プロジェクト開始文書（PID）とは何ですか？なぜ、何を、どのように、いつ、誰がテンプレートを使用する

プロジェクト開始文書 （PID）—プロジェクト管理における最も重要な成果物の1つであり、ビジネスプロジェクトの基盤を提供します。

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プロジェクト開始文書の例

プロジェクト開始文書—顧客サービス近代化プロジェクト

ビジネスニーズ（理由）

現在、カスタマーサービス部門は多くの手作業を行っています。CSチームの各担当者は、顧客とのやり取りを主な焦点とするときに、1週間に1日以上事務処理に費やしています。注文、問い合わせ、苦情の追跡は難しく、レポートを完成させるために手動で情報をまとめるのに多くの時間が費やされます。顧客サービス担当者は、電話に出るときに、特定の顧客の最近の注文、問い合わせ、苦情のすべてを確認できないため、顧客は話し相手に応じて情報を繰り返す必要があります。

さらに、CSと在庫システムの間にはリンクがないため、注文を受ける人が注文する前に注文を満たすのに十分な在庫があることを確認できるように、製品供給チームが毎日何度も電話をかける必要があります。顧客はまた、営業チームと顧客サービスの連絡先を介して、毎回組織に電話するのではなく、オンラインまたは電子メールで注文やクエリや苦情を記録できるようにしたいとフィードバックしています。

プロジェクトの目的（何）

TO：カスタマーサービスのプロセスとシステムを最新化する

ある意味で：

• プロセスと手順から手動のやり直しを削除します
• 注文、在庫、顧客クエリシステムを効果的に接続します
• 顧客の注文、クエリ、および苦情の適切なレポートと追跡を提供します
• 顧客が電話、電子メール、またはWeb電話を介して対話し、最初の連絡と更新の確認の両方を行うことができます

つまり、顧客満足度は60％に向上し、ランニングコストは年間2万ドル削減されます。

プロジェクトの成果物（方法）

• 一般的なCRMソリューションを実装するかどうか、または内部で構築するかどうかに関する評価と推奨
• 既存の顧客サービスのプロセスと手順の分析および改善のための推奨事項
• 新しいプロセスと要件に沿ったCRMソリューションの実装
• 在庫およびその他の既存のシステムから新しいCRMシステムへのインターフェース
• 注文、クエリ、苦情の記録、およびステータスの更新のための顧客向けWebサイトと電子メールアドレス

推定タイムライン（いつ）

重要な調査と分析の作業を行う必要があるため、このプロジェクトにかかる時間に関してはかなりの不確実性があります。推奨事項は、3月1日（今から2か月後）の最初の2つの成果物（CRMソリューションを購入するか構築するかを特定し、顧客サービス部門のプロセスと手順の変更を分析および推奨する）の期限を設定することです。この時点で、プロジェクト委員会のレビューのためにさらなる作業の計画が提示されます。

プロジェクト組織（WHO）

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プロジェクト管理プロセスを自動化する

有名な歴史家であり作家でもあるトーマス・カーライルは次のように述べています。

「人間は道具を使う動物です。ツールがなければ彼は何もありません。ツールがあれば彼はすべてです。」

世界がますます複雑になるにつれて、特に重要なプロジェクトを管理するために、人々がツールを開発して使用することがさらに重要になります。自動化されたプロジェクト管理ツールと手法は、プロジェクトマネージャーとそのチームが作業をより速く、より良く、より簡単に実行できるように支援します。