Perusahaan Air Murni True Aqua

Perusahaan Air Murni True Aqua adalah pemasok air murni muda di kota, menjual air murni untuk keperluan bisnis dan rumah tangga. Perusahaan ini bertujuan meningkatkan pangsa pasar dari 5% menjadi 10% dalam 12-18 bulan ke depan. Untuk mencapai tujuan ini, mereka sedang mencari cara untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memenuhi tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Akibatnya, Perusahaan Air Murni True Aqua memutuskan untuk meningkatkan proses pemesanan air murni mereka. Sebagai analis bisnis yang bertanggung jawab atas misi ini, setelah bertemu dengan perusahaan, Anda telah mengumpulkan informasi berikut mengenai proses pemesanan.

BPMN Business Process Diagram

Analisis Proses:

Berdasarkan diagram, pelanggan dapat:

  1. Menelepon nomor hotline pemesanan, atau

  2. Mengirim email untuk memesan air murni

Statistik Saat Ini:

  • 90% pesanan berasal dari panggilan telepon

  • 10% pesanan ditempatkan melalui email

Alur Proses:

  1. Penerimaan Pesanan: Asisten layanan pelanggan menerima pesanan dan memeriksa apakah pelanggan merupakan pelanggan lama atau baru.

  2. Verifikasi Pelanggan: Jika pelanggan belum pernah melakukan pemesanan sebelumnya, asisten layanan pelanggan membuat akun pelanggan untuk mereka sebelum memproses pesanan.

  3. Jadwal Pengiriman: Pengiriman air suling dilakukan seminggu sekali, setiap hari Rabu. Setiap pagi hari Rabu, asisten layanan pelanggan meneruskan pesanan ke Departemen Logistik untuk pengiriman.

  4. Manajemen Logistik: Setelah manajer di Departemen Logistik menerima pesanan, mereka mengatur pengiriman dengan cara:

    • Menugaskan pekerja untuk mengelola pesanan yang berbeda

    • Mencetak dan memasang jadwal

  5. Pelaksanaan Pengiriman: Para pekerja menerima panggilan dan mengirim air ke pelanggan sesuai kebutuhan.

Contoh ini menunjukkan bagaimana BPMN dapat secara efektif memodelkan proses bisnis dunia nyata, menunjukkan interaksi antara peserta yang berbeda (Pelanggan, Asisten Layanan Pelanggan, Manajer Logistik, Pekerja) dan alur kegiatan dari pemesanan hingga pengiriman.

Konsep Kunci untuk Pemula

  1. Mulai dengan Sederhana: Mulailah dengan elemen dasar (tugas, kejadian, gerbang) sebelum beralih ke konstruksi yang kompleks

  2. Fokus pada Alur: Selalu pertimbangkan urutan dan logika proses Anda

  3. Gunakan Swimlane Secara Bijak: Jelaskan dengan jelas siapa yang melakukan apa dalam proses Anda

  4. Pilih Gerbang yang Tepat: Pahami kapan harus menggunakan gerbang eksklusif, inklusif, atau paralel

  5. Dokumentasikan dengan Anotasi: Gunakan anotasi teks untuk menjelaskan elemen-elemen yang kompleks

  6. Validasi Model Anda: Pastikan proses Anda memiliki awal dan akhir yang jelas

  7. Iterasi dan Tingkatkan: Model BPMN harus berkembang seiring dengan pemahaman Anda terhadap proses yang semakin dalam

Praktik Terbaik

  • Jaga agar diagram mudah dibaca dan hindari kerumitan

  • Gunakan konvensi penamaan yang konsisten

  • Kelompokkan aktivitas yang terkait secara logis

  • Dokumentasikan asumsi dan aturan bisnis

  • Validasi model dengan pemangku kepentingan

  • Gunakan sub-proses untuk mengelola kompleksitas

  • Uji proses Anda terhadap skenario nyata

Daftar Referensi

Situs Resmi Business Process Model and Notation (BPMN): Situs web resmi untuk informasi dan sumber daya standar BPMN

Kelompok Manajemen Objek (OMG): Organisasi yang memelihara dan mengembangkan standar BPMN

