Wie führt man Gap-Analysen mit BPMN durch?

Die Gap-Analyse beinhaltet den Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der potenziellen Leistung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die vorhandenen Ressourcen nicht optimal nutzt, kann es sein, dass es unter einem idealisierten Potenzial liegt. Mit anderen Worten, die Gap-Analyse ist der Prozess, mit dem Menschen ihren Ist-Zustand (oder Ist-Prozess) mit ihrem Soll-Zustand (Soll-Prozess) eines Unternehmens vergleichen.

Eine effektive Technik, um Visionen in Ergebnisse umzuwandeln, besteht darin, Ist- und Soll- BPMN  – Diagramme zu entwickeln und zu  füllen. Das Ist-Diagramm beschreibt den aktuellen Zustand des Prozesses, der Kultur und der Fähigkeiten der Organisation. Das To-Be-Diagramm beschreibt den zukünftigen Zustand; mit anderen Worten, wie der Prozess, die Kultur und die Fähigkeiten der Organisation in Zukunft aussehen werden. Diese Untersuchung des Ist- und des Soll-Prozesses führt zur Identifizierung des Unterschieds zwischen dem aktuellen und dem angestrebten Geschäftszustand, der als Lücke bekannt ist und ein wichtiger Bestandteil jeder Initiative zur Umgestaltung/Verbesserung von Geschäftsprozessen ist.

Was ist der Ist-/Soll-Prozess?

Der  Ist-Zustand  eines Prozesses ist der „Jetzt“-Zustand. So funktioniert der Prozess, bevor Sie Änderungen oder Verbesserungen vornehmen. Der  Soll-Prozess hingegen ist der zukünftige Zustand.

Der „Ist-Zustand“ ermöglicht es Ihnen, sich einen genauen Überblick darüber zu verschaffen, wie der Prozess derzeit funktioniert. Sobald Sie bereits wissen, wie der Prozess ist, können Sie ihn analysieren und bestimmte Verbesserungen vorschlagen. BPMN ist die am weitesten verbreitete Notation zur Dokumentation der GAP-Analyse.

Lücke  bezieht sich auf den Raum zwischen „wo wir sind“ (der gegenwärtige Zustand) und „wo wir sein wollen“ (der Zielzustand). Ein Unternehmen kann seinen aktuellen Zustand erkennen – indem es Zeit, Geld und Arbeit misst – und ihn mit seinem Soll-Zustand vergleichen. Durch die Definition und Analyse dieser Lücken kann das Managementteam einen Aktionsplan erstellen, um die Organisation voranzubringen und die Leistungslücken zu schließen.

Was ist ein Geschäftsprozessdiagramm?

Business Process Modeling Notation  (BPMN) ist eine Methodik zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Es unterstützt die Spezifikation von Geschäftsprozessen in einer grafischen Notation (Business Process Diagram) basierend auf dem Konzept der Aktivitätsdiagramme der Unified Modeling Language ( UML ). BPMN bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre internen Geschäftsabläufe in einer grafischen Notation zu verstehen, und gibt Organisationen die Möglichkeit, diese Abläufe auf standardisierte Weise zu kommunizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Geschäftsbeteiligten, IT-Experten und andere Beteiligte an ihrem Geschäft effektiv kommunizieren, und Organisationen können Änderungen klarer, schneller und besser bewältigen.

Beispiel für eine BPMN-Gap-Analyse – Online-Shop

Das Beispiel, das wir demonstrieren werden, handelt von einem Online-Shop, der Waren verkauft. Der Prozess beginnt damit, dass der Vertriebsmitarbeiter eine Bestellung von einem Kunden erhält und mit der Überprüfung des Lagerbestands fortfährt. Wenn genügend Lagerbestand vorhanden ist, um die Bestellung zu erfüllen, wird der Vertriebsmitarbeiter sie verpacken. Der Prozess endet mit dem Versand zusammen mit einer Rechnung. Bei unzureichendem Bestand wird der Vertriebsmitarbeiter dem Kunden vorschlagen, die Bestellung zu ändern.

Erweitern Sie den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess

Sagen wir einfach, dass unser Geschäft so stark gewachsen ist, dass wir jetzt ein Lager brauchen, um unsere Lagerbestände auf dem richtigen Niveau zu halten. Daher suchen wir nach Möglichkeiten, unseren aktuellen (Ist-)Prozess zu verbessern, indem wir die neuen Ressourcen – das Lager dem Online-Shop zuweisen, um die hohe Arbeitsbelastung der Vertriebsmitarbeiter zu verringern, und eine bessere Bestandsverwaltung.

Andere Ressourcen:

• Wie entwickelt man Ist- und Soll-Geschäftsprozesse mit Visual Paradigm?
• Geschäftsprozessdesign mit leistungsstarker BPMN-Software
• Was ist BPMN?
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• Erläuterung der BPMN-Aktivitätstypen
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• Wie partitioniert und verwaltet man ein großes BPMN-Diagramm?