Guía completa: Desarrollo de procesos empresariales actuales (As-Is) y futuros (To-Be) con BPMN

Introducción

El desarrollo y llenado de diagramas BPMN As-Is y To-Be es una técnica eficaz para convertir una visión en resultados. El diagrama As-Is ofrece una visión detallada del estado actual del proceso, la cultura y las capacidades de la organización. Por otro lado, el diagrama To-Be proporciona una visión del estado futuro, describiendo cómo aparecerán el proceso, la cultura y las capacidades de la organización en el futuro. Al crear estos diagramas, las organizaciones pueden analizar e identificar brechas entre el estado actual y el deseado, e iniciar iniciativas de reingeniería o mejora de procesos empresariales para cerrar esas brechas.

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Comprensión de BPMN: Notación, Elementos y Conceptos Clave

¿Qué es BPMN?

Modelo y notación de procesos empresariales (BPMN) es un lenguaje gráfico estandarizado para documentar, analizar e mejorar los procesos empresariales [[28]]. El objetivo principal de BPMN es proporcionar una notación fácilmente comprensible para todos los usuarios empresariales, desde analistas de negocios que crean borradores iniciales, hasta desarrolladores técnicos que implementan la tecnología, hasta personas del negocio que gestionan y monitorean los procesos [[1]].

BPMN 2.0, la especificación actual lanzada en diciembre de 2013, ha sido publicada formalmente por la ISO como estándar ISO/IEC 19510 [[1]].

Las Cuatro Categorías Principales de los Elementos de BPMN

BPMN organiza los elementos gráficos en cuatro categorías básicas para ayudar a los modeladores a crear diagramas claros y comprensibles [[1]]:

1. Objetos de flujo

Los objetos de flujo son los elementos principales de descripción dentro de BPMN y constan de tres elementos fundamentales [[19]]:

Elemento	Símbolo	Descripción
Evento	○ Círculo	Algo que «ocurre» durante un proceso. Los eventos afectan el flujo y normalmente tienen una causa (disparador) o un impacto (resultado). Tres tipos: Inicio, Intermedio y Final [[1]].
Actividad	▭ Rectángulo redondeado	Término genérico para el trabajo realizado. Puede ser atómico (Tarea) o compuesto (Subproceso, diferenciado por un signo +) [[1]].
Puerta de enlace	◇ Diamante	Controla la divergencia y convergencia del flujo de secuencia. Determina decisiones, bifurcaciones, fusiones y unión de caminos [[1]].

Tipos de pasarela:

Pasarela exclusiva (XOR): Siga solo una ruta basada en una condición
Pasarela inclusiva (OR): Siga una o más rutas basadas en condiciones
Pasarela paralela (AND): Siga todas las rutas simultáneamente [[1]]

2. Objetos de conexión

Estos conectores unen objetos de flujo para crear la estructura del proceso [[1]]:

Conector	Símbolo	Propósito
Flujo de secuencia	→ Línea sólida con flecha	Muestra el orden en que se realizan las actividades en un proceso [[1]]
Flujo de mensaje	⇢ Línea punteada con punta de flecha abierta	Simboliza el flujo de información a través de límites organizacionales [[1]]
Asociación	⤏ Línea punteada	Conecta artefactos con objetos de flujo; muestra relaciones [[1]]

3. Cintas

Las cintas organizan actividades en categorías visuales para ilustrar responsabilidades [[2]]:

Elemento	Descripción
Piscina	Representa un Participante en un Proceso; actúa como un contenedor gráfico para particionar actividades, típicamente en contextos B2B [[1]]
Cinta	Una subpartición dentro de una Piscina que se extiende a lo largo de toda su longitud; se utiliza para organizar y categorizar actividades por rol, departamento o sistema [[1]]

4. Artefactos

Los artefactos proporcionan contexto adicional sin afectar el flujo de secuencia [[1]]:

Artefacto	Símbolo	Propósito
Objeto de datos	Icono de página 📄	Muestra cómo los datos son requeridos o producidos por actividades [[1]]
Almacén de datos	🗄️ Cilindro	Representa un almacenamiento persistente de datos que el proceso puede leer/escribir [[1]]
Grupo	⬚ Rectángulo redondeado punteado	Utilizado para documentación o análisis; no afecta el flujo [[1]]
Anotación	Icono de nota 📝	Proporciona texto explicativo adicional para los lectores del diagrama [[1]]

Tipos de eventos y marcadores

Los eventos de BPMN pueden mejorarse con marcadores internos para indicar desencadenantes o resultados [[1]]:

Tipo de evento	Inicio	Intermedio	Final
Ninguno	○	—	●
Mensaje	○📧	○○📧	●📧
Temporizador	○🕐	○○🕐	—
Error	—	○○⚡ (frontera)	●⚡
Señal	○△	○○△	●△
Condicional	○📋	○○📋	—
Escalada	—	○○↑	●↑
Terminación	—	—	●●

Nota: Los eventos intermedios pueden ser capturadores (círculo doble) o lanzadores (marcador lleno); los eventos de frontera pueden ser interrumpidores (sólidos) o no interrumpidores (punteados) [[1]].

