दप्रोजेक्ट इनिशिएशन दस्तावेज़ (PID) — प्रोजेक्ट प्रबंधन में सबसे महत्वपूर्ण कलाकृतियों में से एक, जो व्यापार प्रोजेक्ट के लिए आधार प्रदान करता है।
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एक उदाहरण प्रोजेक्ट इनिशिएशन दस्तावेज़
प्रोजेक्ट इनिशिएशन दस्तावेज़ — ग्राहक सेवा आधुनिकीकरण प्रोजेक्ट
व्यापार आवश्यकता (क्यों)
वर्तमान में, ग्राहक सेवा विभाग बहुत सारा हाथ से काम करता है। CS टीम के प्रत्येक व्यक्ति को हर सप्ताह एक दिन से अधिक कागजातों के साथ निपटने में लगता है, जबकि मुख्य फोकस ग्राहक संवाद पर होना चाहिए। आदेशों, प्रश्नों और शिकायतों का ट्रैक रखना कठिन है, और रिपोर्टिंग पूरी करने के लिए जानकारी एकत्र करने में बहुत समय लगता है। एक कॉल के उत्तर देते समय, ग्राहक सेवा एजेंट को दिए गए ग्राहक के हाल के आदेशों, प्रश्नों और शिकायतों को देखने में सक्षम नहीं होता है, इसलिए ग्राहकों को अक्सर बातचीत करने वाले व्यक्ति के आधार पर जानकारी दोहरानी पड़ती है।
इसके अलावा, CS और इन्वेंटरी प्रणालियों के बीच कोई लिंक नहीं है, इसलिए प्रत्येक दिन उन आदेश लेने वालों के लिए आदेश पूरा करने से पहले स्टॉक की पर्याप्त मात्रा है या नहीं, इसकी जांच करने के लिए उत्पाद आपूर्ति टीम को कई कॉल्स का जवाब देना पड़ता है। ग्राहकों ने बिक्री टीमों और उनके ग्राहक सेवा संपर्कों के माध्यम से भी प्रतिक्रिया दी है कि वे ऑनलाइन या ईमेल के माध्यम से आदेश देने और प्रश्नों और शिकायतों को लॉग करने में सक्षम होना चाहते हैं, बजाय इसके कि प्रत्येक बार संगठन को कॉल करना पड़े।
प्रोजेक्ट उद्देश्य (क्या)
उद्देश्य: ग्राहक सेवा प्रक्रियाओं और प्रणालियों को आधुनिक बनाना
इस तरह कि:
- प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं से हाथ से काम करने को हटा देता है
- आदेश, इन्वेंटरी और ग्राहक प्रश्न प्रणालियों को प्रभावी ढंग से जोड़ता है
- ग्राहक आदेशों, प्रश्नों और शिकायतों के लिए उचित रिपोर्टिंग और ट्रैकिंग प्रदान करता है
- ग्राहकों को फोन, ईमेल या वेब फोन के माध्यम से बातचीत करने की अनुमति देता है, न केवल प्रारंभिक संपर्क करने के लिए बल्कि अपडेट जांचने के लिए भी
ताकि: ग्राहक संतुष्टि को 60% तक बढ़ाया जाए और चल रहे लागत में प्रति वर्ष 20,000 डॉलर की कमी आए।
प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स (कैसे)
- एक सामान्य CRM समाधान को लागू करने या आंतरिक रूप से बनाने के बारे में मूल्यांकन और सिफारिश
- मौजूदा ग्राहक सेवा प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का विश्लेषण और सुधार के लिए सिफारिश
- नए प्रक्रियाओं और आवश्यकताओं के अनुसार CRM समाधान का कार्यान्वयन
- इन्वेंटरी और अन्य मौजूदा प्रणालियों से नए CRM प्रणाली के लिए इंटरफेस
- आदेशों, प्रश्नों और शिकायतों को लॉग करने और स्थिति अपडेट करने के लिए ग्राहक-मुखी वेबसाइट और ईमेल पता
अनुमानित समय सीमा (जब)
चूंकि महत्वपूर्ण जांच और विश्लेषण कार्य करने की आवश्यकता है, इस प्रोजेक्ट के कितने समय लगने के बारे में बहुत अनिश्चितता है। सिफारिश है कि पहले दो डिलीवरेबल्स (CRM समाधान को खरीदने या बनाने के बारे में पहचान और ग्राहक सेवा विभाग की प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं में बदलाव के लिए विश्लेषण और सिफारिश) के लिए 1 मार्च की तारीख तय की जाए (अब से दो महीने बाद)। इस बिंदु पर, आगे के कार्य के लिए एक योजना प्रोजेक्ट बोर्ड की समीक्षा के लिए प्रस्तुत की जाएगी।
प्रोजेक्ट संगठन (कौन)
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अपनी प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करें
थॉमस कार्लाइल, एक प्रसिद्ध इतिहासकार और लेखक, ने कहा था,
“मनुष्य एक उपकरण का उपयोग करने वाला जीव है। उपकरणों के बिना वह कुछ भी नहीं है, उपकरणों के साथ वह सब कुछ है।”
जैसे-जैसे दुनिया अधिक जटिल होती जा रही है, लोगों के लिए उपकरणों का विकास और उपयोग करना और भी महत्वपूर्ण हो जाता है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट्स के प्रबंधन के लिए। स्वचालित प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण और तकनीक प्रोजेक्ट मैनेजर्स और उनकी टीमों को काम करने में तेजी, बेहतर और आसानी से मदद करते हैं।
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