BPMN در مقابل نمودارهای جریان: چه زمانی و چرا برای مبتدیان باید از BPMN استفاده کرد

نمودارهای جریان و نمودارهای BPMN هر دو نشان می‌دهند که کار چگونه از یک مرحله به مرحله دیگر پیش می‌رود. تفاوت اصلی در هدف و دقت است:

• یک نمودار جریان یک نمودار عمومی برای نمایش منطق، مراحل و تصمیم‌ها است.

• BPMN یا مدل‌سازی و نمادگذاری فرآیندهای کسب‌وکار، یک زبان استاندارد است که به‌طور خاص برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، مسئولیت‌ها، رویدادها، پیام‌ها، داده‌ها و اتوماسیون طراحی شده است.

یک نمودار جریان اغلب سریع‌ترین راه برای توضیح یک رویه ساده است. BPMN زمانی مفیدتر می‌شود که یک فرآیند شامل چندین نفر، بخش، سازمان، استثنا، مهلت‌ها یا سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.

BPMN به‌عنوان یک مشخصه رسمی توسط گروه مدیریت اشیاء (Object Management Group) نگهداری می‌شود. نمادگذاری آن به‌گونه‌ای طراحی شده که برای ذینفعان کسب‌وکار قابل درک باشد، در عین حال به‌اندازه کافی دقیق باشد تا از پیاده‌سازی فنی پشتیبانی کند. مشخصه رسمی فعلی که به‌طور رایج استفاده می‌شود، BPMN 2.0.2 است.

۱. نمودار جریان چیست؟

یک نمودار جریان، نمایش بصری از توالی مراحل است. این نمودار از اشکال ساده‌ای که با پیکان‌ها به هم متصل شده‌اند، برای نشان دادن چگونگی پیشرفت یک وظیفه یا تصمیم استفاده می‌کند.

یک نمودار جریان معمولی شامل موارد زیر است:

• بیضی: شروع یا پایان

• مستطیل: فرآیند یا فعالیت

• لوزی: تصمیم‌گیری

• پیکان: جهت جریان

• متوازی‌الاضلاع: ورودی یا خروجی

• شکل سند: سند یا گزارش

برای مثال، یک نمودار جریان ساده برای بازپرداخت هزینه‌ها ممکن است به شکل زیر باشد:

شروع
  ↓
کارمند گزارش هزینه را ارائه می‌دهد
  ↓
مدیر گزارش را بررسی می‌کند
  ↓
آیا تأیید شده است؟
 ├── خیر → گزارش به کارمند بازگردانده می‌شود
 └── بله → واحد مالی پرداخت را صادر می‌کند
  ↓
پایان

نمودارهای جریان به دلیل استفاده از تعداد کمی از نمادهای آشنا، ساختن و درک آن‌ها آسان است. آن‌ها برای موارد زیر مفید هستند:

• توضیح یک رویه ساده

• مستندسازی یک الگوریتم

• توضیح مراحل عیب‌یابی

• ترسیم جریان کاری شخصی یا بخشی

• آموزش کارکنان

• نمایش یک توالی تصمیم‌گیری ساده

محدودیت اصلی این است که نمودارهای جریان سنتی همیشه به وضوح نشان نمی‌دهند کهچه کسی هر وظیفه را انجام می‌دهد, سازمان‌های مختلف چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، یاوقتی رویدادها فرآیند عادی را مختل می‌کنند چه اتفاقی می‌افتد.

۲. BPMN چیست؟

BPMN مخفف عبارتمدل و نشانه‌گذاری فرآیندهای کسب‌وکاراست. این یک نشانه‌گذاری استاندارد برای توصیف فرآیندهای کسب‌وکار به روشی یکسان است.

نمودارهای BPMN می‌توانند موارد زیر را نشان دهند:

• فعالیت‌ها و وظایف

• رویدادهای آغاز، میانی و پایان

• تصمیم‌ها و منطق انشعابی

• کار موازی

• شرکت‌کنندگان و مسئولیت‌ها

• ارتباط بین بخش‌ها یا سازمان‌ها

• پیام‌ها

• ورودی‌ها و خروجی‌های داده

• تایمرها، خطاها، لغوها و ارجاع‌های بالاتر

• زیرفرآیندهای قابل استفاده مجدد

• فعالیت‌های انسانی و خودکار

BPMN بر مفاهیم نمودار جریان استوار است، اما واژگان بسیار غنی‌تری برای عملیات کسب‌وکار اضافه می‌کند. دسته‌های اصلی آن شامل اشیای جریان، اشیای اتصال، مسیرهای شناور و ابزارها هستند.

یک فرآیند ساده‌شده BPMN ممکن است به شرح زیر توصیف شود:

مشتری سفارش را ثبت می‌کند
        ↓
سیستم فروش سفارش را ثبت می‌کند
        ↓
انبار موجودی را بررسی می‌کند
        ↓
آیا کالا موجود است؟
 ├── خیر → اطلاع‌رسانی به مشتری
 └── بله → چیدن و بسته‌بندی سفارش
                 ↓
           شرکت حمل‌ونقل سفارش را تحویل می‌دهد

در یک نمودار BPMN واقعی، هر شرکت‌کننده می‌تواند در یک استخر یا نوار جداگانه ظاهر شود و ارتباط بین آن‌ها می‌تواند با جریان‌های پیام نشان داده شود.

