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Kompletter Leitfaden für Anfänger zum Business Process Model and Notation (BPMN)

Einführung in BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine visuelle Modellierungssprache, die für Anwendungen der Geschäftsanalyse und die Spezifikation von Unternehmensprozessabläufen entwickelt wurde. Als offener Standard für grafische Ablaufdiagramme wird BPMN verwendet, um Geschäftsprozessabläufe auf eine beliebte und intuitive Weise zu definieren. Durch ihre grafische Natur ist sie leicht verständlich für alle beteiligten Geschäftsakteure, einschließlich Geschäftsbenutzer, Geschäftsanalysten, Softwareentwickler und Datenarchitekten.

Geschichte von BPMN

BPMN entstand aus der Synthese mehrerer Geschäftsmodellierungsnotationen. Ursprünglich 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht, wird BPMN nun vom Object Management Group (OMG) verwaltet, nachdem die beiden Organisationen 2005 zusammengeschlossen wurden.

Wichtige Meilensteine in der Entwicklung von BPMN sind:

  • Februar 2006: OMG veröffentlichte das erste BPMN-Spezifikationsdokument

  • 2010: Version 2.0 von BPMN wurde entwickelt

  • Dezember 2013: Die tatsächliche Version der Spezifikation wurde veröffentlicht

  • Aktuelle Version: BPMN 2.0.2, formell von der ISO als Standardausgabe 2013 veröffentlicht (ISO/IEC 19510)

Vorteile von BPMN

BPMN bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen, die ihre Geschäftsprozesse verbessern möchten:

  • Branchenstandard: Entwickelt vom OMG-Konsortium, einer gemeinnützigen Branchengruppe

  • Klare Dokumentation: Bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Verfahren durch Geschäftsprozessdiagramme zu definieren und zu verstehen

  • Universelles Verständnis: Bietet eine Standardnotation, die von allen beteiligten Geschäftsakteuren leicht verständlich ist

  • Schließt Kommunikationslücken: Verbindet die Gestaltung von Geschäftsprozessen effektiv mit der Umsetzung

  • Gleichgewicht zwischen Komplexität und Einfachheit: Einfach zu erlernen, aber dennoch leistungsstark genug, um die potenziellen Komplexitäten eines Geschäftsprozesses darzustellen

BPMN ermöglicht es Organisationen, Geschäftsprozesse klar und konsistent zu erfassen und zu dokumentieren, wodurch sichergestellt wird, dass relevante Stakeholder – wie Prozessverantwortliche und Geschäftsbenutzer – in den Prozess einbezogen werden. Dieser kooperative Ansatz ermöglicht es Teams, effektiver auf identifizierte Probleme in den Prozessen zu reagieren.

Ziel von BPMN

BPMN dient drei Hauptgruppen:

  1. Technische ExpertenVerantwortlich für die Prozessimplementierung

  2. Geschäftsanalystendie die Prozesse erstellen und verbessern

  3. Managerdie die Prozesse überwachen und steuern

Übersicht über BPMN

Das Verständnis, wie ein Unternehmen funktioniert, ist der erste und wichtigste Schritt bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen. BPMN bietet eine grafische Darstellung von Geschäftsabläufen, die jeder – von Geschäftsanalysten bis zu Stakeholdern – leicht verstehen kann und somit bei der Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen unterstützt.

Jeder mit BPMN beschriebene Prozess wird als eine Reihe von Schritten (Aktivitäten) dargestellt, die nacheinander oder gleichzeitig gemäß bestimmten Geschäftsregeln ausgeführt werden. Betrachten Sie den Prozess „Bestellung online aufgeben“, der in einem Online-Shop verwendet wird:

Business Process Diagram

BPMN-Notationselemente

In BPMN werden Prozesse mithilfe von Diagrammen mit einer Reihe von grafischen Elementen beschrieben. Diese visuelle Darstellung erleichtert es Benutzern, die Logik eines Prozesses zu verstehen. BPMN wurde hauptsächlich entwickelt, um sowohl einfache als auch komplexe Diagramme von Geschäftsprozessen zu entwerfen und zu lesen. Der BPMN-Standard klassifiziert grafische Elemente in Kategorien, wodurch sie für Benutzer, die mit Geschäftsprozessdiagrammen arbeiten, leicht erkennbar werden.

Grundlegende Konstrukte

Es gibt fünf grundlegende Kategorien von BPMN-Elementen, wobei jedes eine einzigartige Aspekt von Geschäftsprozessen darstellt.

Schwimmbahnen

Swimlanes

Schwimmbahnen sind grafische Container, die Teilnehmer in einem Prozess darstellen. Es gibt zwei Arten von Schwimmbahnen:PoolsundBahnen.

Fluss-Elemente

Flow Elements

Fluss-Elemente verbinden sich miteinander, um Geschäftsabläufe zu bilden. Sie sind die primären Elemente, die das Verhalten eines Prozesses definieren. Es gibt drei Arten von Fluss-Elementen:

  • Ereignisse

  • Aktivitäten

  • Gateways

Verbindungsobjekte

Connecting Objects

Flussobjekte sind nicht isoliert, sondern werden miteinander verbunden, um einen Fluss zu bilden. Die Verbindungen, die Flussobjekte miteinander verbinden, werden als Verbindungsobjekte bezeichnet. Es gibt vier Arten von Verbindungsobjekten:

  • Sequenzflüsse

  • Nachrichtenflüsse

  • Assoziationen

  • Datenasoziationen

Daten

Data

Daten stellen Informationen dar, die benötigt oder erzeugt werden, wenn ein Geschäftsprozess ausgeführt wird. Es gibt vier Arten von Daten:

  • Datenobjekte

  • Daten-Eingaben

  • Daten-Ausgaben

  • Datenbanken

Detaillierte BPMN-Elemente

BPMN-Schwimmbahnen

Schwimmbahnen (auch als Schwimmbahnen bekannt) in BPMN sind rechteckige Felder, die Teilnehmer in einem Geschäftsprozess darstellen. Eine Schwimmbahn kann Flussobjekte enthalten, die von dieser Schwimmbahn (Teilnehmer) ausgeführt werden, außer bei schwarzen Kästen, die einen leeren Inhalt haben müssen. Schwimmbahnen können horizontal oder vertikal angeordnet sein – sie sind semantisch gleich, unterscheiden sich jedoch in der Darstellung. Bei horizontalen Schwimmbahnen fließen Prozesse von links nach rechts, während Prozesse in vertikalen Schwimmbahnen von oben nach unten fließen.

