de_DEen_USes_ESfa_IRfr_FRhi_INid_IDjapl_PLpt_PTru_RUvizh_CNzh_TW

Kompleksowy przewodnik: tworzenie procesów obecnych (As-Is) i przyszłych (To-Be) z wykorzystaniem BPMN

Wprowadzenie

Tworzenie i wypełnianie diagramów BPMN As-Is i To-Be to skuteczna technika przekształcania wizji w rezultaty. Diagram As-Is oferuje szczegółowy przegląd obecnego stanu procesów, kultury i możliwości organizacji. Z kolei diagram To-Be przedstawia stan przyszły, wskazując, jak procesy, kultura i możliwości organizacji będą wyglądały w przyszłości. Tworząc te diagramy, organizacje mogą analizować i identyfikować różnice między obecnym a pożądanym stanem oraz rozpocząć inicjatywy reengineeringu lub poprawy procesów biznesowych w celu wypełnienia tych luk.

Pobierz PDFZgodność:Enterprise, Professional, Standard

Zrozumienie BPMN: notacja, elementy i kluczowe pojęcia

Czym jest BPMN?

Model i notacja procesu biznesowego (BPMN) to standardowa język graficzny służący do dokumentowania, analizowania i poprawy procesów biznesowych [[28]]. Głównym celem BPMN jest zapewnienie notacji, która jest łatwa do zrozumienia dla wszystkich użytkowników biznesowych – od analityków biznesowych tworzących pierwsze szkice, po programistów technicznych implementujących technologię, aż po osoby zarządzające i monitorujące procesy [[1]].

BPMN 2.0, obecna specyfikacja wydana w grudniu 2013 roku, została oficjalnie opublikowana przez ISO jako standard ISO/IEC 19510 [[1]].

Cztery podstawowe kategorie elementów BPMN

BPMN grupuje elementy graficzne w cztery podstawowe kategorie, aby pomóc modelerom tworzyć jasne i zrozumiałe diagramy [[1]]:

1. Obiekty przepływu

Obiekty przepływu to główne elementy opisujące w BPMN i składają się z trzech podstawowych elementów [[19]]:

Element Symbol Opis
Zdarzenie ○ Okrąg Coś, co „zachodzi” w trakcie procesu. Zdarzenia wpływają na przepływ i zazwyczaj mają przyczynę (uruchomienie) lub skutek (wynik). Trzy typy: Start, Pośredni i Końcowy [[1]].
Czynność ▭ Prostokąt z zaokrąglonymi rogami Ogólna nazwa dla wykonywanej pracy. Może być atomowa (Zadanie) lub złożona (Podproces, odróżniana przez znak +) [[1]].
Brama ◇ Romb Kontroluje rozgałęzienie i zbieżność przepływu sekwencji. Określa decyzje, rozgałęzianie, łączenie i połączenie ścieżek [[1]].

Typy bramek:

  • Bramka wyłączająca (XOR): Przejdź tylko jedną ścieżkę na podstawie warunku

  • Bramka inkluzjowa (OR): Przejdź jedną lub więcej ścieżek na podstawie warunków

  • Bramka równoległa (AND): Przejdź wszystkie ścieżki jednocześnie [[1]]

2. Obiekty łączące

Te połączenia łączą obiekty przepływu, aby stworzyć strukturę procesu [[1]]:

Połączenie Symbol Cel
Przepływ sekwencji → Ciągła linia z strzałką Pokazuje kolejność wykonywania działań w procesie [[1]]
Przepływ wiadomości ⇢ Linia przerywana z otwartą strzałką Symbolizuje przepływ informacji przez granice organizacyjne [[1]]
Powiązanie ⤏ Linia kropkowana Łączy artefakty z obiektami przepływu; pokazuje relacje [[1]]

3. Pasy

Pasy organizują działania w kategorie wizualne, aby ilustrować odpowiedzialności [[2]]:

Element Opis
Basen Reprezentuje uczestnika w procesie; działa jako graficzny kontener do podziału działań, zwykle w kontekście B2B [[1]]
Pas Podział wewnątrz basenu, który sięga całej długości basenu; używany do organizowania i kategoryzowania działań według roli, działu lub systemu [[1]]

