de_DEen_USes_ESfa_IRfr_FRhi_INid_IDjapl_PLpt_PTru_RUvizh_CNzh_TW

Hướng dẫn toàn diện: Phát triển các quy trình kinh doanh Hiện tại và Tương lai bằng BPMN

Giới thiệu

Việc phát triển và điền đầy các sơ đồ BPMN Hiện tại và Tương lai là một kỹ thuật hiệu quả để biến tầm nhìn thành kết quả. Sơ đồ Hiện tại cung cấp cái nhìn chi tiết về trạng thái hiện tại của quy trình, văn hóa và năng lực tổ chức. Trong khi đó, sơ đồ Tương lai cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái tương lai, nêu rõ cách thức quy trình, văn hóa và năng lực của tổ chức sẽ được thể hiện trong tương lai. Bằng cách tạo ra các sơ đồ này, các tổ chức có thể phân tích và xác định khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và mong muốn, từ đó khởi động các sáng kiến cải cách hoặc cải tiến quy trình kinh doanh để lấp đầy những khoảng cách này.

Tải xuống PDF Hỗ trợ: Doanh nghiệp, Chuyên nghiệp, Cơ bản

Hiểu biết về BPMN: Ký hiệu, Các thành phần và Các khái niệm chính

BPMN là gì?

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) là một ngôn ngữ đồ họa chuẩn hóa để ghi chép, phân tích và cải thiện các quy trình kinh doanh [[28]]. Mục tiêu chính của BPMN là cung cấp một ký hiệu dễ hiểu đối với tất cả người dùng kinh doanh – từ các nhà phân tích nghiệp vụ tạo bản nháp ban đầu, đến các nhà phát triển kỹ thuật triển khai công nghệ, cho đến những người làm kinh doanh quản lý và giám sát các quy trình [[1]].

BPMN 2.0, bản quy chuẩn hiện hành được phát hành vào tháng 12 năm 2013, đã được ISO công bố chính thức như tiêu chuẩn ISO/IEC 19510 [[1]].

Bốn danh mục chính của các thành phần BPMN

BPMN sắp xếp các thành phần đồ họa thành bốn danh mục cơ bản nhằm giúp người mô hình hóa tạo ra các sơ đồ rõ ràng, dễ hiểu [[1]]:

1. Đối tượng luồng

Các đối tượng luồng là những thành phần mô tả chính trong BPMN và bao gồm ba thành phần cốt lõi [[19]]:

Thành phần Ký hiệu Mô tả
Sự kiện ○ Hình tròn Điều gì đó xảy ra trong quá trình. Sự kiện ảnh hưởng đến luồng và thường có nguyên nhân (kích hoạt) hoặc tác động (kết quả). Ba loại: Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc [[1]].
Hoạt động ▭ Hình chữ nhật bo tròn Thuật ngữ chung cho công việc được thực hiện. Có thể là nguyên tử (Nhiệm vụ) hoặc hợp thành (Quy trình con, được phân biệt bằng dấu +) [[1]].
Cổng ◇ Hình thoi Kiểm soát sự phân nhánh và hội tụ của luồng trình tự. Xác định các quyết định, chia nhánh, hợp nhất và nối các đường đi [[1]].

Loại cổng kết nối:

  • Cổng loại loại trừ (XOR): Theo dõi chỉ một con đường dựa trên một điều kiện

  • Cổng bao hàm (OR): Theo dõi một hoặc nhiều con đường dựa trên các điều kiện

  • Cổng song song (AND): Theo dõi tất cả các con đường đồng thời [[1]]

2. Các đối tượng kết nối

Các kết nối này liên kết các đối tượng luồng để tạo cấu trúc quy trình [[1]]:

Kết nối Ký hiệu Mục đích
Luồng trình tự → Đường liền nét có mũi tên Hiển thị thứ tự các hoạt động được thực hiện trong một quy trình [[1]]
Luồng tin nhắn ⇢ Đường gạch đứt có đầu mũi tên hở Biểu thị luồng thông tin qua các ranh giới tổ chức [[1]]
Liên kết ⤏ Đường chấm chấm Kết nối các tác phẩm với các đối tượng luồng; thể hiện các mối quan hệ [[1]]

3. Các làn bơi

Các làn bơi sắp xếp các hoạt động thành các thể loại trực quan để minh họa trách nhiệm [[2]]:

Yếu tố Mô tả
Bể Đại diện cho một bên tham gia trong một quy trình; hoạt động như một hộp đồ họa để phân vùng các hoạt động, thường trong bối cảnh B2B [[1]]
Làn Một phân vùng con bên trong bể kéo dài toàn bộ chiều dài của nó; được sử dụng để sắp xếp và phân loại các hoạt động theo vai trò, phòng ban hoặc hệ thống [[1]]

4. Các tác phẩm

Các tác phẩm bổ sung ngữ cảnh thêm mà không ảnh hưởng đến luồng chuỗi [[1]]:

Tác phẩm Biểu tượng Mục đích
Đối tượng dữ liệu Biểu tượng trang 📄 Hiển thị cách dữ liệu được yêu cầu hoặc tạo ra bởi các hoạt động [[1]]
Kho dữ liệu 🗄️ Hình trụ Đ代表 bộ nhớ dữ liệu bền vững mà quy trình có thể đọc/ghi [[1]]
Nhóm ⬚ Hình chữ nhật bo tròn nét đứt Dùng cho tài liệu hoặc phân tích; không ảnh hưởng đến luồng [[1]]
Ghi chú Biểu tượng ghi chú 📝 Cung cấp văn bản giải thích bổ sung cho người đọc sơ đồ [[1]]

Loại sự kiện và dấu hiệu

Các sự kiện BPMN có thể được nâng cao bằng các dấu hiệu nội bộ để chỉ ra các sự kiện kích hoạt hoặc kết quả [[1]]:

Loại sự kiện Bắt đầu Trung gian Kết thúc
Không ○ — ●
Tin nhắn ○📧 ○○📧 ●📧
Bộ đếm thời gian ○🕐 ○○🕐 —
Lỗi — ○○⚡ (biên giới) ●⚡
Tín hiệu ○△ ○○△ ●△
Điều kiện ○📋 ○○📋 —
Nâng cao — ○○↑ ●↑
Kết thúc — — ●●

Ghi chú: Các sự kiện trung gian có thể là bắt giữ (hình tròn kép) hoặc ném ra (ký hiệu tô đầy); các sự kiện biên có thể là ngắt (liền) hoặc không ngắt (đứt đoạn) [[1]].

Quy trình Hiện tại là gì?

Một quy trình kinh doanh hiện tại cung cấp cái nhìn toàn diện về các quy trình, văn hóa và năng lực hiện tại của một công ty. Nó ghi lại cách công việc đang được thực hiện và cách thông tin lưu thông trong toàn bộ tổ chức. Mục đích chính của một quy trình kinh doanh hiện tại là thiết lập nền tảng để xác định các khu vực cần cải thiện, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và cuối cùng nâng cao hiệu quả và năng suất. Bằng cách hiểu rõ trạng thái hiện tại của hoạt động, các tổ chức có thể xây dựng các chiến lược để loại bỏ các điểm nghẽn, giảm thiểu lãng phí và cải thiện toàn bộ quy trình kinh doanh.

Quy trình tương lai là gì?

Một quy trình kinh doanh tương lai nêu rõ trạng thái tương lai của các quy trình, văn hóa và năng lực của một công ty. Nó đóng vai trò như một bản đồ hành trình cho sự thay đổi, xác định rõ mục tiêu của tổ chức và những việc cần làm để đạt được chúng. Mục đích của quy trình tương lai là cung cấp một tầm nhìn rõ ràng về tương lai và xác định các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Điều này giúp các tổ chức ưu tiên và tập trung vào những thay đổi quan trọng nhất cần thiết để thu hẹp khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

Công cụ phần mềm chúng ta sẽ sử dụng

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ sử dụng Visual Paradigm để tạo ra các biểu đồ quy trình kinh doanh. Visual Paradigm cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ để ghi lại các quy trình kinh doanh hiện tại, thiết kế các cải tiến và xác định sự khác biệt giữa trạng thái ‘hiện tại’ và ‘tương lai’.

Ghi lại quy trình hiện tại trong mô hình hiện tại

Hãy xem xét một cửa hàng trực tuyến như một ví dụ. Quy trình bắt đầu khi một nhân viên bán hàng nhận được đơn đặt hàng và kiểm tra mức tồn kho. Nếu đủ hàng để giao đơn, nhân viên bán hàng sẽ đóng gói hàng hóa và gửi kèm hóa đơn. Nếu tồn kho không đủ, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng và đề xuất điều chỉnh đơn hàng. Ví dụ này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc theo dõi mức tồn kho để đảm bảo việc giao đơn hàng được thực hiện kịp thời và hiệu quả.