Beispiele für Schwimmbahnen sind: Kunde, Rechnungswesen, Zahlungsgateway und Entwicklungs-Team.

Es gibt zwei Arten von Schwimmbahnen:PoolsundLanes.

Pools

Pools stellen Teilnehmer in einem Geschäftsprozess dar. Sie können spezifische Entitäten (z. B. eine Abteilung) oder Rollen (z. B. stellvertretender Leiter, Arzt, Student, Lieferant) sein.

Innerhalb eines Pools befinden sich Fluss-Elemente, die die Arbeit darstellen, die der Pool im Rahmen des modellierten Prozesses ausführen muss. Es gibt jedoch eine Art von Pool, die überhaupt keinen Inhalt hat, bekannt als derSchwarzkasten-Pool. Schwarzkasten-Pools werden häufig verwendet, wenn Entitäten außerhalb des Geschäftsprozesses modelliert werden sollen. Da sie extern sind, beeinflusst ihre interne Ablaufstruktur den modellierten Prozess nicht und kann übersprungen werden, wodurch ein Schwarzkasten entsteht.

Black Box Pool

Das obige Beispiel zeigt einen Schwarzkasten-Pool, bei dem der Kunde ein Schwarzkasten ist. Da der Prozess sich darauf konzentriert, wie der Koch eine Mahlzeit zubereitet, ist es für den Prozess nicht relevant, was der Kunde tut. Die Verwendung eines Schwarzkastens hängt von der Perspektive ab, die der Prozess verfolgt. Wenn Sie den Prozess modellieren müssen, wie ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wird der Ablauf des Kunden modelliert, wodurch der Koch-Pool ein Schwarzkasten wird.

Lanes

Lanes sind Unterteilungen von Pools. Wenn Sie beispielsweise einen Pool „Abteilung“ haben, können „Abteilungsleiter“ und „Gehilfe“ als Lanes definiert werden. Wie Pools können Sie Lanes verwenden, um spezifische Entitäten oder Rollen darzustellen, die am Prozess beteiligt sind.

Lanes können andere Lanes enthalten, um bei Bedarf eine verschachtelte Struktur zu bilden. Allerdings dient BPMN hauptsächlich dazu, Geschäftsprozesse zu modellieren. Bauen Sie keine verschachtelten Lanes nur zur Darstellung der Organisationsstruktur. Wenn Sie die Organisationsstruktur modellieren möchten, verwenden Sie stattdessen ein Organigramm.

Aktivitäten

Aktivitäten sind Arbeiten, die innerhalb eines Geschäftsprozesses durchgeführt werden. Sie werden als abgerundete Rechtecke dargestellt, die Namen enthalten, die die durchzuführende Arbeit beschreiben.

Es gibt zwei Arten von Aktivitäten:

1. Aufgabe: Wenn wir eine atomare Arbeit modellieren möchten, die nicht weiter zerlegt werden kann oder keinen Sinn ergibt, sie zu zerlegen, verwenden wir eine Aufgabe.

Activity Tasks

2. Unterprozess: Wenn wir eine nicht-atomare, komplexe Arbeit modellieren möchten, die in kleinere Arbeiten aufgegliedert werden kann, verwenden wir einen Unterprozess. Ein Unterprozess kann in eine weitere Detailstufe zerlegt werden und enthält normalerweise einen weiteren BPD, der seine Details modelliert.

Activity Sub Processes

Wichtiger Begriff: Die Auswahl einer Aufgabe oder eines Unterprozesses geht nicht nur darum, wie komplex eine Arbeit sein kann, sondern auch darum, wie detailliert Sie über die Arbeit informiert sein müssen. Wenn Sie ein Kunde sind, möchten Sie wahrscheinlich nicht wissen, wie Ihre Zahlung verarbeitet wird. Wenn Sie jedoch der Shop sind, wird es wichtig, wie die Zahlung des Kunden verarbeitet wird.

Ereignisse

Ereignisse sind etwas, das geschieht und einen Einfluss auf einen Geschäftsprozess haben kann. Ein Ereignis kann entweder extern oder intern sein. Solange sie den zu modellierenden Prozess beeinflussen können, sollten sie modelliert werden. Ereignisse werden als Kreise dargestellt, und in einigen Fällen befinden sich Symbole innerhalb der Kreise, um die Art des Ereignistriggers darzustellen.

Es gibt drei Arten von Ereignissen:

  1. Startereignis: Jeder Prozess sollte ein Startereignis haben, um den Beginn des Geschäftsprozesses anzuzeigen. Es ermöglicht den Lesern, den Beginn des Prozesses in einem BPD zu lokalisieren.

  2. Mittleres Ereignis: Verantwortlich dafür, den Geschäftsablauf basierend auf dem Ereignis zu steuern, das es angibt. Mittlere Ereignisse können an eine Aktivität angehängt werden, um ein Ereignis zu modellieren, das während der Ausführung dieser Aktivität eintreten kann, oder über ein Verbindungselement verbunden werden, um ein Ereignis zu modellieren, das nach der Ausführung des vorhergehenden Flusselements eintreten kann.

  3. Endereignis: Wird verwendet, um anzuzeigen, wo ein Geschäftsprozess abgeschlossen ist.

Für jedes Ereignistyp können Auslöser angegeben werden, um anzugeben, unter welchen Bedingungen ein Ereignis ausgelöst wird.

BPMN Event Example

Das obige Beispiel zeigt: Wenn wir eine Bestellung erhalten, beginnen wir, sie zu verarbeiten. Wenn und nur wenn kein Kreditlimit mehr übrig ist, prüfen wir das Problem. Der Prozess endet, wenn die Bestellung verarbeitet wurde oder das Problem identifiziert wurde.