۳. مقایسه سریع BPMN و نمودارهای جریان

ویژگی	نمودار جریان	BPMN
هدف اصلی	نمایش منطق یا ترتیب کلی	مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار
استانداردسازی	اغلب غیررسمی یا خاص ابزار	نمادگذاری رسمی بین‌المللی برای مدل‌سازی
منحنی یادگیری	پایین	متوسط
تعداد نمادها	مجموعه کوچک	واژگان تخصصی و گسترده‌تر
نقش‌ها و مسئولیت‌ها	معمولاً محدود	به‌صورت صریح با استخرها و نوارها نمایش داده می‌شود
ارتباطات بین‌سازمانی	نمایش دقیق آن دشوار است	با جریان‌های پیام نمایش داده می‌شود
استثناها و وقفه‌ها	معمولاً ساده‌سازی شده	رویدادها می‌توانند زمان‌بندی‌ها، خطاها، پیام‌ها و اوج‌گیری‌ها را نمایندگی کنند
فعالیت‌های موازی	ممکن است اما اغلب نامشخص	با دروازه‌های موازی پشتیبانی می‌شود
پشتیبانی از اتوماسیون	محدود	می‌تواند به اندازه کافی دقیق باشد تا پیاده‌سازی را پشتیبانی کند
بهترین کاربرد	رویه‌ها و منطق ساده	فرآیندهای پیچیده، مشارکتی و تکرارپذیر
مخاطبان معمولی	کاربران عمومی، دانشجویان، تیم‌ها	تحلیل‌گران، مالکان فرآیند، توسعه‌دهندگان، مدیران
سطح جزئیات	کم تا متوسط	متوسط تا بسیار بالا

۴. تفاوت مرکزی: منطق عمومی در مقابل معنای فرآیند کسب‌وکار

مهم‌ترین تمایز این است که یک نمودار جریان عمدتاً به این سوال پاسخ می‌دهد:

«بعد چه اتفاقی می‌افتد؟»

BPMN می‌تواند به چندین سوال اضافی پاسخ دهد:

• هر فعالیت توسط چه کسی انجام می‌شود؟

• کدام بخش یا سازمان درگیر است؟

• آیا تعامل داخلی است یا خارجی؟

• آیا گام بعدی ناشی از یک پیام، تایمر، خطا یا شرط است؟

• آیا فعالیت‌ها می‌توانند به موازات هم رخ دهند؟

• چه داده‌هایی مورد نیاز است؟

• اگر فرآیند شکست بخورد چه اتفاقی می‌افتد؟

• کدام وظایف توسط افراد، سیستم‌ها یا قوانین انجام می‌شوند؟

• آیا این فرآیند قابل اتوماسیون یا پایش است؟

برای مثال، یک نمودار جریان ممکن است بگوید:

بررسی درخواست → تأیید درخواست → ارسال تأییدیه

یک مدل BPMN می‌تواند تمایز قائل شود:

• مشتری درخواست را ارسال می‌کند.

• تیم خدمات مشتری آن را اعتبارسنجی می‌کند.

• یک سیستم خودکار اطلاعات اعتباری را بررسی می‌کند.

• یک مدیر درخواست‌های بالای یک مبلغ مشخص را تأیید می‌کند.

• یک تایمر پس از سه روز کاری یادآوری را فعال می‌کند.

• پیامی به مشتری ارسال می‌شود.

• مسیر خطا، مستندات ناقص را مدیریت می‌کند.

نمودار جریان، چارچوب کلی را بیان می‌کند. BPMN ساختار عملیاتی را بیان می‌کند.

۵. عناصر اصلی BPMN که مبتدیان نیاز دارند

BPMN شامل نمادهای زیادی است، اما مبتدیان در ابتدا فقط به یک مجموعه کوچک و اصلی نیاز دارند.

رویدادها

رویدادها نشان‌دهنده چیزی هستند که رخ می‌دهد، نه کاری که کسی انجام می‌دهد.

آن‌ها به صورت دایره‌ها رسم می‌شوند.

انواع رایج عبارتند از:

• رویداد شروع:یک فرآیند را آغاز می‌کند

• رویداد میانی:در طول یک فرآیند رخ می‌دهد

• رویداد پایان:یک فرآیند را تکمیل می‌کند

• رویداد پیام:یک پیام دریافت یا ارسال می‌شود

• رویداد تایمر:یک مهلت یا زمان برنامه‌ریزی‌شده درگیر است

• رویداد خطا:یک خطا رخ می‌دهد

• رویداد ارجاع:یک موضوع نیازمند توجه سطوح بالاتر است

مثال‌ها:

• یک مشتری سفارشی ثبت می‌کند.

• مهلت پرداخت منقضی می‌شود.

• یک ایمیل دریافت می‌شود.

• یک خطای سیستم رخ می‌دهد.

فعالیت‌ها

فعالیت‌ها نشان‌دهنده کارهایی هستند که در حال انجام هستند. آن‌ها به صورت مستطیل‌های با گوشه‌های گرد رسم می‌شوند.

