de_DEen_USes_ESfa_IRfr_FRhi_INid_IDjapl_PLpt_PTru_RUvizh_CNzh_TW

Panduan Lengkap: Mengembangkan Proses Bisnis As-Is dan To-Be dengan BPMN

Pendahuluan

Mengembangkan dan mengisi diagram BPMN As-Is dan To-Be merupakan teknik yang efektif untuk mengubah visi menjadi hasil nyata. Diagram As-Is memberikan gambaran rinci mengenai kondisi saat ini dari proses, budaya, dan kemampuan organisasi. Di sisi lain, diagram To-Be memberikan gambaran mengenai kondisi masa depan, menjelaskan bagaimana proses, budaya, dan kemampuan organisasi akan tampak di masa depan. Dengan membuat diagram-diagram ini, organisasi dapat menganalisis dan mengidentifikasi celah antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan, serta memulai inisiatif rekayasa ulang proses bisnis atau peningkatan proses untuk menutup celah-celah tersebut.

Unduhan PDF Kompatibel: Perusahaan, Profesional, Standar

Memahami BPMN: Notasi, Elemen, dan Konsep Kunci

Apa itu BPMN?

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah bahasa grafis standar untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan proses bisnis [[28]]. Tujuan utama BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis—mulai dari analis bisnis yang membuat draf awal, hingga pengembang teknis yang menerapkan teknologi, hingga orang-orang bisnis yang mengelola dan memantau proses [[1]].

BPMN 2.0, spesifikasi saat ini yang dirilis pada Desember 2013, telah secara resmi diterbitkan oleh ISO sebagai standar ISO/IEC 19510 [[1]].

Empat Kategori Inti Elemen BPMN

BPMN mengelompokkan elemen-elemen grafis ke dalam empat kategori dasar untuk membantu modeler membuat diagram yang jelas dan mudah dipahami [[1]]:

1. Objek Aliran

Objek aliran adalah elemen penjelas utama dalam BPMN dan terdiri dari tiga elemen inti [[19]]:

Elemen Simbol Deskripsi
Kejadian ○ Lingkaran Sesuatu yang ‘terjadi’ selama suatu proses. Kejadian memengaruhi aliran dan biasanya memiliki penyebab (pemicu) atau dampak (hasil). Tiga jenis: Mulai, Menengah, dan Akhir [[1]].
Aktivitas ▭ Persegi panjang melengkung Istilah umum untuk pekerjaan yang dilakukan. Dapat bersifat atomik (Tugas) atau komposit (Sub-Proses, dibedakan dengan tanda +) [[1]].
Gerbang ◇ Berlian Mengendalikan pembelahan dan penyatuan aliran urutan. Menentukan keputusan, pemisahan, penyatuan, dan penggabungan jalur [[1]].

Jenis Gateway:

  • Gateway Eksklusif (XOR): Ikuti hanya satu jalur berdasarkan kondisi

  • Gateway Inklusif (OR): Ikuti satu atau lebih jalur berdasarkan kondisi

  • Gateway Paralel (AND): Ikuti semua jalur secara bersamaan [[1]]

2. Objek Penghubung

Penghubung ini menghubungkan objek aliran untuk membuat struktur proses [[1]]:

Penghubung Simbol Tujuan
Aliran Urutan → Garis padat dengan panah Menunjukkan urutan aktivitas dilakukan dalam suatu proses [[1]]
Aliran Pesan ⇢ Garis putus-putus dengan kepala panah terbuka Melambangkan aliran informasi melintasi batas organisasi [[1]]
Asosiasi ⤏ Garis titik-titik Menghubungkan artefak ke objek aliran; menunjukkan hubungan [[1]]

3. Kolam Renang

Kolam renang mengatur aktivitas ke dalam kategori visual untuk menggambarkan tanggung jawab [[2]]:

Elemen Deskripsi
Kolam Melambangkan Peserta dalam Suatu Proses; berfungsi sebagai wadah grafis untuk membagi aktivitas, biasanya dalam konteks B2B [[1]]
Lorong Sub-pembagian dalam Kolam yang meluas sepanjang seluruh panjangnya; digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan aktivitas berdasarkan peran, departemen, atau sistem [[1]]

