Pengantar Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN)
Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah representasi grafis standar untuk menentukan proses bisnis dalam model proses bisnis. BPMN menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis, termasuk analis bisnis yang membuat draf awal proses, pengembang teknis yang bertanggung jawab atas implementasi teknologi yang akan menjalankan proses tersebut, serta orang-orang bisnis yang akan mengelola dan memantau proses-proses tersebut.
Memahami Swimlanes dalam BPMN
Konsep Swimlanes
Di kolam renang, terdapat jalur yang ditentukan untuk perenang. Perenang mendapatkan jalur mereka sendiri untuk berenang tanpa harus melewati jalur orang lain. Konsep jalur renang juga ada dalam BPMN.
Swimlanes adalah kotak persegi panjang dalam BPMN yang mewakili peserta dalam proses bisnis. Mereka dapat berisi objek aliran yang dilakukan oleh peserta yang terkait dengan jalur tersebut, kecuali kotak hitam yang harus memiliki badan kosong. Swimlanes dapat disusun secara horizontal atau vertikal; secara semantik sama, perbedaannya hanya terletak pada representasinya. Untuk swimlanes horizontal, proses mengalir dari kiri ke kanan, sedangkan untuk swimlanes vertikal, proses mengalir dari atas ke bawah.
Contoh-contoh swimlanes meliputi:
-
Pelanggan
-
Departemen Akuntansi
-
Gerbang Pembayaran
-
Tim Pengembangan
Ada dua jenis swimlanes dalam BPMN: Kolam dan Jalur.
Kolam
Kolam mewakili peserta dalam proses bisnis. Kolam dapat berupa entitas tertentu (misalnya, departemen) atau peran (misalnya, manajer asisten, dokter, mahasiswa, pemasok).
Di dalam kolam, terdapat elemen aliran yang mewakili pekerjaan yang harus dilakukan peserta dalam proses yang dimodelkan. Namun, ada satu jenis kolam yang tidak memiliki konten: kolam kotak hitam.
Kolam Kotak Hitam
Kolam kotak hitam sering digunakan saat memodelkan entitas yang berada di luar proses bisnis. Karena berada di luar, aliran internalnya tidak berdampak pada proses yang dimodelkan dan dapat diabaikan, menciptakan kotak hitam. Penggunaan kotak hitam tergantung pada perspektif proses.
Sebagai contoh, jika Anda memodelkan proses bagaimana pelanggan melakukan pemesanan, aliran pelanggan akan dimodelkan, sehingga kolam koki menjadi kotak hitam. Berikut ini diagram proses bisnis memberikan contoh kolam kotak hitam di mana pelanggan adalah kotak hitam. Karena proses berfokus pada bagaimana koki menyiapkan makanan, tindakan pelanggan tidak relevan terhadap proses tersebut.
Jalur
Lanes adalah sub-partisi dalam pool. Sebagai contoh, jika Anda memiliki pool yang disebut “Departemen,” Anda dapat memiliki “Kepala Departemen” dan “Staf Umum” sebagai lanes. Seperti pool, Anda dapat menggunakan lanes untuk mewakili entitas atau peran tertentu yang terlibat dalam proses.
Lanes Bersarang
Lanes juga dapat berisi lane lain untuk membentuk struktur bersarang jika diperlukan. Namun, karena BPMN terutama digunakan untuk memodelkan proses bisnis, Anda sebaiknya tidak membuat lane bersarang hanya untuk memodelkan struktur organisasi Anda. Jika Anda ingin memodelkan struktur organisasi, gunakan diagram organisasi sebagai gantinya.
Studi Kasus: Perusahaan Air Murni True Aqua
Konteks Bisnis
Perusahaan Air Murni True Aqua adalah pemasok muda air murni di kota, yang menjual ke pelanggan rumahan maupun bisnis. Dalam upaya meningkatkan pangsa pasar mereka dari 5% menjadi 10% dalam waktu 12-18 bulan ke depan, perusahaan ingin meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai hal ini, mereka mengidentifikasi kebutuhan untuk meningkatkan proses pemesanan air murni mereka.
