Ihre Reise beginnt: BPMN verstehen
Willkommen zu Ihrem umfassenden Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung (BPMN). Egal, ob Sie ein Geschäftsanalyst, Prozesseigner, Softwareentwickler oder Stakeholder sind, diese Reise vermittelt Ihnen das Wissen, um Geschäftsprozesse effektiv zu modellieren, zu analysieren und zu verbessern.
BPMN ist eine visuelle Modellierungssprache für Anwendungen der Geschäftsanalyse und zur Spezifikation von Unternehmensprozessworkflows, die eine offene Standardnotation für grafische Ablaufdiagramme darstellt, die verwendet werden, um Geschäftsprozessworkflows zu definieren [[1]]. Es handelt sich um eine beliebte und intuitive Darstellung, die von allen Geschäftsakteuren, einschließlich Geschäftsbenutzern, Geschäftsanalysten, Softwareentwicklern und Datenarchitekten, leicht verstanden werden kann.
Kapitel 1: Die Entwicklung von BPMN – Eine historische Perspektive
Ihr erster Halt: Die Entstehung verstehen
Ihre Reise durch BPMN beginnt mit der Kenntnis seiner reichen Geschichte. BPMN ist aus der Synthese mehrerer Geschäftsmodellierungsnotationen entstanden und hat einen einheitlichen Standard geschaffen, der die Art und Weise, wie Organisationen ihre Prozesse dokumentieren, nachhaltig verändert hat.
Wichtige Meilensteine:
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2004: Ursprünglich veröffentlicht durch die Business Process Management Initiative (BPMI)
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2005: BPMI fusionierte mit OMG (Object Management Group)
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Februar 2006: OMG veröffentlichte das erste BPMN-Spezifikationsdokument
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2010: Version 2.0 von BPMN wurde entwickelt
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Dezember 2013: Die endgültige Version der Spezifikation wurde veröffentlicht
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Aktuell: Die neueste Version (BPMN 2.0.2) wurde offiziell von der ISO als Standardausgabe 2013 veröffentlicht: ISO/IEC 19510
Diese Entwicklung zeigt das Engagement von BPMN für kontinuierliche Verbesserung und Standardisierung und macht es weltweit zum Goldstandard für die Geschäftsprozessmodellierung.
Kapitel 2: Warum BPMN wichtig ist – Die Reise der Vorteile
Die Wertvorgabe entdecken
Je weiter Sie auf Ihrer BPMN-Reise fortschreiten, desto mehr werden Sie verstehen, warum Organisationen weltweit diesen Standard übernehmen. BPMN ermöglicht es uns, Geschäftsprozesse einer Organisation klar und konsistent zu erfassen und zu dokumentieren, wodurch sicher gestellt wird, dass relevante Stakeholder, wie Prozesseigner und Geschäftsbenutzer, in den Prozess einbezogen werden.
Ihre Organisation wird folgende Vorteile erlangen:
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Branchenstandard-Glaubwürdigkeit: Ein Branchenstandard, entwickelt durch die OMG-Konsortium, eine gemeinnützige Branchengruppe
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Prozessklarheit: Bietet Unternehmen die Fähigkeit, ihre Verfahren durch Geschäftsprozessdiagramme zu definieren und zu verstehen
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Universelles Verständnis: Um eine Standardnotation bereitzustellen, die von allen Geschäftssachverständigen leicht verständlich ist
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Geschlossene Kommunikationslücke: Um die häufig auftretende Kommunikationslücke zwischen der Gestaltung und der Umsetzung von Geschäftsprozessen zu schließen
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Ausgewogene Komplexität: Einfach zu erlernen, aber dennoch leistungsstark genug, um die potenziellen Komplexitäten eines Geschäftsprozesses darzustellen
BPMN bietet umfassende und dennoch reichhaltige Notationen, die sowohl für technische als auch für nicht-technische Stakeholder leicht verständlich sind. Dadurch kann das Team auf identifizierte Probleme in den Prozessen effektiver reagieren.