آن‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• وظایف:واحدهای فردی کار

• زیرفرآیندها:گروه‌هایی از فعالیت‌های مرتبط

• وظایف کاربر:کاری که توسط یک فرد از طریق یک سیستم انجام می‌شود

• وظایف خدماتی:کاری که به‌طور خودکار توسط نرم‌افزار انجام می‌شود

• وظایف دستی:کاری که بدون کمک سیستم انجام می‌شود

• وظایف قوانین کسب‌وکار:کاری که توسط یک قانون کسب‌وکار یا سرویس تصمیم‌گیری تعیین می‌شود

برای یک مبتدی، مهم‌ترین ایده ساده است:

رویدادها رخ می‌دهند؛ فعالیت‌ها انجام می‌شوند.

درگاه‌ها

درگاه‌ها کنترل می‌کنند که فرآیند چگونه تقسیم یا ادغام می‌شود. آن‌ها به صورت لوزی رسم می‌شوند.

انواع رایج درگاه شامل موارد زیر است:

• درگاه انحصاری:فقط یک مسیر انتخاب می‌شود

• درگاه موازی:چندین مسیر هم‌زمان رخ می‌دهند

• درگاه شمولی:یک یا چند مسیر ممکن است انتخاب شوند

• درگاه مبتنی بر رویداد:مسیر بعدی بستگی به این دارد که کدام رویداد اول رخ دهد

مثالی از یک تصمیم انحصاری:

پرداخت دریافت شد؟
 ├── بله → ارسال سفارش
 └── خیر → ارسال یادآوری پرداخت

مثال کار موازی:

سفارش تأیید شد
      ↓
 ┌───────────────┬────────────────┐
 │               │                │
بسته‌بندی سفارش   تهیه فاکتور   اطلاع‌رسانی به مشتری
 │               │                │
 └───────────────┴────────────────┘
      ↓
سفارش آماده ارسال است

جریان ترتیبی

یک پیکان توپر ترتیب وقوع فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها را در یک فرآیند واحد نشان می‌دهد.

وظیفه A → وظیفه B → وظیفه C

جریان پیام

یک پیکان خط‌چین نشان‌دهنده ارتباط بین شرکت‌کنندگان یا حوضچه‌های جداگانه است.

برای مثال:

مشتری ──پیام──> شرکت
شرکت ──تأییدیه──> مشتری

جریان پیام با جریان ترتیبی متفاوت است:

• جریان ترتیبی:ترتیب کارها را در یک فرآیند نشان می‌دهد

• جریان پیام:ارتباط بین شرکت‌کنندگان را نشان می‌دهد

حوضچه‌ها و نوارها

نوارهای شناور کار را بر اساس شرکت‌کننده یا مسئولیت سازماندهی می‌کنند.

• یکحوضچهبه‌طور کلی نماینده یک شرکت‌کننده، سازمان، واحد تجاری یا فرآیند مستقل است.

• یکنواریک حوضچه را به نقش‌ها، تیم‌ها، بخش‌ها یا سیستم‌ها تقسیم می‌کند.

مثال:

نوار مشتری:     ارسال سفارش ─────────────── دریافت تأییدیه
                         │                              ↑
نوار فروش:                  بررسی سفارش ─────── ارسال تأییدیه

حوضچه‌ها و نوارها به یکی از مهم‌ترین سوالات فرآیند پاسخ می‌دهند:

چه کسی برای این گام مسئول است؟

اشیاء داده و یادداشت‌ها

اشیاء داده اطلاعاتی را که توسط یک فعالیت استفاده یا تولید می‌شوند، نشان می‌دهند.

مثال‌ها:

• فرم درخواست

• فاکتور

• قرارداد

• سوابق مشتری

• برچسب ارسال

پاورقی‌ها متن توضیحی اضافه می‌کنند بدون اینکه منطق فرآیند را تغییر دهند.

۶. چه زمانی نمودار جریان گزینه بهتری است

از نمودار جریان استفاده کنید وقتی فرآیند ساده، خطی یا عمدتاً مربوط به تصمیم‌گیری است.

نمودار جریان معمولاً کافی است وقتی:

• یک شرکت‌کننده اصلی وجود دارد

• فرآیند تنها چند مرحله دارد

• نیازی به تأکید بر مسئولیت‌ها نیست

• تعاملات پیچیده‌ای با طرف‌های خارجی وجود ندارد

• نمودار برای توضیح سریع است

• فرآیند به صورت غیررسمی در حال کاوش است

• شما در حال مستندسازی یک الگوریتم یا روال عیب‌یابی هستید

• مخاطبان شما با BPMN آشنا نیستند

برای مثال، «چگونه رمز عبور را بازنشانی کنیم» ممکن است بهتر با یک نمودار جریان ساده نمایش داده شود:

شروع
  ↓
نام کاربری را وارد کنید
  ↓
حساب یافت شد؟
 ├── خیر → نمایش خطا
 └── بله → ارسال ایمیل بازنشانی
                ↓
          کاربر رمز عبور ایجاد می‌کند
                ↓
               پایان

استفاده از BPMN برای این فرآیند ممکن است پیچیدگی غیرضروری اضافه کند، مگر اینکه هدف مدل‌سازی عملیات کامل خدمات باشد، شامل احراز هویت، اعلان‌ها، وظایف سیستمی، ارجاع، و سوابق حسابرسی.

۷. چه زمانی BPMN گزینه بهتری است

از BPMN استفاده کنید وقتی نیاز دارید یک فرآیند کسب‌وکار واقعی را مدل‌سازی کنید، نه صرفاً یک توالی را توصیف کنید.