Gateways

Gateways sind dafür verantwortlich, zu steuern, wie ein Geschäftsprozess abläuft. Sie werden als Raute dargestellt. In einem Prozess können die durchzuführende Arbeit und die Ausgabe je nach unterschiedlichen externen oder internen Bedingungen variieren. Zum Beispiel wird ein Rabatt nur einem VIP-Kunden angeboten, aber niemandem sonst. Gateways sind die Stellen, an denen Bedingungen geprüft und Entscheidungen getroffen werden.

Hier sind die typischen Arten von Gateways:

1. Datenbasiertes exklusives Gateway (exklusives Gateway): Wird verwendet, um den Ablauf des Prozesses basierend auf gegebenen Prozessdaten zu steuern. Jeder ausgehende Fluss, der vom Gateway ausgeht, entspricht einer Bedingung. Der Fluss mit der erfüllten Bedingung wird durchlaufen. Es wird nur ein Fluss durchlaufen.

Data Based Exclusive Gateway

2. Inklusives Gateway: Kann verwendet werden, um parallele Pfade zu erstellen. Die Bedingungen aller ausgehenden Flüsse werden geprüft. Alle Flüsse mit positiven Ergebnissen werden durchlaufen, was dazu führen kann, dass mehrere Flüsse ausgeführt werden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind.

Inclusive Gateway

3. Paralleles Gateway: Wird verwendet, um die Ausführung paralleler Flüsse zu modellieren, ohne dass Bedingungen überprüft werden müssen. Mit anderen Worten: Alle ausgehenden Flüsse müssen gleichzeitig ausgeführt werden.

BPMN Parallel Gateway

4. ereignisbasiertes Gateway: Wird verwendet, um alternative Pfade basierend auf Ereignissen zu modellieren. Zum Beispiel, um auf eine Antwort zu warten, ist entweder Ja oder Nein erforderlich, um den zu durchlaufenden Pfad zu bestimmen. Das Gateway wird von zwei verbundenen mittleren Ereignissen mit Nachrichtenauslösern gefolgt – eines steht für eine Ja-Nachricht und das andere für eine Nein-Nachricht. Wenn eines der Ereignisse ausgelöst wird, wird der Fluss, der diesem Ereignis folgt, genommen. Alle anderen Ereignisse und ihre folgenden Flüsse sind danach nicht mehr gültig.

BPMN Event Based Gateway

Sequenzflüsse

Ein Sequenzfluss wird verwendet, um Flusselemente zu verbinden. Er wird als durchgezogene Linie mit Pfeilspitze dargestellt und zeigt die Reihenfolge der Flusslemente an.

BPMN Sequence Flow

Wichtige Regel: Sie können einen Sequenzfluss nur verwenden, um Flusslemente innerhalb derselben Pool zu verbinden – entweder innerhalb desselben Pool/Lane oder über verschiedene Lanes innerhalb desselben Pools. Wenn Sie Elemente über verschiedene Pools verbinden möchten, dürfen Sie keinen Sequenzfluss verwenden, sondern müssen stattdessen einen Nachrichtenfluss verwenden.

Nachrichtenflüsse

In BPMN wird die Kommunikation zwischen Pools durch die Verwendung von Nachrichten erreicht. Ein Nachrichtenfluss wird verwendet, um den Fluss von Nachrichten zwischen Pools oder zwischen Flusslementen in verschiedenen Pools darzustellen. Ein Nachrichtenfluss wird als gestrichelte Linie mit Pfeilspitze dargestellt.

Beispiele für Nachrichten, die zwischen Pools fließen, umfassen: Fax, Telefon, E-Mail, Brief, Benachrichtigung und Befehl.

BPMN Message Flow

Wichtige Regel: Sie können nur die Sequenzflussverbindung verwenden, um Flussobjekte innerhalb desselben Pools zu verbinden. Wenn Sie Objekte über Pools hinweg verbinden möchten, dürfen Sie den Sequenzfluss nicht verwenden, sondern müssen stattdessen den Nachrichtenfluss verwenden.

Daten

Sehr oft werden beim Ausführen eines Geschäftsprozesses Daten entweder während oder nach Abschluss des Prozesses erzeugt. Zum Beispiel erzeugt eine erfolgreiche Ausführung der Aufgabe „Bestellung aufgeben“ Daten wie Bestellbestätigungen, Rechnungen, Belege usw.

In BPMN können Daten durch mehrere Arten von ‘Daten’-Objekten modelliert werden:

  • Datenobjekte

  • Daten-Eingaben

  • Daten-Ausgaben

  • Datenbanken

Es gibt eine klar definierte Methode zur Verwaltung der Zustände von Daten, wie beispielsweise Instanziierung, abgeschlossen, gelöscht usw.

BPMN Data

Gruppen

Eine Gruppe ist ein Feld mit gestricheltem Rand, das Modellierern eine Möglichkeit bietet, Formen nach verschiedenen Kategorien zu gruppieren.

BPMN Group

Textanmerkungen

Eine Textanmerkung kann verwendet werden, um zusätzliche Details zu Flussobjekten in einem BPD hinzuzufügen. Sie beeinflusst den Fluss nicht, sondern gibt Details zu Objekten innerhalb eines Flusses an.

BPMN Text Annotation

BPMN – Ein vollständiges Beispiel

Fallstudie: True Aqua gereinigtes Wassergesellschaft

Die True Aqua gereinigte Wassergesellschaft ist ein junges Unternehmen für gereinigtes Wasser in der Stadt, das gereinigtes Wasser sowohl für gewerbliche als auch für privaten Gebrauch verkauft. Das Unternehmen möchte seinen Marktanteil innerhalb der nächsten 12 bis 18 Monate von 5 % auf 10 % erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, sucht das Unternehmen nach Möglichkeiten, die Betriebseffizienz zu steigern und ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit zu erfüllen.

Daher hat die True Aqua gereinigte Wassergesellschaft beschlossen, ihren Prozess zur Bestellung gereinigten Wassers zu verbessern. Als Geschäftsanalyst, der für diese Aufgabe verantwortlich ist, haben Sie nach Gesprächen mit dem Unternehmen die folgenden Informationen über den Bestellprozess gesammelt.