4. Artefak

Artifak memberikan konteks tambahan tanpa memengaruhi Alur Urutan [[1]]:

Artifak Simbol Tujuan
Objek Data Ikon Halaman 📄 Menunjukkan bagaimana data diperlukan atau dihasilkan oleh aktivitas [[1]]
Penyimpanan Data 🗄️ Silinder Mewakili penyimpanan data yang tetap yang dapat dibaca/tulis oleh proses [[1]]
Kelompok ⬚ Persegi panjang melengkung putus-putus Digunakan untuk dokumentasi atau analisis; tidak memengaruhi aliran [[1]]
Anotasi Ikon Catatan 📝 Memberikan teks penjelasan tambahan bagi pembaca diagram [[1]]

Jenis Acara dan Penanda

Acara BPMN dapat diperkaya dengan penanda internal untuk menunjukkan pemicu atau hasil [[1]]:

Jenis Acara Mulai Menengah Akhir
Tidak Ada ○ — ●
Pesan ○📧 ○○📧 ●📧
Penanda Waktu ○🕐 ○○🕐 —
Kesalahan — ○○⚡ (batas) ●⚡
Sinyal ○△ ○○△ ●△
Kondisional ○📋 ○○📋 —
Peningkatan — ○○↑ ●↑
Penyelesaian — — ●●

Catatan: Kejadian menengah dapat berupa menangkap (lingkaran ganda) atau melempar (pengecatan penuh); kejadian batas dapat mengganggu (pejal) atau tidak mengganggu (putus-putus) [[1]].

Apa itu Proses Saat Ini?

Proses bisnis As-Is memberikan gambaran komprehensif tentang proses, budaya, dan kemampuan saat ini perusahaan. Ini mencatat bagaimana pekerjaan saat ini dilakukan dan bagaimana aliran informasi berlangsung di seluruh organisasi. Tujuan utama proses bisnis As-Is adalah untuk menetapkan dasar untuk mengidentifikasi area perbaikan, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, dan pada akhirnya meningkatkan efisiensi serta produktivitas. Dengan memahami kondisi operasional saat ini, organisasi dapat mengembangkan strategi untuk menghilangkan hambatan, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan keseluruhan proses bisnis.

Apa itu Proses To-Be?

Proses bisnis To-Be menggambarkan kondisi masa depan dari proses, budaya, dan kemampuan perusahaan. Ini berfungsi sebagai peta jalan perubahan, dengan jelas menentukan tujuan organisasi dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapainya. Tujuan dari proses To-Be adalah memberikan gambaran jelas tentang masa depan serta mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memprioritaskan dan fokus pada perubahan paling kritis yang diperlukan untuk menutup kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan.

Alat Perangkat Lunak yang Akan Kita Gunakan

Dalam tutorial ini, kita akan menggunakan Visual Paradigm untuk membuat diagram proses bisnis yang sesuai dengan BPMN. Visual Paradigm menyediakan sekumpulan alat yang kuat untuk menangkap proses bisnis saat ini, merancang perbaikan, dan mengidentifikasi perbedaan antara kondisi ‘as-is’ dan ‘to-be’.

Mencatat Proses Saat Ini dalam Model As-Is

Mari kita pertimbangkan toko online sebagai contoh. Proses dimulai ketika perwakilan penjualan menerima pesanan pembelian dan memeriksa tingkat stok. Jika stok cukup untuk memenuhi pesanan, perwakilan penjualan mengemas barang dan mengirimkannya bersama faktur. Jika stok tidak mencukupi, perwakilan penjualan memberi tahu pelanggan dan menyarankan untuk memodifikasi pesanan. Contoh ini menekankan pentingnya memantau tingkat stok untuk memastikan pemenuhan pesanan yang tepat waktu dan efisien.

As-is business process diagram (BPD)

Kita tidak akan membahas dasar-dasar menggambar diagram proses bisnis menggunakan Notasi Pemodelan Proses Bisnis (BPMN) dalam tutorial ini, karena kami memiliki tutorial lain yang membahas topik ini. Kami juga memiliki tutorial video berjudul Pengantar BPMN – Swimlanes yang tersedia untuk Anda.