4. Artefakty

Artefakty zapewniają dodatkowy kontekst bez wpływu na przebieg sekwencji [[1]]:

Artefakt Symbol Cel
Obiekt danych 📄 Ikona strony Pokazuje, jak dane są wymagane lub produkowane przez działania [[1]]
Magazyn danych 🗄️ Cylindryczny Reprezentuje trwałe przechowywanie danych, do którego proces może odczytywać i zapisywać [[1]]
Grupa ⬚ Przerywana zaokrąglona prostokątna Używane do dokumentacji lub analizy; nie wpływa na przebieg [[1]]
Adnotacja 📝 Ikona notatki Zapewnia dodatkowy objaśniający tekst dla odbiorców schematu [[1]]

Typy zdarzeń i znaczniki

Zdarzenia BPMN mogą być ulepszone za pomocą wewnętrznych znaczników w celu wskazania wyzwalaczy lub wyników [[1]]:

Typ zdarzenia Start Pośredni Koniec
Brak ○ — ●
Wiadomość ○📧 ○○📧 ●📧
Licznik ○🕐 ○○🕐 —
Błąd — ○○⚡ (granica) ●⚡
Sygnał ○△ ○○△ ●△
Warunkowy ○📋 ○○📋 —
Utrudnienie — ○○↑ ●↑
Zakończenie — — ●●

Uwaga: Pośrednie zdarzenia mogą być przechwytywanie (duży okrąg) lub wyrzucanie (wypełniony znak); zdarzenia graniczne mogą być przerywające (pełne) lub nieprzerywające (kreskowane) [[1]].

Czym jest proces obecny?

Proces biznesowy w bieżącej formie zapewnia kompleksowy przegląd obecnych procesów, kultury i możliwości firmy. Dokumentuje, jak obecnie wykonywane jest zadanie oraz jak informacje przepływają w całej organizacji. Głównym celem procesu biznesowego w bieżącej formie jest ustalenie podstawy do identyfikacji obszarów poprawy, optymalizacji wykorzystania zasobów oraz w końcu zwiększenia wydajności i produktywności. Zrozumienie obecnego stanu działań pozwala organizacjom opracować strategie eliminacji węzłów zakłócających, zmniejszania strat i poprawy ogólnych procesów biznesowych.

Czym jest proces To-Be?

Proces biznesowy To-Be określa przyszły stan procesów, kultury i możliwości firmy. Służy jako mapa drogowa zmian, jasno definiując cele organizacji oraz to, co musi zostać zrobione, aby je osiągnąć. Celem procesu To-Be jest zapewnienie jasnego obrazu przyszłości oraz identyfikacja kroków wymaganych do jej osiągnięcia. Pozwala to organizacjom priorytetyzować i skupiać się na najważniejszych zmianach potrzebnych do zamknięcia różnicy między obecnym a pożądanym stanem.

Narzędzie programowe, które będziemy używać

W tym poradniku użyjemyVisual Paradigm do tworzenia schematów procesów biznesowych zgodnych z BPMN schematów procesów biznesowych. Visual Paradigm oferuje solidny zestaw narzędzi do zapisywania obecnych procesów biznesowych, projektowania poprawek oraz identyfikowania różnic między stanem „as-is” a „to-be”.

Zapisywanie obecnego procesu w modelu As-Is

Rozważmy przykład sklepu internetowego. Proces zaczyna się, gdy przedstawiciel handlowy otrzymuje zamówienie i sprawdza poziom zapasów. Jeśli zapasów wystarczy do zrealizowania zamówienia, przedstawiciel handlowy pakuje towary i wysyła je z fakturą. Jeśli zapasów jest niewystarczająco, przedstawiciel handlowy informuje klienta i proponuje zmianę zamówienia. Ten przykład pokazuje znaczenie monitorowania poziomu zapasów w celu zapewnienia szybkiego i skutecznego zrealizowania zamówień.

As-is business process diagram (BPD)

W tym poradniku nie omówimy podstaw rysowania schematu procesu biznesowego przy użyciu Notacji Modelowania Procesów Biznesowych (BPMN), ponieważ mamyinny poradnik dotyczący tego tematu. Mamy również poradnik wideo pt.Wprowadzenie do BPMN – korytarze dostępny dla Ciebie.