BPMN به‌ویژه مفید است وقتی فرآیند دارای موارد زیر باشد:

• چندین بخش

• چندین نقش یا شرکت‌کننده

• مشتریان، تأمین‌کنندگان، نظارت‌کنندگان یا شرکا

• تحویل‌ها بین تیم‌ها

• فعالیت‌های موازی

• پیام‌های خارجی

• زمان‌سنج‌ها یا مهلت‌ها

• مدیریت خطاها یا استثناها

• سطوح تأیید

• وظایف سیستمی خودکار

• الزامات انطباق

• تلاش‌های مکرر برای بهبود فرآیند

• یک هدف آینده در خودکارسازی گردش کار

مورد استفاده‌های معمول BPMN شامل موارد زیر است:

• تأیید سفارش خرید

• پردازش درخواست وام

• ادعاهای بیمه

• استخدام و ادغام کارکنان جدید

• ارتقای پشتیبانی مشتری

• پردازش فاکتورها

• بازگرداندن کالا

• ارجاع‌های مراقبت‌های بهداشتی

• بررسی قرارداد

• تحویل محموله

• گزارش‌دهی نظارتی

• گردش‌کارهای استقرار نرم‌افزار

یک قانون مفید این است:

اگر فرآیند مرزی را عبور می‌کند—بین افراد، تیم‌ها، سیستم‌ها یا سازمان‌ها—معمولاً BPMN ارزش بررسی دارد.

۸. چرا از BPMN استفاده کنیم؟

زبان مشترک

گروه‌های مختلف اغلب همان فرآیند را به صورت متفاوت توصیف می‌کنند. یک مدیر کسب‌وکار ممکن است درباره تأییدها صحبت کند، یک توسعه‌دهنده درباره خدمات، و یک کارمند درباره وظایف روزمره.

BPMN یک زبان بصری مشترک ارائه می‌دهد که می‌تواند به این گروه‌ها کمک کند تا درباره همان فرآیند بحث کنند. هدف طراحی آن این است که هم برای ذینفعان کسب‌وکار قابل استفاده باشد و هم به اندازه کافی دقیق باشد تا به اجزای فرآیند نرم‌افزاری ترجمه شود.

مسئولیت‌پذیری شفاف

ناحیه‌ها مسئولیت را قابل مشاهده می‌کنند.

به جای نمایش:

بررسی درخواست → تأیید درخواست → ایجاد حساب کاربری

BPMN می‌تواند نمایش دهد:

• مشتری درخواست را ارائه می‌دهد

• خدمات مشتری اطلاعات را تأیید می‌کند

• تیم اعتبار سنجی انجام می‌دهد

• مدیر استثنا را تأیید می‌کند

• سیستم فناوری اطلاعات حساب را ایجاد می‌کند

این می‌تواند کارهای تکراری، مالکیت نامشخص و تحویل‌های غیرضروری را آشکار کند.

تحلیل بهتر استثناها

بسیاری از فرآیندهای واقعی از مسیر ایده‌آل پیروی نمی‌کنند. BPMN مدل‌سازی را آسان‌تر می‌کند:

• اطلاعات گمشده

• درخواست‌های رد شده

• مهلت‌های منقضی شده

• پرداخت‌های ناموفق

• خطاهای سیستم

• لغوها

• مراجعه‌های مشتریان

• جبران خسارت یا اقدام اصلاحی

یک نمودار جریان می‌تواند استثناها را نشان دهد، اما BPMN انواع رویدادهای تخصصی و قراردادهای خاصی را برای نمایش شفاف‌تر آن‌ها فراهم می‌کند.

پشتیبانی از اتوماسیون

مدل‌های BPMN می‌توانند جزئیات کافی برای هدایت پیاده‌سازی گردش کار را داشته باشند. هر نمودار BPMN قابل اجرا نیست، اما BPMN نسبت به یک نمودار جریان ساده مناسب‌تر است، زمانی که مدل ممکن است بعداً برای پیکربندی یا طراحی یک فرآیند خودکار استفاده شود.

برای مثال، یک طراح فرآیند ممکن است بین موارد زیر تمایز قائل شود:

• وظیفه‌ای که توسط یک کارمند انجام می‌شود

• وظیفه‌ای که توسط یک سرویس خودکار انجام می‌شود

• تصمیمی که توسط یک قانون کسب‌وکار ارزیابی می‌شود

• پیامی که از یک سیستم دیگر دریافت می‌شود

• تایمری که یک اقدام را فعال می‌کند

بهبود فرآیند بهبود یافته

یک نمودار BPMN می‌تواند به شناسایی موارد زیر کمک کند:

• گلوگاه‌ها

• زنجیره‌های تأیید طولانی

• ورود داده‌های تکراری

• بررسی‌های غیرضروری

• وظایف دستی که برای خودکارسازی مناسب هستند

• مسیرهای استثنا که نادیده گرفته شده‌اند

• تحویل‌های بیش از حد

• مالکیت نامشخص

• تاخیرهای ناشی از طرف‌های خارجی

این امر BPMN را نه تنها برای مستندسازی فرآیندها، بلکه برای تحلیل و بازطراحی آن‌ها نیز ارزشمند می‌کند.

