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掌握BPMN：全面探索業務流程建模之旅

你的旅程從此開始：理解BPMN

歡迎來到您的全面指南，內容為業務流程建模符號（BPMN）。無論您是業務分析師、流程負責人、軟體開發人員或利益相關者，此旅程將為您提供建模、分析和有效改善業務流程的知識。

BPMN是一種用於業務分析應用和指定企業流程工作流的視覺化建模語言，是一種開放標準的圖形流程圖符號，用於定義業務流程工作流[[1]]。它是一種廣受歡迎且直覺的圖形，所有業務利益相關者，包括業務使用者、業務分析師、軟體開發人員和資料架構師，都能輕易理解。

Business Process Diagram

第一章：BPMN的演變——歷史觀點

您的第一站：理解起源

您對BPMN的探索之旅從理解其豐富的歷史開始。BPMN源自多種業務建模符號的綜合，創造出一個統一標準，徹底改變了組織記錄其流程的方式。

關鍵里程碑：

  • 2004：最初由業務流程管理倡議組織（BPMI）發佈

  • 2005：BPMI與OMG（物件管理集團）合併

  • 2006年2月：OMG發佈了第一份BPMN規範文件

  • 2010：BPMN 2.0版本被開發

  • 2013年12月：規範的實際版本正式發佈

  • 目前：最新版本（BPMN 2.0.2）已由ISO正式發佈為2013年版標準：ISO/IEC 19510

這一演變展現了BPMN對持續改進與標準化的承諾，使其成為全球業務流程建模的黃金標準。

第二章：為何BPMN如此重要——價值之旅

發現價值主張

隨著您在BPMN之旅上的推進，您將發現全球組織採用此標準的原因。BPMN讓我們能以清晰且一致的方式捕捉並記錄組織的業務流程，確保相關利益相關者，如流程負責人和業務使用者，都能參與其中。

您的組織將獲得：

  1. 產業標準可信度：由OMG財團開發的產業標準，該財團為非營利產業團體

  2. 流程清晰度：透過業務流程圖，為企業提供定義和理解其程序的能力

  3. 普遍理解: 提供一種標準化符號，讓所有商業利益相關者都能輕易理解

  4. 溝通的橋樑: 消除業務流程設計與執行之間常見的溝通落差

  5. 平衡的複雜性: 易於學習，同時足夠強大，能呈現業務流程的潛在複雜性

BPMN 提供全面且豐富的符號，技術與非技術的利益相關者都能輕易理解。因此，團隊能更有效地回應流程中發現的任何問題。

第三章：誰從 BPMN 中受益——利益相關者之旅

認識關鍵人物

您的 BPMN 之旅包含了解哪些人能從這項強大的符號中受益：

三位主要的旅人：

  1. 技術專家: 負責流程的執行

  2. 業務分析師: 負責建立與改善流程

  3. 經理: 負責監控與控制流程

每位利益相關者都帶來獨特的觀點與需求，而 BPMN 則作為連結他們所有人的共同語言。

第四章：理解商業運作——基礎

您關鍵的第一步

了解企業如何運作，是業務流程改善的第一步，也是最關鍵的一步。業務流程模型與符號（BPMN）提供了一種圖形化表示法，讓從業務分析師到利益相關者等任何人均能輕易理解業務工作流程；有助於業務流程分析與業務流程改善。

任何以 BPMN 描述的流程，皆以一系列步驟（活動）呈現，這些步驟根據特定的商業規則，依序執行或同時執行。

第五章：BPMN 符號工具箱——您的基本元素

探索五個基本類別

在 BPMN 中，流程透過一系列圖形元素所組成的圖表來描述。這種視覺化呈現方式，讓使用者能輕易理解流程的邏輯。BPMN 主要設計用於繪製與閱讀簡單與複雜的業務流程圖。

BPMN 標準將圖形元素依類別分類，使使用業務流程圖的使用者能輕易辨識這些元素。

Flow Elements

第六章：泳道——標示流程參與者

理解誰負責什麼

泳道是您在 BPMN 工具箱中的第一個主要工具。泳道是用來代表流程參與者的圖形容器。泳道分為兩種類型——池（pools）與欄位（lanes）。

Swimlanes

BPMN 泳道深入解析

在 BPMN 中，泳道物件（又稱泳道）是代表業務流程參與者的矩形方框。泳道可包含由該欄位（參與者）執行的流程物件，但黑箱必須為空體。泳道可水平或垂直排列，語義相同，僅呈現方式不同。水平泳道的流程由左至右流動，垂直泳道的流程則由上至下流動。泳道範例包括：客戶、會計部門、付款網關與開發團隊。