Deskripsi Proses Saat Ini
Sebagai analis bisnis yang bertanggung jawab atas proyek ini, Anda telah mengumpulkan informasi berikut mengenai proses pemesanan saat ini:
Penempatan Pesanan:
-
Pelanggan dapat menghubungi hotline pemesanan atau mengirim email untuk memesan air murni
-
Saat ini, 90% pesanan berasal dari panggilan telepon, sedangkan 10% ditempatkan melalui email
-
Asisten layanan pelanggan yang menerima pesanan memeriksa apakah pelanggan baru atau sudah ada sebelumnya
-
Jika pelanggan belum pernah memesan sebelumnya, asisten akan membuat akun pelanggan untuk mereka sebelum memproses pesanan
Proses Pengiriman:
-
Air murni dikirim sekali seminggu pada hari Rabu
-
Pada pagi hari Rabu, asisten layanan pelanggan meneruskan pesanan ke Departemen Logistik untuk pengiriman
-
Setelah manajer di Departemen Logistik menerima pesanan, mereka mengatur pengiriman dengan menugaskan pekerja ke pesanan yang berbeda dan mencetak serta memposting jadwal
-
Kemudian para pekerja mengirim air ke pelanggan sesuai dengan jadwal
Panduan Langkah demi Langkah: Membuat Swimlanes dalam BPMN
Sekarang, Anda perlu memodelkan proses ini dalam BPD (Diagram Proses Bisnis) menggunakan BPMN. Pada bagian ini, Anda akan dibimbing melalui langkah-langkah untuk membuat swimlanes yang diperlukan dalam BPD.
Langkah 1: Buat Proyek Baru
Buat proyek baru dengan memilih Proyek > Baru dari bilah alat aplikasi. Di jendela Proyek Baru jendela, klik Buat Proyek Kosong.
Langkah 2: Buat Diagram Proses Bisnis Baru
Buat diagram proses bisnis baru dengan memilih Diagram > Baru dari bilah alat aplikasi.
Langkah 3: Pilih Diagram Proses Bisnis
Pada Diagram Baru jendela, pilih Diagram Proses Bisnis dan klik Berikutnya.
Langkah 4: Beri Nama Diagram Anda
Masukkan Proses Pesanan Air Murni sebagai nama diagram dan klik OK untuk membuat diagram. Anda akan melihat jendela berikut ini.
Komponen Antarmuka Pengguna:
| Komponen | Deskripsi |
|---|---|
| 1. Bilah alat aplikasi | Bilah alat aplikasi menyediakan akses ke berbagai operasi di Visual Paradigm |
| 2. Editor Diagram | Area tempat Anda mengedit diagram Anda |
Langkah 5: Identifikasi Entitas dan Buat Kelompok Pelanggan
Berdasarkan rincian proses pemesanan, Anda dapat mengidentifikasi entitas berikut yang perlu dimodelkan dalam BPD:
-
Pelanggan
-
Asisten Layanan Pelanggan
-
Departemen Logistik
-
Manajer (di Departemen Logistik)
-
Pekerja (di Departemen Logistik)
Anda harus memodelkan mereka menggunakan pool dan lane BPMN. Mari kita mulai dengan membuat pool Pelanggan. Pilih Pool Horizontal dari Toolbar Diagram.
Langkah 6: Buat Pool Pelanggan
Klik pada BPD (di Editor Diagram) untuk membuat pool. Masukkan Pelanggan sebagai nama pool dan tekan Enter untuk mengonfirmasi.
Catatan: Pool memanjang sepanjang seluruh panjang diagram secara horizontal.
Langkah 7: Buat Pool Perusahaan
Anda bisa membuat pool terpisah untuk Asisten Layanan Pelanggan dan Departemen Logistik, tetapi untuk menekankan bahwa mereka bagian dari perusahaan yang sama, lebih baik membuat pool untuk Perusahaan Air Murni The True Aqua dan membuat lane Asisten Layanan Pelanggan serta Departemen Logistik di dalam pool tersebut. Buat pool di bawah pool Pelanggan pool dan beri nama Perusahaan Air Murni The True Aqua.
Langkah 8: Tambahkan Lane Pertama
Sekarang, mari kita buat lane. Klik kanan pada Perusahaan Air Murni The True Aqua pool dan pilih Tambahkan Lane dari menu pop-up.
Langkah 9: Beri Nama Lane Pertama
Masukkan Asisten Layanan Pelanggan sebagai nama dan tekan Enter untuk mengonfirmasi.
Langkah 10: Sisipkan Jalur Kedua
Buat Departemen Logistik jalur di bawah Asisten Layanan Pelanggan jalur. Klik kanan pada Asisten Layanan Pelanggan jalur dan pilih Sisipkan Jalur Setelah dari menu pop-up.