BPMN Business Process Diagram

Prozessanalyse:

Gemäß dem Diagramm können Kunden entweder:

  1. Die Bestellhotline anrufen, oder

  2. Eine E-Mail senden, um gereinigtes Wasser zu bestellen

Aktuelle Statistiken:

  • 90 % der Bestellungen stammen von Telefonanrufen

  • 10 % der Bestellungen werden per E-Mail aufgegeben

Prozessablauf:

  1. Bestellannahme: Der Kundenservice-Mitarbeiter empfängt die Bestellung und prüft, ob es sich um einen bestehenden Kunden oder einen neuen handelt.

  2. Kundenüberprüfung: Wenn der Kunde bisher noch keine Bestellung aufgegeben hat, erstellt der Kundenserviceassistent vor der Bearbeitung der Bestellung ein Kundenkonto für ihn.

  3. Lieferzeitplan: Die Lieferung von destilliertem Wasser erfolgt einmal wöchentlich, jeweils am Mittwoch. Am Mittwochmorgen übermittelt der Kundenserviceassistent die Bestellungen an die Logistikabteilung zur Lieferung.

  4. Logistikmanagement: Sobald der Leiter der Logistikabteilung die Bestellungen erhält, organisiert er die Lieferung durch:

    • Zuweisung von Arbeitern zur Bearbeitung verschiedener Bestellungen

    • Drucken und Veröffentlichen des Zeitplans

  5. Lieferdurchführung: Die Arbeiter erhalten die Anrufe und liefern das Wasser entsprechend dem Kunden.

Dieses Beispiel zeigt, wie BPMN effektiv einen realen Geschäftsprozess modellieren kann, wobei die Interaktion zwischen verschiedenen Beteiligten (Kunde, Kundenserviceassistent, Logistikleiter, Arbeiter) und der Ablauf der Tätigkeiten von der Bestellannahme bis zur Lieferung dargestellt werden.

Wichtige Konzepte für Anfänger

  1. Beginnen Sie einfach: Beginnen Sie mit grundlegenden Elementen (Aufgaben, Ereignisse, Gateways), bevor Sie zu komplexen Strukturen übergehen

  2. Konzentrieren Sie sich auf den Ablauf: Denken Sie stets an die Reihenfolge und Logik Ihres Prozesses

  3. Verwenden Sie Schwimmzüge weise: Definieren Sie klar, wer was in Ihrem Prozess macht

  4. Wählen Sie das richtige Gateway: Verstehen Sie, wann Sie exklusive, inklusive oder parallele Gateways verwenden sollten

  5. Dokumentieren Sie mit Anmerkungen: Verwenden Sie Textanmerkungen, um komplexe Elemente zu klären

  6. Validieren Sie Ihr Modell: Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess einen klaren Start und ein klares Ende hat

  7. Iterieren und verbessern: BPMN-Modelle sollten sich entwickeln, je tiefer Ihr Verständnis für den Prozess wird

Best Practices

  • Halten Sie Diagramme lesbar und vermeiden Sie Überfüllung

  • Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen

  • Gruppieren Sie verwandte Tätigkeiten logisch

  • Dokumentieren Sie Annahmen und Geschäftsregeln

  • Validieren Sie Modelle mit Stakeholdern

  • Verwenden Sie Unterprozesse zur Verwaltung von Komplexität

  • Testen Sie Ihre Prozesse anhand realer Szenarien

Referenzliste

Offizielle Website für BPMN: Offizielle Website für Informationen und Ressourcen zum BPMN-Standard

Object Management Group (OMG): Die Organisation, die den BPMN-Standard pflegt und weiterentwickelt

BPMN 2.0.2 Spezifikation: Offizielle BPMN 2.0.2-Spezifikationsdokument von OMG

ISO/IEC 19510:2013 Standard: Internationale Norm für BPMN 2.0, veröffentlicht von ISO

Professionelles BPMN-Prozessmodellierungstool: Professionelle BPMN-Diagramm- und Modellierungstools von Visual Paradigm

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Fazit

BPMN ist eine leistungsstarke, zugleich aber zugängliche Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Durch die Bereitstellung einer standardisierten visuellen Sprache schließt sie die Kluft zwischen Geschäftsstakeholdern und technischen Teams, was eine bessere Kommunikation, Analyse und Verbesserung organisationaler Prozesse ermöglicht. Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsanalyst, Prozesseigner oder IT-Experte sind, wird die Beherrschung von BPMN Ihre Fähigkeit verbessern, Geschäftsprozesse effektiv zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren.

Beginnen Sie mit einfachen Prozessen, üben Sie regelmäßig und integrieren Sie schrittweise fortgeschrittene Elemente, je nachdem, wie sich Ihr Verständnis entwickelt. Mit BPMN verfügen Sie über eine universelle Sprache, die die Art und Weise, wie Ihre Organisation ihre Prozesse versteht und verbessert, verändern kann.

Zusammenfassung

• BPMN ist eine universelle visuelle Sprachezur Modellierung von Geschäftsprozessen, die Kommunikationslücken zwischen Geschäftsstakeholdern und technischen Teams durch standardisierte grafische Notation schließt

• Fünf Kernelementkategorienbilden die Grundlage: Swimlanes (Teilnehmer), Fluss-Elemente (Ereignisse, Aktivitäten, Gateways), Verbindungsobjekte (Sequenz- und Nachrichtenflüsse), Datenobjekte sowie unterstützende Elemente wie Gruppen und Anmerkungen

• Ereignisse, Aktivitäten und Gatewaystreiben die Prozesslogik voran – Ereignisse lösen Prozesse aus oder beenden sie, Aktivitäten stellen die ausgeführte Arbeit dar, und Gateways steuern Entscheidungspunkte und parallele Abläufe basierend auf Bedingungen

• Swimlanes organisieren Verantwortlichkeiten unter Verwendung von Pools (externe Teilnehmer) und Lanes (interne Rollen), die klar zeigen, wer jede Aufgabe ausführt, während der Ablauf über organisatorische Grenzen hinweg erhalten bleibt

• BPMN ermöglicht kontinuierliche Verbesserung durch die Bereitstellung klarer, standardisierter Dokumentation, die Organisationen dabei unterstützt, aktuelle Prozesse zu analysieren, Ineffizienzen zu identifizieren und optimierte Workflows zur Verbesserung der betrieblichen Leistungsfähigkeit umzusetzen

Kompletter Leitfaden für Anfänger zum Business Process Model and Notation (BPMN)

Einführung in BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine visuelle Modellierungssprache, die für Anwendungen der Geschäftsanalyse und die Spezifikation von Unternehmensprozessworkflows entwickelt wurde. Als offener Standard für grafische Flussdiagramme wird BPMN verwendet, um Geschäftsprozessworkflows auf eine beliebte und intuitive Weise zu definieren. Ihre grafische Natur macht sie für alle Geschäftsinteressenten leicht verständlich, einschließlich Geschäftsbenutzer, Geschäftsanalysten, Softwareentwickler und Datenarchitekten.

