Guia Completo: Desenvolvendo Processos de Negócio Atuais e Futuros com BPMN

Introdução

Desenvolver e preencher diagramas BPMN Atuais e Futuros é uma técnica eficaz para transformar uma visão em resultados. O diagrama Atual oferece uma visão detalhada do estado atual dos processos, cultura e capacidades da organização. Por outro lado, o diagrama Futuro fornece uma visão do estado futuro, descrevendo como os processos, cultura e capacidades da organização serão no futuro. Ao criar esses diagramas, as organizações podem analisar e identificar lacunas entre os estados atuais e desejados, iniciando assim iniciativas de reengenharia ou melhoria de processos para fechar essas lacunas.

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Compreendendo o BPMN: Notação, Elementos e Conceitos Principais

O que é o BPMN?

Modelagem e Notação de Processos de Negócio (BPMN) é uma linguagem gráfica padronizada para documentar, analisar e melhorar processos de negócios [[28]]. O objetivo principal do BPMN é fornecer uma notação facilmente compreensível por todos os usuários de negócios — desde analistas de negócios que criam rascunhos iniciais, até desenvolvedores técnicos que implementam a tecnologia, até profissionais de negócios que gerenciam e monitoram processos [[1]].

O BPMN 2.0, a especificação atual lançada em dezembro de 2013, foi formalmente publicado pela ISO como padrão ISO/IEC 19510 [[1]].

As Quatro Categorias Principais de Elementos do BPMN

O BPMN organiza elementos gráficos em quatro categorias básicas para ajudar os modeladores a criar diagramas claros e compreensíveis [[1]]:

1. Objetos de Fluxo

Os objetos de fluxo são os principais elementos descritivos dentro do BPMN e consistem em três elementos principais [[19]]:

Elemento	Símbolo	Descrição
Evento	○ Círculo	Algo que “acontece” durante um processo. Eventos afetam o fluxo e geralmente têm uma causa (disparador) ou impacto (resultado). Três tipos: Início, Intermediário e Fim [[1]].
Atividade	▭ Retângulo arredondado	Termo genérico para trabalho realizado. Pode ser atômico (Tarefa) ou composto (Subprocesso, diferenciado por um sinal de +) [[1]].
Portão	◇ Losango	Controla a divergência e convergência do Fluxo de Sequência. Determina decisões, ramificações, fusões e junções de caminhos [[1]].

Tipos de Gateway:

Gateway Exclusivo (XOR): Siga apenas um caminho com base em uma condição
Gateway Inclusivo (OU): Siga um ou mais caminhos com base em condições
Gateway Paralelo (E): Siga todos os caminhos simultaneamente [[1]]

2. Objetos de Conexão

Esses conectores ligam objetos de fluxo para criar a estrutura do processo [[1]]:

Conector	Símbolo	Propósito
Fluxo de Sequência	→ Linha sólida com seta	Mostra a ordem em que as atividades são realizadas em um processo [[1]]
Fluxo de Mensagem	⇢ Linha tracejada com ponta de seta aberta	Simboliza o fluxo de informações entre fronteiras organizacionais [[1]]
Associação	⤏ Linha pontilhada	Conecta artefatos a objetos de fluxo; mostra relacionamentos [[1]]

3. Cursos

Os cursos organizam atividades em categorias visuais para ilustrar responsabilidades [[2]]:

Elemento	Descrição
Pool	Representa um Participante em um Processo; atua como um contêiner gráfico para particionar atividades, tipicamente em contextos B2B [[1]]
Curso	Uma subpartição dentro de um Pool que se estende por toda a sua extensão; usada para organizar e categorizar atividades por função, departamento ou sistema [[1]]

4. Artefatos

Os artefatos fornecem contexto adicional sem afetar o fluxo de sequência [[1]]:

Artefato	Símbolo	Propósito
Objeto de Dados	Ícone de página 📄	Mostra como os dados são necessários ou produzidos pelas atividades [[1]]
Armazenamento de Dados	🗄️ Cilindro	Representa armazenamento persistente de dados que o processo pode ler/gravar [[1]]
Grupo	⬚ Retângulo arredondado tracejado	Usado para documentação ou análise; não afeta o fluxo [[1]]
Anotação	Ícone de nota 📝	Fornece texto explicativo adicional para leitores do diagrama [[1]]

Tipos de Eventos e Marcadores

Eventos BPMN podem ser aprimorados com marcadores internos para indicar gatilhos ou resultados [[1]]:

Tipo de Evento	Início	Intermediário	Fim
Nenhum	○	—	●
Mensagem	○📧	○○📧	●📧
Temporizador	○🕐	○○🕐	—
Erro	—	○○⚡ (fronteira)	●⚡
Sinal	○△	○○△	●△
Condicional	○📋	○○📋	—
Escalada	—	○○↑	●↑
Terminação	—	—	●●

Observação: Os eventos intermediários podem ser capturando (círculo duplo) ou lançando (marcador preenchido); os eventos de fronteira podem ser interrompedores (sólidos) ou não interrompedores (tracejados) [[1]].

