什麼是項目啟動文件 (PID)？使用Why-What-How-When-Who 模板

項目 啟動文檔 ( PID ) — 項目管理中最重要的工件之一，它為業務項目提供了基礎。

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示例項目啟動文件

項目啟動文件——客戶服務現代化項目

業務需求（為什麼）

目前，客戶服務部門執行了大量的人工工作。CS 團隊中的每個人每週都要花一天以上的時間處理文書工作，而主要關注點應該是客戶互動。跟踪訂單、查詢和投訴很困難，並且需要花費大量時間手動收集信息以完成報告。接聽電話時，客戶服務代理無法查看給定客戶的所有近期訂單、查詢和投訴，因此客戶通常必鬚根據與誰通話而重複信息。

此外，CS 和庫存系統之間沒有關聯，因此產品供應團隊每天都必須接聽一些電話，以便接單的人在下訂單之前可以檢查是否有足夠的庫存來完成訂單。客戶還通過銷售團隊及其客戶服務聯繫人反饋說，他們希望能夠在線或通過電子郵件下訂單並記錄查詢和投訴，而不必每次都致電該組織。

項目目標（什麼）

TO：使客戶服務流程和系統現代化

在某種程度上：

• 消除流程和程序中的人工返工
• 有效連接訂購、庫存和客戶查詢系統
• 提供對客戶訂單、查詢和投訴的適當報告和跟踪
• 允許客戶通過電話、電子郵件或網絡電話進行互動，既可以進行初步聯繫，也可以檢查更新

因此：客戶滿意度提高到 60%，運行成本每年減少 20 000 美元。

項目可交付成果（如何）

• 關於是否實施通用 CRM 解決方案或是否在內部構建解決方案的評估和建議
• 分析現有客戶服務流程和程序並提出改進建議
• 根據新流程和要求實施 CRM 解決方案
• 從庫存和其他現有系統連接到新的 CRM 系統
• 面向客戶的網站和電子郵件地址，用於記錄訂單、查詢和投訴以及狀態更新

預計時間表（何時）

由於需要進行大量的調查和分析工作，因此該項目需要多長時間存在很大的不確定性。建議為 3 月 1 日（從現在起兩個月後）的前兩個可交付成果（確定是否購買或構建 CRM 解決方案以及分析和建議對客戶服務部門的流程和程序的更改）設定截止日期。此時，將提交進一步工作計劃供項目委員會審查。

項目組織（世衛組織）

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自動化您的項目管理流程

著名歷史學家和作家托馬斯·卡萊爾（Thomas Carlyle）說，

“人是一種使用工具的動物。沒有工具他什麼都不是，有工具他就是一切。”

隨著世界變得越來越複雜，人們開發和使用工具變得更加重要，尤其是對於管理重要項目。自動化項目管理工具和技術可幫助項目經理及其團隊更快、更好、更輕鬆地開展工作。