de_DEen_USes_ESfa_IRfr_FRhi_INid_IDjapl_PLpt_PTru_RUvizh_CNzh_TW

Полное руководство: разработка текущих и будущих бизнес-процессов с использованием BPMN

Введение

Разработка и заполнение диаграмм BPMN «Текущее состояние» и «Будущее состояние» — эффективный способ превращения видения в результаты. Диаграмма «Текущее состояние» предоставляет подробный обзор текущего состояния процессов, культуры и возможностей организации. В свою очередь, диаграмма «Будущее состояние» дает обзор будущего состояния, описывая, каким образом процессы, культура и возможности организации будут выглядеть в будущем. Создавая эти диаграммы, организации могут анализировать и выявлять разрывы между текущим и желаемым состоянием и инициировать проекты реинжиниринга или улучшения бизнес-процессов для устранения этих разрывов.

Скачать PDFСовместимость:Корпоративная, Профессиональная, Стандартная

Понимание BPMN: нотация, элементы и ключевые концепции

Что такое BPMN?

Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN) — это стандартизированный графический язык для документирования, анализа и улучшения бизнес-процессов [[28]]. Основная цель BPMN — обеспечить нотацию, легко понимаемую всеми пользователями бизнеса — от бизнес-аналитиков, создающих первоначальные черновики, до технических разработчиков, реализующих технологию, и бизнес-специалистов, управляющих и контролирующих процессы [[1]].

BPMN 2.0, текущая спецификация, выпущенная в декабре 2013 года, официально опубликована ISO как стандарт ISO/IEC 19510 [[1]].

Четыре основные категории элементов BPMN

BPMN группирует графические элементы в четыре основные категории, чтобы помочь моделировщикам создавать четкие и понятные диаграммы [[1]]:

1. Объекты потока

Объекты потока — это основные описывающие элементы в BPMN и состоят из трех основных элементов [[19]]:

Элемент Символ Описание
Событие ○ Круг Что-то, что «происходит» в процессе. События влияют на поток и обычно имеют причину (триггер) или последствие (результат). Три типа: начало, промежуточное и окончание [[1]].
Деятельность ▭ Округлённый прямоугольник Обобщённое понятие для выполняемой работы. Может быть атомарным (задача) или составным (подпроцесс, отличающийся знаком «+») [[1]].
Шлюз ◇ Ромб Контролирует расхождение и схождение последовательного потока. Определяет решения, разветвления, слияния и соединения путей [[1]].

Типы шлюзов:

  • Исключительный шлюз (XOR): Следуйте только одному пути на основе условия

  • Включающий шлюз (ИЛИ): Следуйте одному или нескольким путям на основе условий

  • Параллельный шлюз (И): Следуйте всем путям одновременно [[1]]

2. Соединяющие объекты

Эти соединители связывают объекты потока, чтобы создать структуру процесса [[1]]:

Соединитель Символ Назначение
Последовательный поток → Сплошная линия с стрелкой Показывает порядок выполнения действий в процессе [[1]]
Поток сообщений ⇢ Штриховая линия с открытой стрелкой Обозначает поток информации через организационные границы [[1]]
Ассоциация ⤏ Пунктирная линия Соединяет артефакты с объектами потока; показывает отношения [[1]]

3. Бассейны

Бассейны организуют действия в визуальные категории для иллюстрации ответственности [[2]]:

Элемент Описание
Бассейн Представляет участника в процессе; выступает в качестве графического контейнера для разделения действий, обычно в B2B-контекстах [[1]]
Бассейн Подразделение внутри бассейна, простирающееся на всю его длину; используется для организации и категоризации действий по роли, отделу или системе [[1]]

4. Артефакты

Артефакты предоставляют дополнительный контекст, не влияя на последовательный поток [[1]]:

Артефакт Символ Цель
Объект данных 📄 Иконка страницы Показывает, как данные требуются или создаются активностями [[1]]
Хранилище данных 🗄️ Цилиндр Представляет постоянное хранилище данных, которое процесс может читать и записывать [[1]]
Группа ⬚ Штриховая закруглённая рамка Используется для документации или анализа; не влияет на поток [[1]]
Аннотация 📝 Иконка заметки Предоставляет дополнительный пояснительный текст для читателей диаграммы [[1]]

Типы событий и маркеры

События BPMN могут быть дополнены внутренними маркерами для указания триггеров или результатов [[1]]:

Тип события Начало Промежуточный Конец
Нет ○ — ●
Сообщение ○📧 ○○📧 ●📧
Таймер ○🕐 ○○🕐 —
Ошибка — ○○⚡ (граница) ●⚡
Сигнал ○△ ○○△ ●△
Условный ○📋 ○○📋 —
Эскалация — ○○↑ ●↑
Окончание — — ●●

Примечание: Промежуточные события могут бытьполучающими (двойной круг) или выбрасывающими (заполненный маркер); события границы могут быть прерывающими (сплошные) или непрерывающими (штриховые) [[1]].

