概覽圖將 OpenDocs 呈現為一個用於「建立圖表、共同文件化、組織知識，並分享或發布成果的場所」。一種實用的使用方式是將每份文件視為持續維護的知識庫的一部分，而非一次性檔案。
OpenDocs 被描述為一個基於網路的知識管理與文件化環境，將書面內容與視覺模型結合。Visual Paradigm 的 Pipeline 也能將 Visual Paradigm Desktop 或 Online 中建立的圖表連接到 OpenDocs，減少對手動匯出靜態影像的依賴。可用功能可能取決於您的 Visual Paradigm 版本與設定。
1. 規劃知識庫
在撰寫頁面之前，先決定該空間的用途以及使用者是誰。結構聚焦能讓人員更容易找到並維護資訊。
例如，產品或系統知識庫的架構可能如下所示：
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概覽— 目的、範圍、負責人，以及連結至關鍵頁面的連結
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架構— 系統情境、元件、整合與部署
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流程— 工作流、程序與決策點
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資料— 實體、資料流程與定義
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運作— 執行手冊、監控、復原與支援聯絡資訊
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決策— 設計選擇、理由與後果
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術語表— 共用術語與縮寫
保持頂層簡潔。將詳細內容置於聚焦的子頁面中，並將相關頁面相互連結。
2. 建立清晰的概覽頁面
從一個能協助新讀者建立方位感的頁面開始。包含：
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目的：本知識庫涵蓋的範圍。
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對象：誰應該使用它。
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範圍：包含哪些內容——如有必要，也包含不包含哪些內容。
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所有權：誰負責維護內容。
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導航：連結至最重要的章節。
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新鮮度：審查日期或關於報告過時內容的指引。
為不熟悉該專案的讀者撰寫。展開不常見的縮寫，並解釋重要圖表背後的脈絡。
3. 撰寫並組織內容
OpenDocs 支援在同一工作區中撰寫文件與處理視覺內容。搜尋結果描述的是以 Markdown 為導向的編輯器，且在部分工作流程中提供 WYSIWYG（所見即所得）的編輯體驗；請使用您帳戶中可用的編輯模式。
可靠的頁面結構如下：
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摘要：用幾句話說明重點。
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背景：說明此主題的重要性以及適用的假設。
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視覺內容：一張解釋結構、行為或關係的圖表。
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細節：定義、步驟、規則或輔助說明。
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相關頁面：連結至先決條件與後續材料。
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負責人與審查日期：誰負責檢查頁面以及檢查時間。
對於程序，請優先使用描述性標題、短段落與清單。當讀者需要比較欄位或掃描結構化事實時，請使用表格。避免讓圖表承載文字從未解釋的資訊。
4. 選擇能回答問題的圖表
根據您希望讀者理解的問題，選擇合適的視覺模型：
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流程圖或 BPMN：發生什麼事，以及發生的順序為何？
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UML 使用案例圖或活動圖：誰與系統互動，以及會發生什麼行為？
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UML 元件或部署圖：有哪些組件，它們如何排列？
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序列圖：參與者如何隨時間進行溝通？
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實體關係圖（ERD）：存在哪些資料實體，它們之間如何關聯？
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心智圖或概念圖：想法如何分組與連結？
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甘特圖、路線圖或工作分解結構：規劃了哪些工作，它們如何相互配合？
Visual Paradigm 的資料描述了涉及 UML、BPMN、ERD、心智圖及專案規劃視覺化等圖形類型的 OpenDocs 工作流程。在圍繞特定圖形類型建立流程之前，請確認您的版本中已提供該圖形類型。
為每個圖形提供標題與簡短說明。定義縮寫，標註重要邊界，並保持與受眾相符的詳細程度。若圖形變得難以閱讀，請將其拆分為一個高階視圖與一個或多個詳細視圖。
5. 將圖形加入文件
概覽圖示建議了一個簡單的撰寫循環：建立視覺化內容，將其放置在能支援文字的位置，並說明如何閱讀它。
一個實用的順序如下：
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先撰寫周圍的說明，使圖形具有明確的目的。
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在您可用的編輯器或建模工具中建立圖形。
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使用您帳戶可用的整合功能，將圖形插入或嵌入至相關頁面。
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添加標題或附近文字，描述其範圍與主要重點。
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確認標籤在讀者將使用的頁面寬度下可清晰閱讀。
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以讀者視角檢視頁面，而不僅限於編輯視圖。
當圖形透過 Visual Paradigm 的管線傳送時，來源描述了將模型產出提供給 OpenDocs 並選擇其用於文件的流程。這有助於減少過時的副本，但團隊仍應驗證嵌入的產出是否指向預期的模型與修訂版本。
6. 以輕量級審查流程進行協作
使用一致的流程，使協作能提升準確性，而非產生衝突的編輯：
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指派責任：為每個重要頁面或章節指定負責人。
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草稿：撰寫內容，並包含解釋所需之視覺化素材。
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審查：請領域專家檢查正確性，並請團隊外的讀者檢查清晰度。
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解決變更：就文字與圖表的修訂達成共識。
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發布或分享：將經審閱的版本提供給預期的受眾。
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重新檢視：當系統或流程變更時，重新檢視該頁面。
此圖示描繪團隊協作，但具體的協作控制與可用性可能有所不同。請檢查您的 OpenDocs 工作區中顯示的控制項，而非假設所有帳戶都支援相同的分享或編輯選項。
7. 組織與維護知識庫
良好的知識庫需要持續維護。保持頁面大小適中以便快速掃描，使用一致的標題，並連結相關主題，而非在多個位置重複相同的說明。
針對每個重要頁面，追蹤以下項目：
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明確的負責人
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預期的受眾
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連結模型或資料的真實來源
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上次檢視日期
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任何已知的限制或未解決的問題
當圖表變更時，也應檢視其周圍的文字。圖片可能已更新，但說明、術語或連結的程序可能尚未更新。
8. 謹慎分享或發布
在分享頁面或空間之前，請檢查：
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預期的受眾是否能存取該內容
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內容是否包含敏感或僅限內部使用的資訊
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分享檢視是否如預期顯示圖表與版面配置
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收件者是否需要單一頁面或整個知識庫
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該內容是否已準備好供外部讀者閱讀
確切的分享與發布選項取決於帳戶與設定。請將總覽圖中的「分享」階段視為工作流程目標，而非特定發布目的地或權限模型的保證。
9. 可重複使用的頁面檢查清單
在認為頁面已就緒之前，請確認它：
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具有明確的標題與目的
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對預期的受眾而言具有意義
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定義不熟悉的術語
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使用能回答特定問題的圖表
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以文字說明重要圖示
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連結至相關頁面與原始資料
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標示負責人與審查日期
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已在共用或讀者視圖中經過檢查
範例工作流程
在記錄新服務時，請從概述頁面開始，說明其目的與負責人。加入系統情境圖以顯示使用者與外部相依性。建立主要元件的元件圖，接著在獨立頁面記錄關鍵請求流程與作業程序。從概述頁面連結這些頁面，與服務團隊共同審查，並向目標受眾分享適當的視圖。若基礎模型發生變更，請更新或重新檢查相關圖示及其說明。
核心原則很簡單：「保持撰寫、圖示、組織與分享流程的連結」這正是將一組頁面與圖示轉化為實用且可維護文件的方法。