Einführung in BPMN: Daten und Artefakte: Ein umfassender Leitfaden

Einführung

Eine der gemeinsamen Eigenschaften traditioneller Modellierungstechniken ist die Möglichkeit, die Erstellung, Lektüre und Aktualisierung von Daten während der Ausführung eines Prozesses zu modellieren. Ein klassisches Beispiel wäre ein Datenflussdiagramm (DFD). Obwohl BPMN ist nicht primär für die Datenmodellierung ausgelegt, es gibt dennoch eine Reihe von Notationen, mit denen Sie die Daten, die in einem Geschäftsprozess beteiligt sind, modellieren können.

BPMN bietet außerdem mehrere Artefakt-Notationen, die Modellierern erlauben, einen Geschäftsprozess detaillierter zu beschreiben. So können beispielsweise Gruppenobjekte verwendet werden, um verwandte Aktivitäten zu gruppieren, und Textanmerkungsobjekte, um Flussobjekte detaillierter zu erklären.

Abbildung 1: Beispiel für BPMN-Datenobjekte, die innerhalb eines Prozessablaufs integriert sind

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BPMN-Datenobjekte

Übersicht über die Datenmodellierung in BPMN

Sehr oft wird bei der Ausführung eines Geschäftsprozesses entweder während oder nach dem Prozess Daten erzeugt. Ein Beispiel wäre die erfolgreiche Ausführung der Aufgabe „Bestellung aufgeben“, die Daten wie eine Bestellbestätigung, Rechnung, Quittung usw. erzeugt. In BPMN können Daten mithilfe mehrerer Arten von „Daten“-Objekten modelliert werden:

Element	Symbol	Beschreibung	Verwendung
Datenobjekt	📄	Stellt Informationen dar, die für den Prozess relevant sind	Zeigt Daten an, die von Aktivitäten erstellt, aktualisiert oder verbraucht werden
Daten-Eingabe	📥	Daten, die vor Beginn einer Aktivität erforderlich sind	Gibt Voraussetzungen für die Aufgabenausführung an
Daten-Ausgabe	📤	Daten, die nach Abschluss einer Aktivität erzeugt werden	Zeigt Lieferungen oder Ergebnisse an
Datenbank	🗄️	Dauerhafte Speicherung für Daten	Stellt Datenbanken, Dateien oder Repositories dar

Visuelle Darstellung

Datenobjekte erscheinen als Dokumente mit umgeklapptem Eck. Assoziationen (gestrichelte Linien) verbinden Datenobjekte mit Aktivitäten und zeigen an, ob Daten aus dem Objekt gelesen oder in das Objekt geschrieben werden:

• Eingangs-Assoziation (Pfeil zeigt auf Aktivität): Daten werden gelesen/verbraucht

• Ausgangs-Assoziation (Pfeil zeigt von Aktivität weg): Daten werden erstellt/aktualisiert

• Zweiseitige Assoziation: Daten werden sowohl gelesen als auch aktualisiert

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Zustände und Lebenszyklusverwaltung von Datenobjekten

Verständnis von Datenzuständen

Eine Bestellbestätigung hat einen Lebenszyklus innerhalb des Prozesses, von der Erstellung bis zur Fertigstellung. BPMN ermöglicht es Modellierern, Zustände für Datenobjekte zu definieren, um deren Fortschritt im Prozess zu verfolgen.

Häufige Zustände umfassen:

• Erstellen: Erste Instanziierung des Datenobjekts

• Zuweisen: Warten auf Ressourcenzuweisung

• Zur Lieferung bereit: Bereit zur Erfüllung

• Abgeschlossen: Endzustand nach erfolgreicher Verarbeitung

Verwaltung von Zustandsübergängen

Abbildung 2: Erstellen eines Zustands für ein Datenobjekt

Zum Modellieren von Zustandsänderungen:

1. Rechtsklick auf das Datenobjekt

2. Wählen Sie ausZustand > Erstellen… aus dem Kontextmenü

3. Geben Sie den Zustandsnamen ein (z. B. „Erstellen“, „Zuweisen“)

4. Das Zustands-Tag erscheint neben dem Namen des Datenobjekts

Wiederverwendung von Datenobjekten über Zustände hinweg

Wenn dasselbe logische Datenobjekt an mehreren Stellen eines Prozesses mit unterschiedlichen Zuständen erscheint:

Abbildung 3: Verweis auf ein bestehendes Datenobjekt

Wichtige Schritte:

1. Erstellen Sie ein neues Datenobjekt mit dem genauen gleichen Namen wie das bestehende

2. Wählen Sie bei Aufforderung Ja um das bestehende Modellelement zu referenzieren

3. Weisen Sie einen neuen Zustand zu, um die Fortschritte der Daten widerzuspiegeln

4. Das gleiche logische Objekt erscheint nun an verschiedenen Prozesspunkten mit unterschiedlichen Zuständen

Abbildung 4: Dasselbe Datenobjekt für Bestellbestätigungen mit mehreren Zuständen

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Artifakt-Notationen

Artifakte liefern zusätzliche kontextuelle Informationen, ohne die Ausführung des Prozessablaufs zu beeinflussen.

