Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với sơ đồ BPMN
Tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng các sơ đồ chi tiết nhưng dễ hiểu cho mọi cấp độ trong tổ chức của bạn.
BPMN là gì?
Thách thức mà BPMN giải quyết
- Các kỹ thuật mô hình hóa chuẩn
- Các ký hiệu được chuẩn hóa
- Ngôn ngữ trực quan phổ quát
Mục đích cốt lõi
- Giao tiếp và hợp tác tốt hơn
- Tăng hiệu quả
- Phát hiện các khu vực cần cải thiện
- Tài liệu quy trình rõ ràng
Lợi ích chính của BPMN
Tất cả các tổ chức đều có thể hưởng lợi từ các quy trình kinh doanh được cải thiện nhờ hỗ trợ từ BPMN. Với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tạo ra các sơ đồ đơn giản hoặc phức tạp—tùy theo yêu cầu của quy trình bạn. Các sơ đồ luồng bạn tạo ra có thể dễ dàng nhận diện và hiểu được bởi các bên liên quan, dù họ có nền tảng kỹ thuật hay không.
Sáu lợi ích cốt lõi:
Khi bạn tạo ra các sơ đồ BPMN mà tất cả các đội nhóm đều có thể hiểu được, các luồng công việc phức tạp và tinh vi sẽ trở nên dễ hiểu hơn. Điều này giúp các doanh nghiệp xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh của mình.
Việc có một giải pháp duy nhất giúp thông tin được chia sẻ nhanh chóng và được hiểu bởi mọi người. BPMN hoạt động như một ký hiệu chuẩn cho mọi cấp độ của các bên liên quan.
Sơ đồ là công cụ học tập trực quan, giúp chúng dễ hiểu hơn so với văn bản kể chuyện. Đây cũng là tiêu chuẩn ngành, do đó ít có chỗ để sai sót.
BPMN giúp xóa bỏ khoảng cách giao tiếp giữa các đội nhóm, phòng ban và tổ chức khác nhau bằng cách thiết kế các sơ đồ luồng mà mọi cấp độ phòng ban đều có thể hiểu được.
BPMN đưa tất cả các bên liên quan quan trọng vào quy trình, biến nó thành một công cụ hợp tác hiệu quả. Nhiều phòng ban có thể xem xét sơ đồ luồng của bạn và gần như ngay lập tức xác định được quy trình kinh doanh, kết quả cho đội nhóm của bạn và các bước tiếp theo mà không cần nhiều chi tiết.
Vì BPMN thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và hiệu quả trên khắp các phòng ban, nhân viên được trao quyền để tạo sơ đồ luồng mô tả quy trình kinh doanh và các hoạt động khác của họ. Khi đồng nghiệp có thể nhanh chóng hiểu sơ đồ của bạn, họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh có hiểu biết nhanh hơn.