۹. معایب BPMN

BPMN قدرتمند است، اما همیشه انتخاب مناسبی نیست.

منحنی یادگیری آن شیب‌دارتر است

نمودارهای جریان اغلب می‌توانند بلافاصله درک شوند. BPMN از کاربران می‌خواهد که تمایزاتی مانند موارد زیر را بیاموزند:

• جریان ترتیبی در مقابل جریان پیام

• رویدادها در مقابل فعالیت‌ها

• استخرها در مقابل نوارها

• درهای انحصاری در مقابل درهای موازی

• رویدادهای مداخله‌گر در مقابل رویدادهای غیرمداخله‌گر

• رویدادهای دریافتی در مقابل رویدادهای ارسالی

نمودارها می‌توانند شلوغ شوند

یک نمودار بزرگ BPMN ممکن است شامل ده‌ها نماد و خطوط متقاطع باشد. مدل‌های طراحی‌شده به‌طور ضعیف می‌توانند درک‌کردنی‌تر از یک نمودار جریان ساده باشند.

دقت می‌تواند اعتماد کاذب ایجاد کند

استفاده از نمادهای BPMN به‌طور خودکار یک مدل فرآیند را دقیق نمی‌کند. مدل همچنان به اطلاعات صحیح از مالکان فرآیند و متخصصان موضوعی وابسته است.

همه مخاطبان به جزئیات کامل نیاز ندارند

مدیران ارشد ممکن است یک نمای کلی از فرآیند را بخواهند، در حالی که یک توسعه‌دهنده گردش کار ممکن است به اطلاعات دقیق وظایف و استثناها نیاز داشته باشد. یک نمودار به ندرت هر دو هدف را به‌طور کامل برآورده می‌کند.

ممکن است بیش از حد استفاده شود

یک رویه داخلی پنج‌مرحله‌ای لزوماً به رویدادهای پیام، چندین استخر و زیرفرآیندهای تو در تو نیاز ندارد. نمادگذاری باید با مسئله مطابقت داشته باشد.

۱۰. یک راهنمای تصمیم‌گیری عملی

از این سوالات برای انتخاب بین نمودار جریان و BPMN استفاده کنید:

1. چند نفر درگیر هستند؟

   • یک نفر یا یک تیم: نمودار جریان ممکن است کافی باشد.

   • چندین تیم یا سازمان: BPMN مناسب‌تر است.

2. آیا مسئولیت‌ها اهمیت دارند؟

   • اگر خیر، از نمودار جریان استفاده کنید.

   • اگر بله، در BPMN از نوارها یا حوضچه‌ها استفاده کنید.

3. آیا ارتباطات خارجی وجود دارد؟

   • اگر خیر، هر دو نمادگذاری ممکن است کارساز باشند.

   • اگر بله، BPMN می‌تواند پیام‌ها را از جریان فرآیند داخلی متمایز کند.

4. آیا تایمرها، خطاها یا مأموریت‌های تصاعدی وجود دارد؟

   • اگر خیر، یک نمودار جریان ممکن است کافی باشد.

   • اگر بله، BPMN ابزارهای مدل‌سازی واضح‌تری ارائه می‌دهد.

5. آیا فرآیند خودکار خواهد شد؟

   • اگر خیر، یک نمودار جریان ممکن است برای یک فرآیند ساده کافی باشد.

   • اگر بله، BPMN معمولاً پایه بهتری است.

6. آیا فرآیند نیاز دارد که به عنوان یک استاندارد رسمی مجدداً استفاده شود؟

   • اگر خیر، از ساده‌ترین نمادگذاری استفاده کنید که مخاطبان شما درک می‌کنند.

   • اگر بله، BPMN سازگاری بیشتری بین نمودارها و ابزارها ارائه می‌دهد.

7. سطح مهارت مخاطبان شما چیست؟

   • مخاطبان عمومی: با یک نمودار جریان ساده یا BPMN سطح بالا شروع کنید.

   • تحلیل‌گران و تیم‌های فنی: از BPMN با جزئیات مناسب استفاده کنید.

۱۱. یک روش مدل‌سازی BPMN مناسب برای مبتدیان

گام ۱: تعریف مرزهای فرآیند

تعیین کنید که فرآیند کجا شروع و کجا پایان می‌یابد.

برای مثال:

• شروع: مشتری یک درخواست پشتیبانی ارسال می‌کند

• پایان: مشتری یک راه‌حل دریافت می‌کند

از تلاش برای مدل‌سازی کل سازمان در یک زمان خودداری کنید.

گام ۲: شناسایی شرکت‌کنندگان

لیست افرادی، تیم‌ها، سازمان‌ها و سیستم‌های درگیر را تهیه کنید.

مثال:

• مشتری

• کارشناس پشتیبانی

• تیم پشتیبانی فنی

• سیستم صورتحساب

• مدیر خدمات

این‌ها ممکن است به حوضچه‌ها یا نوارها تبدیل شوند.

گام ۳: ابتدا مسیر موفق را بنویسید

فرآیند عادی را بدون استثنا مستند کنید.

درخواست را دریافت کنید
  ↓
درخواست را طبقه‌بندی کنید
  ↓
مسئله را بررسی کنید
  ↓
مسئله را حل کنید
  ↓
مشتری را مطلع کنید
  ↓
درخواست را ببندید

این پیش از افزودن پیچیدگی، پایه‌ای واضح به شما می‌دهد.