Setelah Anda mendokumentasikan proses bisnis yang ada, Anda dapat membuat model proses To-Be dengan mempertimbangkan perbaikan yang diperlukan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melihat bagaimana cara kerjanya.

  1. Unduh Online-Shopping.vpp. Anda juga dapat menemukan file ini di bagian bawah tutorial ini.

  2. Buka file .vpp yang diunduh di Visual Paradigm dengan memilih Proyek > Buka dari bilah alat aplikasi.

  3. Buka Penjelajah Proyek dengan memilih Tampilan > Penjelajah Proyek dari bilah alat aplikasi.

  4. Navigasi ke Struktur Model tab.

    Open model structure tab

  5. Klik kanan pada simpul akar proyek di pohon di sebelah kiri dan pilih Model > Proses Saat Ini dari menu pop-up.

    Create as-is model

  6. Klik kanan pada Proses Saat Ini dan pilih Diagram Bawah > Diagram yang Ada… dari menu pop-up.

    Add existing diagram

  7. Di jendela Tambahkan Diagram Bawah jendela, pilih diagram proses bisnis dan klik OK.

    Add sub diagrams window
    Proses yang Anda miliki sekarang berada dalam model Proses Saat Ini.
    Diagram in model

Mendesain Ulang dan Meningkatkan Proses dalam Model To-Be

Misalkan bisnis kita telah berkembang secara signifikan, dan kita memiliki gudang baru untuk mengelola persediaan kita. Untuk memaksimalkan sumber daya baru kita, kita perlu mengoptimalkan proses yang sudah ada. Kami akan menunjukkan bagaimana menggambarkan peningkatan ini dengan membuat diagram proses To-Be.

  1. Buka diagram proses bisnis dengan mengklik dua kali thumbnail-nya di bagian Penjelajah Proyek.

  2. Buat diagram proses To-Be dari diagram proses saat ini. Klik kanan pada ruang kosong di diagram proses Saat Ini dan pilih Utilitas > Buat Proses To-Be.

    Diagram baru akan dibuat, yang berisi proses To-Be.
    Create to be process
    Catatan: Semua elemen model di diagram baru dipilih secara default. Untuk menonaktifkan pilihan, klik pada ruang kosong di latar belakang.
    To be process diagram created

  3. Tambahkan jalur baru ke Toko Online kolam dan beri nama Gudang. Di bagian Perwakilan Penjualan lane, pilih Packing Barang, Pengiriman Barang, dan Pesanan selesai tugas dan seret ke dalam Gudang lane. Diagram Anda sekarang harus terlihat seperti ini:

    Modified BPD

  4. Berikutnya, kita akan memasukkan tugas di antara Stok Cukup? gerbang dan Packing Barang tugas. Arahkan kursor ke Ya aliran dan klik pada Pisah dengan Bentuk tombol sumber daya.

    Split sequence flow

  5. Pilih Tugas dari katalog sumber daya.

    Select task

  6. Berikan nama pada tugas baru Permintaan Packing Barang. Diagram proses To-Be yang telah selesai harus terlihat seperti ini:

    Updated to be process

Membandingkan Perubahan Antara Proses As-Is dan To-Be

Untuk membandingkan perbedaan secara visual antara dua diagram, kita dapat menggunakan fitur yang disebut Visual Diff.

  1. Pilih Modeling > Visual Diff… dari bilah alat aplikasi.

  2. Di bagian Visual Diff jendela, pilih Transitor sebagai Strategi. Untuk Perbandingan, pilih Elemen Model untuk membandingkan diagram pada tingkat elemen model.

    vdiff strategy

  3. Centang kotak Gunakan Proyek Kerja kotak centang. Pilih Proses Saat Ini di sisi kiri dan Proses Yang Akan Datang di sisi kanan. Perbandingan akan dipicu secara otomatis.

    select working proj
    Daftar di bawah diagram menunjukkan perbedaannya. Misalnya, entri Bungkus Barang (Diubah) menunjukkan bahwa perubahan telah dilakukan pada Bungkus Barang tugas. Mengklik entri ini akan menyoroti perubahan yang sesuai dengan warna ungu pada diagram.
    compare1
    Tugas baru juga teridentifikasi. Ingat bahwa kita menambahkan tugas baru bagi perwakilan penjualan untuk meminta pengemasan? Perubahan itu juga disorot dalam daftar.
    compare2