Langkah 11: Beri Nama Jalur Kedua
Masukkan Departemen Logistik sebagai nama dan tekan Enter untuk mengonfirmasi.
Langkah 12: Ubah Ukuran Jalur
Jalur-jalur ini terlalu lebar, jadi mari kita ubah ukurannya. Klik dan seret batas jalur ke atas untuk mengubah ukuran jalur Asisten Layanan Pelanggan jalur. Untuk mengubah ukuran jalur kedua, klik dan seret batas bagian bawah kolam ke atas.
Pada tahap ini, diagram seharusnya terlihat seperti ini:
Langkah 13: Tambahkan Jalur Anak untuk Struktur Bersarang
Di dalam Departemen Logistik, terdapat dua peran yang terlibat dalam proses ini: manajer dan pekerja. Karena alasan ini, Anda harus membuat keduanya sebagai jalur bersarang di dalam jalur Departemen Logistik jalur. Klik kanan pada Departemen Logistik jalur dan pilih Tambahkan Jalur Anak dari menu pop-up.
Langkah 14: Beri nama Lintasan Manajer
Masukkan Manajer sebagai nama dan tekan Masukkan untuk mengonfirmasi.
Langkah 15: Sisipkan Lintasan Pekerja
Klik kanan pada Manajer lintasan dan pilih Sisipkan Lintasan Setelah dari menu pop-up.
Langkah 16: Beri nama Lintasan Pekerja
Masukkan Pekerja sebagai nama dan tekan Masukkan untuk mengonfirmasi. BPD Anda sekarang harus terlihat seperti ini:
Ringkasan Konsep Kunci
Dasar-dasar Swimlane BPMN
-
Tujuan: Swimlanes mengorganisasi aktivitas berdasarkan tanggung jawab, menunjukkan siapa yang melakukan apa dalam suatu proses bisnis
-
Jenis:
-
Pools: Melambangkan peserta utama (organisasi, sistem, atau entitas eksternal)
-
Lintasan: Pembagian dalam pool yang mewakili peran, departemen, atau sistem
-
-
Orientasi: Dapat berupa horizontal (aliran kiri-ke-kanan) atau vertikal (aliran atas-ke-bawah)
-
Kotak Hitam: Kolam tanpa detail internal, digunakan untuk peserta eksternal yang tidak relevan terhadap proses yang dimodelkan
Praktik Terbaik
-
Gunakan kolam untuk mewakili organisasi terpisah atau entitas utama
-
Gunakan jalur untuk mewakili departemen, peran, atau sistem dalam suatu organisasi
-
Hindari penumpukan jalur yang berlebihan; gunakan diagram organisasi untuk hierarki yang kompleks
-
Pilih orientasi berdasarkan keterbacaan dan batasan ruang
-
Gunakan kotak hitam untuk entitas eksternal ketika proses internal mereka tidak relevan
Daftar Referensi
Spesifikasi Resmi BPMN: Dokumentasi standar dan spesifikasi BPMN resmi
Pengantar BPMN Bagian II – Jalur Renang (PDF): Versi PDF yang dapat diunduh dari tutorial ini tentang jalur renang BPMN
Visual Paradigm Enterprise Edition: Perangkat lunak pemodelan BPMN tingkat perusahaan dengan fitur canggih
Visual Paradigm Professional Edition: Alat pemodelan BPMN profesional untuk analis bisnis
Visual Paradigm Standard Edition: Edisi standar dengan kemampuan dasar pemodelan BPMN
Visual Paradigm Modeler Edition: Edisi modeler untuk kebutuhan pemodelan proses dasar
Fitur Diagram Proses Bisnis: Panduan komprehensif tentang alat dan fitur diagram BPMN
Bagian I – Pengantar BPMN: Konsep dasar dan pengantar notasi BPMN
Bagian III – Aliran dan Objek Penghubung: Panduan tentang objek aliran dan penghubung dalam BPMN
Bagian IV – Data dan Artefak: Memahami objek data dan artefak dalam diagram BPMN
Panduan ini menyediakan pengantar komprehensif tentang jalur renang BPMN, menunjukkan cara memodelkan tanggung jawab organisasi dalam proses bisnis. Studi kasus Perusahaan Air Murni True Aqua menggambarkan penerapan praktis konsep-konsep ini dalam skenario dunia nyata.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский and Việt Nam.