گام ۴: رویدادهای شروع و پایان را اضافه کنید

هر فرآیند BPMN کامل باید آغاز و پایانی واضح داشته باشد.

مثال‌ها:

• شروع: پیام دریافت شد

• شروع: زمان‌سنج به پایان رسید

• شروع: مشتری فرم را ارسال می‌کند

• پایان: پرونده بسته شد

• پایان: درخواست رد شد

• پایان: پرداخت تکمیل شد

گام ۵: کارها را به شرکت‌کنندگان اختصاص دهید

هر فعالیت را در نوار مناسب قرار دهید.

برای مثال:

مشتری:       ارسال درخواست ───────────── دریافت راه‌حل
پشتیبانی:                 طبقه‌بندی ─ بررسی ─ حل
سیستم:                                      ارسال اطلاع‌رسانی

گام ۶: دروازه‌های تصمیم‌گیری را اضافه کنید

از یک دروازه انحصاری استفاده کنید وقتی تنها یک مسیر باید دنبال شود.

آیا مسئله حل شد؟
 ├── خیر → ارجاع به سطح بالاتر
 └── بله → اطلاع‌رسانی به مشتری

فقط به این دلیل که نام یک وظیفه حاوی یک سوال است، از دروازه استفاده نکنید. از آن زمانی استفاده کنید که فرآیند واقعاً شاخه می‌شود.

گام ۷: کارهای موازی را با دقت اضافه کنید

از یک دروازه موازی استفاده کنید وقتی فعالیت‌ها واقعاً می‌توانند هم‌زمان رخ دهند.

برای مثال، پس از تأیید سفارش:

• ذخیره موجودی

• صدور فاکتور

• اعلام به انبار

اگر یک فعالیت باید قبل از فعالیت دیگری رخ دهد، آن‌ها را به صورت موازی مدل نکنید.

گام ۸: افزودن پیام‌ها و داده‌ها

پیام‌ها را هنگام ارتباط شرکت‌کنندگان نمایش دهید.

مثال‌ها:

• مشتری درخواست را ارسال می‌کند

• تأمین‌کننده اطلاعیه ارسال را ارسال می‌کند

• سیستم ایمیل تأیید را ارسال می‌کند

وقتی اطلاعات برای فعالیت مهم هستند، اشیاء داده را اضافه کنید.

گام ۹: افزودن استثناها

بپرسید:

• اگر اطلاعات مورد نیاز موجود نباشد چه می‌شود؟

• اگر مشتری پاسخ ندهد چه می‌شود؟

• اگر پرداخت ناموفق باشد چه می‌شود؟

• اگر مهلت به پایان برسد چه می‌شود؟

• اگر سیستم در دسترس نباشد چه می‌شود؟

• اگر کارمندی درخواست را رد کند چه می‌شود؟

فقط استثناهایی را مدل کنید که برای درک یا بهبود فرآیند مهم هستند.

گام ۱۰: بازبینی نمودار با مالکان فرآیند

یک نمودار باید توسط افرادی که کار را انجام می‌دهند بازبینی شود. آن‌ها می‌توانند موارد زیر را شناسایی کنند:

• مراحل گمشده

• مسئولیت‌های نادرست

• راه‌حل‌های غیررسمی

• استثناهایی که در رویه‌ها مستند نشده‌اند

• تاخیرها و تأییدهای غیرضروری

۱۲. مثال: نسخه نمودار جریان در مقابل نسخه BPMN

نمودار جریان ساده

فرض کنید مشتری یک محصول را مرجوع می‌کند:

شروع
  ↓
مشتری درخواست مرجوعی می‌دهد
  ↓
آیا مرجوعی واجد شرایط است؟
 ├── خیر → رد درخواست
 └── بله → ارسال برچسب مرجوعی
                ↓
          دریافت کالای مرجوعی
                ↓
          صدور بازپرداخت
                ↓
               پایان

این مورد درک آسانی دارد و ممکن است برای آموزش یا یک نمای کلی سریع کافی باشد.

نسخه متمرکز بر BPMN

یک مدل BPMN دقیق‌تر شرکت‌کنندگان را متمایز می‌کند:

مشتری

• درخواست بازگشت کالا

• بسته‌بندی محصول

• ارسال محصول

خدمات مشتری

• اعتبارسنجی درخواست بازگشت

• تایید یا رد بازگشت

• ارسال دستورالعمل‌های بازگشت

انبار

• دریافت محصول

• بررسی وضعیت

مالی

• صدور بازپرداخت

سیستم

• ارسال تأییدیه

• به‌روزرسانی موجودی

• ثبت بازپرداخت

مدل همچنین می‌تواند موارد زیر را نشان دهد:

• یک پیام از سوی مشتری

• یک تایمر برای مهلت بازگشت

• یک دروازه بر اساس وضعیت محصول

• یک خطا در صورت عدم دریافت کالا

• فعالیت‌های موازی موجودی و بازپرداخت

• یک پیام تأیید بازپرداخت

نمودار جریان منطق کلی را توضیح می‌دهد. BPMN همکاری عملیاتی را توضیح می‌دهد.

