Einführung
Die Entwicklung und Ausfüllung von Ist- und Soll-BPMN-Diagrammen ist eine effektive Methode, Visionen in Ergebnisse umzusetzen. Das Ist-Diagramm bietet einen detaillierten Überblick über den aktuellen Zustand der Prozesse, Kultur und Fähigkeiten der Organisation. Das Soll-Diagramm hingegen liefert einen Überblick über den zukünftigen Zustand und skizziert, wie die Prozesse, die Kultur und die Fähigkeiten der Organisation in Zukunft aussehen werden. Durch die Erstellung dieser Diagramme können Organisationen Lücken zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Zustand analysieren und identifizieren und Initiativen zur Geschäftsprozessneuordnung oder -verbesserung starten, um diese Lücken zu schließen.
PDF-DownloadKompatibel:Enterprise, Professional, Standard
Verständnis von BPMN: Notation, Elemente und zentrale Konzepte
Was ist BPMN?
Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine standardisierte grafische Sprache zur Dokumentation, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen [[28]]. Das primäre Ziel von BPMN ist es, eine Notation bereitzustellen, die von allen Geschäftsbenutzern leicht verständlich ist – von Geschäftsanalysten, die erste Entwürfe erstellen, über technische Entwickler, die die Technologie umsetzen, bis hin zu Geschäftsleuten, die Prozesse verwalten und überwachen [[1]].
BPMN 2.0, die aktuelle Spezifikation, die im Dezember 2013 veröffentlicht wurde, wurde offiziell von der ISO als Standard ISO/IEC 19510 veröffentlicht [[1]].
Die vier Kernkategorien von BPMN-Elementen
BPMN ordnet grafische Elemente in vier grundlegende Kategorien ein, um Modellierer bei der Erstellung klarer, verständlicher Diagramme zu unterstützen [[1]]:
1. Flussobjekte
Flussobjekte sind die zentralen Beschreibungsobjekte innerhalb von BPMN und bestehen aus drei Kernelementen [[19]]:
| Element | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ereignis | ○ Kreis | Etwas, das während eines Prozesses „geschieht“. Ereignisse beeinflussen den Ablauf und haben normalerweise eine Ursache (Auslöser) oder eine Wirkung (Ergebnis). Drei Arten: Start, Mittelständig und Ende [[1]]. |
| Aktivität | ▭ Abgerundetes Rechteck | Generischer Begriff für geleistete Arbeit. Kann atomar (Aufgabe) oder zusammengesetzt (Unterprozess, gekennzeichnet durch ein + Zeichen) sein [[1]]. |
| Gateway | ◇ Diamant | Steuerung der Verzweigung und Konvergenz des Ablaufflusses. Bestimmt Entscheidungen, Aufspaltungen, Verschmelzungen und Verbindungen von Pfaden [[1]]. |
Gate-Typen:
-
Exklusives Gate (XOR): Folge nur einen Pfad basierend auf einer Bedingung
-
Inklusives Gate (ODER): Folge einen oder mehrere Pfade basierend auf Bedingungen
-
Paralleles Gate (UND): Folge allen Pfaden gleichzeitig [[1]]
2. Verbindungsobjekte
Diese Verbindungen verknüpfen Flussobjekte, um die Prozessstruktur zu erstellen [[1]]:
| Verbindungselement | Symbol | Zweck |
|---|---|---|
| Ablauffluss | → Solide Linie mit Pfeil | Zeigt die Reihenfolge an, in der Aktivitäten in einem Prozess ausgeführt werden [[1]] |
| Nachrichtenfluss | ⇢ Gestrichelte Linie mit offenem Pfeilkopf | Symbolisiert Informationsfluss über organisatorische Grenzen hinweg [[1]] |
| Zuordnung | ⤏ Punktierte Linie | Verbindet Artefakte mit Flussobjekten; zeigt Beziehungen an [[1]] |
3. Bahnen
Bahnen ordnen Aktivitäten in visuelle Kategorien ein, um Verantwortlichkeiten darzustellen [[2]]:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Pool | Stellt einen Teilnehmer in einem Prozess dar; fungiert als grafischer Container zur Aufteilung von Aktivitäten, typischerweise in B2B-Kontexten [[1]] |
| Bahn | Eine Unteraufteilung innerhalb eines Pools, die sich über die gesamte Länge erstreckt; wird verwendet, um Aktivitäten nach Rolle, Abteilung oder System zu organisieren und zu kategorisieren [[1]] |
4. Artefakte
Artefakte liefern zusätzlichen Kontext, ohne den Ablauffluss zu beeinflussen [[1]]:
| Artefakt | Symbol | Zweck |
|---|---|---|
| Datenobjekt | 📄 Seiten-Symbol | Zeigt an, wie Daten von Aktivitäten benötigt oder erzeugt werden [[1]] |
| Datenbank | 🗄️ Zylinder | Stellt dauerhafte Datenspeicherung dar, die der Prozess lesen/schreiben kann [[1]] |
| Gruppe | ⬚ Gestricheltes, abgerundetes Rechteck | Wird zur Dokumentation oder Analyse verwendet; beeinflusst den Ablauf nicht [[1]] |
| Anmerkung | 📝 Notiz-Symbol | Bietet zusätzlichen erklärenden Text für Diagrammleser [[1]] |
Ereignistypen und Markierungen
BPMN-Ereignisse können mit internen Markierungen ergänzt werden, um Auslöser oder Ergebnisse anzuzeigen [[1]]:
| Ereignistyp | Start | Mittelständisch | Ende |
|---|---|---|---|
| Keiner | ○ | — | ● |
| Nachricht | ○📧 | ○○📧 | ●📧 |
| Timer | ○🕐 | ○○🕐 | — |
| Fehler | — | ○○⚡ (Rand) | ●⚡ |
| Signal | ○△ | ○○△ | ●△ |
| Bedingter | ○📋 | ○○📋 | — |
| Eskalation | — | ○○↑ | ●↑ |
| Beendigung | — | — | ●● |
Hinweis: Zwischenereignisse können sein empfangend (zweifacher Kreis) oder auslösend (füllender Marker); Randereignisse können unterbrechend (durchgezogen) oder nicht unterbrechend (gestrichelt) sein [[1]].
Was ist ein Ist-Prozess?
Ein As-Is-Geschäftsprozess bietet einen umfassenden Überblick über die derzeitigen Prozesse, die Kultur und Fähigkeiten eines Unternehmens. Er dokumentiert, wie die Arbeit derzeit erledigt wird, und wie Informationen innerhalb der Organisation fließen. Der primäre Zweck eines As-Is-Geschäftsprozesses besteht darin, eine Grundlage zu schaffen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren, die Nutzung von Ressourcen zu optimieren und letztlich die Effizienz und Produktivität zu steigern. Durch das Verständnis des aktuellen Zustands der Operationen können Organisationen Strategien entwickeln, um Engpässe zu beseitigen, Verschwendung zu reduzieren und die gesamten Geschäftsprozesse zu verbessern.
Was ist ein To-Be-Prozess?
Ein To-Be-Geschäftsprozess skizziert den zukünftigen Zustand der Prozesse, der Kultur und Fähigkeiten eines Unternehmens. Er dient als Wegweiser für Veränderungen und definiert klar die Ziele der Organisation sowie die Maßnahmen, die erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen. Der Zweck eines To-Be-Prozesses besteht darin, eine klare Vision für die Zukunft zu vermitteln und die erforderlichen Schritte zur Erreichung dieser Vision zu identifizieren. Dadurch können Organisationen die wichtigsten Veränderungen priorisieren und sich auf die entscheidenden Maßnahmen konzentrieren, um die Lücke zwischen ihrem aktuellen und ihrem gewünschten Zustand zu schließen.
Software-Tool, das wir verwenden werden
In diesem Tutorial werden wir verwendenVisual Paradigm um BPMN-konforme Geschäftsprozessdiagramme. Visual Paradigm bietet eine umfassende Werkzeugpalette zur Erfassung aktueller Geschäftsprozesse, zur Gestaltung von Verbesserungen und zur Identifizierung der Unterschiede zwischen dem „As-Is“- und dem „To-Be“-Zustand.
Erfassung des aktuellen Prozesses in einem As-Is-Modell
Betrachten wir ein Online-Shop als Beispiel. Der Prozess beginnt, wenn ein Verkäufer eine Bestellbestätigung erhält und den Lagerbestand prüft. Wenn ausreichend Lagerbestand vorhanden ist, um die Bestellung zu erfüllen, verpackt der Verkäufer die Artikel und versendet sie mit einer Rechnung. Wenn der Lagerbestand nicht ausreicht, informiert der Verkäufer den Kunden und schlägt eine Änderung der Bestellung vor. Dieses Beispiel verdeutlicht die Bedeutung der Überwachung des Lagerbestands, um eine zeitnahe und effiziente Auftragsabwicklung zu gewährleisten.
Wir werden in diesem Tutorial nicht auf die Grundlagen der Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms mit der Geschäftsprozessmodellierungssprache (BPMN) eingehen, da wir bereits ein weiteres Tutorial vorhanden, das dieses Thema abdeckt. Außerdem haben wir ein Video-Tutorial namens Einführung in BPMN – Swimlanes für Sie verfügbar.