Gruppen

Eine Gruppe ist ein Feld mit gestricheltem Rand, das Modellierern die Möglichkeit bietet, Formen nach verschiedenen Kategorien zu gruppieren.

Abbildung 5: Verwenden von Gruppen zur Kategorisierung verwandter Aktivitäten

Verwendungsfälle für Gruppen:

• Aktivitäten nach Abteilung oder Rolle organisieren

• Prozesse hervorheben, die bestimmten Vorschriften unterliegen

• Optional oder parallele Prozesszweige visuell trennen

• Die Lesbarkeit des Diagramms für Stakeholder verbessern

Implementierung:

• Zeichnen Sie einen Gruppencontainer um verwandte Elemente

• Beschriften Sie die Gruppe mit einem beschreibenden Kategorienamen

• Gruppen beeinflussen den Ablauffluss oder die Ausführungslogik nicht

Textannotierungen

Eine Textannotierung kann verwendet werden, um zusätzliche Details zu Flussobjekten in einem BPD hinzuzufügen. Sie beeinflusst den Ablauf nicht, liefert aber Informationen zu Objekten innerhalb eines Ablaufs.

Abbildung 6: Textannotierung, die kontextuelle Details liefert

Best Practices für Anmerkungen:

• Halten Sie den Text knapp und auf Klärung fokussiert

• Verwenden Sie Anmerkungen für Geschäftsregeln, Ausnahmen oder Statistiken

• Verbinden Sie Anmerkungen mit spezifischen Elementen mithilfe von Assoziationslinien

• Vermeiden Sie die Doppelung von Informationen, die bereits in Elementnamen erfasst sind

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Fallstudie: True Aqua gereinigtes Wassergesellschaft

Fortsetzung von Teilen I-III, wir verbessern den Prozess zur Bestellung von gereinigtem Wasser mit Datenobjekten und Anmerkungen.

Schritt 1: Modellierung der Erstellung einer Bestellbestätigung

Die Ausführung des Prozesses zur Bestellung von gereinigtem Wasser führt zur Erstellung einer Bestellbestätigung. Wir modellieren dies, indem wir ein Datenobjekt aus dem Kundenidentität überprüfen Aufgabe.

Abbildung 7: Zugriff auf das Ressourcenkatalog, um Elemente hinzuzufügen

Abbildung 8: Auswahl eines Datenobjekts aus dem Katalog

Abbildung 9: Benanntes Datenobjekt „Bestellbestätigung“ an Aufgabe angehängt

Schritt 2: Verfolgung der Zustandsänderung

Wenn der Kundenserviceassistent die Bestellung weiterleiten Aufgabe abgeschlossen hat, tritt die Bestellbestätigung in einen neuen Zustand ein.

Abbildung 10: Erstellen einer weiteren Referenz auf dasselbe Datenobjekt

Abbildung 11: Hinzufügen des Zustands „Zuzuweisen“

Schritt 3: Abschluss des Lebenszyklus

Fortsetzung der Modellierung von Zustandsänderungen bis zur Lieferung:

Abbildung 12: Bestellbestätigung mit Zustand „Zu liefern“

Abbildung 13: Vollständiger Lebenszyklus mit Zustand „Abgeschlossen“

Schritt 4: Hinzufügen kontextbezogener Anmerkungen

Einige Bestellanfragen erfolgen per Telefonanruf, andere per E-Mail. Wir dokumentieren dies mithilfe einer Textanmerkung.

Abbildung 14: Anmerkung an Aufgabe „Bestellung aufgeben“ anhängen

Abbildung 15: Eingeben statistischer Details in Anmerkung

Endgültiges Diagramm

Abbildung 16: Vollständiges BPMN-Diagramm mit Datenobjekten, Zuständen und Anmerkungen

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Zusammenfassung der Schlüsselkonzepte

Grundprinzipien

✅ Datenobjekte stellen den Informationsfluss dar: Sie zeigen, welche Daten während der Prozessausführung erstellt, verwendet oder gespeichert werden.

✅ Zustände verfolgen den Datenlebenszyklus: Die Zuweisung von Zuständen zu Datenobjekten hilft, den Fortschritt und Geschäftsregeln visuell darzustellen.

✅ Referenzieren, nicht duplizieren: Verwenden Sie Datenobjekte mit gleichem Namen, aber unterschiedlichen Zuständen, um eine logische Entität darzustellen, die sich im Prozess entwickelt.

✅ Artifacts verbessern die Klarheit: Gruppen und Anmerkungen liefern Kontext, ohne die ausführbare Logik zu verändern.

✅ Assoziationen zeigen Beziehungen: Punktierte Linien verbinden Daten mit Aktivitäten und zeigen Lese-/Schreibvorgänge an.