O que é um processo atual?

Um processo de negócios ‘As-Is’ fornece uma visão abrangente dos processos atuais de uma empresa, sua cultura e suas capacidades. Documenta como o trabalho é atualmente realizado e como as informações fluem por toda a organização. O propósito principal de um processo de negócios ‘As-Is’ é estabelecer uma base para identificar áreas de melhoria, otimizar a utilização de recursos e, em última análise, aumentar a eficiência e a produtividade. Ao compreender o estado atual das operações, as organizações podem desenvolver estratégias para eliminar gargalos, reduzir desperdícios e aprimorar os processos de negócios em geral.

O que é um processo ‘To-Be’?

Um processo de negócios ‘To-Be’ descreve o estado futuro dos processos, cultura e capacidades de uma empresa. Serve como um roteiro para a mudança, definindo claramente os objetivos da organização e o que precisa ser feito para alcançá-los. O propósito de um processo ‘To-Be’ é fornecer uma visão clara do futuro e identificar os passos necessários para alcançá-lo. Isso permite que as organizações priorizem e se concentrem nas mudanças mais críticas necessárias para fechar a lacuna entre seu estado atual e o estado desejado.

Ferramenta de Software que Utilizaremos

Neste tutorial, utilizaremosVisual Paradigm para criar diagramas compatíveis com BPMN diagramas de processos de negócios. O Visual Paradigm oferece um conjunto robusto de ferramentas para capturar processos de negócios atuais, projetar melhorias e identificar as diferenças entre os estados ‘as-is’ e ‘to-be’.

Capturando o Processo Atual em um Modelo ‘As-Is’

Vamos considerar uma loja online como exemplo. O processo começa quando um representante de vendas recebe um pedido de compra e verifica o nível de estoque. Se houver estoque suficiente para atender ao pedido, o representante de vendas embala os itens e os envia com uma fatura. Se houver estoque insuficiente, o representante de vendas informa o cliente e sugere modificar o pedido. Este exemplo destaca a importância de monitorar os níveis de estoque para garantir a entrega oportuna e eficiente dos pedidos.

As-is business process diagram (BPD)

Não abordaremos os fundamentos da criação de um diagrama de processo de negócios usando a Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN) neste tutorial, pois já temos outro tutorial que aborda este tópico. Também temos um tutorial em vídeo chamado Introdução ao BPMN – Navegação por Lâminas disponível para você.

Uma vez que você tenha documentado seu processo de negócios existente, poderá criar um modelo de processo ‘To-Be’ considerando as melhorias necessárias. Siga os passos abaixo para ver como isso funciona.

Baixe Online-Shopping.vpp. Você também pode encontrar este arquivo na parte inferior deste tutorial.
Abra o arquivo .vpp baixado no Visual Paradigm selecionando Projeto > Abrir na barra de ferramentas do aplicativo.
Abra o Navegador de Projetos selecionando Visualizar > Navegador de Projetos na barra de ferramentas do aplicativo.
Navegue até o Estrutura do Modelo aba.
Clique com o botão direito no nó raiz do projeto na árvore à esquerda e selecione Modelo > Processo Atual do menu suspenso.
Clique com o botão direito em Processo Atual e selecione Subdiagramas > Diagramas Existentes… do menu suspenso.
Na janela Adicionar Subdiagrama , selecione o diagrama do processo de negócios e clique em OK.

O seu processo existente agora está contido no modelo de Processo Atual.

Reconstrução e Melhoria do Processo em um Modelo Para-Futuro

Vamos supor que nosso negócio cresceu significativamente, e temos um novo armazém para gerenciar nosso estoque. Para aproveitar ao máximo nossos novos recursos, precisamos otimizar nosso processo existente. Demonstraremos como representar essa melhoria criando um diagrama de processo Para-Futuro.

Abra o diagrama do processo de negócios clicando duas vezes na miniatura no Navegador de Projetos.
Crie um diagrama de processo Para-Futuro a partir do diagrama de processo atual. Clique com o botão direito em qualquer espaço vazio no diagrama do Processo Atual e selecione Utilitários > Criar Processo Para-Futuro.

Um novo diagrama será criado, contendo o processo Para-Futuro.