¿Qué es un proceso actual?

Un proceso de negocio tal como es proporciona una visión general completa de los procesos actuales de una empresa, su cultura y sus capacidades. Documenta cómo se realiza actualmente el trabajo y cómo fluye la información a través de toda la organización. El propósito principal de un proceso de negocio tal como es es establecer una línea de base para identificar áreas de mejora, optimizar la utilización de recursos y, en última instancia, aumentar la eficiencia y la productividad. Al comprender el estado actual de las operaciones, las organizaciones pueden desarrollar estrategias para eliminar cuellos de botella, reducir el desperdicio y mejorar los procesos empresariales en su conjunto.

¿Qué es un proceso Futuro?

Un proceso de negocio futuro describe el estado futuro de los procesos, la cultura y las capacidades de una empresa. Sirve como una hoja de ruta para el cambio, definiendo claramente los objetivos de la organización y lo que necesita hacer para alcanzarlos. El propósito de un proceso futuro es proporcionar una visión clara del futuro y identificar los pasos necesarios para lograrlo. Esto permite a las organizaciones priorizar y centrarse en los cambios más críticos necesarios para cerrar la brecha entre su estado actual y su estado deseado.

Herramienta de software que utilizaremos

En esta guía, utilizaremosVisual Paradigmpara crear diagramas compatibles con BPMNdiagramas de procesos de negocio. Visual Paradigm ofrece un conjunto sólido de herramientas para capturar los procesos de negocio actuales, diseñar mejoras y identificar las diferencias entre los estados «tal como es» y «futuro».

Capturar el proceso actual en un modelo Tal Como Es

Consideremos una tienda en línea como ejemplo. El proceso comienza cuando un representante de ventas recibe una orden de compra y verifica el nivel de existencias. Si hay suficientes existencias para cumplir con la orden, el representante de ventas empaqueta los artículos y los envía con una factura. Si hay existencias insuficientes, el representante de ventas informa al cliente y sugiere modificar la orden. Este ejemplo destaca la importancia de monitorear los niveles de existencias para garantizar la cumplimentación oportuna y eficiente de las órdenes.

As-is business process diagram (BPD)

No abordaremos los fundamentos de dibujar un diagrama de proceso de negocio utilizando la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) en esta guía, ya que tenemosotra guíaque aborda este tema. También contamos con una guía de video llamadaIntroducción a BPMN – Líneas de nadodisponible para usted.

Una vez que haya documentado su proceso de negocio existente, puede crear un modelo de proceso Futuro considerando las mejoras necesarias. Siga los pasos a continuación para ver cómo funciona esto.

DescargueOnline-Shopping.vpp. También puede encontrar este archivo al final de esta guía.
Abra el archivo .vpp descargado en Visual Paradigm seleccionandoProyecto > Abrirdesde la barra de herramientas de la aplicación.
Abra elExplorador de ProyectosseleccionandoVer > Explorador de Proyectosdesde la barra de herramientas de la aplicación.
Navegue hasta elEstructura del Modelo pestaña.
Haga clic derecho en el nodo raíz del proyecto en el árbol de la izquierda y seleccione Modelo > Proceso Actual del menú emergente.
Haga clic derecho en Proceso Actual y seleccione Subdiagramas > Diagramas existentes… del menú emergente.
En la ventana de Agregar Subdiagrama ventana, seleccione el diagrama del proceso de negocio y haga clic en Aceptar.

Su proceso existente ahora se encuentra contenido en el modelo de Proceso Actual.

Re-diseño y mejora del proceso en un modelo Para-El-Futuro

Supongamos que nuestro negocio ha crecido significativamente, y tenemos un nuevo almacén para gestionar nuestro inventario. Para aprovechar al máximo nuestros nuevos recursos, necesitamos optimizar nuestro proceso existente. Demostraremos cómo representar esta mejora creando un diagrama de proceso Para-El-Futuro.

Abra el diagrama del proceso de negocio haciendo doble clic en su miniatura en el Explorador de proyectos.
Cree un diagrama de proceso Para-El-Futuro a partir del diagrama de proceso actual. Haga clic derecho en cualquier espacio vacío en el diagrama de proceso actual y seleccione Utilidades > Crear proceso Para-El-Futuro.

Se creará un nuevo diagrama que contendrá el proceso Para-El-Futuro.

