Hành trình của bạn bắt đầu: Hiểu rõ bức tranh tổng thể
Phát triển các luồng công việc là quá trình thu thập tất cả thông tin liên quan đi vào quy trình:
-
Ai tham gia
-
Cái gì họ chịu trách nhiệm về điều gì
-
Làm thế nào các nhiệm vụ được chuyển giao như thế nào
-
Nào nhiệm vụ nào là thủ công và nhiệm vụ nào được tự động hóa
Khi bạn bắt đầu hành trình với BPMN (Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh), bạn sẽ nhận ra rằng điều gì đó dường như phức tạp ban đầu thực ra được xây dựng trên nền tảng đơn giản và trực quan.
Giai đoạn 1: Vượt qua đường cong học tập
Sự thật về sự phức tạp
Nhiều nhà phê bình về BPMN 2.0 than phi rằng BPMN quá phức tạp để học, đặc biệt là số lượng ký hiệu cần ghi nhớ. Điều mà những người phê bình bỏ qua là phần lớn các quy trình không đòi hỏi người mô hình hóa phải nắm rõ toàn bộ tài liệu. Thực tế, phần lớn các mô hình không sử dụng quá vài yếu tố quy trình phổ biến nhất.
Sự đơn giản tuyệt vời: BPMN chỉ gồm có 3 loại cơ bản của các yếu tố cộng thêm 1 yếu tố kết nối luồng:
-
Sự kiện – Những điều xảy ra
-
Hoạt động – Công việc được thực hiện
-
Cổng điều kiện – Điểm ra quyết định
-
Luồng – Các kết nối (Luồng trình tự – những đường đen có mũi tên kết nối mọi thứ lại với nhau)
Đúng vậy, chỉ có vậy thôi! Mặc dù mỗi trong bốn yếu tố này đều có các biến thể riêng, nhưng việc nắm vững những khái niệm cốt lõi này chính là chiến thắng đầu tiên của bạn.
Bước 2: Tạo sơ đồ quy trình kinh doanh đầu tiên của bạn
Bước 1: Thiết lập bảng vẽ của bạn
Hành trình của bạn bắt đầu bằng cách tạo một sơ đồ mới. Chọn Sơ đồ > Mới từ thanh công cụ.
Trong cửa sổ Sơ đồ mới, chọn Sơ đồ quy trình kinh doanh, sau đó nhấp vào Tiếp theo. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên để lọc kết quả.
Bước 2: Đặt tên cho hành trình của bạn
Đặt tên sơ đồ rồi nhấp vào OK. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đặt tên sơ đồ là Thực hiện đơn hàng.
Bước 3: Bắt đầu luồng quy trình
Bước 3: Điểm khởi đầu
Để tạo sự kiện khởi đầu, chọn Sự kiện khởi đầu, sau đó nhấp vào vị trí bạn muốn đặt sự kiện khởi đầu.
Bước 4: Thêm ngữ cảnh bằng các sự kiện kích hoạt tin nhắn
Tuy nhiên, chúng tôi muốn một sự kiện khởi đầu bằng tin nhắn thay vì một sự kiện khởi đầu đơn giản. Nhấp chuột phải vào sự kiện khởi đầu > Kích hoạt > Kích hoạt tin nhắn để biến nó thành Sự kiện khởi đầu bằng tin nhắn.
Mẹo chuyên gia: Đừng quên đặt tên cho sự kiện khởi đầu bằng tin nhắn bằng cách nhấp đúp vào nó. Chúng tôi đặt tên cho nó là Đơn hàng đã nhận.
Bước 4: Xây dựng quy trình làm việc
Bước 5: Thêm tác vụ đầu tiên của bạn
Để tạo một tác vụ sau Đã nhận đơn hàng, chọn Đã nhận đơn hàng, nhấn và giữ nút Sổ tay tài nguyên nút, sau đó kéo con trỏ đến vị trí mong muốn và thả ra. Trong cửa sổ bật lên, chọn Tác vụ. Bạn có thể nhấp đúp vào tác vụ để đổi tên. Chúng tôi đặt tên tác vụ này là Kiểm tra khả năng sẵn sàng.
Bước 6: Giới thiệu các điểm quyết định
Chúng tôi muốn có một điểm chuyển tiếp sau Kiểm tra khả năng sẵn sàng. Chọn Kiểm tra khả năng sẵn sàng, nhấn và giữ nút Sổ tay tài nguyên, kéo con trỏ đến vị trí mong muốn và thả ra. Chọn Điểm chuyển tiếp từ cửa sổ bật lên. Đặt tên điểm chuyển tiếp là Bài viết có sẵn.
Bước 7: Tạo các đường dẫn điều kiện
Tạo một tác vụ có tên là Gửi bài viết sau Bài viết có sẵn sử dụng phương pháp tương tự như Bước 5. Nhấp đúp vào luồng trình tự giữa Bài viết có sẵn và Gửi bài viết và đổi tên thành Có.
Bước 8: Xử lý các đường đi thay thế
Tạo một quy trình con có tên là Mua hàng sau Bài viết có sẵn với luồng trình tự được gọi là Không. Nhấp vào Bài viết có sẵn, nhấp và giữ Sổ tay tài nguyên, kéo đến vị trí mong muốn và thả ra. Chọn Quy trình con từ cửa sổ bật lên, nhấp đúp vào quy trình con để đổi tên thành Mua hàng. Đặt tên cho luồng trình tự Không.
