Los carriles en BPMN le ayudan a mostrar quién es responsable de cada actividad en un proceso empresarial. Se dividen en:
-
Bolsas: Separan participantes, organizaciones, sistemas o procesos independientes.
-
Carriles: Dividen una bolsa por roles, departamentos, equipos o sistemas.
Una regla útil es: bolsa = participante; carril = responsabilidad dentro de ese participante.
Proceso de ejemplo: Procesar un pedido en línea
Modelaremos este proceso simple:
-
Un cliente realiza un pedido.
-
Atención al cliente verifica el pedido.
-
Finanzas confirma el pago.
-
Almacén envía el pedido.
-
El cliente recibe una notificación de envío.
Paso 1: Definir el alcance del proceso
Antes de dibujar algo, decida qué proceso está modelando.
Para este tutorial, el alcance del proceso es:
Procesar pedido de cliente en línea
El participante principal es la empresa que gestiona el pedido. El cliente es externo a la empresa, por lo que puede representar al cliente como una bolsa separada.
Paso 2: Identificar a los participantes
Liste las personas, departamentos o sistemas involucrados.
| Participante | Elemento BPMN |
|---|---|
| Cliente | Bolsa separada |
| Empresa de tienda en línea | Bolsa principal |
| Atención al cliente | Carril |
| Finanzas | Carril |
| Almacén | Carril |
| Sistema de gestión de pedidos | Carril opcional |
Los buques representan participantes, mientras que los carriles organizan las actividades dentro de un participante.
Paso 3: Crear el buque principal
Dibuje un rectángulo grande y etiquételo:
Proceso de pedido en línea
Este es el buque principal que contiene el proceso que desea analizar.
Un buque puede mostrar el proceso interno en detalle, o puede estar colapsado cuando solo necesita mostrar que existe un participante. Un buque colapsado es a menudo útil para participantes externos cuyas acciones internas están fuera del alcance de su proceso.
Paso 4: Añadir carriles al buque
Divida el buque principal en secciones horizontales o verticales.
Para este ejemplo, añada estos carriles:
-
Atención al cliente
-
Finanzas
-
Almacén
Una disposición horizontal podría verse así:
Los carriles horizontales y verticales tienen el mismo significado; elija la dirección que haga que el proceso sea más fácil de leer.
Paso 5: Añadir el evento de inicio
Coloque un evento de inicio en el carril responsable de recibir la primera solicitud.
Si el pedido es recibido por Atención al cliente, coloque un evento de inicio en ese carril:
Atención al cliente: (Inicio)
Un evento de inicio BPMN se suele dibujar como un círculo delgado.
Etiquételo claramente, por ejemplo:
Pedido recibido
Paso 6: Añadir las actividades
Agregue tareas a la columna de la persona, departamento o sistema que las realiza.
Para este ejemplo:
| Columna | Tarea |
|---|---|
| Atención al cliente | Revisar pedido |
| Finanzas | Confirmar pago |
| Almacén | Recoger y embalar pedido |
| Almacén | Enviar pedido |
Las tareas suelen representarse como rectángulos con esquinas redondeadas.
La posición de una tarea en una columna indica la responsabilidad. Una tarea colocada en la columna de Finanzas significa que Finanzas realiza o es responsable de esa tarea.
Paso 7: Conecte las actividades con flujos de secuencia
Conecte las tareas dentro del mismo grupo utilizando flujos de secuencia, representados por flechas sólidas:
Las flechas muestran el orden en que ocurren las actividades. Los flujos de secuencia permanecen dentro del mismo grupo.
Cuando el flujo se mueve de una columna a otra dentro del mismo grupo, continúe utilizando un flujo de secuencia. Cambiar de columna no significa que necesite un flujo de mensaje.
Paso 8: Añada compuertas cuando se necesiten decisiones
Suponga que Finanzas debe decidir si el pago fue aprobado.
Añada una compuerta exclusiva después de la verificación del pago:
El rombo representa una compuerta. Etiquete cada camino de salida para que la decisión sea clara.
Un diseño posible es:
Paso 9: Añada el evento final
Coloque un evento final después de la actividad final.
Para un pedido exitoso:
[Enviar pedido] → (Pedido completado)
Para un pago rechazado:
[Notificar al cliente] → (Pedido cancelado)
Si el proceso tiene múltiples resultados posibles, utilice eventos finales separados con etiquetas significativas.
Paso 10: Añadir al cliente como un pool separado
Si desea mostrar la comunicación con el cliente, cree un segundo pool:
+-----------------------------+
| Cliente |
| |
+-----------------------------+
+------------------------------------------------------+
| Proceso de pedido en línea |
| Servicio al cliente | Finanzas | Almacén |
+------------------------------------------------------+
Conecte los pools con flujos de mensajes, mostrados como flechas discontinuas. Utilice flujos de mensajes para la comunicación entre participantes separados, no para el orden interno de las actividades.
Ejemplo:
Cliente
[Enviar pedido]
- - - - - - - - - - - >
Empresa
(Pedido recibido)
Más tarde:
Empresa
[Enviar notificación de envío]
- - - - - - - - - - - >
Cliente
(Recibir notificación)
Modelo simplificado completado
Una versión en texto del proceso completado se ve así:
Errores comunes de principiantes
Uso de carriles para participantes externos
Si el cliente es un participante independiente, utilice un pool separado en lugar de colocar al cliente en un carril de la empresa. La comunicación entre participantes separados se representa con flujos de mensajes.
Uso de flujos de secuencia entre pools
No conecte tareas en diferentes pools con flujos de secuencia. Utilice flujos de mensajes en su lugar. Los flujos de secuencia son para la progresión interna de un proceso dentro de un pool.
Nombrar carriles según personas
Prefiera nombres de roles o departamentos como:
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Representante de Servicio al Cliente
-
Departamento de Finanzas
-
Personal del Almacén
-
Sistema de Gestión de Pedidos
Evite nombres como “Alex” o “Jordan”, porque el diagrama puede volverse inexacto cuando cambian las responsabilidades.
Crear demasiados carriles
Cree un carril solo cuando la distinción aporte información útil. Combinar cada individuo, aplicación y departamento en carriles separados puede hacer que el diagrama sea difícil de leer.
Confundir responsabilidad con secuencia
Un carril le indica quien realiza una actividad. Las flechas le indican cuándo ocurre. Una banda por sí misma no indica el orden.
Dibujar flujos de mensajes dentro de una sola piscina
Los flujos de mensajes están destinados a la comunicación entre piscinas separadas. Para los traspasos entre bandas dentro de una sola piscina, utilice flujos de secuencia.
Una lista de verificación rápida
Antes de finalizar su diagrama, verifique que:
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El alcance del proceso está claro.
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Las piscinas representan participantes separados.
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Las bandas representan roles, departamentos o sistemas.
-
Cada tarea se coloca en la banda responsable de ella.
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Los flujos de secuencia conectan actividades dentro de una piscina.
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Los flujos de mensajes conectan piscinas separadas.
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Las compuertas tienen rutas claramente etiquetadas.
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Se incluyen eventos de inicio y fin.
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Los nombres de las bandas describen roles en lugar de empleados individuales.
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El diagrama puede entenderse de izquierda a derecha o de arriba a abajo.