Giới thiệu về Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN)
Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) là một biểu diễn đồ họa chuẩn hóa để xác định các quy trình kinh doanh trong một mô hình quy trình kinh doanh. BPMN cung cấp một ký hiệu dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan kinh doanh, bao gồm các nhà phân tích kinh doanh tạo bản nháp ban đầu của các quy trình, các nhà phát triển kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai công nghệ sẽ thực hiện các quy trình đó, và những người kinh doanh sẽ quản lý và giám sát các quy trình đó.
Hiểu về các đường bơi trong BPMN
Khái niệm về các đường bơi
Trong bể bơi, có những làn được dành riêng cho người bơi. Người bơi được sử dụng làn riêng của mình để bơi mà không cần bơi qua làn của người khác. Khái niệm về làn bơi cũng tồn tại trong BPMN.
Các đường bơi là những hộp hình chữ nhật trong BPMN đại diện cho các bên tham gia trong một quy trình kinh doanh. Chúng có thể chứa các đối tượng luồng được thực hiện bởi bên tham gia tương ứng với làn đó, ngoại trừ các hộp đen, phải có thân rỗng. Các đường bơi có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc; chúng mang ý nghĩa ngữ nghĩa như nhau, chỉ khác nhau ở cách biểu diễn. Đối với các đường bơi ngang, quy trình chảy từ trái sang phải, trong khi đối với các đường bơi dọc, quy trình chảy từ trên xuống dưới.
Ví dụ về các đường bơi bao gồm:
-
Khách hàng
-
Phòng Kế toán
-
Cổng thanh toán
-
Đội Phát triển
Có hai loại đường bơi trong BPMN: Các bể và Các làn.
Các bể
Các bể đại diện cho các bên tham gia trong một quy trình kinh doanh. Một bể có thể là một thực thể cụ thể (ví dụ: một phòng ban) hoặc một vai trò (ví dụ: phó quản lý, bác sĩ, sinh viên, nhà cung cấp).
Bên trong một bể, có các yếu tố luồng đại diện cho công việc mà bên tham gia cần thực hiện trong quy trình đang được mô hình hóa. Tuy nhiên, có một loại bể không có nội dung: bể hộp đen.
Các bể hộp đen
Một bể hộp đen thường được sử dụng khi mô hình hóa các thực thể bên ngoài quy trình kinh doanh. Vì nó nằm ngoài quy trình, luồng bên trong của nó không ảnh hưởng đến quy trình đang được mô hình hóa và có thể bị bỏ qua, tạo thành một hộp đen. Việc sử dụng hộp đen phụ thuộc vào góc nhìn của quy trình.
Ví dụ, nếu bạn đang mô hình hóa quy trình khách hàng đặt hàng, luồng của khách hàng sẽ được mô hình hóa, khiến bể đầu bếp trở thành một hộp đen. Sau đây là sơ đồ quy trình kinh doanh cung cấp một ví dụ về bể hộp đen trong đó khách hàng là một hộp đen. Vì quy trình tập trung vào cách đầu bếp chuẩn bị món ăn, các hành động của khách hàng không liên quan đến quy trình.
Các làn
Các làn là các phân vùng con bên trong các hồ. Ví dụ, nếu bạn có một hồ gọi là “Bộ phận”, bạn có thể có “Trưởng bộ phận” và “Thủ thư chung” làm các làn. Tương tự như các hồ, bạn có thể sử dụng các làn để biểu diễn các thực thể hoặc vai trò cụ thể tham gia vào quy trình.
Các làn lồng ghép
Các làn cũng có thể chứa các làn khác để tạo thành cấu trúc lồng ghép nếu cần thiết. Tuy nhiên, vì BPMN chủ yếu được sử dụng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh, bạn không nên cố gắng xây dựng các làn lồng ghép chỉ để mô hình hóa cấu trúc tổ chức của mình. Nếu bạn muốn mô hình hóa cấu trúc tổ chức, hãy sử dụng sơ đồ tổ chức thay vào đó.
Nghiên cứu trường hợp: Công ty nước tinh khiết True Aqua
Bối cảnh kinh doanh
Công ty nước tinh khiết True Aqua là một nhà cung cấp trẻ về nước tinh khiết tại thành phố, bán cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Để tăng thị phần từ 5% lên 10% trong vòng 12-18 tháng tới, công ty muốn cải thiện hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được điều này, họ đã xác định nhu cầu cải thiện quy trình đặt hàng nước tinh khiết của mình.