Geschichte von BPMN

BPMN entstand aus der Synthese mehrerer Geschäftsmodellierungsnotationen. Ursprünglich 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht, wird BPMN nun vom Object Management Group (OMG) gepflegt, nachdem die beiden Organisationen 2005 zusammengeschlossen wurden.

Wichtige Meilensteine in der Entwicklung von BPMN sind:

  • Februar 2006: OMG veröffentlichte das erste BPMN-Spezifikationsdokument

  • 2010: Die Entwicklung von BPMN Version 2.0 begann

  • Dezember 2013: Die tatsächliche Version der Spezifikation wurde veröffentlicht

  • Aktuelle Version: BPMN 2.0.2 wurde offiziell von der ISO als Standardausgabe 2013 veröffentlicht (ISO/IEC 19510)

Vorteile von BPMN

BPMN ermöglicht es Organisationen, Geschäftsprozesse klar und konsistent zu erfassen und zu dokumentieren, wodurch sichergestellt wird, dass relevante Stakeholder – wie Prozessverantwortliche und Geschäftsbenutzer – aktiv beteiligt sind. Dieser kooperative Ansatz ermöglicht es Teams, effektiver auf Probleme in Prozessen zu reagieren.

Wichtige Vorteile:

  • Branchenstandard: Entwickelt vom OMG-Konsortium, einer gemeinnützigen Branchengruppe

  • Prozessklarheit: Bietet Unternehmen die Fähigkeit, ihre Verfahren durch Geschäftsprozessdiagramme zu definieren und zu verstehen

  • Universelles Verständnis: Bietet eine Standardnotation, die von allen Geschäftsinteressenten leicht verständlich ist

  • Schließt Kommunikationslücken: Verbindet die Geschäftsprozessgestaltung mit Implementierungsteams

  • Ausgeglichene Komplexität: Einfach zu erlernen, aber dennoch leistungsstark genug, um die potenziellen Komplexitäten von Geschäftsprozessen darzustellen

Die Ziele von BPMN

BPMN dient drei Hauptinteressengruppen:

  1. Technische Experten: Fachleute, die für die Prozessimplementierung verantwortlich sind

  2. Geschäftsanalysten: Personen, die Prozesse erstellen und verbessern

  3. Manager: Führer, die Prozesse überwachen und steuern

Übersicht über BPMN

Das Verständnis dafür, wie ein Unternehmen funktioniert, ist der erste und entscheidende Schritt bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen. BPMN bietet eine grafische Darstellung von Geschäftsabläufen, die jeder – von Geschäftsanalysten bis hin zu Stakeholdern – leicht verstehen kann und somit sowohl bei der Analyse als auch bei Verbesserungsinitiativen von Geschäftsprozessen unterstützt.

In BPMN wird jeder Prozess als Reihe von Schritten (Aktivitäten) dargestellt, die nacheinander oder gleichzeitig gemäß bestimmten Geschäftsregeln ausgeführt werden. Betrachten Sie den Prozess „Bestellung online aufgeben“, der in einem Online-Shop verwendet wird:

Business Process Diagram

BPMN-Notationselemente

BPMN beschreibt Prozesse durch Diagramme, die aus verschiedenen grafischen Elementen bestehen. Diese visuelle Darstellung erleichtert es Benutzern, die Prozesslogik zu verstehen. Der BPMN-Standard klassifiziert grafische Elemente in Kategorien, wodurch sie für Benutzer, die mit Geschäftsprozessdiagrammen arbeiten, leicht erkennbar werden.

Grundkonstrukte

Es gibt fünf grundlegende Kategorien von BPMN-Elementen, wobei jedes eine einzigartige Aspekt von Geschäftsprozessen darstellt.

1. Swimlanen

Swimlanes

Swimlanen sind grafische Container, die die Beteiligten an einem Prozess darstellen. Es gibt zwei Arten:PoolsundLanes.

2. Fluss-Elemente

Flow Elements

Fluss-Elemente verbinden sich miteinander, um Geschäftsabläufe zu bilden. Sie sind die primären Elemente, die das Verhalten eines Prozesses definieren, und umfassen drei Arten:Ereignisse, Aktivitäten, undGateways.

3. Verbindungsobjekte

Connecting Objects

Flussobjekte verbinden sich über Verbindungsobjekte zu einem Fluss. Es gibt vier Arten: Ablaufflüsse, Nachrichtenflüsse, Zuordnungen, und Datenzuordnungen.

4. Daten

Data

Daten stellen Informationen dar, die während der Ausführung eines Geschäftsprozesses benötigt oder erzeugt werden. Es gibt vier Arten: Datenobjekte, Daten-Eingaben, Daten-Ausgaben, und Datenbanken.

Detaillierter Elementführer

BPMN-Schwimmbahnen

Schwimmbahnen sind rechteckige Felder, die Teilnehmer in einem Geschäftsprozess darstellen. Eine Schwimmbahn kann Flussobjekte enthalten, die von diesem Teilnehmer ausgeführt werden, außer bei schwarzen Kästen, die einen leeren Inhalt haben müssen. Schwimmbahnen können horizontal oder vertikal angeordnet sein – sie sind semantisch identisch, unterscheiden sich jedoch in der Darstellung:

  • Horizontale Schwimmbahnen: Der Prozess fließt von links nach rechts

  • Vertikale Schwimmbahnen: Der Prozess fließt von oben nach unten

Beispiele für Schwimmbahnen sind Kunden, Buchhaltungsabteilung, Zahlungsgateway und Entwicklungs-Team.