Spesifikasi BPMN 2.0.2: Dokumen spesifikasi resmi BPMN 2.0.2 dari OMG

Standar ISO/IEC 19510:2013: Standar internasional untuk BPMN 2.0 yang diterbitkan oleh ISO

Alat Pemodelan Proses BPMN Profesional: Alat diagram dan pemodelan BPMN profesional dari Visual Paradigm

Coba Visual Paradigm GRATIS: Unduh dan coba perangkat lunak pemodelan BPMN Visual Paradigm secara gratis

Kesimpulan

BPMN adalah notasi yang kuat namun mudah diakses untuk memodelkan proses bisnis. Dengan menyediakan bahasa visual yang distandarkan, BPMN menghubungkan kesenjangan antara pemangku kepentingan bisnis dan tim teknis, memungkinkan komunikasi, analisis, dan perbaikan proses organisasi yang lebih baik. Baik Anda seorang analis bisnis, pemilik proses, atau profesional TI, menguasai BPMN akan meningkatkan kemampuan Anda untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis secara efektif.

Mulailah dengan proses yang sederhana, berlatih secara rutin, dan secara bertahap masukkan elemen-elemen yang lebih canggih seiring berkembangnya pemahaman Anda. Dengan BPMN, Anda memiliki bahasa universal yang dapat mengubah cara organisasi Anda memahami dan meningkatkan operasinya.

Ringkasan

• BPMN adalah bahasa visual universal untuk memodelkan proses bisnis yang menghubungkan kesenjangan komunikasi antara pemangku kepentingan bisnis dan tim teknis melalui notasi grafis yang distandarkan

• Lima kategori elemen inti membentuk dasar: Lintasan (peserta), Elemen Aliran (kejadian, aktivitas, gerbang), Objek Penghubung (aliran urutan dan pesan), Objek Data, serta elemen pendukung seperti kelompok dan anotasi

• Kejadian, Aktivitas, dan Gerbang mendorong logika proses—kejadian memicu atau menyelesaikan proses, aktivitas mewakili pekerjaan yang dilakukan, dan gerbang mengendalikan titik keputusan serta aliran paralel berdasarkan kondisi

• Swimlanes mengorganisasi tanggung jawab menggunakan kolam (peserta eksternal) dan jalur (peran internal), dengan jelas menunjukkan siapa yang melakukan setiap tugas sambil mempertahankan alur proses melintasi batas organisasi

• BPMN memungkinkan perbaikan berkelanjutan dengan menyediakan dokumentasi yang jelas dan standar yang membantu organisasi menganalisis proses saat ini, mengidentifikasi ketidakefisienan, dan menerapkan alur kerja yang dioptimalkan untuk kinerja operasional yang lebih baik

Panduan Lengkap Pemula untuk Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN)

Pengantar BPMN

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah bahasa pemodelan visual yang dirancang untuk aplikasi analisis bisnis dan menentukan alur kerja proses perusahaan. Sebagai notasi standar terbuka untuk bagan alir grafis, BPMN digunakan untuk mendefinisikan alur kerja proses bisnis dengan cara yang populer dan intuitif. Sifat grafisnya membuatnya mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis, termasuk pengguna bisnis, analis bisnis, pengembang perangkat lunak, dan arsitek data.

Sejarah BPMN

BPMN muncul dari sintesis berbagai notasi pemodelan bisnis. Awalnya diterbitkan oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI) pada tahun 2004, BPMN kini dikelola oleh Kelompok Manajemen Objek (OMG) setelah penggabungan kedua organisasi tersebut pada tahun 2005.

Tahapan kunci dalam evolusi BPMN meliputi:

  • Februari 2006: OMG merilis dokumen spesifikasi BPMN pertama

  • 2010: Pengembangan versi BPMN 2.0 dimulai

  • Desember 2013: Versi sebenarnya dari spesifikasi dirilis

  • Versi Saat Ini: BPMN 2.0.2 telah secara resmi diterbitkan oleh ISO sebagai standar edisi 2013 (ISO/IEC 19510)

Manfaat BPMN

BPMN memungkinkan organisasi untuk menangkap dan mendokumentasikan proses bisnis dengan cara yang jelas dan konsisten, memastikan bahwa pemangku kepentingan yang relevan—seperti pemilik proses dan pengguna bisnis—secara aktif terlibat. Pendekatan kolaboratif ini memungkinkan tim merespons lebih efektif terhadap masalah yang ditemukan dalam proses.