Observação: Todos os elementos do modelo no novo diagrama estão selecionados por padrão. Para desmarcá-los, clique em qualquer espaço vazio no plano de fundo.
Adicione uma nova faixa ao Loja Online e nomeie-a Armazém. No Representante de Vendas faixa, selecione a Embalagem de Mercadorias, Envio de Mercadorias, e Pedido concluído tarefas e arraste-as para a Armazém faixa. Seu diagrama agora deve ficar assim:
Em seguida, inseriremos uma tarefa entre o Estoque suficiente? portão e a Embalagem de Mercadorias tarefa. Passe o mouse sobre o Sim fluxo e clique no Dividir com Forma botão de recurso.
Selecione Tarefa do catálogo de recursos.
Nomeie a nova tarefa Solicitar Embalagem de Mercadorias. O diagrama de processo To-Be concluído deve ficar assim:

Comparação das Mudanças entre os Processos Atuais e Futuros

Para comparar visualmente as diferenças entre dois diagramas, podemos usar um recurso chamado Diferença Visual.

Selecione Modelagem > Diferença Visual… da barra de ferramentas do aplicativo.
Na janela Diferença Visual janela, selecione Transitor como o Estratégia. Para Comparar, escolha Elemento de Modelo para comparar os diagramas no nível do elemento de modelo.
Marque a caixa de Usar Projeto em Trabalho caixa de seleção. Selecione Processo Atual à esquerda e Processo Futuro à direita. A comparação será acionada automaticamente.

A lista abaixo dos diagramas mostra as diferenças. Por exemplo, a entrada Empacotar Mercadorias (Modificado) indica que alterações foram feitas no Empacotar Mercadorias tarefa. Clicar nesta entrada destacará as alterações correspondentes em roxo nos diagramas.

Tarefas novas também são identificadas. Lembre-se de que adicionamos uma nova tarefa para o representante de vendas solicitar o empacotamento? Essa alteração também é destacada na lista.

Melhores Práticas para Modelagem Atual e Futura

Para Documentação Atual:

Interview stakeholders: Reúna informações de pessoas que realmente realizam o trabalho
Validar com dados: Use métricas, registros e observações para confirmar os passos do processo
Documente exceções: Capture caminhos de erro e casos extremos, e não apenas o caminho “feliz”
Mantenha-o atualizado: Atualize os modelos Atuais quando os processos mudarem para manter a precisão

Para o Design Futuro:

Concentre-se em resultados: Comece com metas de negócios, depois projete processos para alcançá-las
Envolve os implementadores: Inclua equipes de TI e operações cedo para garantir viabilidade
Priorize mudanças: Nem todas as lacunas precisam ser fechadas imediatamente; foque nas melhorias de alto impacto
Planeje transições: Defina como você irá passar do Atual para o Futuro (lançamento faseado, treinamento, etc.)

Para Modelagem BPMN:

Use nomenclatura consistente: Aplique rótulos claros e orientados a ações às tarefas e eventos
Limite a complexidade: Divida processos grandes em sub-processos para melhor legibilidade
Aproveite os nadadores: Use faixas para esclarecer papéis e responsabilidades
Anotações estrategicamente: Adicione notas apenas onde necessário para evitar bagunça

Assista a Este Tutorial no YouTube

Lista de Referência

Tutorial de Processo de Negócio de Atual para Futuro: Tutorial abrangente sobre o desenvolvimento de diagramas BPMN Atuais e Futuros usando o Visual Paradigm, incluindo instruções passo a passo para capturar processos atuais, redesenhar para estados futuros e comparar mudanças.
Visual Paradigm Enterprise Edition: Informações sobre a edição Enterprise do Visual Paradigm, que suporta modelagem avançada BPMN, colaboração e capacidades de gestão de processos em escala empresarial.
Visual Paradigm Edição Profissional: Detalhes sobre a edição Profissional do Visual Paradigm, oferecendo ferramentas robustas de diagramação BPMN adequadas para analistas de negócios e equipes de melhoria de processos.
Edição Padrão do Visual Paradigm: Visão geral da edição padrão do Visual Paradigm, fornecendo recursos essenciais de modelagem BPMN para profissionais individuais e pequenas equipes.
Página inicial do Visual Paradigm: Site oficial do Visual Paradigm, com ferramentas de diagramação BPMN, tutoriais e recursos para modelagem e gestão de processos de negócios.
Página de Recursos de Diagramas e Ferramentas BPMN: Informações detalhadas sobre as capacidades de diagramação BPMN do Visual Paradigm, incluindo elementos de notação compatíveis, recursos de colaboração e opções de exportação.
Tutorial Básico do BPMN: Tutorial fundamental que aborda os conceitos básicos da notação BPMN, ideal para iniciantes que aprendem a criar diagramas de processos de negócios.
Introdução ao BPMN – Lanças (Vídeo): Tutorial em vídeo que demonstra como usar lanças em diagramas BPMN para organizar atividades por função, departamento ou sistema.
Visão Geral da Notação BPMN – Visual Paradigm: Guia completo de notação BPMN com explicações claras sobre símbolos, elementos e exemplos de diagramas para criar modelos de processos de negócios compatíveis com padrões [[1]].

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