Pools

Pools stellen Teilnehmer an einem Geschäftsprozess dar und können sein:

  • Eine spezifische Entität (z. B. Abteilung)

  • Eine Rolle (z. B. stellvertretender Leiter, Arzt, Student, Lieferant)

Innerhalb eines Pools befinden sich Fluss-Elemente, die die Arbeit darstellen, die dieser Pool im modellierten Prozess ausführt. Es gibt jedoch einen besonderen Typ: dasBlackbox-Pool, das überhaupt keinen Inhalt hat.

Blackbox-Poolswerden verwendet, wenn Entitäten außerhalb des Geschäftsprozesses modelliert werden sollen. Da sie extern sind, beeinflusst ihre interne Ablaufstruktur den modellierten Prozess nicht und kann übersprungen werden.

Black Box Pool

Im obigen Beispiel ist „Kunde“ eine Blackbox. Da der Prozess darauf abzielt, wie der Koch eine Mahlzeit zubereitet, liegt das, was der Kunde tut, außerhalb des Prozessumfangs. Die Verwendung von Blackboxes hängt von der Prozessperspektive ab. Wenn Sie modellieren würden, wie ein Kunde eine Bestellung aufgibt, würde der Kundenauftrag modelliert werden, wodurch der Koch-Pool zur Blackbox wird.

Lanes

Lanes sind Unterteilungen von Pools. Beispielsweise könnten innerhalb eines „Abteilungs“-Pools „Abteilungsleiter“ und „Gehilfe“ als Lanes vorhanden sein. Wie Pools stellen Lanes spezifische Entitäten oder Rollen dar, die am Prozess beteiligt sind.

Wichtiger Hinweis: Lanes können andere Lanes enthalten, um verschachtelte Strukturen zu bilden, wenn nötig. BPMN ist jedoch primär für die Modellierung von Geschäftsprozessen ausgelegt, nicht für Organisationsstrukturen. Wenn Sie eine Organisationshierarchie modellieren möchten, verwenden Sie stattdessen eine Organigramm.

Aktivitäten

Aktivitäten stellen die Arbeit dar, die innerhalb eines Geschäftsprozesses durchgeführt wird. Sie erscheinen als abgerundete Rechtecke mit Namen, die die auszuführende Arbeit beschreiben.

Es gibt zwei Arten von Aktivitäten:

Aufgaben

Wenn atomare Arbeit modelliert wird, die nicht weiter zerlegt werden kann (oder sinnlos wäre, sie zu zerlegen), verwenden Sie eineAufgabe.

Activity Tasks

Unterprozesse

Wenn nicht-atomare, komplexe Arbeit modelliert wird, die in kleinere Komponenten aufgegliedert werden kann, verwenden Sie einenUnterprozess. Ein Unterprozess kann in eine weitere Detailstufe aufgegliedert werden und enthält normalerweise ein weiteres Geschäftsprozessdiagramm (BPD), das seine Details modelliert.

Activity Sub Processes

Wichtiger Begriff: Die Auswahl zwischen Aufgabe und Unterprozess geht nicht nur um Komplexität – es geht um die benötigte Detailtiefe. Zum Beispiel müssen Sie als Kunde wahrscheinlich nicht wissen, wie Ihre Zahlung verarbeitet wird. Für den Laden werden jedoch die Details der Zahlungsabwicklung entscheidend.

Ereignisse

Ereignisse sind Vorkommnisse, die einen Geschäftsprozess beeinflussen können. Sie können extern oder intern sein – solange sie den modellierten Prozess beeinflussen, sollten sie enthalten sein. Ereignisse werden als Kreise dargestellt, manchmal mit Symbolen innerhalb, die den Ereignistyp des Auslösemechanismus darstellen.

Drei Arten von Ereignissen:

  1. Startereignis: Zeigt den Beginn eines Geschäftsprozesses an, sodass Leser erkennen können, wo der Prozess beginnt

  2. Mittleres Ereignis: Steuert den Geschäftsablauf basierend auf dem angegebenen Ereignis

  3. Ende-Ereignis: Zeigt an, wo ein Geschäftsprozess abgeschlossen ist

Jedes Ereignis kann über Trigger verfügen, die angeben, unter welchen Bedingungen es aktiviert wird.

Mittlere Ereignissekönnen sein:

  • An eine Aktivität angehängt: Modelliert ein Ereignis, das WÄHREND der Ausführung dieser Aktivität eintreten kann

  • Durch ein Verbindungselement verbunden: Modelliert ein Ereignis, das NACH der Ausführung des vorhergehenden Flusselements eintreten kann

Betrachten Sie dieses Beispiel:

BPMN Event Example

Dieses Diagramm veranschaulicht: Wenn wir eine Bestellung erhalten, beginnen wir mit ihrer Bearbeitung. Wenn und nur wenn kein Kreditlimit mehr übrig ist, prüfen wir das Problem. Der Prozess endet, wenn die Bestellung bearbeitet wurde oder das Problem identifiziert wurde.

Gateways

Gateways steuern, wie ein Geschäftsprozess abläuft. Sie werden als Rauteformen dargestellt und sind die Stellen, an denen Bedingungen geprüft und Entscheidungen getroffen werden. In jedem Prozess können Arbeit und Ergebnis je nach unterschiedlichen externen oder internen Bedingungen variieren. Zum Beispiel könnte ein Rabatt nur VIP-Kunden angeboten werden, nicht allen anderen.

Typische Gateway-Typen:

1. Datenbasiertes exklusives Gateway (exklusives Gateway)

Wird verwendet, um den Prozessablauf basierend auf gegebenen Prozessdaten zu steuern. Jeder ausgehende Fluss vom Gateway entspricht einer Bedingung. Der Fluss mit der erfüllten Bedingung wird durchlaufen—wird nur ein Fluss durchlaufen.

Data Based Exclusive Gateway

2. Inklusives Gateway

Wird verwendet, um parallele Pfade zu erstellen. Die Bedingungen aller ausgehenden Flüsse werden geprüft, undwerden alle Flüsse mit positiven Ergebnissen durchlaufen. Dies kann dazu führen, dass mehrere Flüsse ausgeführt werden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind.