Keunggulan Utama:

  • Standar Industri: Dikembangkan oleh konsorsium OMG, kelompok industri tanpa laba

  • Kesadaran Proses: Memberikan bisnis kemampuan untuk mendefinisikan dan memahami prosedur mereka melalui Diagram Proses Bisnis

  • Pemahaman Universal: Menawarkan notasi standar yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis

  • Menjembatani Kesenjangan Komunikasi: Menghubungkan desain proses bisnis dengan tim implementasi

  • Kompleksitas yang Seimbang: Mudah dipelajari namun cukup kuat untuk menggambarkan kompleksitas potensial dari proses bisnis

Tujuan BPMN

BPMN melayani tiga kelompok pemangku kepentingan utama:

  1. Ahli Teknis: Profesional yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses

  2. Analisis Bisnis: Individu yang membuat dan meningkatkan proses

  3. Manajer: Pemimpin yang memantau dan mengendalikan proses

Ikhtisar BPMN

Memahami bagaimana suatu bisnis beroperasi adalah langkah pertama dan paling krusial dalam perbaikan proses bisnis. BPMN menyediakan representasi grafis dari alur kerja bisnis yang dapat dipahami dengan mudah oleh siapa saja—dari analis bisnis hingga pemangku kepentingan—membantu dalam analisis proses bisnis dan inisiatif perbaikan.

Dalam BPMN, setiap proses direpresentasikan sebagai serangkaian langkah (aktivitas) yang dilakukan secara berurutan atau bersamaan sesuai aturan bisnis tertentu. Pertimbangkan proses ‘Tempat Pesanan Secara Online’ yang digunakan di toko online:

Business Process Diagram

Elemen Notasi BPMN

BPMN menggambarkan proses melalui diagram yang terdiri dari berbagai elemen grafis. Representasi visual ini membuatnya mudah bagi pengguna untuk memahami logika proses. Standar BPMN mengklasifikasikan elemen grafis ke dalam kategori, sehingga mudah dikenali oleh pengguna yang bekerja dengan diagram proses bisnis.

Konstruksi Dasar

Ada lima kategori dasar elemen BPMN, masing-masing mewakili aspek unik dari proses bisnis.

1. Swimlanes

Swimlanes

Swimlanes adalah wadah grafis yang mewakili peserta dalam suatu proses. Ada dua jenis:poolsdanlanes.

2. Elemen Aliran

Flow Elements

Elemen aliran saling terhubung untuk membentuk alur kerja bisnis. Mereka adalah elemen utama yang menentukan perilaku proses dan mencakup tiga jenis:Kejadian, Aktivitas, danGerbang.

3. Objek Penghubung

Connecting Objects

Objek aliran terhubung untuk membentuk aliran melalui objek penghubung. Ada empat jenis: Aliran urutan, Aliran pesan, Asosiasi, dan Asosiasi data.

4. Data

Data

Data mewakili informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan selama eksekusi proses bisnis. Ada empat jenis: Objek data, Input data, Output data, dan Penyimpanan data.

Panduan Elemen Rinci

Swimlane BPMN

Objek swimlane adalah kotak persegi panjang yang mewakili peserta dalam proses bisnis. Sebuah swimlane dapat berisi objek aliran yang dilakukan oleh peserta tersebut, kecuali kotak hitam, yang harus memiliki badan kosong. Swimlane dapat disusun secara horizontal atau vertikal—mereka secara semantik identik tetapi berbeda dalam representasi:

  • Swimlane horizontal: Aliran proses dari kiri ke kanan

  • Swimlane vertikal: Aliran proses dari atas ke bawah

Contoh swimlane meliputi Pelanggan, Departemen Akun, Gateway Pembayaran, dan Tim Pengembangan.

Kolam

Kolam mewakili peserta dalam proses bisnis dan dapat berupa:

  • Entitas tertentu (misalnya, departemen)

  • Peran (misalnya, manajer asisten, dokter, mahasiswa, pemasok)

Di dalam kolam terdapat elemen aliran yang mewakili pekerjaan yang dilakukan kolam dalam proses yang dimodelkan. Namun, ada satu jenis khusus: kolam kotak hitam, yang sama sekali tidak memiliki konten.