Praktik Terbaik untuk Pemodelan Saat Ini dan Yang Akan Datang

Untuk Dokumentasi Saat Ini:

  • Wawancarai pemangku kepentingan: Kumpulkan masukan dari orang-orang yang benar-benar melakukan pekerjaan

  • Validasi dengan data: Gunakan metrik, log, dan observasi untuk memvalidasi langkah-langkah proses

  • Dokumentasikan pengecualian: Tangkap jalur kesalahan dan kasus-kasus ekstrem, bukan hanya jalur “yang menyenangkan”

  • Jaga agar tetap terkini: Perbarui model As-Is saat proses berubah untuk menjaga akurasi

Untuk Desain To-Be:

  • Fokus pada hasil: Mulailah dengan tujuan bisnis, lalu rancang proses untuk mencapainya

  • Libatkan pelaksana: Libatkan tim IT dan operasional sejak awal untuk memastikan kelayakan

  • Prioritaskan perubahan: Tidak semua celah perlu segera ditutup; fokus pada perbaikan yang berdampak tinggi

  • Rencanakan transisi: Tentukan bagaimana Anda akan berpindah dari As-Is ke To-Be (peluncuran bertahap, pelatihan, dll.)

Untuk Pemodelan BPMN:

  • Gunakan penamaan yang konsisten: Terapkan label yang jelas dan berorientasi tindakan pada tugas dan peristiwa

  • Batasi kompleksitas: Pisahkan proses besar menjadi sub-proses untuk kemudahan pembacaan

  • Manfaatkan jalur renang: Gunakan jalur untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab

  • Berikan keterangan secara strategis: Tambahkan catatan hanya di tempat yang diperlukan untuk menghindari kekacauan

Tonton Tutorial Ini di YouTube

Daftar Referensi

  1. Tutorial Proses Bisnis As-Is ke To-Be: Tutorial komprehensif tentang pengembangan diagram BPMN As-Is dan To-Be menggunakan Visual Paradigm, termasuk petunjuk langkah demi langkah untuk menangkap proses saat ini, merancang ulang untuk keadaan masa depan, dan membandingkan perubahan.
  2. Visual Paradigm Enterprise Edition: Informasi tentang edisi Enterprise Visual Paradigm, yang mendukung pemodelan BPMN tingkat lanjut, kolaborasi, dan kemampuan manajemen proses skala perusahaan.
  3. Visual Paradigm Professional Edition: Detail tentang edisi Professional Visual Paradigm, yang menawarkan alat pemodelan diagram BPMN yang kuat, cocok untuk analis bisnis dan tim peningkatan proses.
  4. Edisi Standar Visual Paradigm: Ringkasan edisi standar Visual Paradigm, menyediakan fitur pemodelan BPMN penting bagi praktisi individu dan tim kecil.
  5. Halaman Utama Visual Paradigm: Situs resmi Visual Paradigm, menampilkan alat pembuatan diagram BPMN, tutorial, dan sumber daya untuk pemodelan dan manajemen proses bisnis.
  6. Halaman Fitur Diagram dan Alat BPMN: Informasi rinci mengenai kemampuan pembuatan diagram BPMN Visual Paradigm, termasuk elemen notasi yang didukung, fitur kolaborasi, dan opsi ekspor.
  7. Tutorial Dasar BPMN: Tutorial dasar yang membahas dasar-dasar notasi BPMN, ideal untuk pemula yang belajar membuat diagram proses bisnis.
  8. Pengantar BPMN – Swimlanes (Video): Tutorial video yang menunjukkan cara menggunakan swimlanes dalam diagram BPMN untuk mengatur aktivitas berdasarkan peran, departemen, atau sistem.
  9. Gambaran Umum Notasi BPMN – Visual Paradigm: Panduan lengkap notasi BPMN dengan penjelasan jelas mengenai simbol, elemen, dan contoh diagram untuk membuat model proses bisnis yang sesuai standar [[1]].

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文.