Kapitel 3: Wer profitiert von BPMN – Der Stakeholder-Weg
Die Schlüsselakteure kennenlernen
Ihre BPMN-Reise beinhaltet das Verständnis dafür, wer von dieser leistungsstarken Notation profitiert:
Die drei Hauptreisenden:
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Technische Experten: Verantwortlich für die Prozessumsetzung
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Geschäftsanalysten: Die Prozesse erstellen und verbessern
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Manager: Die Prozesse überwachen und steuern
Jeder Stakeholder bringt einzigartige Perspektiven und Bedürfnisse mit, und BPMN dient als gemeinsame Sprache, die sie alle verbindet.
Kapitel 4: Verständnis der Geschäftsoperationen – Die Grundlage
Ihr entscheidender erster Schritt
Wissen, wie das Geschäft funktioniert, ist der erste und wichtigste Schritt bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Business Process Model and Notation (BPMN) bietet eine grafische Darstellung von Geschäftsabläufen, die jeder – von Geschäftsanalyst bis Stakeholder – leicht verstehen kann; dies unterstützt die Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Jeder mit BPMN beschriebene Prozess wird als eine Reihe von Schritten (Aktivitäten) dargestellt, die nacheinander oder gleichzeitig gemäß bestimmten Geschäftsregeln ausgeführt werden.
Kapitel 5: Das BPMN-Notationstool – Ihre wesentlichen Elemente
Die fünf grundlegenden Kategorien erkunden
In BPMN werden Prozesse mithilfe von Diagrammen mit einer Reihe grafischer Elemente beschrieben. Diese visuelle Darstellung erleichtert es den Benutzern, die Logik eines Prozesses zu verstehen. BPMN wurde vor allem entwickelt, um sowohl einfache als auch komplexe Diagramme von Geschäftsprozessen zu gestalten und zu lesen.
Der BPMN-Standard klassifiziert die grafischen Elemente nach Kategorien, wodurch sie für Benutzer, die mit Geschäftsprozessdiagrammen arbeiten, leicht erkennbar werden.
Kapitel 6: Swimlanes – Abbildung der Prozessbeteiligten
Verstehen, wer was tut
Swimlanes sind Ihr erstes wichtiges Werkzeug im BPMN-Toolkasten. Swimlanes sind grafische Container, die die Beteiligten eines Prozesses darstellen. Es gibt zwei Arten von Swimlanes – Pools und Lanes.
Tiefgang in BPMN-Swimlanes
Swimlane-Objekte (auch: Swimlanes) in BPMN sind rechteckige Felder, die die Beteiligten eines Geschäftsprozesses darstellen. Eine Swimlane kann Flussobjekte enthalten, die von dieser Lane (Beteiligten) ausgeführt werden, außer bei einer schwarzen Box, die einen leeren Inhalt haben muss. Swimlanes können horizontal oder vertikal angeordnet sein. Sie sind semantisch gleich, unterscheiden sich jedoch nur in der Darstellung. Bei horizontalen Swimlanes fließt der Prozess von links nach rechts, während bei vertikalen Swimlanes der Prozess von oben nach unten fließt. Beispiele für Swimlanes sind Kunden, Buchhaltungsabteilung, Zahlungsgateway und Entwicklungs-Team.
Es gibt zwei Arten von Swimlanes:
Pools: Die Hauptbeteiligten
Pools stellen Beteiligte in einem Geschäftsprozess dar. Es kann sich um eine spezifische Einheit (z. B. Abteilung) oder eine Rolle (z. B. stellvertretender Leiter, Arzt, Student, Lieferant) handeln.
Innerhalb eines Pools befinden sich Fluss-Elemente. Sie stellen die Arbeiten dar, die der Pool im Rahmen des modellierten Prozesses ausführen muss. Es gibt jedoch eine Art von Pool, die überhaupt keinen Inhalt hat. Er wird als Blackbox-Pool bezeichnet. Der Blackbox-Pool wird häufig verwendet, wenn Entitäten außerhalb des Geschäftsprozesses modelliert werden sollen. Da er extern ist, hat sein interner Fluss keinen Einfluss auf den modellierten Prozess und kann daher übersprungen werden, wodurch eine Blackbox entsteht.