Kolam kotak hitamdigunakan saat memodelkan entitas yang berada di luar proses bisnis. Karena berada di luar, aliran internalnya tidak memengaruhi proses yang dimodelkan dan dapat dilewati.

Black Box Pool

Dalam contoh di atas, ‘Pelanggan’ adalah kotak hitam. Karena proses berfokus pada bagaimana koki menyiapkan makanan, apa yang dilakukan pelanggan berada di luar cakupan proses. Penggunaan kotak hitam tergantung pada perspektif proses. Jika Anda memodelkan bagaimana pelanggan memesan makanan, aliran Pelanggan akan dimodelkan, sehingga kolam Koki menjadi kotak hitam.

Lorong

Lorong adalah sub-partisi dari kolam. Sebagai contoh, dalam kolam ‘Departemen’, Anda mungkin memiliki ‘Kepala Departemen’ dan ‘Staf Umum’ sebagai lorong. Seperti kolam, lorong mewakili entitas atau peran tertentu yang terlibat dalam proses.

Catatan Penting: Lorong dapat berisi lorong lain untuk membentuk struktur bersarang jika diperlukan. Namun, BPMN terutama dirancang untuk memodelkan proses bisnis, bukan struktur organisasi. Jika Anda ingin memodelkan hierarki organisasi, gunakan bagan organisasi sebagai gantinya.

Aktivitas

Aktivitas mewakili pekerjaan yang dilakukan dalam proses bisnis. Mereka muncul sebagai persegi panjang melengkung dengan nama yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan.

Ada dua jenis aktivitas:

Tugas

Ketika memodelkan pekerjaan atomik yang tidak dapat dibagi lebih lanjut (atau tidak masuk akal untuk melakukannya), gunakan tugas.

Activity Tasks

Sub-Proses

Ketika memodelkan pekerjaan yang tidak atomik dan kompleks yang dapat diuraikan menjadi komponen-komponen kecil, gunakan sub-proses. Sub-proses dapat diuraikan menjadi tingkat detail lainnya dan biasanya berisi diagram proses bisnis (BPD) lain yang memodelkan rincian detailnya.

Activity Sub Processes

Konsep Kunci: Pemilihan antara tugas dan sub-proses bukan hanya tentang kompleksitas—tetapi tentang tingkat detail yang dibutuhkan. Sebagai contoh, sebagai pelanggan, Anda mungkin tidak perlu tahu bagaimana pembayaran Anda diproses. Namun, bagi toko, rincian pemrosesan pembayaran menjadi sangat penting.

Kejadian

Kejadian adalah peristiwa yang dapat memengaruhi proses bisnis. Mereka dapat bersifat eksternal atau internal—selama memengaruhi proses yang dimodelkan, mereka harus dimasukkan. Kejadian ditampilkan sebagai lingkaran, kadang-kadang dengan ikon di dalamnya yang mewakili jenis pemicu kejadian.

Tiga Jenis Kejadian:

  1. Kejadian Mulai: Menunjukkan awal dari proses bisnis, memungkinkan pembaca menemukan di mana proses dimulai

  2. Peristiwa Menengah: Menggerakkan alur bisnis berdasarkan peristiwa yang ditentukan

  3. Peristiwa Akhir: Menunjukkan di mana proses bisnis selesai

Setiap peristiwa dapat memiliki pemicu yang ditentukan untuk menunjukkan kondisi-kondisi di mana peristiwa tersebut diaktifkan.

Peristiwa Menengahdapat berupa:

  • Dilampirkan ke suatu aktivitas: Memodelkan peristiwa yang mungkin terjadi SELAMA pelaksanaan aktivitas tersebut

  • Terhubung oleh objek penghubung: Memodelkan peristiwa yang mungkin terjadi SETELAH pelaksanaan elemen alur sebelumnya

Perhatikan contoh berikut:

BPMN Event Example

Diagram ini menggambarkan: Ketika kami menerima pesanan, kami mulai memprosesnya. Jika dan hanya jika tidak ada batas kredit yang tersisa, kami memeriksa masalahnya. Proses berakhir ketika pesanan telah diproses atau masalah telah teridentifikasi.