Sobald Sie Ihren bestehenden Geschäftsprozess dokumentiert haben, können Sie ein To-Be-Prozessmodell erstellen, indem Sie die notwendigen Verbesserungen berücksichtigen. Folgen Sie den nachfolgenden Schritten, um zu sehen, wie dies funktioniert.
-
Laden Sie herunter Online-Shopping.vpp. Sie können diese Datei auch am Ende dieses Tutorials finden.
-
Öffnen Sie die heruntergeladene .vpp-Datei in Visual Paradigm, indem Sie auswählen Projekt > Öffnen aus der Anwendungstoolleiste.
-
Öffnen Sie die Projekt-Explorer durch Auswahl von Ansicht > Projekt-Explorer aus der Anwendungstoolleiste.
-
Navigieren Sie zu der Modellstruktur Registerkarte.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stammknoten des Projekts im Baum auf der linken Seite und wählen Sie Modell > Ist-Prozess aus dem Kontextmenü aus.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ist-Prozess und wählen Sie Unterdiagramme > Vorhandene Diagramme… aus dem Kontextmenü aus.
-
Im Fenster Unterdiagramm hinzufügen wählen Sie das Geschäftsprozessdiagramm aus und klicken Sie auf OK.
Ihr bestehender Prozess ist nun im Ist-Prozess-Modell enthalten.
Neu Gestalten und Verbessern des Prozesses im Soll-Modell
Angenommen, unser Unternehmen ist erheblich gewachsen, und wir verfügen nun über eine neue Lagerhalle zur Verwaltung unserer Lagerbestände. Um unsere neuen Ressourcen optimal zu nutzen, müssen wir unseren bestehenden Prozess optimieren. Wir zeigen Ihnen, wie diese Verbesserung durch Erstellen eines Soll-Prozessdiagramms dargestellt werden kann.
-
Öffnen Sie das Geschäftsprozessdiagramm, indem Sie doppelt auf die Miniaturansicht darin im Projekt-Browser.
-
Erstellen Sie ein Soll-Prozessdiagramm aus dem aktuellen Prozessdiagramm. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen leeren Bereich im Ist-Prozessdiagramm und wählen Sie Werkzeuge > Soll-Prozess erstellen.
Ein neues Diagramm wird erstellt, das den Soll-Prozess enthält.
Hinweis: Alle Modell-Elemente im neuen Diagramm sind standardmäßig ausgewählt. Um sie abzuschalten, klicken Sie auf einen beliebigen leeren Bereich im Hintergrund.
-
Fügen Sie eine neue Spalte zum Online-Shop Pool hinzu und benennen Sie sie als Lager. Im Verkaufsmitarbeiter Spalte, wählen Sie die Ware verpacken, Ware versenden, und Bestellung abgeschlossen Aufgaben und ziehen Sie sie in die Lager Spalte. Ihr Diagramm sollte nun wie folgt aussehen:
-
Als Nächstes fügen wir eine Aufgabe zwischen der Ausreichender Lagerbestand? Gateway und der Ware verpacken Aufgabe ein. Bewegen Sie die Maus über die Ja Fluss und klicken Sie auf die Aufteilen mit Form Ressourcen-Schaltfläche.
-
Wählen Sie Aufgabe aus dem Ressourcenkatalog.
-
Benennen Sie die neue Aufgabe Ware verpacken anfordern. Das fertige To-Be-Prozessdiagramm sollte nun wie folgt aussehen:
Vergleich der Unterschiede zwischen Ist- und Soll-Prozessen
Um die Unterschiede zwischen zwei Diagrammen visuell zu vergleichen, können wir eine Funktion namens Visueller Unterschied.
-
Wählen Sie Modellierung > Visueller Unterschied… aus der Anwendungstoolleiste.
-
Im Visueller Unterschied Fenster wählen Sie Transitor als die Strategie. Für Vergleichen, wählen Sie Modell-Element aus, um die Diagramme auf Ebene des Modell-Elements zu vergleichen.
-
Aktivieren Sie das Arbeitsprojekt verwenden -Kontrollkästchen. Wählen Sie Aktueller Prozess auf der linken Seite und Zukünftiger Prozess auf der rechten Seite. Der Vergleich wird automatisch ausgelöst.
Die Liste unter den Diagrammen zeigt die Unterschiede. Zum Beispiel zeigt der Eintrag Warenpackung (geändert) dass Änderungen am Warenpackung -Aufgabe vorgenommen wurden. Klicken Sie auf diesen Eintrag, um die entsprechenden Änderungen in den Diagrammen lila hervorzuheben.