Inclusive Gateway

3. Paralleles Gateway

Wird verwendet, um die Ausführung paralleler Flüsse zu modellierenohne die Prüfung von Bedingungen. Alle ausgehenden Flüsse müssen gleichzeitig ausgeführt werden.

BPMN Parallel Gateway

4. Ereignisbasiertes Gateway

Wird verwendet, um alternative Pfade basierend auf Ereignissen zu modellieren. Zum Beispiel bestimmt das Warten auf eine Antwort einer Person – entweder „Ja“ oder „Nein“ – den zu durchlaufenden Pfad. Der Gateway wird von zwei verbundenen mittleren Ereignissen mit Nachrichtenauslösern (einer für „Ja“, eine für „Nein“) gefolgt. Wenn irgendein EINZELNER eines der Ereignisse ausgelöst wird, wird der nachfolgende Pfad dieses Ereignisses genommen, und alle anderen Ereignisse sowie ihre Pfade werden ungültig.

BPMN Event Based Gateway

Sequenzflüsse

Sequenzflüsse verbinden Flusselemente und zeigen deren Reihenfolge an. Sie werden als durchgezogene Linien mit Pfeilspitzen dargestellt.

BPMN Sequence Flow

Wichtige Regel: Sie können Sequenzflüsse nur verwenden, um Flusselemente zu verbinden innerhalb derselben Pool—entweder innerhalb desselben Pool/Lane oder über die Lanes innerhalb desselben Pools. Um Elemente über Pools hinweg zu verbinden, müssen Sie Nachrichtenflüsse anstelle dessen verwenden.

Nachrichtenflüsse

In BPMN wird die Kommunikation zwischen Pools über Nachrichten erreicht. Nachrichtenflüsse zeigen den Fluss von Nachrichten zwischen Pools oder Flusselementen über Pools hinweg an. Sie werden als gestrichelte Linien mit Pfeilspitzen dargestellt.

Beispiele für Nachrichten, die zwischen Pools fließen, umfassen: Fax, Telefon, E-Mail, Brief, Bekanntmachung und Befehl.

BPMN Message Flow

Wichtiger Unterschied:

  • Verwenden Sie Sequenzflüsse für Verbindungen innerhalb desselben Pools

  • Verwenden Sie Nachrichtenflüsse für Verbindungen über verschiedene Pools hinweg

Daten

Während der Ausführung eines Geschäftsprozesses werden Daten oft erzeugt – entweder während oder nach Abschluss des Prozesses. Zum Beispiel erzeugt die erfolgreiche Ausführung einer Aufgabe „Bestellung aufgeben“ Daten wie Bestellbestätigungen, Rechnungen und Quittungen.

In BPMN können Daten mithilfe mehrerer Arten von Datenobjekten modelliert werden:

  • Datenobjekte

  • Daten-Eingaben

  • Daten-Ausgaben

  • Datenbanken

BPMN bietet eine klar definierte Möglichkeit, Datenzustände wie Instanziierung, Abschluss, Löschung usw. zu verwalten.

BPMN Data

Gruppen

Eine Gruppe ist ein Feld mit einer gestrichelten Randlinie, das Modellierern die Möglichkeit bietet, Formen nach verschiedenen Kategorien zu gruppieren. Gruppen helfen dabei, Diagrammelemente visuell zu organisieren, ohne den Ablauffluss zu beeinflussen.

BPMN Group

Textannotationen

Textannotationen fügen zusätzliche Details zu Flussobjekten in einem BPD hinzu. Sie beeinflussen den Ablauf nicht, sondern liefern zusätzliche Informationen zu Objekten innerhalb des Ablaufs.

BPMN Text Annotation

Praktisches Beispiel: True Aqua Reinwasser-Unternehmen

Geschäftscontext

Das True Aqua Reinwasser-Unternehmen ist ein junges Reinwasser-Unternehmen, das sowohl Unternehmen als auch Privathaushalte beliefert. Ihr strategisches Ziel ist es, die Marktanteil von 5 % auf 10 % innerhalb von 12 bis 18 Monaten zu erhöhen. Um dies zu erreichen, konzentrieren sie sich auf:

  1. Steigerung der Betriebseffizienz

  2. Erreichen höherer Kundenzufriedenheit

Als Geschäftsanalyst, verantwortlich für die Verbesserung ihres Reinwasser-Bestellprozesses, haben Sie folgende Informationen gesammelt:

Prozessanalyse

BPMN Business Process Diagram

Gemäß dem Diagramm:

Bestellkanäle: Kunden können entweder:

  • Die Bestellhotline anrufen (90 % der Bestellungen)

  • Eine E-Mail senden (10 % der Bestellungen)

Kundenservice-Prozess:

  1. Der Kundenservice-Mitarbeiter erhält die Bestellung

  2. Prüft, ob der Kunde bestehend oder neu ist

  3. Falls der Kunde noch nie eine Bestellung aufgegeben hat, erstellt er ein Kundenkonto, bevor die Bestellung bearbeitet wird

Lieferprozess:

  • Die Lieferungen erfolgen wöchentlich, jeweils am Mittwoch

  • Mittwochmorgen: Der Kundenservice-Mitarbeiter leitet die Bestellungen an die Logistikabteilung weiter

  • Der Leiter der Logistikabteilung erhält die Bestellungen und:

    • Organisiert die Lieferung, indem er Mitarbeiter zuordnet, um verschiedene Bestellungen zu bearbeiten

    • Druckt und veröffentlicht den Zeitplan

  • Die Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben und liefern das Wasser entsprechend an die Kunden

Wichtige BPMN-Elemente in diesem Beispiel:

  • Pools: Kunde, Kundenservice, Logistikabteilung

  • Ereignisse: Bestellung erhalten, Bestellung weitergeleitet, Lieferung geplant

  • Aktivitäten: Kundenstatus prüfen, Konto erstellen, Mitarbeiter zuweisen, Plan drucken

  • Gateways: Entscheidungspunkt für neuen gegenüber bestehendem Kunden

  • Sequenzflüsse: Reihenfolge der Aktivitäten innerhalb jedes Pools

  • Nachrichtenflüsse: Kommunikation zwischen Kunde und Kundenservice sowie zwischen Kundenservice und Logistik

Wichtige Konzepte für Anfänger

1. Beginne einfach

Beginne mit grundlegenden Elementen: Startereignis → Aktivitäten → Endereignis. Füge Komplexität (Gateways, Zwischenereignisse) hinzu, wenn nötig.