۱۳. اشتباهات رایج مبتدیان

اشتباه ۱: استفاده از هر نماد BPMN

مبتدیان گاهی تلاش می‌کنند تا از بیشترین تعداد نمادها استفاده کنند. این کار خواندن نمودارها را دشوارتر می‌کند.

با موارد زیر شروع کنید:

• رویدادهای آغاز و پایان

• وظایف

• درهای انحصاری

• جریان‌های ترتیبی

• استخرها و نوارها

• جریان‌های پیامی در صورت نیاز

عناصر پیشرفته را تنها زمانی اضافه کنید که مشکلی واقعی در مدل‌سازی را حل می‌کنند.

خطای ۲: اشتباه گرفتن جریان ترتیبی و جریان پیامی

جریان ترتیبی پیشرفت را درون یک فرآیند نشان می‌دهد. جریان پیامی ارتباط را بین شرکت‌کنندگان جداگانه نشان می‌دهد.

فقط برای متفاوت به نظر رسیدن خطوط، از جریان‌های پیامی استفاده نکنید.

خطای ۳: ترکیب نادرست استخرها و نوارها

از نوارها برای تقسیم مسئولیت‌ها درون یک شرکت‌کننده استفاده کنید. از استخرهای جداگانه زمانی استفاده کنید که شرکت‌کنندگان، موجودیت‌ها یا فرآیندهای مستقل باشند.

برای مثال:

• فروش، مالی و عملیات ممکن است نوارهایی درون یک شرکت باشند.

• مشتری و تأمین‌کننده ممکن است استخرهای جداگانه باشند.

خطای ۴: برخورد با هر تصمیمی به عنوان انحصاری

یک در انحصاری به این معنی است که دقیقاً یک مسیر انتخاب می‌شود. اگر چندین مسیر می‌توانند هم‌زمان رخ دهند، از یک در موازی استفاده کنید. اگر یک یا چند مسیر اختیاری ممکن است رخ دهند، یک در شمولی را در نظر بگیرید.

خطای ۵: حذف محرک

یک فرآیند باید توضیح دهد چه چیزی آن را آغاز می‌کند. «فرآیند سفارش» مبهم است مگر اینکه مدل نشان دهد که محرک چیست:

• یک سفارش مشتری

• یک دسته‌بندی زمان‌بندی‌شده

• تأییدیه پرداخت

• یک پیام از یک سیستم دیگر

خطای ۶: مدل‌سازی فقط فرآیند ایده‌آل

فرآیندهای واقعی شامل بازکاری، رد، تأخیر و ارجاع هستند. مدلی که فقط مسیر خوش‌شانس را نشان می‌دهد ممکن است جذاب باشد، اما از نظر عملیاتی ناقص است.

خطای ۷: قرار دادن متن بیش از حد درون فعالیت‌ها

برچسب‌های وظیفه باید به‌طور کلی از یک قالب مختصر فعل-مفعول استفاده کنند:

• بررسی درخواست

• اعتبارسنجی آدرس

• تایید بازپرداخت

• ارسال تأییدیه

از پاراگراف‌های طولانی داخل جعبه‌های وظیفه خودداری کنید. توضیحات پشتیبان را در یادداشت‌ها یا مستندات قرار دهید.

خطای ۸: ایجاد یک نمودار عظیم واحد

فرآیندهای بزرگ باید به زیرفرآیندها تقسیم شوند. یک نمودار سطح بالا ممکن است موارد زیر را نشان دهد:

دریافت سفارش → پردازش پرداخت → انجام سفارش → بستن سفارش

هر مرحله می‌تواند به یک نمودار با جزئیات بیشتر پیوند داشته باشد.

۱۴. بهترین شیوه‌های BPMN برای نمودارهای قابل‌خواندن

• با یک رویداد شروع واضح آغاز کنید.

• با یک یا چند وضعیت پایان معنادار به پایان برسانید.

• جریان اصلی را از چپ به راست یا از بالا به پایین مرتب کنید.

• خطوط جریان ترتیبی را تا حد امکان مستقیم نگه دارید.

• از تقاطع خطوط خودداری کنید.

• از نام‌های وظیفه یکسان استفاده کنید.

• نمودار اصلی را در سطحی از جزئیات قابل‌خواندن نگه دارید.

• فقط زمانی که مسئولیت مهم است، از نوارها (Lanes) استفاده کنید.

• دروازه‌ها را با سوالات یا شرایط معنادار برچسب‌گذاری کنید.

• مسیرهای خروجی دروازه را زمانی که معنا واضح نیست، برچسب‌گذاری کنید.

• برای پنهان کردن جزئیات غیرضروری از زیرفرآیندها استفاده کنید.

• مسیرهای عادی را از مسیرهای استثنا متمایز کنید.

• جریان‌های پیام را بین استخرهای (Pools) مناسب نگه دارید.

• از یادداشت‌ها به‌صورت محدود استفاده کنید.

• مدل را با افرادی که فرآیند را اجرا می‌کنند، اعتبارسنجی کنید.

• هنگام بازطراحی یک فرآیند، نمودارهای جداگانه «وضعیت فعلی» و «وضعیت آینده» ایجاد کنید.

۱۵. یک مبتدی باید چقدر از BPMN را یاد بگیرد؟

برای ایجاد نمودارهای مفید، نیازی نیست که کل مشخصات BPMN را یاد بگیرید.