Das folgende BPD (Geschäftsprozessdiagramm) zeigt Ihnen ein Beispiel für einen Blackbox-Pool. Der Kunde ist eine Blackbox. Da der Prozess darauf abzielt, wie der Koch eine Mahlzeit zubereitet, ist es für den Prozess irrelevant, was der Kunde tut. Die Verwendung der Blackbox hängt von der Perspektive ab, die der Prozess verfolgt. Wenn Sie den Prozess modellieren müssen, wie ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wird der Fluss des Kunden modelliert, wodurch der Chef-Pool zur Blackbox wird.
Lanes: Unterteilungen für Detailgenauigkeit
Lanes sind Unterteilungen von Pools. Wenn Sie beispielsweise einen Pool namens Abteilung haben, können Sie dort den Abteilungsleiter und den allgemeinen Sachbearbeiter als Lanes definieren. Wie bei Pools können Sie auch Lanes verwenden, um spezifische Einheiten oder Rollen darzustellen, die am Prozess beteiligt sind.
Lanes können andere Lanes enthalten, um bei Bedarf eine verschachtelte Struktur zu bilden. BPMN unterstützt Sie jedoch vor allem bei der Modellierung von Geschäftsprozessen. Versuchen Sie nicht, verschachtelte Lanes nur zur Darstellung der Organisationsstruktur zu erstellen. Wenn Sie die Organisationsstruktur modellieren möchten, verwenden Sie stattdessen die Organigramme.
Kapitel 7: Fluss-Elemente – Das Herz Ihres Prozesses
Aktivitäten: Die Arbeit, die erledigt wird
Aktivitäten sind Arbeiten, die innerhalb eines Geschäftsprozesses durchgeführt werden. Sie werden als abgerundete Rechtecke dargestellt, wobei die Namen die durchzuführenden Arbeiten beschreiben.
Es gibt zwei Arten von Aktivitäten: Aufgabe und Unterprozess. Wenn wir eine atomare Arbeit modellieren möchten, die nicht weiter zerlegt werden kann oder keinen Sinn ergibt, sie zu zerlegen, verwenden wir eine Aufgabe.
Andererseits verwenden wir bei der Modellierung einer nicht-atomaren, komplexen Arbeit, die in kleinere Arbeiten aufgegliedert werden kann, einen Unterprozess. Ein Unterprozess kann in eine weitere Ebene der Detailgenauigkeit zerlegt werden. Aus diesem Grund enthält ein Unterprozess in der Regel ein weiteres BPD, das seine Details modelliert.
Hinweis: Die Auswahl zwischen Aufgabe und Unterprozess hängt nicht nur von der Komplexität der Arbeit ab, sondern auch davon, wie detailliert Sie über die Arbeit informiert sein müssen. Wenn Sie ein Kunde sind, möchten Sie wahrscheinlich nicht wissen, wie Ihre Zahlung verarbeitet wird. Wenn Sie jedoch der Ladenbetreiber sind, wird die Art und Weise, wie die Zahlung des Kunden bearbeitet wird, wichtig.
Ereignisse: Was unterwegs geschieht
Ereignisse sind Dinge, die geschehen und möglicherweise Auswirkungen auf einen Geschäftsprozess haben. Ein Ereignis kann extern oder intern sein. Solange es den modellierten Prozess beeinflussen kann, sollte es modelliert werden. Ereignisse werden als Kreise dargestellt. In einigen Fällen befinden sich Symbole innerhalb der Kreise, um die Art des Ereignis-Auslöseurs darzustellen.
Es gibt drei Arten von Ereignissen:
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Startereignis: Jeder Prozess sollte ein Startereignis haben, um den Beginn des Geschäftsprozesses anzuzeigen. Es ermöglicht den Lesern, im BPD zu erkennen, wo der Prozess beginnt.