Что такое процесс «Как есть»?

Процесс «как есть» предоставляет всесторонний обзор текущих процессов, культуры и возможностей компании. Он документирует, как сейчас выполняется работа, и как информация течет по всей организации. Основная цель процесса «как есть» — установить базовую линию для выявления областей улучшения, оптимизации использования ресурсов и, в конечном итоге, повышения эффективности и производительности. Понимая текущее состояние операций, организации могут разрабатывать стратегии по устранению узких мест, сокращению потерь и улучшению общих бизнес-процессов.

Что такое процесс «каким должно быть»?

Процесс «каким должно быть» описывает будущее состояние процессов, культуры и возможностей компании. Он служит картой изменений, четко определяя цели организации и то, что необходимо сделать для их достижения. Цель процесса «каким должно быть» — дать ясное видение будущего и определить шаги, необходимые для его достижения. Это позволяет организациям выделять и сосредоточиться на наиболее важных изменениях, необходимых для сокращения разрыва между текущим и желаемым состоянием.

Программный инструмент, который мы будем использовать

В этом руководстве мы будем использоватьVisual Paradigmдля создания диаграмм процессов, соответствующих BPMNдиаграмм бизнес-процессов. Visual Paradigm предоставляет мощный набор инструментов для фиксации текущих бизнес-процессов, проектирования улучшений и выявления различий между состояниями «как есть» и «каким должно быть».

Фиксация текущего процесса в модели «как есть»

Рассмотрим в качестве примера интернет-магазин. Процесс начинается, когда представитель отдела продаж получает заказ и проверяет уровень запасов. Если запасов достаточно для выполнения заказа, представитель упаковывает товары и отправляет их вместе с счетом. Если запасов недостаточно, представитель информирует клиента и предлагает изменить заказ. Этот пример подчеркивает важность контроля уровня запасов для обеспечения своевременного и эффективного выполнения заказов.

As-is business process diagram (BPD)

В этом руководстве мы не будем рассматривать основы создания диаграммы бизнес-процесса с использованием нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN), поскольку у нас естьдругое руководствопо этой теме. У нас также есть видео-руководство под названиемВведение в BPMN – дорожкидоступное для вас.

Как только вы зафиксируете существующий бизнес-процесс, вы можете создать модель процесса «каким должно быть», учитывая необходимые улучшения. Следуйте приведенным ниже шагам, чтобы увидеть, как это работает.

  1. СкачайтеOnline-Shopping.vpp. Вы также можете найти этот файл в конце этого руководства.

  2. Откройте скачанный файл .vpp в Visual Paradigm, выбравПроект > Открытьв строке меню приложения.

  3. ОткройтеОбозреватель проектоввыбравВид > Обозреватель проектовв строке меню приложения.

  4. Перейдите кСтруктуре модели вкладка.

    Open model structure tab

  5. Щелкните правой кнопкой мыши по узлу корневого проекта в дереве слева и выберите Модель > Процесс «Как есть» из всплывающего меню.

    Create as-is model

  6. Щелкните правой кнопкой мыши по Процесс «Как есть» и выберите Поддиаграммы > Существующие диаграммы… из всплывающего меню.

    Add existing diagram

  7. В окне Добавить поддиаграмму выберите диаграмму бизнес-процесса и нажмите ОК.

    Add sub diagrams window
    Ваш существующий процесс теперь содержится в модели процесса «Как есть».
    Diagram in model

Переоснащение и улучшение процесса в модели «Должно быть»

Предположим, что наш бизнес значительно вырос, и у нас появился новый склад для управления нашим запасом. Чтобы максимально эффективно использовать наши новые ресурсы, нам нужно оптимизировать существующий процесс. Мы покажем, как отобразить это улучшение, создав диаграмму процесса «Должно быть».

  1. Откройте диаграмму бизнес-процесса, дважды щелкнув по миниатюре в Обозревателе проектов.

  2. Создайте диаграмму процесса «Должно быть» на основе текущей диаграммы процесса. Щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы процесса «Как есть» и выберите Средства > Создать процесс «Должно быть».

    Будет создана новая диаграмма, содержащая процесс «Должно быть».
    Create to be process
    Примечание: Все элементы модели в новой диаграмме выбраны по умолчанию. Чтобы снять выделение, щелкните в любом свободном месте фона.
    To be process diagram created

  3. Добавьте новую полосу в Онлайн-магазин группе и дайте ей имя Склад. В Продавец-представитель полоса, выберите Упаковать товары, Отправить товары, и Заказ завершен задачи и перетащите их в Склад полосу. Ваша диаграмма теперь должна выглядеть следующим образом:

    Modified BPD

  4. Далее мы вставим задачу между Достаточный запас? шлюзом и Упаковать товары задачей. Наведите курсор мыши на Да поток и нажмите на Разделить по форме кнопку ресурса.

    Split sequence flow

  5. Выберите Задача из каталога ресурсов.