BPMN hoạt động như thế nào
Bối cảnh lịch sử
- Ban đầu được phát triển bởi: Sáng kiến Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI)
- Hiện được duy trì bởi: Nhóm Quản lý Đối tượng (OMG) kể từ khi sáp nhập năm 2005
- Phiên bản 2.0: Tên được thay đổi từ “Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình kinh doanh” thành “Mô hình và ngôn ngữ quy trình kinh doanh”
Cách tiếp cận BPMN
- Sắp xếp các khía cạnh đồ họavào các danh mục cụ thể
- Sử dụng một bộ nhỏ các danh mục ký hiệuđể giúp người đọc nhận diện các biểu tượng
- Ghi lại dữ liệu liên quanvà trình bày nó một cách trực quan, chính xác và nhất quán
- Cho phép thêm thông tinvà bối cảnh để thêm vào mà không làm thay đổi vẻ ngoài và cảm giác của sơ đồ
Các yếu tố thiết kế BPMN
BPMN là tập hợp các biểu tượng và quy tắc được sử dụng để kết nối các biểu tượng này trong một mô hình quy trình kinh doanh. Ngôn ngữ BPMN dựa trên sơ đồ luồng và các ký hiệu đồ họa được chia thànhnăm danh mục yếu tố cốt lõi:
1. Đối tượng luồng
Đại diện cho một sự kiện và được chia thành ba loại:
- Sự kiện bắt đầu: Báo hiệu bước đầu tiên của quy trình
- Sự kiện trung gian: Mô tả bất kỳ sự kiện nào xảy ra giữa bước đầu tiên và bước cuối cùng
- Sự kiện kết thúc: Báo hiệu giai đoạn cuối cùng của quy trình kinh doanh của bạn
Đại diện cho một nhiệm vụ được thực hiện bởi con người hoặc hệ thống. Có bốn loại hoạt động BPMN:
- Nhiệm vụ: Một đơn vị công việc duy nhất
- Quy trình con: Một hoạt động phức hợp có thể được chia nhỏ hơn
- Hoạt động gọi: Tham chiếu đến một quy trình hoặc nhiệm vụ toàn cục
- Giao dịch: Một tập hợp các hoạt động phải thành công hoặc thất bại cùng nhau
Báo hiệu nếu một hoạt động cần đi qua luồng quy trình khác. Các loại cổng kết nối khác nhau bao gồm:
- Cổng kết nối loại loại trừ: Chỉ có một con đường có thể được chọn
- Cổng kết nối loại bao hàm: Một hoặc nhiều con đường có thể được chọn
- Cổng kết nối song song: Tất cả các con đường đều được thực hiện đồng thời
- Cổng kết nối phức tạp: Logic ra quyết định phức tạp
2. Các đối tượng kết nối
Hiển thị thứ tự các hoạt động kinh doanh bằng mộtđường liền và mũi tên.
Các tin nhắn được “chảy” qua các phòng ban hoặc tổ chức khác nhau, được biểu diễn bằng mộtđường gạch chấm với hình tròn và mũi tên.
Đường nét đứtkết nối các tác phẩm hoặc văn bản với một sự kiện, hoạt động hoặc điểm giao nhau.
Đường nét đứt có mũi tênbiểu diễn dữ liệu với các đối tượng luồng. Các mối liên hệ dữ liệu cho thấy đầu vào và đầu ra của các hoạt động.
3. Các làn bơi
Biểu diễn các người tham gia quan trọng, dù trong công ty hay bên ngoài, tham gia vào quy trình.
Hiển thị các hoạt động và luồng cho một người tham gia, xác định trách nhiệm của họ trong quy trình. Nhiều làn có thể tạo thành một bể chứa duy nhất, vì một bể chứa được xác định bởi những hành động nào phải được nhóm đó hoàn thành trong quy trình.
4. Các tác phẩm
Bản sao cung cấp bối cảnh cho một phần của sơ đồ.
Sự nhóm hợp logic các hoạt động mà không thay đổi luồng của sơ đồ.
5. Các đối tượng dữ liệu
Hiển thị dữ liệu cần thiết cho một hoạt động.
Dữ liệu đầu vào bên ngoài cho toàn bộ quy trình.
Kết quả của dữ liệu đó trong suốt toàn bộ quy trình.
Một nơi để đọc hoặc ghi dữ liệu, tồn tại trong suốt quy trình.