سطح مبتدی

یاد بگیرید:

• رویدادهای شروع

• رویدادهای پایان

• وظایف

• جریان‌های ترتیبی

• درگاه‌های انحصاری

• درگاه‌های موازی

• استخرها

• نوارها

• جریان‌های پیام

• ابژه‌های داده‌ای پایه

این برای بسیاری از نمودارهای فرآیند کسب‌وکار کافی است.

سطح متوسط

افزودن:

• رویدادهای زمان‌بندی

• رویدادهای پیام

• رویدادهای خطا

• زیرفرآیندها

• فعالیت‌های فراخوانی

• وظایف کاربر

• وظایف خدماتی

• رویدادهای مرزی

• درگاه‌های مبتنی بر رویداد

• مسیرهای جبران

سطح پیشرفته

مطالعه:

• نمودارهای رقص‌العمل

• نمودارهای گفتگو

• رویدادهای بدون وقفه

• زیرفرآیندهای رویدادی

• تراکنش‌ها

• جبران

• فعالیت‌های چند-نمونه

• همبستگی

• معنای اجرایی

• قوانین پیاده‌سازی خاص ابزار

BPMN از چندین نوع مدل پشتیبانی می‌کند، از جمله نمودارهای فرآیند، همکاری، رقص‌نما (choreography) و گفتگو. معمولاً مبتدیان باید با نمودارهای معمولی فرآیند و همکاری شروع کنند و سپس به سراغ انواع تخصصی‌تر بروند.

۱۶. BPMN، نمودارهای جریان و نشانه‌گذاری‌های مرتبط

BPMN تنها نشانه‌گذاری مدل‌سازی نیست.

• نمودارهای جریان:بهترین برای منطق و رویه‌های ساده

• BPMN:بهترین برای فرآیندهای کسب‌وکار و همکاری در گردش کار

• نمودارهای فعالیت UML:مفید برای رفتار نرم‌افزار و سیستم

• DMN:مفید برای تصمیم‌گیری‌های رسمی کسب‌وکار و قوانین

• CMMN:مفید برای کارهای انعطاف‌پذیر مبتنی بر پرونده که مسیر آن به‌طور کامل از پیش تعریف نشده است

• نقشه‌های جریان ارزش:مفید برای تحلیل ارزش و اتلاف در کل فرآیند از ابتدا تا انتها

• نمودارهای SIPOC:مفید برای تحلیل سطح بالا از تأمین‌کننده، ورودی، فرآیند، خروجی و مشتری

BPMN ممکن است نشان دهد که یک تصمیم رخ داده است، در حالی که یک نشانه‌گذاری متمرکز بر تصمیم مانند DMN می‌تواند قوانین به‌کار رفته برای اتخاذ آن تصمیم را توصیف کند. این نشانه‌گذاری‌ها می‌توانند یکدیگر را تکمیل کنند، نه اینکه با هم رقابت کنند.

۱۷. یک قاعده کلی ساده

یک نمودار جریانوقتی:

نیاز دارید که یک توالی از مراحل یا تصمیمات را به‌سرعت و به‌سادگی ممکن توضیح دهید.

انتخاب کنید BPMNوقتی:

نیاز دارید که یک فرآیند کسب‌وکار شامل مسئولیت‌ها، رویدادها، سیستم‌ها یا سازمان‌ها را درک کنید، ارتباط برقرار کنید، تحلیل کنید، بهبود دهید یا خودکار کنید.

شما همچنین می‌توانید از هر دو استفاده کنید:

1. با یک نمودار جریان ساده شروع کنید تا فرآیند کلی را درک کنید.

2. وقتی نقش‌ها، پیام‌ها، استثناها، زمان‌بندی یا اتوماسیون اهمیت پیدا می‌کنند، آن را به BPMN تبدیل کنید.

3. یک نمودار BPMN سطح‌بالا برای مدیران و یک نسخه دقیق برای تحلیل‌گران یا توسعه‌دهندگان ایجاد کنید.

نتیجه‌گیری

نمودارهای جریان و BPMN در هر موقعیتی ابزارهای رقیب نیستند. یک نمودار جریان یک توضیح بصری سبک است. BPMN یک زبان مدل‌سازی ساختاریافته برای فرآیندهایی است که نیاز به شفافیت بیشتر، پاسخگویی و جزئیات عملیاتی دارند.

برای مبتدیان، بهترین رویکرد شروع ساده است:

• مرزهای فرآیند را تعریف کنید.

• شرکت‌کنندگان را شناسایی کنید.

• مسیر عادی را ترسیم کنید.

• تصمیم‌ها را اضافه کنید.

• مسئولیت‌ها را تخصیص دهید.

• فقط زمانی که اهمیت دارند، پیام‌ها، تایمرها، داده‌ها و استثناها را اضافه کنید.

• برای کنترل پیچیدگی از زیرفرآیندها استفاده کنید.

اگر فرآیند شما کوتاه است و توسط یک نفر یا یک تیم مدیریت می‌شود، احتمالاً یک نمودار جریان کافی است. اگر فرآیند شامل نقش‌های متعدد، بخش‌ها، سیستم‌ها، طرف‌های خارجی، مهلت‌ها یا اتوماسیون باشد، BPMN معمولاً مدلی شفاف‌تر و بادوام‌تر ارائه می‌دهد.

This post is also available in Deutsch, English, Español and Français.