Gerbang

Gerbang mengendalikan bagaimana alur proses bisnis berjalan. Ditampilkan sebagai bentuk berlian, di sinilah kondisi dievaluasi dan keputusan dibuat. Dalam setiap proses, pekerjaan dan hasil dapat berbeda-beda tergantung pada kondisi eksternal atau internal yang berbeda. Misalnya, diskon mungkin hanya ditawarkan kepada pembeli VIP, bukan kepada semua orang lainnya.

Jenis-Jenis Gerbang Umum:

1. Gerbang Eksklusif Berbasis Data (Gerbang Eksklusif)

Digunakan untuk mengendalikan alur proses berdasarkan data proses yang diberikan. Setiap alur keluar dari gerbang sesuai dengan suatu kondisi. Alur dengan kondisi yang terpenuhi akan dilalui—hanya satu alur yang akan dilalui.

Data Based Exclusive Gateway

2. Gerbang Inklusif

Digunakan untuk membuat jalur paralel. Kondisi dari semua alur keluar dievaluasi, dansemua alur dengan hasil positif akan dilalui. Ini dapat menghasilkan eksekusi beberapa alur jika beberapa kondisi terpenuhi.

Inclusive Gateway

3. Gerbang Paralel

Digunakan untuk memodelkan eksekusi alur paraleltanpa memeriksa kondisi apa pun. Semua alur keluar harus dieksekusi secara bersamaan.

BPMN Parallel Gateway

4. Gerbang Berbasis Peristiwa

Digunakan untuk memodelkan jalur alternatif berdasarkan peristiwa. Misalnya, menunggu balasan seseorang—baik itu “Ya” atau “Tidak”—menentukan jalur yang akan dilalui. Gateway diikuti oleh dua peristiwa menengah yang terhubung dengan pemicu pesan (satu untuk “Ya”, satu untuk “Tidak”). Ketika salah satudari peristiwa dipicu, aliran yang mengikuti peristiwa tersebut diambil, dan semua peristiwa lain serta alirannya menjadi tidak sah.

BPMN Event Based Gateway

Aliran Urutan

Aliran urutan menghubungkan elemen aliran, menunjukkan urutannya. Ditampilkan sebagai garis padat dengan anak panah.

BPMN Sequence Flow

Aturan Penting: Anda hanya dapat menggunakan aliran urutan untuk menghubungkan elemen aliran dalam satu pool yang sama—baik dalam pool/lane yang sama atau melintasi lane dalam pool yang sama. Untuk menghubungkan elemen antar pool, Anda harus menggunakan aliran pesan sebaliknya.

Aliran Pesan

Dalam BPMN, komunikasi antar pool dicapai melalui pesan. Aliran pesan menunjukkan aliran pesan antar pool atau elemen aliran yang melintasi pool. Ditampilkan sebagai garis putus-putus dengan anak panah.

Contoh pesan yang mengalir antar pool meliputi: faks, telepon, email, surat, pemberitahuan, dan perintah.

BPMN Message Flow

Perbedaan Kunci:

  • Gunakan aliran urutan untuk koneksi dalam pool yang sama

  • Gunakan aliran pesan untuk koneksi antar pool yang berbeda

Data

Selama eksekusi proses bisnis, data sering dihasilkan—baik selama proses berlangsung atau setelah proses berakhir. Misalnya, mengeksekusi tugas “Tempatkan Pesanan” secara sukses menghasilkan data seperti pesanan pembelian, faktur, dan bukti pembayaran.

Dalam BPMN, data dapat dimodelkan menggunakan beberapa jenis objek data:

  • Objek Data

  • Input Data

  • Output Data

  • Penyimpanan Data

BPMN menyediakan cara yang jelas untuk mengelola status data, seperti instansiasi, penyelesaian, penghapusan, dll.

BPMN Data

Kelompok

Kelompok adalah kotak dengan batas garis putus-putus, yang memberikan mekanisme bagi pembuat model untuk mengelompokkan bentuk berdasarkan kategori yang berbeda. Kelompok membantu mengatur elemen diagram secara visual tanpa memengaruhi alur proses.