Nota: Todos los elementos del modelo en el nuevo diagrama están seleccionados de forma predeterminada. Para desmarcarlos, haga clic en cualquier espacio vacío del fondo.
Agregue una nueva cinta al grupo de Tienda en línea y nómbralo Almacén. En el Representante de Ventas carril, seleccione el Empaque Mercancías, Envíe Mercancías, y Orden completada tareas y arrástrelas al Almacén carril. Su diagrama ahora debería verse así:
A continuación, insertaremos una tarea entre el ¿Stock suficiente? puerta de enlace y la Empaque Mercancías tarea. Pase el cursor sobre el Sí flujo y haga clic en el Dividir con Forma botón de recurso.
Seleccione Tarea del catálogo de recursos.
Nombre de la nueva tarea Solicitar Empaque de Mercancías. El diagrama de proceso To-Be completado debería verse así:

Comparación de Cambios entre Procesos As-Is y To-Be

Para comparar visualmente las diferencias entre dos diagramas, podemos utilizar una característica llamada Diferencia Visual.

Seleccione Modelado > Diferencia Visual… de la barra de herramientas de la aplicación.
En la Diferencia visual ventana, seleccione Transitor como el Estrategia. Para Comparar, elija Elemento de modelo para comparar los diagramas a nivel de elemento de modelo.
Marque la Usar proyecto de trabajo casilla de verificación. Seleccione Proceso actual a la izquierda y Proceso futuro a la derecha. La comparación se activará automáticamente.

La lista debajo de los diagramas muestra las diferencias. Por ejemplo, la entrada Empaquetar mercancías (modificado) indica que se realizaron cambios en la Empaquetar mercancías tarea. Hacer clic en esta entrada resaltará los cambios correspondientes en púrpura en los diagramas.

También se identifican tareas nuevas. Recuerde que añadimos una tarea nueva para que el representante de ventas solicite el empaquetado. Este cambio también se resalta en la lista.

Mejores prácticas para la modelización de procesos actuales y futuros

Para la documentación del proceso actual:

Entreviste a los interesados: Recopile información de las personas que realmente realizan el trabajo
Valide con datos: Use métricas, registros y observaciones para confirmar los pasos del proceso
Documente las excepciones: Capture las rutas de error y los casos extremos, no solo el camino “feliz”
Manténgalo actualizado: Actualice los modelos de “tal como está” cuando cambien los procesos para mantener la precisión

Para el diseño de “para ser”:

Enfóquese en los resultados: Comience con los objetivos empresariales, luego diseñe procesos para alcanzarlos
Involucre a los implementadores: Incluya a los equipos de TI y operaciones desde temprano para garantizar la viabilidad
Priorice los cambios: No todas las brechas necesitan ser cerradas de inmediato; enfoque en las mejoras de alto impacto
Planee las transiciones: Defina cómo pasará de “tal como está” a “para ser” (despliegue por fases, capacitación, etc.)

Para la modelización de BPMN:

Use una nomenclatura consistente: Aplique etiquetas claras y orientadas a la acción a tareas y eventos
Limite la complejidad: Divida los procesos grandes en subprocesos para mejorar la legibilidad
Aproveche las celdas de nado: Use las celdas para aclarar roles y responsabilidades
Anote de forma estratégica: Agregue notas solo donde sean necesarias para evitar el desorden

Vea esta tutorial en YouTube

Lista de referencias

Tutorial de proceso de negocio de “tal como está” a “para ser”: Tutorial completo sobre el desarrollo de diagramas BPMN de “tal como está” y “para ser” usando Visual Paradigm, incluyendo instrucciones paso a paso para capturar procesos actuales, rediseñar para estados futuros y comparar cambios.
Edición Empresarial de Visual Paradigm: Información sobre la edición empresarial de Visual Paradigm, que admite modelado avanzado de BPMN, colaboración y capacidades de gestión de procesos a escala empresarial.
Edición Profesional de Visual Paradigm: Detalles sobre la edición profesional de Visual Paradigm, que ofrece herramientas robustas de diagramación BPMN adecuadas para analistas de negocios y equipos de mejora de procesos.
Edición Estándar de Visual Paradigm: Resumen de la edición estándar de Visual Paradigm, que ofrece características esenciales de modelado BPMN para profesionales individuales y equipos pequeños.
Página principal de Visual Paradigm: Sitio web oficial de Visual Paradigm, que presenta herramientas de diagramación BPMN, tutoriales y recursos para el modelado y gestión de procesos empresariales.
Página de características de diagramas y herramientas BPMN: Información detallada sobre las capacidades de diagramación BPMN de Visual Paradigm, incluyendo elementos de notación compatibles, funciones de colaboración y opciones de exportación.
Tutorial de conceptos básicos de BPMN: Tutorial fundamental que cubre los conceptos básicos de la notación BPMN, ideal para principiantes que aprenden a crear diagramas de procesos empresariales.
Introducción a BPMN – Líneas de nado (Vídeo): Tutorial en vídeo que demuestra cómo utilizar las líneas de nado en diagramas BPMN para organizar actividades por rol, departamento o sistema.
Visión general de la notación BPMN – Visual Paradigm: Guía completa de notación BPMN con explicaciones claras de símbolos, elementos y ejemplos de diagramas para crear modelos de procesos empresariales compatibles con estándares [[1]].