2. Wähle die richtige Perspektive

Entscheide, von welcher Perspektive aus du modellierst. Dies bestimmt, welche Akteure im Detail modelliert werden und welche als Blackboxes behandelt werden.

3. Halte Konsistenz ein

Verwende konsistente Namenskonventionen für Aktivitäten und halte überall im Diagramm ein gleiches Maß an Detailgenauigkeit ein.

4. Validiere mit Stakeholdern

Überprüfe Diagramme regelmäßig gemeinsam mit Geschäftsanwendern, Analysten und technischen Teams, um Genauigkeit und gemeinsames Verständnis sicherzustellen.

5. Finde das richtige Gleichgewicht zwischen Detail und Übersicht

Füge genug Detail hinzu, um nützlich zu sein, vermeide aber übermäßige Komplexität. Verwende Unterprozesse, um Details zu verbergen, wenn angebracht.

6. Halte dich an BPMN-Standards

Halte dich an die BPMN-Notationsstandards, um sicherzustellen, dass deine Diagramme universell verständlich sind.

Häufige BPMN-Muster

Sequenzieller Fluss

Aktivitäten, die nacheinander in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.

Parallele Ausführung

Mehrere Aktivitäten, die mithilfe paralleler Gateways gleichzeitig ausgeführt werden.

Entscheidungspunkte

Verzweigte Pfade basierend auf Bedingungen unter Verwendung von exklusiven oder inklusiven Gateways.

ereignisgesteuerte Prozesse

Prozesse, die durch spezifische Ereignisse ausgelöst werden (Nachrichten, Timer, Fehler).

Ausnahmebehandlung

Verwaltung von Fehlern und Ausnahmen mithilfe von Grenzereignissen, die an Aktivitäten angehängt sind.

Best Practices

  1. Verwenden Sie beschreibende Namen: Kennzeichnen Sie alle Elemente eindeutig mit sinnvollen Namen

  2. Minimieren Sie sich kreuzende Linien: Ordnen Sie die Elemente so an, dass sich Flusslinien möglichst wenig kreuzen

  3. Logische Gruppierung: Verwenden Sie Schwimmzellen, um Verantwortlichkeiten eindeutig darzustellen

  4. Konsistente Anordnung: Bewahren Sie eine konsistente Richtung (von links nach rechts oder von oben nach unten) bei

  5. Dokumentieren Sie Annahmen: Verwenden Sie Textannotationen, um Geschäftsregeln zu klären

  6. Versionskontrolle: Bewahren Sie Versionen auf, während sich Prozesse weiterentwickeln

  7. Testen Sie Ihre Modelle: Durchlaufen Sie Szenarien, um die Logik zu überprüfen

Zusammenfassung

BPMN ist eine leistungsstarke, standardisierte visuelle Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Indem Sie die Kernbestandteile – Schwimmzellen, Flussobjekte (Ereignisse, Aktivitäten, Gateways), Verbindungselemente und Daten – beherrschen, können Sie klare, effektive Prozessdiagramme erstellen, die die Kluft zwischen geschäftlichen und technischen Stakeholdern überbrücken.

Denken Sie daran:

  • Beginnen Sie mit den Grundlagen und fügen Sie Komplexität hinzu, wenn nötig

  • Konzentrieren Sie sich auf Klarheit und das Verständnis der Stakeholder

  • Befolgen Sie Standards um ein universelles Verständnis zu gewährleisten

  • Iterieren und verbessernbasierend auf Feedback

Mit Übung wird BPMN zu einem unverzichtbaren Werkzeug zur Analyse, Dokumentation und Verbesserung von Geschäftsprozessen in Ihrer Organisation.

Referenzen

Offizielle BPMN-Website: Offizielle Quelle für Standards und Informationen zum Business Process Model and Notation

Object Management Group (OMG): Der gemeinnützige Branchenverband, der die BPMN-Spezifikationen pflegt

BPMN 2.0.2-Spezifikation: Offizielle OMG-Spezifikationsdokument für BPMN-Version 2.0.2

ISO/IEC 19510:2013-Standard: Offizielle Veröffentlichung von BPMN 2.0.2 durch die Internationale Organisation für Normung

Professionelles BPMN-Prozessmodellierungstool: Umfassende BPMN-Diagramm- und Modellierungstools von Visual Paradigm

Probieren Sie Visual Paradigm KOSTENLOS aus: Herunterladen und ausprobieren Sie die kostenlose Version von Visual Paradigm für die BPMN-Modellierung

Fünf-Punkte-Zusammenfassung

• Universelle visuelle Sprache: BPMN bietet eine standardisierte grafische Notation, die Kommunikationslücken zwischen Geschäftsinteressenten, Analysten und technischen Teams schließt und komplexe Prozesse auf allen organisatorischen Ebenen leicht verständlich macht

• Fünf Kernelementkategorien: BPMN-Diagramme bestehen aus Schwimmzügen (Pools/Lanes), Fluss-Elementen (Ereignisse, Aktivitäten, Gateways), Verbindungselementen (Sequenz-/Nachrichtenflüsse), Datenobjekten und Artefakten (Gruppen/Anmerkungen)

• Prozessflusssteuerung: Ereignisse starten Prozesse, Aktivitäten stellen die ausgeführte Arbeit dar, und Gateways steuern die Entscheidungsfindung und die Verzweigungslogik über exklusive, inklusive, parallele oder ereignisbasierte Routing-Wege

• Klare Rollenfestlegung: Schwimmzüge organisieren Verantwortlichkeiten visuell nach Teilnehmer, Abteilung oder System; Pools stellen Hauptbeteiligte dar, während Lanes Unterteilungen innerhalb organisatorischer Einheiten anzeigen

• Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung: BPMN ermöglicht es Organisationen, Geschäftsprozesse systematisch zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren, wodurch durch visuelles Prozessmodellieren Effizienzsteigerungen im Betrieb und eine verbesserte Kundenzufriedenheit unterstützt werden

Der Artikel ist auch in English and Español verfügbar.