BPMN Group

Anotasi Teks

Anotasi teks menambahkan detail tambahan pada objek alur dalam BPD. Mereka tidak memengaruhi alur tetapi memberikan informasi tambahan tentang objek-objek dalam alur tersebut.

BPMN Text Annotation

Contoh Praktis: Perusahaan Air Murni True Aqua

Konteks Bisnis

Perusahaan Air Murni True Aqua adalah pemasok air murni yang masih muda yang melayani baik bisnis maupun rumah tangga. Tujuan strategis mereka adalah meningkatkan pangsa pasar dari 5% menjadi 10% dalam waktu 12-18 bulan. Untuk mencapai hal ini, mereka fokus pada:

  1. Meningkatkan efisiensi operasional

  2. Memenuhi tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi

Sebagai analis bisnis yang bertanggung jawab atas peningkatan proses pemesanan air murni mereka, Anda telah mengumpulkan informasi berikut:

Analisis Proses

BPMN Business Process Diagram

Menurut diagram:

Saluran Pemesanan: Pelanggan dapat memilih salah satu dari berikut:

  • Menelepon nomor hotline pemesanan (90% pesanan)

  • Mengirim email (10% pesanan)

Proses Layanan Pelanggan:

  1. Asisten layanan pelanggan menerima pesanan

  2. Memeriksa apakah pelanggan sudah ada atau baru

  3. Jika pelanggan belum pernah melakukan pemesanan sebelumnya, membuat akun pelanggan sebelum memproses pesanan

Proses Pengiriman:

  • Pengiriman dilakukan sekali seminggu, setiap hari Rabu

  • Pagi hari Rabu: Asisten layanan pelanggan meneruskan pesanan ke Departemen Logistik

  • Manajer Departemen Logistik menerima pesanan dan:

    • Mengatur pengiriman dengan menugaskan pekerja untuk mengelola pesanan yang berbeda

    • Mencetak dan memposting jadwal

  • Pekerja menerima tugas dan mengirim air ke pelanggan sesuai dengan tugasnya

Elemen-Elemen BPMN Kunci dalam Contoh Ini:

  • Kolam: Pelanggan, Layanan Pelanggan, Departemen Logistik

  • Kejadian: Pesanan diterima, Pesanan dikirimkan, Pengiriman dijadwalkan

  • Kegiatan: Periksa status pelanggan, Buat akun, Tetapkan pekerja, Cetak jadwal

  • Gerbang: Titik keputusan untuk pelanggan baru vs. pelanggan yang sudah ada

  • Aliran Urutan: Urutan kegiatan dalam setiap kolam

  • Aliran Pesan: Komunikasi antara Pelanggan dan Layanan Pelanggan, serta antara Layanan Pelanggan dan Logistik

Konsep Kunci untuk Pemula

1. Mulai dengan Sederhana

Mulailah dengan elemen dasar: Kejadian Mulai → Kegiatan → Kejadian Akhir. Tambahkan kompleksitas (gerbang, kejadian antara) sesuai kebutuhan.

2. Pilih Perspektif yang Tepat

Tentukan dari sudut pandang siapa Anda memodelkan. Ini menentukan peserta mana yang dimodelkan secara rinci dan mana yang menjadi kotak hitam.

3. Pertahankan Konsistensi

Gunakan konvensi penamaan yang konsisten untuk kegiatan dan pertahankan tingkat detail yang seragam di seluruh diagram Anda.

4. Validasi dengan Pihak Terkait

Secara rutin tinjau diagram bersama pengguna bisnis, analis, dan tim teknis untuk memastikan akurasi dan pemahaman bersama.

5. Seimbangkan Detail dan Kejelasan

Sertakan cukup detail agar bermanfaat, tetapi hindari kompleksitas yang membingungkan. Gunakan sub-proses untuk menyembunyikan detail saat tepat.

6. Ikuti Standar BPMN

Patuhi standar notasi BPMN agar diagram Anda dapat dipahami secara universal.

Pola BPMN Umum

Aliran Berurutan

Kegiatan yang dilakukan satu per satu secara berurutan.

Eksekusi Paralel

Banyak kegiatan yang dilakukan secara bersamaan menggunakan gerbang paralel.