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Mittleres Ereignis: Verantwortlich für die Steuerung des Geschäftsflusses basierend auf dem Ereignis, das es angibt. Ein mittleres Ereignis kann an eine Aktivität angehängt werden, um ein Ereignis zu modellieren, das während der Ausführung dieser Aktivität eintreten kann, und es kann auch über ein Verbindungselement verbunden werden, um ein Ereignis zu modellieren, das nach der Ausführung des vorhergehenden Fluss-Elements eintreten kann.
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Ende-Ereignis: Wird verwendet, um anzuzeigen, wo ein Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
Für jedes von ihnen kann ein Auslöser angegeben werden, um anzugeben, unter welcher Bedingung ein Ereignis ausgelöst wird.
Werfen Sie einen Blick auf das folgende Beispiel. Es gibt Ihnen einige Ideen darüber, wie Ereignisse funktionieren. Grundsätzlich sagt das Diagramm aus, dass wir, sobald wir eine Bestellung erhalten, mit deren Bearbeitung beginnen. Wenn und nur wenn kein Kreditlimit mehr übrig ist, prüfen wir das Problem. Der Prozess endet, wenn die Bestellung bearbeitet wurde oder das Problem identifiziert wurde.
Gateways: Steuerung des Flusses
Gateways sind dafür verantwortlich, zu steuern, wie ein Geschäftsprozess abläuft. Sie werden als Raute dargestellt. In einem Prozess können die durchzuführende Arbeit und das Ergebnis je nach unterschiedlichen externen oder internen Bedingungen variieren. Zum Beispiel wird ein Rabatt nur einem VIP-Kunden angeboten, aber niemandem sonst. Das Gateway ist der Punkt, an dem Bedingungen bewertet und eine Entscheidung getroffen wird.
Hier sind einige typische Arten von Gateways:
Datengesteuertes exklusives Gateway
Auch als exklusiver Gateway bekannt, wird er verwendet, um den Ablauf eines Prozesses basierend auf den bereitgestellten Prozessdaten zu steuern. Jeder ausgehende Pfad, der mit dem Gateway verbunden ist, entspricht einer Bedingung. Der Pfad mit erfüllter Bedingung wird durchlaufen. Es wird nur ein einziger Pfad durchlaufen.
Inklusiver Gateway
Der inklusive Gateway kann verwendet werden, um parallele Pfade zu erstellen. Die Bedingungen aller ausgehenden Pfade werden bewertet. Alle Pfade mit positivem Ergebnis werden durchlaufen. Daher kann es vorkommen, dass mehrere Pfade ausgeführt werden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind.
Paralleler Gateway
Der parallele Gateway wird verwendet, um die Ausführung paralleler Pfade zu modellieren, ohne dass Bedingungen überprüft werden müssen. Mit anderen Worten müssen alle ausgehenden Pfade gleichzeitig ausgeführt werden.
Ereignisbasierter Gateway
Der ereignisbasierte Gateway wird verwendet, um alternative Pfade zu modellieren, die auf Ereignissen basieren. Zum Beispiel, um auf eine Antwort einer Person zu warten, ist entweder Ja oder Nein erforderlich, um den zu durchlaufenden Pfad zu bestimmen. Der Gateway wird daher von zwei verbundenen mittleren Ereignissen mit Nachrichtenauslösern gefolgt, wobei eines das Ja-Nachrichten-Ereignis und das andere das Nein-Nachrichten-Ereignis darstellt. Wenn eines der Ereignisse ausgelöst wird, wird der darauf folgende Pfad eingeschlagen. Alle anderen Ereignisse und ihre darauf folgenden Pfade sind danach nicht mehr gültig.
Kapitel 8: Verbindende Objekte – Verknüpfen Ihres Prozesses
Sequenzflüsse: Die Reihenfolge der Operationen
Der Sequenzfluss wird verwendet, um Flussobjekte zu verbinden. Er wird als durchgezogene Linie mit Pfeilspitze dargestellt. Er zeigt die Reihenfolge der Flussobjekte an.