Mô tả quy trình hiện tại
Là nhà phân tích kinh doanh phụ trách dự án này, bạn đã thu thập các thông tin sau về quy trình đặt hàng hiện tại:
Đặt hàng:
-
Khách hàng có thể gọi vào đường dây nóng đặt hàng hoặc gửi email để đặt nước tinh khiết
-
Hiện tại, 90% đơn hàng đến từ cuộc gọi điện thoại, trong khi 10% được đặt qua email
-
Nhân viên hỗ trợ khách hàng nhận đơn hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng là mới hay đã có trước đó
-
Nếu khách hàng chưa từng đặt hàng trước đây, nhân viên sẽ tạo tài khoản khách hàng cho họ trước khi xử lý đơn hàng
Quy trình giao hàng:
-
Nước tinh khiết được giao một lần mỗi tuần vào thứ Tư
-
Vào sáng thứ Tư, nhân viên hỗ trợ khách hàng chuyển các đơn hàng đến Bộ phận Logistics để giao hàng
-
Khi trưởng bộ phận Logistics nhận được các đơn hàng, họ sẽ sắp xếp giao hàng bằng cách phân công nhân viên cho các đơn hàng khác nhau và in ấn cũng như đăng tải lịch trình
-
Các nhân viên sau đó sẽ giao nước cho khách hàng tương ứng
Hướng dẫn từng bước: Tạo các làn bơi trong BPMN
Bây giờ, bạn cần mô hình hóa quy trình này trong một sơ đồ quy trình kinh doanh (BPD) bằng BPMN. Trong phần này, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước để tạo các làn bơi cần thiết trong BPD.
Bước 1: Tạo một dự án mới
Tạo một dự án mới bằng cách chọn Dự án > Mới từ thanh công cụ ứng dụng. Trong cửa sổ Dự án mới cửa sổ, nhấp vào Tạo dự án trống.
Bước 2: Tạo một sơ đồ quy trình kinh doanh mới
Tạo một sơ đồ quy trình kinh doanh mới bằng cách chọn Sơ đồ > Mớitừ thanh công cụ ứng dụng.
Bước 3: Chọn Sơ đồ Quy trình Kinh doanh
Trong cửa sổ Sơ đồ Mớicửa sổ, chọn Sơ đồ Quy trình Kinh doanhvà nhấp vào Tiếp theo.
Bước 4: Đặt tên cho sơ đồ của bạn
Nhập Quy trình Đặt hàng Nước Chưng cấtlà tên sơ đồ và nhấp vào OKđể tạo sơ đồ. Bạn sẽ thấy cửa sổ sau đây.
Các thành phần giao diện người dùng:
| Thành phần | Mô tả |
|---|---|
| 1. Thanh công cụ ứng dụng | Thanh công cụ ứng dụng cung cấp truy cập đến các thao tác khác nhau trong Visual Paradigm |
| 2. Trình chỉnh sửa sơ đồ | Khu vực nơi bạn chỉnh sửa sơ đồ của mình |
Bước 5: Xác định các thực thể và tạo nhóm Khách hàng
Từ chi tiết quy trình đặt hàng, bạn có thể xác định các thực thể sau đây cần được mô hình hóa trong BPD:
-
Khách hàng
-
Nhân viên hỗ trợ khách hàng
-
Phòng Kho vận
-
Trưởng phòng (ở Phòng Kho vận)
-
Công nhân (ở Phòng Kho vận)
Bạn nên mô hình hóa chúng bằng các pool và lane BPMN. Hãy bắt đầu bằng cách tạo pool Khách hàng. Chọn Pool ngang từ Thanh công cụ sơ đồ.
Bước 6: Tạo pool Khách hàng
Nhấp vào BPD (trong trình chỉnh sửa sơ đồ) để tạo một pool. Nhập Khách hàng là tên pool và nhấn Enter để xác nhận.
Ghi chú: Một pool mở rộng toàn bộ chiều dài sơ đồ theo chiều ngang.
Bước 7: Tạo pool Công ty
Bạn có thể tạo các pool riêng biệt cho Nhân viên Dịch vụ Khách hàng và Phòng Vận tải, nhưng để nhấn mạnh rằng họ thuộc cùng một công ty, tốt hơn hết là tạo một pool cho Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua và đặt các lane Nhân viên Dịch vụ Khách hàng và Phòng Vận tải bên trong pool đó. Tạo một pool phía dưới pool Khách hàng và đặt tên là Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua.
Bước 8: Thêm lane đầu tiên
Bây giờ, hãy tạo các lane. Nhấp chuột phải vào pool Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua và chọn Thêm lane từ menu bật lên.
Bước 9: Đặt tên cho lane đầu tiên
Nhập Nhân viên Dịch vụ Khách hàng là tên và nhấn Enter để xác nhận.
Bước 10: Chèn làn thứ hai
Tạo một Phòng Khoa học và Logistics làn dưới Phụ tá Dịch vụ Khách hàng làn. Nhấp chuột phải vào Phụ tá Dịch vụ Khách hàng làn và chọn Chèn làn sau từ menu bật lên.