Schnellreferenz für BPMN-Datenobjekte

Datenobjekt          : 📄 Information, die im Prozess erstellt oder verwendet wird
Dateninput           : 📥 Voraussetzungsdaten für den Aktivitätsstart
Datenoutput          : 📤 Ergebnisdaten nach Abschluss der Aktivität
Datenbank            : 🗄️ Persistenter Speicher (Datenbank, Datei)
Assoziation          : ⤏ Punktierte Linie, die die Beziehung zwischen Daten und Aktivität zeigt
Gruppe               : ▦ Punktiertes Feld zur visuellen Organisation
Textanmerkung        : 📝 Erläuternde Notiz, die an Elemente angehängt ist

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Best Practices

Für die Datenmodellierung

• Benennen Sie Datenobjekte eindeutig: Verwenden Sie geschäftssprachliche Begriffe (z. B. „Bestellbestätigung“ statt „Data1“)

• Begrenzen Sie Zustände auf sinnvolle Übergänge: Vermeiden Sie unnötige Komplexität durch belanglose Zustandsänderungen

• Zeigen Sie nur relevante Daten an: Fügen Sie Datenobjekte hinzu, die Prozessentscheidungen oder -ergebnisse beeinflussen

• Verwenden Sie Datenbanken für Persistenz: Unterscheiden Sie zwischen temporären Datenobjekten und gespeicherten Aufzeichnungen

Für Artefakte

• Verwenden Sie Gruppen strategisch: Gruppieren Sie nach organisatorischer Einheit, Vorschrift oder Prozessphase

• Halten Sie Anmerkungen knapp: Konzentrieren Sie sich auf Ausnahmen, Statistiken oder Erläuterungen

• Platzieren Sie Artefakte zur besseren Lesbarkeit: Vermeiden Sie eine Überladung der Ablaufströme

• Dokumentieren Sie Geschäftsvorschriften extern: Verwenden Sie Anmerkungen zur Verweisung, nicht zur Ersetzung detaillierter Regelbeschreibungen

Für die Diagrammwartung

• Konsistente Namenskonventionen: Stellen Sie sicher, dass Datenobjektnamen über alle Zustände hinweg übereinstimmen

• Versionskontroll-Annotationen: Aktualisieren Sie Textannotationen, wenn sich Geschäftsregeln ändern

• Überprüfen Sie Assoziationen: Bestätigen Sie, dass Pfeile die Datenflussrichtung korrekt anzeigen

• Überprüfen Sie mit Stakeholdern: Stellen Sie sicher, dass die Datenmodellierung die tatsächlichen Geschäftsabläufe widerspiegelt

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Referenzen

BPMN-Offizielle Spezifikation: Die offizielle Quelle für die Standards des Business Process Model and Notation, verwaltet durch die Object Management Group (OMG), mit autoritativer Dokumentation zu BPMN-Syntax, Semantik und Modellierungsrichtlinien.

1. Einführung in BPMN Teil IV – Daten und Artefakte (PDF): Herunterladbare PDF-Version dieses Tutorials, das BPMN-Datenobjekte, Zustände, Gruppen und Textannotationen mit schrittweisen Anleitungen für Fallstudien abdeckt.
2. Visual Paradigm Enterprise Edition: Umfassende BPMN-Modellierungslösung mit fortgeschrittenen Zusammenarbeits-, Simulations- und Codegenerierungsfunktionen für die Verwaltung großer Unternehmensprozesse.
3. Visual Paradigm Professional Edition: Voll ausgestattetes BPMN-Tool, das Datenmodellierung, Artefakte und die Integration in Entwicklungsabläufe für professionelle Geschäftsanalysten unterstützt.
4. Visual Paradigm Standard Edition: Kernfunktionen der BPMN-Modellierung, einschließlich Datenobjekte, Gruppen und Anmerkungen für die Dokumentation von kleinen bis mittleren Geschäftsprozessen.
5. Visual Paradigm Modeler Edition: Leichtgewichtiges BPMN-Editor, das sich auf die Diagrammerstellung und grundlegende Datenmodellierung für Einzelpersonen und kleine Teams konzentriert.
6. Teil I – Einführung in BPMN: Grundlegender Leitfaden, der die Grundlagen von BPMN, zentrale Flussobjekte und einfache Konzepte der Prozessmodellierung für Anfänger abdeckt.
7. Teil II – Swimlanes: Mittleres Handbuch zur Modellierung organisatorischer Verantwortlichkeiten mithilfe von Pools, Lanes und rollenbasiertem Prozesspartitionierung in BPMN.
8. Teil III – Fluss- und Verbindungselemente: Detaillierte Untersuchung von Ablaufflüssen, Nachrichtenflüssen, Gateways und Ereignissen zur Erstellung komplexer Prozesslogik in BPMN-Diagrammen.

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Dieser Leitfaden verbindet Konzepte der BPMN 2.0-Spezifikation mit praktischen Modellierungstechniken. Für die ausführbare Prozessautomatisierung sollten BPMN-Diagramme durch detaillierte Geschäftsregeln und Spezifikationen zur Systemintegration ergänzt werden.