    Select task

  6. Назовите новую задачу Запрос на упаковку товаров. Готовая диаграмма процесса «Должно быть» должна выглядеть следующим образом:

    Updated to be process

Сравнение изменений между процессами «Как есть» и «Должно быть»

Чтобы визуально сравнить различия между двумя диаграммами, мы можем использовать функцию под названием Визуальное отличие.

  1. Выберите Моделирование > Визуальное отличие… с панели инструментов приложения.

  2. В Визуальное сравнение окне выберите Транзитор в качестве Стратегия. Для Сравнить, выберите Элемент модели для сравнения диаграмм на уровне элемента модели.

    vdiff strategy

  3. Поставьте галочку в Использовать рабочий проект поле. Выберите Процесс «Как есть» слева и Процесс «К будущему» справа. Сравнение будет запущено автоматически.

    select working proj
    Список под диаграммами показывает различия. Например, запись Упаковать товары (изменено) указывает на то, что были внесены изменения в Упаковать товары задачу. Нажатие на эту запись выделит соответствующие изменения фиолетовым цветом на диаграммах.
    compare1
    Также выявляются новые задачи. Помните, что мы добавили новую задачу для представителя по продажам, чтобы запросить упаковку? Эта изменение также выделено в списке.
    compare2

Наилучшие практики моделирования процессов «Как есть» и «К будущему»

Для документирования процесса «Как есть»:

  • Проведите интервью с заинтересованными сторонами: Соберите информацию от людей, которые на самом деле выполняют работу

  • Подтвердите с помощью данных: Используйте метрики, журналы и наблюдения для подтверждения этапов процесса

  • Документируйте исключения: Фиксируйте пути ошибок и крайние случаи, а не только «счастливый путь»

  • Держите информацию актуальной: Обновляйте модели «Как есть» при изменении процессов для поддержания точности

Для проектирования «Должно быть»:

  • Фокусируйтесь на результатах: Начните с бизнес-целей, а затем проектируйте процессы для их достижения

  • Привлекайте исполнителей: Привлекайте команды ИТ и эксплуатации на ранних этапах для обеспечения осуществимости

  • Приоритизируйте изменения: Не все пробелы требуют немедленного закрытия; сосредоточьтесь на изменениях с высоким воздействием

  • Планируйте переходы: Определите, как вы перейдете от «Как есть» к «Должно быть» (поэтапный запуск, обучение и т.д.)

Для моделирования BPMN:

  • Используйте единый стиль именования: Применяйте четкие, ориентированные на действия метки к задачам и событиям

  • Ограничьте сложность: Разбивайте крупные процессы на подпроцессы для лучшей читаемости

  • Используйте дорожки (swimlanes): Используйте дорожки для уточнения ролей и ответственности

  • Стратегически добавляйте примечания: Добавляйте примечания только там, где это необходимо, чтобы избежать перегруженности

Смотрите это руководство на YouTube

Список источников

  1. Руководство по бизнес-процессам «Как есть» к «Должно быть»: Подробное руководство по созданию диаграмм BPMN «Как есть» и «Должно быть» с использованием Visual Paradigm, включая пошаговые инструкции по фиксации текущих процессов, перепроектированию для будущих состояний и сравнению изменений.
  2. Enterprise-версия Visual Paradigm: Информация о Enterprise-версии Visual Paradigm, которая поддерживает продвинутое моделирование BPMN, совместную работу и возможности управления процессами на уровне предприятия.
  3. Professional-версия Visual Paradigm: Подробности о Professional-версии Visual Paradigm, предлагающей мощные инструменты для создания диаграмм BPMN, подходящие для бизнес-аналитиков и команд по улучшению процессов.
  4. Стандартная версия Visual Paradigm: Обзор стандартной версии Visual Paradigm, предоставляющей основные функции моделирования BPMN для отдельных специалистов и небольших команд.
  5. Домашняя страница Visual Paradigm: Официальный веб-сайт Visual Paradigm, на котором представлены инструменты для создания диаграмм BPMN, обучающие материалы и ресурсы по моделированию и управлению бизнес-процессами.
  6. Страница функций диаграмм и инструментов BPMN: Подробная информация о возможностях создания диаграмм BPMN в Visual Paradigm, включая поддерживаемые элементы нотации, функции совместной работы и варианты экспорта.
  7. Обучающий курс по основам BPMN: Обучающий курс, посвящённый основам нотации BPMN, идеально подходит для начинающих, изучающих создание диаграмм бизнес-процессов.
  8. Введение в BPMN – дорожки (видео): Видеоурок, демонстрирующий, как использовать дорожки в диаграммах BPMN для организации деятельности по роли, отделу или системе.
  9. Обзор нотации BPMN – Visual Paradigm: Полное руководство по нотации BPMN с чёткими объяснениями символов, элементов и примеров диаграмм для создания соответствующих стандартам моделей бизнес-процессов [[1]].

Эта статья также доступна на Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文