泳道有兩種類型：

泳道：主要參與者

泳道代表商業流程中的參與者。它可以是特定實體（例如部門），也可以是角色（例如助理經理、醫生、學生、供應商）。

泳道內部包含流程元素，這些元素代表泳道在所建模流程中需要執行的工作。然而，有一種泳道完全沒有內容，稱為「黑箱泳道」。黑箱泳道通常用於建模商業流程以外的實體。由於這些實體是外部的，其內部流程對所建模的流程不會產生任何影響，因此可以跳過，形成黑箱。

Black Box Pool

以下的BPD（商業流程圖）提供了一個黑箱泳道的範例。顧客即為一個黑箱。由於流程著重於廚師如何準備餐點，顧客的行為並不在流程的關注範圍內。使用黑箱取決於流程所採取的視角。如果你需要建模顧客下訂單的流程，則會對顧客的流程進行建模，使廚師泳道成為黑箱。

泳道：細節的次級分割

泳道是泳道的次級分割。例如，當你有一個部門泳道時，你可以將部門主管和一般職員設為泳道。與泳道相同，你可以使用泳道來代表參與流程的特定實體或角色。

必要時，泳道可包含其他泳道以形成巢狀結構。然而，BPMN的主要用途是建模商業流程。不要為了建模組織結構而刻意建立巢狀泳道。若要建模組織結構，應使用組織結構圖。

第七章：流程元素——您流程的核心

活動：實際執行的工作

活動是商業流程中執行的工作。它們以圓角矩形表示，並以名稱描述需執行的工作內容。

活動分為兩種類型：任務與子流程。當我們需要建模無法再進一步分解，或分解無意義的原子工作時，會使用任務。

Activity Tasks

另一方面，當我們需要建模非原子性、複雜的工作，且可進一步細分為較小的工作時，會使用子流程。子流程可再細分為更詳細的層級。因此，子流程通常包含另一個BPD來描述其細節。

Activity Sub Processes

注意：選擇任務或子流程不僅取決於工作本身的複雜程度，也取決於您需要了解工作的詳細程度。如果您是顧客，可能不關心您的付款是如何處理的。但如果您是商店，如何處理顧客的付款就變得至關重要。

事件：流程中發生的事件

事件是可能對商業流程產生影響的發生事件。事件可以是外部的，也可以是內部的。只要能影響所建模的流程，就應予以建模。事件以圓形表示，在某些情況下，圓形內會有圖示來代表事件觸發的類型。

事件分為三種類型：

  1. 開始事件：每個流程都應有一個開始事件，以顯示商業流程的起點。這讓讀者能清楚知道流程在BPD中的起始位置。

  2. 中間事件：根據其指定的事件來驅動商業流程的進行。中間事件可附加於活動上，以建模在該活動執行期間可能發生的事件；也可透過連接物件連結，以建模在前一個流程元素執行後可能發生的事件。

  3. 結束事件：用於標示商業流程結束的位置。

可為每一種事件指定觸發條件，以說明在何種情況下會觸發該事件。

請看以下範例。這將讓您了解事件是如何運作的。基本上，該圖表示：當我們收到訂單時，便開始處理。只有在信用額度已用完的情況下，才會檢查問題。當訂單處理完畢或問題已被識別時，流程結束。

BPMN Event Example

網關：控制流程

網關負責控制商業流程的流動方式。它們以菱形表示。在流程中，根據不同的外部或內部條件，執行的工作與輸出結果可能有所不同。例如，折扣僅提供給VIP買家，而不會提供給其他人。網關是用來評估條件並做出決策的地方。

以下是一些常見的網關類型：

基於資料的獨佔網關

也稱為獨佔閘道，用於根據給定的流程資料控制流程流。從閘道連接的每個外向流程對應一個條件。滿足條件的流程將被執行。僅會執行一個流程。

Data Based Exclusive Gateway

包含閘道

包含閘道可用於建立並行路徑。所有外向流程的條件都會被評估。所有結果為正的流程都會被執行。因此，如果多個條件同時滿足，可能會導致執行多個流程。

Inclusive Gateway

並行閘道

並行閘道用於建模並行流程的執行，無需檢查任何條件。換句話說，所有外向流程必須同時執行。

BPMN Parallel Gateway

基於事件的閘道

基於事件的閘道用於建模依事件而定的替代路徑。例如，等待某人的回覆時，需要 Yes 或 No 來決定要走的路徑。因此，閘道後面會跟隨兩個以訊息觸發的中間事件，其中一個代表 Yes 訊息，另一個代表 No 訊息。當任一事件被觸發時，就會執行該事件後的流程。其他所有事件及其後續流程將不再有效。

BPMN Event Based Gateway

第八章：連接物件 – 連結您的流程

順序流：操作的順序

順序流用於連接流程元素。以實線加箭頭表示。顯示流程元素的順序。

BPMN Sequence Flow

重要規則：您只能使用順序流來連接同一個池內的流程元素：無論是在同一個池/泳道內，或是在同一個池內的不同泳道之間。若要連接跨池的元素，則不能使用順序流，而應使用訊息流。