Tạo sơ đồ BPMN đầu tiên của bạn
Quy trình từng bước
Làm quen với các yếu tố thiết kế được sử dụng trong tất cả các sơ đồ BPMN:
- Sự kiện (hình tròn)
- Hoạt động (hình chữ nhật bo tròn)
- Cổng (hình thoi)
- Các đối tượng kết nối (nhiều loại đường nét khác nhau)
- Làn (hồ và làn)
- Xác định điểm bắt đầu và kết thúc
- Xác định tất cả các bên tham gia (hồ và làn)
- Liệt kê tất cả các hoạt động và quyết định
- Đặt sự kiện bắt đầu
- Thêm các hoạt động theo thứ tự
- Chèn các cổng cho các điểm quyết định
- Kết nối bằng các luồng thứ tự
- Thêm sự kiện kết thúc
- Bao gồm các đối tượng dữ liệu khi cần thiết
- Thêm chú thích văn bản để làm rõ
- Sử dụng nhóm để tổ chức các hoạt động liên quan
- Xác định luồng tin nhắn giữa các bể
- Đảm bảo tất cả các đường đi đều dẫn đến sự kiện kết thúc
- Xác minh rằng các cổng quyết định có điều kiện rõ ràng
- Kiểm tra xem tất cả các bên liên quan có được thể hiện trong các làn bơi hay không
- Xác nhận sơ đồ có thể hiểu được đối với cả người dùng kỹ thuật và phi kỹ thuật
Các thực hành tốt nhất
✓ Sử dụng các ký hiệu chuẩn – Tuân thủ ký hiệu BPMN
✓ Ghi nhãn rõ ràng – Mỗi yếu tố nên có tên mô tả
✓ Sắp xếp bằng các làn bơi – Hiển thị ai làm gì
✓ Kiểm tra độ dễ đọc – Người không quen thuộc với quy trình có thể hiểu được nó không?
Sự phát triển của BPMN 2.0
Phiên bản mới nhất, BPMN 2.0, được xây dựng dựa trên các phiên bản trước, cung cấp một bộ ký hiệu, biểu tượng và ký hiệu phong phú hơn, cho phép chi tiết hóa hơn khi cần thiết.
Những cải tiến chính trong BPMN 2.0
Biểu tượng và ký hiệu chi tiết hơn cho mô hình hóa quy trình phức tạp
Các quy trình có thể được thực thi trực tiếp bởi các công cụ BPMN
Định dạng chuẩn để chia sẻ sơ đồ BPMN giữa các công cụ khác nhau
Hỗ trợ tốt hơn cho việc mô hình hóa các tương tác giữa nhiều tổ chức
Tại sao nên nâng cấp lên BPMN 2.0?
- Độ chính xác cao hơn trong mô hình hóa quy trình
- Tích hợp tốt hơn với các động cơ thực thi
- Khả năng tương tác được cải thiện giữa các công cụ BPM khác nhau
- Toàn diện hơnkhả năng tài liệu hóa
- Bảo vệ tương laichuẩn hóa dưới sự quản lý của OMG
Bắt đầu với BPMN
Ai nên sử dụng BPMN?
- Nhà phân tích kinh doanh – Tài liệu hóa và phân tích quy trình
- Người sở hữu quy trình – Xác định và tối ưu hóa luồng công việc
- Đội ngũ CNTT – Kết nối các yêu cầu kinh doanh và kỹ thuật
- Quản lý – Có cái nhìn rõ ràng về hoạt động vận hành
- Đội ngũ tuân thủ – Đảm bảo tuân thủ quy định
- Tất cả nhân viên – Hiểu vai trò của họ trong các quy trình
Các công cụ bạn cần
- Phần mềm vẽ sơ đồ tuân thủ BPMN
- Hiểu biết về các quy trình kinh doanh của bạn
- Phản hồi và xác nhận từ các bên liên quan
- Cam kết tuân thủ chuẩn hóa
Danh sách kiểm tra khởi động nhanh
☐ Thu thập ý kiến từ các bên liên quan
☐ Xác định ranh giới quy trình (bắt đầu/kết thúc)
☐ Xác định tất cả các bên tham gia và vai trò của họ
☐ Sắp xếp các hoạt động theo trình tự
☐ Thêm các điểm quyết định và cổng điều kiện
☐ Bao gồm các đối tượng dữ liệu và nơi lưu trữ
☐ Xem xét cùng các bên liên quan
☐ Xác minh độ chính xác
☐ Công bố và chia sẻ
☐ Cập nhật khi các quy trình thay đổi
Kết luận
- Giao tiếp rõ ràng hơn ở mọi cấp độ
- Hợp tác tốt hơn giữa các phòng ban
- Ra quyết định nhanh hơn nhờ sự rõ ràng trực quan
- Cải tiến liên tục thông qua tài liệu chuẩn hóa
- Các quy trình có thể mở rộng mà phát triển cùng tổ chức của bạn
Tham khảo
Hướng dẫn quy trình kinh doanh Từ-Đã-Có đến Tương-Lai: Hướng dẫn toàn diện về việc phát triển sơ đồ BPMN Từ-Đã-Có và Tương-Lai bằng Visual Paradigm, bao gồm hướng dẫn từng bước để ghi lại quy trình hiện tại, thiết kế lại cho trạng thái tương lai và so sánh các thay đổi.