Wichtige Regel: Sie können den Sequenzfluss nur verwenden, um Flussobjekte innerhalb desselben Pools zu verbinden: entweder innerhalb desselben Pools/Lane oder über mehrere Lanes innerhalb desselben Pools. Wenn Sie Objekte über verschiedene Pools verbinden möchten, dürfen Sie den Sequenzfluss nicht verwenden, sondern stattdessen den Nachrichtenfluss.
Nachrichtenflüsse: Kommunikation über Grenzen hinweg
In BPMN wird die Kommunikation zwischen Pools durch die Verwendung von Nachrichten erreicht. Der Nachrichtenfluss wird verwendet, um den Fluss von Nachrichten zwischen Pools oder Flussobjekten zwischen Pools darzustellen. Ein Nachrichtenfluss wird als gestrichelte Linie mit Pfeilspitze dargestellt. Einige Beispiele für Nachrichten, die zwischen Pools fließen: Fax, Telefon, E-Mail, Brief, Bekanntmachung, Befehl.
Kapitel 9: Daten – Informationen, die den Prozess antreiben
Verwaltung von Prozessdaten
Häufig wird beim Ausführen eines Geschäftsprozesses Daten erzeugt, entweder während des Prozesses oder nach dessen Ende. Zum Beispiel erzeugt eine erfolgreiche Ausführung der Aufgabe „Bestellung aufgeben“ Daten wie Bestellbestätigung, Rechnung, Quittung usw. In BPMN können Daten durch verschiedene Arten von „Daten“-Objekten modelliert werden, wie Datenobjekte, Daten-Eingaben, Daten-Ausgaben und Daten-Speicher. Es gibt eine klar definierte Methode zur Verwaltung der Zustände von Daten, wie Instanziierung, abgeschlossen, gelöscht usw.
Vier Arten von Daten:
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Datenobjekte
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Daten-Eingaben
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Daten-Ausgaben
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Daten-Speicher
Kapitel 10: Artefakte – Hinzufügen von Kontext und Klarheit
Gruppen: Organisieren Ihres Diagramms
Eine Gruppe ist ein Rechteck mit gestricheltem Rand, das Modellierern eine Möglichkeit bietet, Formen nach verschiedenen Kategorien zu gruppieren.
Textannotierungen: Bereitstellen zusätzlicher Details
Eine Textannotierung kann verwendet werden, um zusätzliche Details zu Flussobjekten in einem BPD hinzuzufügen. Sie beeinflusst den Ablauf nicht, sondern gibt Details zu Objekten innerhalb eines Ablaufs an.
Kapitel 11: Anwendung im echten Leben – Die Reise des True Aqua gereinigten Wassers Unternehmens
Ihre praktische BPMN-Erfahrung
Lassen Sie uns alles, was Sie gelernt haben, anhand eines realen Szenarios anwenden. Das True Aqua gereinigte Wassergesellschaft ist ein junges Unternehmen, das in der Stadt gereinigtes Wasser liefert. Sie verkaufen gereinigtes Wasser für gewerbliche und private Zwecke. Derzeit möchte das True Aqua gereinigte Wassergesellschaft ihre Marktanteil von 5 % auf 10 % innerhalb der nächsten 12 bis 18 Monate erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, suchen sie nach Wegen, die Betriebseffizienz zu steigern und ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit zu erfüllen.
Daher hat die True Aqua Destilliertes-Wasser-Gesellschaft beschlossen, ihren Bestellprozess für destilliertes Wasser zu verbessern. Sie sind nun ein Business Analyst, der für diese Mission verantwortlich ist. Nach Gesprächen mit der True Aqua Destilliertes-Wasser-Gesellschaft haben Sie folgende Informationen über den Bestellprozess gesammelt.
Die Abbildung unten zeigt das Geschäftsprozessdiagramm des Lieferprozesses für destilliertes Wasser der True Aqua Destilliertes-Wasser-Gesellschaft.