Bước 9: Kết nối luồng
Chọn Mua hàng, nhấp và giữ Sách mục tài nguyên, kéo để Gửi bài viết và thả để tạo luồng giữa Mua sắm và Gửi bài viết.
Bước 10: Tiếp tục quy trình
Tạo một quy trình con sau Gửi bài viết với tên Thanh toán tài chính sử dụng phương pháp của Bước 8.
Giai đoạn 5: Quản lý ngoại lệ và sự kiện
Bước 11: Thêm xử lý lỗi
Chúng tôi muốn tạo một sự kiện trung gian lỗi có tên là Sản phẩm đầu ra từ Mua sắm. Nhấn vào Mua sắm > Sách mục tài nguyên, sau đó chọn Sự kiện trung gian mới từ cửa sổ bật lên.
Bước 12: Cấu hình bộ kích hoạt lỗi
Nhấp chuột phải vào sự kiện trung gian vừa tạo > Kích hoạt > Kích hoạt lỗi. Đặt tên sự kiện trung gian lỗi Sản phẩm đầu ra.
Bước 13: Thêm sự kiện nâng cao
Tạo một sự kiện trung gian nâng cao có tên là Giao hàng trễsử dụng phương pháp giống như Bước 11 và Bước 12. Tuy nhiên, khi lặp lại Bước 12, hãy chọnKích hoạt nâng cấpthay vào đó.
Bước 14: Mở rộng quy trình của bạn
Bạn có thể tạo thêm các nhiệm vụ bằng phương pháp của Bước 5. Bạn nên thấy điều gì đó giống như sau khi tạo thêm các nhiệm vụ:
Giai đoạn 6: Hoàn thành hành trình
Bước 15: Đạt đến điểm kết thúc
Bây giờ chúng ta có thể tạo một sự kiện kết thúc sauThanh toán tài chính. ChọnThanh toán tài chính, nhấp và giữSổ tay tài nguyên, kéo đến vị trí mong muốn và thả ra, sau đó chọnSự kiện kết thúctừ cửa sổ bật lên.
Bước 16: Nhiều kết thúc khác nhau
Tạo thêm hai sự kiện kết thúc nữa, một sau cả haiThông báo cho khách hàngvàXóa bài viết khỏi sổ tay, lặp lại Bước 15.
Bước 17: Tác phẩm của bạn
Bây giờ bạn nên thấy một sơ đồ tương tự như thế này:
Kết thúc hành trình của bạn: Những điểm chính cần lưu ý
Chúc mừng! Bạn đã thành công trong việc đi qua bức tranh BPMN. Hãy nhớ:
-
Bắt đầu đơn giản– Tập trung vào 4 yếu tố cơ bản
-
Sử dụng Sổ tay tài nguyên– Đó là con đường nhanh nhất để xây dựng sơ đồ của bạn
-
Đặt tên cho mọi thứ – Nhãn rõ ràng giúp sơ đồ của bạn dễ hiểu
-
Xử lý ngoại lệ – Sử dụng sự kiện trung gian để xử lý lỗi và nâng cấp
-
Thực hành – Hầu hết các quy trình chỉ cần các thành phần thông thường
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả!
Tài liệu tham khảo
Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?: Hướng dẫn toàn diện về việc tạo sơ đồ BPMN, bao gồm các kiến thức cơ bản về phát triển luồng công việc và các nguyên tắc cơ bản của mô hình hóa quy trình.
BPMN khó học sao?: Giải quyết những hiểu lầm phổ biến về độ phức tạp của BPMN và giải thích sự đơn giản của bốn thành phần cốt lõi: Sự kiện, Hoạt động, Cổng quyết định và Luồng.
Vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh: Hướng dẫn từng bước minh họa cách tạo sơ đồ quy trình kinh doanh hoàn chỉnh cho việc thực hiện đơn hàng bằng Visual Paradigm, bao gồm sự kiện bắt đầu, nhiệm vụ, cổng quyết định, quy trình con, sự kiện trung gian và sự kiện kết thúc.
Tóm tắt: 5 điểm chính để học BPMN
• Nắm vững 4 thành phần cơ bản: Tập trung vào Sự kiện, Hoạt động, Cổng quyết định và các kết nối luồng – những thành phần cốt lõi này là tất cả những gì bạn cần cho hầu hết các mô hình quy trình kinh doanh, khiến BPMN đơn giản hơn nhiều so với những gì người phê bình cho rằng.
• Bắt đầu bằng các sự kiện tin nhắn: Bắt đầu sơ đồ của bạn bằng các sự kiện bắt đầu được cấu hình đúng (như Sự kiện bắt đầu tin nhắn) và luôn đặt tên rõ ràng để thiết lập bối cảnh cho toàn bộ luồng quy trình của bạn.
• Xây dựng các nhiệm vụ theo thứ tự: Sử dụng tính năng Thư viện Tài nguyên để nhanh chóng thêm nhiệm vụ và hoạt động, kết nối chúng bằng các luồng thứ tự và đánh dấu từng bước để thể hiện sự tiến triển của công việc.
• Triển khai các cổng quyết định: Tạo các cổng để xử lý logic nhánh trong quy trình của bạn, đánh nhãn các luồng đầu ra (như “Có”/“Không”) để thể hiện các hành trình khác nhau dựa trên điều kiện hoặc quyết định.
• Xử lý ngoại lệ và kết thúc: Thêm các sự kiện trung gian để xử lý lỗi và nâng cấp, và hoàn thiện quy trình của bạn bằng nhiều sự kiện kết thúc để thể hiện tất cả các kết luận có thể xảy ra của quy trình.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.