訊息流：跨邊界的溝通

在 BPMN 中，池之間的溝通是透過訊息來實現的。訊息流用於顯示池之間或池內流程元素之間的訊息流動。訊息流以虛線加箭頭表示。池之間流動的訊息範例包括：傳真、電話、電子郵件、信件、通知、指令。

BPMN Message Flow

第九章：資料 – 驅動流程的資訊

流程資料管理

在執行業務流程時，經常會產生資料，無論是在流程執行期間或結束後。例如，成功執行「下訂單」任務將產生如採購單、發票、收據等資料。在 BPMN 中，資料可透過多種類型的『資料』物件來建模，例如資料物件、資料輸入、資料輸出和資料儲存。資料的狀態（如實例化、完成、刪除等）有明確的管理方式。

BPMN Data

四種資料類型：

  1. 資料物件

  2. 資料輸入

  3. 資料輸出

  4. 資料儲存

第十章：圖示物件 – 增加上下文與清晰度

群組：整理您的圖表

群組是一種以虛線邊框包圍的方框，為建模者提供一種機制，可依不同類別將圖形分組。

BPMN Group

文字註解：提供額外細節

文字註解可用於為 BPD 中的流程物件添加額外細節。它不會影響流程，但可提供流程內物件的詳細資訊。

BPMN Text Annotation

第十一章：實際應用 – 真 Aqua 純水公司之旅

您的實務 BPMN 經驗

讓我們透過一個實際情境來應用您所學的一切。True Aqua 純水公司是一家位於城市的年輕純水供應商。他們將純水銷售給企業與家庭用戶。目前，True Aqua 純水公司希望在接下來的 12 至 18 個月內，將市場佔有率從 5% 提升至 10%。為達成此目標，他們正尋找提升營運效率與滿足更高層次客戶滿意度的方法。

因此，純 Aqua 蒸餾水公司決定改善其蒸餾水訂購流程。現在，你是一名負責此任務的業務分析師。在與純 Aqua 蒸餾水公司會面後，你已收集到有關訂購流程的以下資訊。

下圖是純 Aqua 蒸餾水公司蒸餾水配送流程的業務流程圖。

BPMN Business Process Diagram

分析流程

根據圖示，客戶可以撥打訂購熱線或透過電子郵件向我們訂購蒸餾水。目前，90% 的訂單來自電話，而 10% 的訂單則透過電子郵件下達。接收訂單的客服助理會確認該客戶是現有客戶還是新客戶。若客戶此前未曾下過訂單，客服助理將在處理訂單前為其建立客戶帳戶。

蒸餾水的配送每週一次，於每週三進行。因此，每週三上午，客服助理會將訂單轉交至物流部門進行配送。物流部門經理收到訂單後，會安排配送工作，指派員工負責不同訂單，並列印和張貼配送時間表。員工收到通知後，依指示將水送達客戶。

此圖示教給我們的內容

這個現實世界的範例展示了：

  • 多個入口點（電話與電子郵件）

  • 決策點（新客戶與現有客戶）

  • 順序活動（訂單處理 → 配送排程 → 配送）

  • 清晰的泳道（客戶、客服助理、物流經理、員工）

  • 預定事件（每週三配送）

你的旅程持續：下一步

恭喜！你已完成對 BPMN 的全面探索。現在你已了解：

  1. BPMN 作為業界標準的歷史與演變

  2. BPMN 為組織帶來的優勢

  3. 從 BPMN 中受益的主要利益相關者

  4. BPMN 元素的五個基本類別

  5. 如何建模泳道、活動、事件與網關

  6. 如何使用序列流與訊息流連接流程元素

  7. 如何管理流程中的資料

  8. 如何使用群組與註解增加上下文

  9. 如何將 BPMN 應用於現實世界的商業情境

繼續你旅程的工具

為了將你的 BPMN 知識付諸實踐，建議使用專業的 BPMN 建模工具，這些工具將幫助你有效地創建、分析並分享你的業務流程圖。

參考資料

  1. BPMN 規範 – 商務流程模型與符號: 官方 BPMN 資源，提供關於 BPMN 2.0 最準確且最新的資訊
  2. 物件管理集團 (OMG): 維護 BPMN 標準的非營利產業聯盟
  3. BPMN 2.0.2 規範: BPMN 規範文件的最新版本
  4. ISO/IEC 19510:2013: 商務流程模型與符號 (BPMN) 的國際標準
  5. 專業的 BPMN 流程建模工具: 專業的 BPMN 圖表與工具，用於建立商業流程模型

免費試用 Visual Paradigm: 免費下載並試用 Visual Paradigm 的 BPMN 建模工具

您的 BPMN 專精之旅才剛開始。立即開始建模，持續練習，並改變您的組織對商業流程的理解與改善方式！