Analyse des Prozesses
Gemäß dem Diagramm können die Kunden entweder die Bestellhotline anrufen oder uns eine E-Mail schicken, um destilliertes Wasser zu bestellen. Derzeit stammen 90 % der Bestellungen aus Telefonanrufen, während 10 % über E-Mail platziert werden. Der Kundenserviceassistent, der die Bestellung erhält, prüft, ob es sich um einen bestehenden Kunden oder einen neuen handelt. Wenn der Kunde bisher noch keine Bestellung aufgegeben hat, erstellt der Kundenserviceassistent vor der Bearbeitung der Bestellung ein Kundenkonto für ihn oder sie.
Die Lieferung von destilliertem Wasser erfolgt wöchentlich am Mittwoch. Daher leitet der Kundenserviceassistent am Mittwochmorgen die Bestellungen an die Logistikabteilung zur Lieferung weiter. Sobald der Leiter der Logistikabteilung die Bestellungen erhalten hat, ordnet er die Lieferung durch Zuweisung von Mitarbeitern zur Bearbeitung verschiedener Bestellungen, Drucken und Veröffentlichen des Zeitplans an. Die Mitarbeiter erhalten die Anrufe und liefern das Wasser entsprechend an die Kunden.
Was uns dieses Diagramm lehrt
Dieses praktische Beispiel zeigt:
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Mehrere Eingangspunkte (Telefon und E-Mail)
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Entscheidungspunkte (neuer gegenüber bestehendem Kunden)
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Sequenzielle Aktivitäten (Bestellbearbeitung → Lieferterminplanung → Lieferung)
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Klare Swimlanen (Kunde, Kundenserviceassistent, Logistikleiter, Mitarbeiter)
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Geplante Ereignisse (wöchentliche Lieferung am Mittwoch)
Ihre Reise geht weiter: Nächste Schritte
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihre umfassende Reise durch BPMN abgeschlossen. Sie verstehen nun:
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Die Geschichte und Entwicklung von BPMN als Branchenstandard
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Die Vorteile, die BPMN für Organisationen bringt
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Die wichtigsten Beteiligten, die von BPMN profitieren
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Die fünf grundlegenden Kategorien von BPMN-Elementen
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Wie man Swimlanen, Aktivitäten, Ereignisse und Gateways modelliert
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Wie man Prozesselemente mithilfe von Sequenz- und Nachrichtenflüssen verbindet
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Wie man Daten innerhalb Ihrer Prozesse verwaltet
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Wie man mit Gruppen und Anmerkungen Kontext hinzufügt
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Wie man BPMN auf reale Geschäftsprozesse anwendet
Werkzeuge, um Ihre Reise fortzusetzen
Um Ihr BPMN-Wissen in die Praxis umzusetzen, sollten Sie professionelle BPMN-Modellierungstools in Betracht ziehen, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozessdiagramme effektiv zu erstellen, zu analysieren und zu teilen.
Referenzen
- BPMN-Spezifikation – Business Process Model and Notation: Offizielle BPMN-Ressource, die die genauesten und aktuellsten Informationen über BPMN 2.0 bereitstellt
- Object Management Group (OMG): Der gemeinnützige Branchenverband, der den BPMN-Standard pflegt
- BPMN 2.0.2-Spezifikation: Die neueste Version des BPMN-Spezifikationsdokuments
- ISO/IEC 19510:2013: Internationale Norm für Business Process Model and Notation (BPMN)
- Professionelles BPMN-Prozessmodellierungstool: Professionelle BPMN-Diagramme und Werkzeuge zum Erstellen von Geschäftsprozessmodellen
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Ihre Reise zur Beherrschung von BPMN hat gerade erst begonnen. Beginnen Sie mit der Modellierung, üben Sie weiter und verändern Sie, wie Ihre Organisation ihre Geschäftsprozesse versteht und verbessert!
Der Artikel ist auch in English verfügbar.