Bước 11: Đặt tên cho làn thứ hai
Nhập Phòng Khoa học và Logistics là tên và nhấn Enter để xác nhận.
Bước 12: Thay đổi kích thước làn
Các làn quá rộng, vậy hãy thay đổi kích thước chúng. Nhấp và kéo biên làn lên trên để thay đổi kích thước làn Phụ tá Dịch vụ Khách hàng làn. Để thay đổi kích thước làn thứ hai, nhấp và kéo biên dưới cùng của vùng pool lên trên.
Tại thời điểm này, sơ đồ nên trông như thế này:
Bước 13: Thêm làn con cho cấu trúc lồng ghép
Trong Phòng Khoa học và Logistics, có hai vai trò tham gia vào quy trình: người quản lý và người lao động. Vì lý do này, bạn nên tạo chúng như các làn lồng ghép bên trong làn Phòng Khoa học và Logistics làn. Nhấp chuột phải vào Phòng Khoa học và Logistics làn và chọn Thêm làn con từ menu bật lên.
Bước 14: Đặt tên cho làn Manager
Nhập Manager là tên và nhấn Enter để xác nhận.
Bước 15: Chèn làn Worker
Nhấp chuột phải vào Manager làn và chọn Chèn làn sau từ menu bật lên.
Bước 16: Đặt tên cho làn Worker
Nhập Worker là tên và nhấn Enter để xác nhận. Bản đồ quy trình kinh doanh của bạn hiện giờ nên trông như thế này:
Tóm tắt các khái niệm chính
Cơ bản về làn Swimlane trong BPMN
-
Mục đích: Các làn Swimlane tổ chức các hoạt động theo trách nhiệm, cho thấy ai thực hiện điều gì trong một quy trình kinh doanh
-
Loại:
-
Pools: Đại diện cho các bên tham gia chính (các tổ chức, hệ thống hoặc các thực thể bên ngoài)
-
Lanes: Các phân vùng bên trong các pools đại diện cho các vai trò, phòng ban hoặc hệ thống
-
-
Hướng: Có thể nằm ngang (luồng từ trái sang phải) hoặc dọc (luồng từ trên xuống dưới)
-
Hộp Đen: Các bể không có chi tiết nội bộ, dùng cho các bên tham gia bên ngoài không liên quan đến quy trình đang được mô hình hóa
Thực hành tốt nhất
-
Sử dụng các bể để biểu diễn các tổ chức riêng biệt hoặc các thực thể chính
-
Sử dụng các làn để biểu diễn các phòng ban, vai trò hoặc hệ thống bên trong một tổ chức
-
Tránh lồng ghép quá nhiều làn; sử dụng sơ đồ tổ chức cho các cấu trúc phân cấp phức tạp
-
Chọn định hướng dựa trên khả năng đọc và giới hạn không gian
-
Sử dụng hộp đen cho các thực thể bên ngoài khi các quy trình nội bộ của chúng không liên quan
Danh sách tham khảo
Tài liệu chính thức về BPMN: Tài liệu hướng dẫn chuẩn và đặc tả chính thức về BPMN
Giới thiệu về BPMN Phần II – Các làn bơi (PDF): Phiên bản PDF có thể tải về cho hướng dẫn này về các làn bơi trong BPMN
Phiên bản Doanh nghiệp của Visual Paradigm: Phần mềm mô hình hóa BPMN cấp doanh nghiệp với các tính năng nâng cao
Phiên bản Chuyên nghiệp của Visual Paradigm: Công cụ mô hình hóa BPMN chuyên nghiệp dành cho các nhà phân tích kinh doanh
Phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm: Phiên bản chuẩn với các khả năng mô hình hóa BPMN cốt lõi
Phiên bản Người mô hình hóa của Visual Paradigm: Phiên bản người mô hình hóa cho nhu cầu mô hình hóa quy trình cơ bản
Tính năng Sơ đồ Quy trình Kinh doanh: Hướng dẫn toàn diện về các công cụ và tính năng sơ đồ BPMN
Phần I – Giới thiệu về BPMN: Các khái niệm nền tảng và giới thiệu về ký hiệu BPMN
Phần III – Đối tượng luồng và kết nối: Hướng dẫn về các đối tượng luồng và bộ nối trong BPMN
Phần IV – Dữ liệu và tài liệu: Hiểu rõ về các đối tượng dữ liệu và tài liệu trong sơ đồ BPMN
Hướng dẫn này cung cấp một giới thiệu toàn diện về các làn bơi trong BPMN, minh họa cách mô hình hóa trách nhiệm tổ chức trong các quy trình kinh doanh. Trường hợp nghiên cứu về Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua thể hiện ứng dụng thực tế của các khái niệm này trong một tình huống thực tế.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese and Ру́сский.