Es werden auch neue Aufgaben identifiziert. Denken Sie daran, dass wir eine neue Aufgabe für den Verkäufer hinzugefügt haben, um das Verpacken zu beantragen? Diese Änderung ist ebenfalls in der Liste hervorgehoben.
Best Practices für die Modellierung von Aktuellem und Zukünftigem Zustand
Für die Dokumentation des aktuellen Zustands:
-
Befragung der Beteiligten: Sammeln Sie Eingaben von Personen, die die Arbeit tatsächlich ausführen
-
Validierung mit Daten: Verwenden Sie Kennzahlen, Protokolle und Beobachtungen, um die Prozessschritte zu bestätigen
-
Ausnahmen dokumentieren: Fehlerpfade und Randfälle erfassen, nicht nur den „glücklichen Weg“
-
Aktualisieren Sie es stets: Aktualisieren Sie die Ist-Modelle, wenn Prozesse sich ändern, um Genauigkeit zu gewährleisten
Für die Zukunftsplanung:
-
Fokussieren Sie sich auf Ergebnisse: Beginnen Sie mit geschäftlichen Zielen, und gestalten Sie danach Prozesse, um diese zu erreichen
-
Beteiligen Sie die Umsetzungsverantwortlichen: Beteiligen Sie IT- und Betriebsteams früh, um die Umsetzbarkeit zu gewährleisten
-
Priorisieren Sie Änderungen: Nicht alle Lücken müssen sofort geschlossen werden; konzentrieren Sie sich auf Verbesserungen mit hohem Einfluss
-
Planen Sie Übergänge: Definieren Sie, wie Sie von Ist zu Soll wechseln (phasenweiser Einsatz, Schulungen usw.)
Für die BPMN-Modellierung:
-
Verwenden Sie konsistente Benennungen: Verwenden Sie klare, handlungsorientierte Bezeichnungen für Aufgaben und Ereignisse
-
Beschränken Sie die Komplexität: Teilen Sie große Prozesse in Unterprozesse auf, um die Lesbarkeit zu verbessern
-
Nutzen Sie Schwimmzüge: Verwenden Sie Lagen, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären
-
Notieren Sie gezielt: Fügen Sie Notizen nur dort hinzu, wo sie benötigt werden, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden
Dieses Tutorial auf YouTube ansehen
Referenzliste
- Tutorial: Von Ist zu Soll – Geschäftsprozesse: Umfassendes Tutorial zur Erstellung von Ist- und Soll-BPMN-Diagrammen mit Visual Paradigm, einschließlich Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erfassung aktueller Prozesse, Neugestaltung für zukünftige Zustände und Vergleich von Änderungen.
- Visual Paradigm Enterprise Edition: Informationen zur Enterprise Edition von Visual Paradigm, die erweiterte BPMN-Modellierung, Zusammenarbeit und Prozessmanagement auf Unternehmensgröße unterstützt.
- Visual Paradigm Professional Edition: Details zur Professional Edition von Visual Paradigm, die leistungsstarke BPMN-Diagrammwerkzeuge für Business Analysten und Prozessverbesserungsteams bietet.
- Visual Paradigm Standard Edition: Übersicht über die Standardedition von Visual Paradigm, die wesentliche BPMN-Modellierungsfunktionen für einzelne Anwender und kleine Teams bereitstellt.
- Visual Paradigm Startseite: Offizielle Website von Visual Paradigm mit BPMN-Diagramm-Tools, Tutorials und Ressourcen für die Modellierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen.
- BPMN-Diagramm- und Werkzeugfunktionsseite: Detaillierte Informationen zu den BPMN-Diagrammfunktionen von Visual Paradigm, einschließlich unterstützter Notationselemente, Zusammenarbeitsfunktionen und Exportoptionen.
- BPMN-Grundlagen-Tutorial: Grundlegendes Tutorial zu den Grundlagen der BPMN-Notation, ideal für Anfänger, die lernen, Geschäftsprozessdiagramme zu erstellen.
- Einführung in BPMN – Swimlanes (Video): Videotutorial, der zeigt, wie Swimlanes in BPMN-Diagrammen verwendet werden, um Aktivitäten nach Rolle, Abteilung oder System zu organisieren.
- Übersicht über die BPMN-Notation – Visual Paradigm: Umfassender Leitfaden zur BPMN-Notation mit klaren Erklärungen zu Symbolen, Elementen und Diagrammbeispielen zur Erstellung standardsicherer Geschäftsprozessmodelle [[1]].
Der Artikel ist auch in English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文 verfügbar.