Po zapisaniu obecnego procesu biznesowego możesz stworzyć model procesu To-Be, rozważając potrzebne poprawki. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby zobaczyć, jak to działa.

  1. PobierzOnline-Shopping.vpp. Możesz również znaleźć ten plik na końcu tego poradnika.

  2. Otwórz pobrany plik .vpp w Visual Paradigm, wybierającProjekt > Otwórz z paska narzędzi aplikacji.

  3. OtwórzPrzeglądarkę projektu wybierającWidok > Przeglądarka projektu z paska narzędzi aplikacji.

  4. Przejdź doStruktury modelu karta.

    Open model structure tab

  5. Kliknij prawym przyciskiem myszy węzeł główny projektu w drzewie po lewej stronie i wybierz Model > Proces Istniejący z menu podręcznego.

    Create as-is model

  6. Kliknij prawym przyciskiem myszy Proces Istniejący i wybierz Diagramy Podstawowe > Istniejące Diagramy… z menu podręcznego.

    Add existing diagram

  7. W oknie Dodaj Diagram Podstawowy oknie wybierz diagram procesu biznesowego i kliknij OK.

    Add sub diagrams window
    Twój istniejący proces jest teraz zawarty w modelu Procesu Istniejącego.
    Diagram in model

Przeprojektowanie i ulepszanie procesu w modelu Do-Będzie

Załóżmy, że nasz biznes znacznie się rozrósł, a mamy nowy magazyn do zarządzania naszymi zapasami. Aby jak najlepiej wykorzystać nasze nowe zasoby, musimy zoptymalizować nasz istniejący proces. Pokażemy, jak przedstawić tę poprawę, tworząc diagram procesu Do-Będzie.

  1. Otwórz diagram procesu biznesowego, klikając dwukrotnie jego miniaturę w Przeglądarce Projektu.

  2. Utwórz diagram procesu Do-Będzie na podstawie aktualnego diagramu procesu. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym pustym miejscu diagramu Procesu Istniejącego i wybierz Narzędzia > Utwórz Proces Do-Będzie.

    Utworzony zostanie nowy diagram zawierający proces Do-Będzie.
    Create to be process
    Uwaga: Wszystkie elementy modelu w nowym diagramie są domyślnie zaznaczone. Aby odznaczyć je, kliknij w dowolne puste miejsce na tle.
    To be process diagram created

  3. Dodaj nową strefę do Sklep Internetowy strefy i nadaj jej nazwę Magazyn. W Reprezentant handlowy pasmie, wybierz Zapakuj towary, Wyslij towary, i Zamówienie zakończone zadania i przeciągnij je do Magazyn pasmie. Twój diagram powinien teraz wyglądać następująco:

    Modified BPD

  4. Następnie wstawimy zadanie między Wystarczająca ilość towaru? bramką a Zapakuj towary zadaniem. Przeciągnij kursor myszy nad Tak przepływ i kliknij na Podziel z kształtem przycisk zasobu.

    Split sequence flow

  5. Wybierz Zadanie z katalogu zasobów.

    Select task

  6. Nazwij nowe zadanie Zażądaj zapakowania towarów. Zakończony diagram procesu To-Be powinien wyglądać następująco:

    Updated to be process

Porównywanie zmian między procesami As-Is i To-Be

Aby wizualnie porównać różnice między dwoma diagramami, możemy użyć funkcji zwanej Wizualna różnica.

  1. Wybierz Modelowanie > Wizualna różnica… z paska narzędzi aplikacji.

  2. W oknie Wizualna różnicaoknie, wybierz Transitorjako Strategia. Dla Porównaj, wybierz Element modelu aby porównać schematy na poziomie elementu modelu.

    vdiff strategy

  3. Zaznacz pole Użyj projektu roboczegopole wyboru. Wybierz Proces As-Ispo lewej stronie i Proces To-Bepo prawej stronie. Porównanie zostanie automatycznie uruchomione.

    select working proj
    Lista pod schematami pokazuje różnice. Na przykład wpis Zapakuj towary (zmodyfikowano) wskazuje, że zostały wprowadzone zmiany w Zapakuj towary zadaniu. Kliknięcie na ten wpis podświetli odpowiednie zmiany w kolorze fioletowym na schematach.
    compare1
    Nowe zadania są również identyfikowane. Pamiętaj, że dodaliśmy nowe zadanie dla przedstawiciela handlowego, aby zlecił zapakowanie towarów? Ta zmiana również została podświetlona na liście.
    compare2