Phiên bản Doanh nghiệp của Visual Paradigm: Thông tin về phiên bản Doanh nghiệp của Visual Paradigm, hỗ trợ mô hình hóa BPMN nâng cao, hợp tác và khả năng quản lý quy trình quy mô doanh nghiệp.
Phiên bản Chuyên nghiệp của Visual Paradigm: Chi tiết về phiên bản Chuyên nghiệp của Visual Paradigm, cung cấp các công cụ vẽ sơ đồ BPMN mạnh mẽ phù hợp với các nhà phân tích kinh doanh và nhóm cải tiến quy trình.
Phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm: Tổng quan về phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm, cung cấp các tính năng mô hình hóa BPMN thiết yếu cho các cá nhân thực hành và nhóm nhỏ.
Trang chủ của Visual Paradigm: Trang web chính thức của Visual Paradigm, cung cấp các công cụ vẽ sơ đồ BPMN, hướng dẫn và tài nguyên về mô hình hóa và quản lý quy trình kinh doanh.
Trang tính năng sơ đồ và công cụ BPMN: Thông tin chi tiết về khả năng vẽ sơ đồ BPMN của Visual Paradigm, bao gồm các thành phần ký hiệu được hỗ trợ, tính năng hợp tác và các tùy chọn xuất dữ liệu.
Hướng dẫn cơ bản về BPMN: Hướng dẫn nền tảng về các khái niệm cơ bản trong ký hiệu BPMN, lý tưởng cho người mới bắt đầu học cách tạo sơ đồ quy trình kinh doanh.
Giới thiệu về BPMN – Các luồng hoạt động (Video): Video hướng dẫn minh họa cách sử dụng các luồng hoạt động trong sơ đồ BPMN để sắp xếp các hoạt động theo vai trò, phòng ban hoặc hệ thống.
Tệp mẫu Online-Shopping.vpp: Tệp dự án Visual Paradigm có thể tải về, chứa quy trình mua sắm trực tuyến ví dụ được sử dụng trong hướng dẫn này.
Tổng quan về ký hiệu BPMN – Visual Paradigm: Hướng dẫn đầy đủ về ký hiệu BPMN với giải thích rõ ràng về các biểu tượng, thành phần và ví dụ sơ đồ để tạo mô hình quy trình kinh doanh tuân thủ chuẩn [[1]].
Tham chiếu ký hiệu BPMN 2.0 – Camunda: Tài liệu tham khảo toàn diện về các ký hiệu BPMN 2.0 với các ví dụ thực tế bao gồm sự kiện, nhiệm vụ, cổng và các mẫu mô hình hóa nâng cao [[4]].
Giải thích các ký hiệu sơ đồ BPMN – Lucidchart: Hướng dẫn thân thiện với người mới phân loại các ký hiệu BPMN thành các đối tượng luồng, đối tượng kết nối, luồng hoạt động và tài liệu, kèm theo ví dụ hình ảnh [[2]].
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.