Titik Keputusan

Jalur bercabang berdasarkan kondisi menggunakan gerbang eksklusif atau inklusif.

Proses yang Didorong oleh Kejadian

Proses yang dipicu oleh kejadian tertentu (pesan, penanda waktu, kesalahan).

Penanganan Penyimpangan

Mengelola kesalahan dan penyimpangan menggunakan peristiwa batas yang terhubung ke aktivitas.

Praktik Terbaik

  1. Gunakan Nama yang Deskriptif: Beri label jelas pada semua elemen dengan nama yang bermakna

  2. Minimalkan Garis yang Melintas: Atur elemen untuk mengurangi persilangan garis aliran

  3. Pengelompokan Logis: Gunakan alur kolam renang untuk menunjukkan tanggung jawab secara jelas

  4. Tata Letak yang Konsisten: Pertahankan arah yang konsisten (kiri-ke-kanan atau atas-ke-bawah)

  5. Dokumentasikan Asumsi: Gunakan anotasi teks untuk menjelaskan aturan bisnis

  6. Kontrol Versi: Pertahankan versi seiring proses berkembang

  7. Uji Model Anda: Telusuri skenario untuk memvalidasi logika

Ringkasan

BPMN adalah bahasa visual yang kuat dan standar untuk memodelkan proses bisnis. Dengan menguasai elemen intinya—alur kolam renang, objek aliran (kejadian, aktivitas, gerbang), objek penghubung, dan data—Anda dapat membuat diagram proses yang jelas dan efektif yang menjembatani kesenjangan antara pemangku kepentingan bisnis dan teknis.

Ingat:

  • Mulailah dari dasar-dasarnya dan tambahkan kompleksitas sebanyak yang dibutuhkan

  • Fokus pada kejelasan dan pemahaman pemangku kepentingan

  • Ikuti standar untuk memastikan pemahaman yang universal

  • Berpindah dan tingkatkanberdasarkan umpan balik

Dengan latihan, BPMN menjadi alat yang tak ternilai untuk menganalisis, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses bisnis di seluruh organisasi Anda.

Referensi

Situs Resmi BPMN: Sumber resmi untuk standar dan informasi Model dan Notasi Proses Bisnis

Kelompok Manajemen Objek (OMG): Konsorsium industri nirlaba yang menjaga spesifikasi BPMN

Spesifikasi BPMN 2.0.2: Dokumen spesifikasi resmi OMG untuk versi BPMN 2.0.2

Standar ISO/IEC 19510:2013: Publikasi resmi Organisasi Internasional untuk Standardisasi mengenai BPMN 2.0.2

Alat Pemodelan Proses BPMN Profesional: Alat diagram dan pemodelan BPMN komprehensif dari Visual Paradigm

Coba Visual Paradigm GRATIS: Unduh dan coba versi gratis Visual Paradigm untuk pemodelan BPMN

Ringkasan 5 Poin

• Bahasa Visual Universal: BPMN menyediakan notasi grafis standar yang menghubungkan kesenjangan komunikasi antara pemangku kepentingan bisnis, analis, dan tim teknis, membuat proses yang kompleks mudah dipahami di semua tingkatan organisasi

• Lima Kategori Unsur Inti: Diagram BPMN dibangun dari lintasan renang (kotak/pelat), elemen aliran (kejadian, aktivitas, gerbang), objek penghubung (aliran urutan/aliran pesan), objek data, dan artefak (kelompok/anotasi)

• Kontrol Alur Proses: Kejadian memicu proses, aktivitas mewakili pekerjaan yang dilakukan, dan gerbang mengendalikan pengambilan keputusan serta logika percabangan melalui penjadwalan eksklusif, inklusif, paralel, atau berbasis kejadian

• Definisi Peran yang Jelas: Lintasan renang secara visual mengatur tanggung jawab berdasarkan peserta, departemen, atau sistem, dengan kotak mewakili peserta utama dan pelat menunjukkan pembagian bawah dalam unit organisasi

• Alat Peningkatan Berkelanjutan: BPMN memungkinkan organisasi untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis secara sistematis, mendukung peningkatan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan yang lebih baik melalui pemodelan proses visual

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی and Français.