Najlepsze praktyki modelowania As-Is i To-Be

Do dokumentacji As-Is:

  • Przeprowadź rozmowy z zaangażowanymi stronami: Zbierz informacje od osób, które faktycznie wykonują pracę

  • Weryfikuj na podstawie danych: Używaj metryk, dzienników i obserwacji, aby potwierdzić kroki procesu

  • Dokumentuj wyjątki: Zbieraj ścieżki błędów i przypadki krawędziowe, a nie tylko „ścieżkę szczęścia”

  • Utrzymuj aktualność: Aktualizuj modele As-Is, gdy procesy się zmieniają, aby zachować dokładność

Dla projektu To-Be:

  • Skup się na wynikach: Zaczynaj od celów biznesowych, a następnie projektuj procesy, które ich osiągną

  • Zaangażuj wykonawców: Włącz zespoły IT i operacyjne na wczesnym etapie, aby zapewnić realizowalność

  • Priorytetyzuj zmiany: Nie wszystkie luki wymagają natychmiastowego zamknięcia; skup się na zmianach o dużym wpływie

  • Zaplanuj przejścia: Zdefiniuj, jak przejdziecie z As-Is do To-Be (fazowy wdrożenie, szkolenia itp.)

Dla modelowania BPMN:

  • Używaj spójnej nomenklatury: Nadawaj jasne, skierowane na działanie etykiety zadań i zdarzeń

  • Ogranicz złożoność: Podziel duże procesy na podprocesy dla lepszej czytelności

  • Wykorzystaj rzędy: Używaj rzędów, aby wyjaśnić role i odpowiedzialności

  • Dodawaj notatki strategicznie: Dodawaj notatki tylko tam, gdzie są potrzebne, aby uniknąć zamieszania

Obejrzyj ten samouczek na YouTube

Lista odniesień

  1. Samouczek procesu biznesowego As-Is do To-Be: Kompleksowy samouczek tworzenia diagramów BPMN As-Is i To-Be za pomocą Visual Paradigm, obejmujący krok po kroku instrukcje dotyczące zapisywania obecnych procesów, przebudowy dla stanów przyszłych oraz porównywania zmian.
  2. Wersja Enterprise Visual Paradigm: Informacje o wersji Enterprise Visual Paradigm, która obsługuje zaawansowane modelowanie BPMN, współpracę oraz możliwości zarządzania procesami na skalę przedsiębiorstwa.
  3. Wersja Professional Visual Paradigm: Szczegóły dotyczące wersji Professional Visual Paradigm, oferującej mocne narzędzia do tworzenia diagramów BPMN odpowiednie dla analityków biznesowych i zespołów poprawy procesów.
  4. Wersja standardowa Visual Paradigm: Przegląd wersji standardowej Visual Paradigm, oferującej podstawowe funkcje modelowania BPMN dla pojedynczych użytkowników i małych zespołów.
  5. Strona główna Visual Paradigm: Oficjalna strona internetowa Visual Paradigm, prezentująca narzędzia do rysowania diagramów BPMN, poradniki i zasoby do modelowania i zarządzania procesami biznesowymi.
  6. Strona z funkcjami diagramów i narzędzi BPMN: Szczegółowe informacje o możliwościach rysowania diagramów BPMN w Visual Paradigm, w tym obsługiwanych elementach notacji, funkcjach współpracy oraz opcjach eksportu.
  7. Podstawowy poradnik BPMN: Podstawowy poradnik omawiający podstawy notacji BPMN, idealny dla początkujących uczących się tworzenia diagramów procesów biznesowych.
  8. Wprowadzenie do BPMN – korytarze (wideo): Poradnik wideo pokazujący, jak używać korytarzy w diagramach BPMN do organizowania działań według roli, działu lub systemu.
  9. Przegląd notacji BPMN – Visual Paradigm: Pełny przewodnik po notacji BPMN z jasnymi wyjaśnieniami symboli, elementów i przykładów diagramów do tworzenia modeli procesów biznesowych zgodnych ze standardami [[1]].

Ten post dostępny jest również w Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文