As-is business process diagram (BPD)

Chúng ta sẽ không đề cập đến các khái niệm cơ bản về vẽ biểu đồ quy trình kinh doanh bằng ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN) trong hướng dẫn này, vì chúng ta đã có một hướng dẫn khác đề cập đến chủ đề này. Chúng tôi cũng có một video hướng dẫn gọi là Giới thiệu về BPMN – Các luồng hoạt động để bạn tham khảo.

Sau khi bạn đã ghi chép lại quy trình kinh doanh hiện tại của mình, bạn có thể tạo mô hình quy trình tương lai bằng cách xem xét những cải tiến cần thiết. Hãy làm theo các bước dưới đây để xem cách hoạt động.

  1. Tải xuống Online-Shopping.vpp. Bạn cũng có thể tìm thấy tệp này ở cuối hướng dẫn này.

  2. Mở tệp .vpp đã tải về trong Visual Paradigm bằng cách chọn Dự án > Mở từ thanh công cụ ứng dụng.

  3. Mở Trình duyệt Dự án bằng cách chọn Xem > Trình duyệt Dự án từ thanh công cụ ứng dụng.

  4. Đi tới Cấu trúc Mô hình thẻ tab.

    Open model structure tab

  5. Nhấp chuột phải vào nút gốc dự án trong cây bên trái và chọn Mô hình > Quy trình Hiện tại từ menu bật lên.

    Create as-is model

  6. Nhấp chuột phải vào Quy trình Hiện tại và chọn Sơ đồ con > Các sơ đồ hiện có… từ menu bật lên.

    Add existing diagram

  7. Trong cửa sổ Thêm sơ đồ con cửa sổ, chọn sơ đồ quy trình kinh doanh và nhấp vào OK.

    Add sub diagrams window
    Quy trình hiện tại của bạn hiện đã được chứa trong mô hình Quy trình Hiện tại.
    Diagram in model

Thiết kế lại và nâng cao quy trình trong mô hình Tương lai

Hãy giả sử rằng doanh nghiệp của chúng ta đã phát triển đáng kể, và chúng ta có một kho mới để quản lý hàng tồn kho. Để tận dụng tối đa các nguồn lực mới của mình, chúng ta cần tối ưu hóa quy trình hiện tại. Chúng ta sẽ minh họa cách biểu diễn sự cải tiến này bằng cách tạo sơ đồ quy trình Tương lai.

  1. Mở sơ đồ quy trình kinh doanh bằng cách nhấp đúp vào hình thu nhỏ của nó trong Trình duyệt Dự án.

  2. Tạo sơ đồ quy trình Tương lai từ sơ đồ quy trình hiện tại. Nhấp chuột phải vào bất kỳ không gian trống nào trong sơ đồ quy trình Hiện tại và chọn Công cụ > Tạo quy trình Tương lai.

    Một sơ đồ mới sẽ được tạo ra, chứa quy trình Tương lai.
    Create to be process
    Lưu ý: Tất cả các thành phần mô hình trong sơ đồ mới đều được chọn mặc định. Để bỏ chọn chúng, nhấp vào bất kỳ không gian trống nào trên nền.
    To be process diagram created

  3. Thêm một dải mới vào Cửa hàng Trực tuyến và đặt tên là Kho. Trong Đại diện bán hàng làn, chọn Gói hàng, Gửi hàng, và Đơn hàng đã hoàn thành nhiệm vụ và kéo chúng vào Kho hàng làn. Sơ đồ của bạn hiện giờ nên trông như thế này:

    Modified BPD

  4. Tiếp theo, chúng ta sẽ chèn một nhiệm vụ giữa Hàng tồn kho đủ? cổng và nhiệm vụ Gói hàng nhiệm vụ. Di chuột qua Có luồng và nhấp vào Chia theo hình dạng nút tài nguyên.

    Split sequence flow

  5. Chọn Nhiệm vụ từ danh mục tài nguyên.

    Select task

  6. Đặt tên cho nhiệm vụ mới Yêu cầu gói hàng. Sơ đồ quy trình To-Be hoàn chỉnh nên trông như thế này:

    Updated to be process

So sánh sự thay đổi giữa các quy trình Hiện tại và Tương lai

Để so sánh trực quan sự khác biệt giữa hai sơ đồ, chúng ta có thể sử dụng tính năng gọi là So sánh trực quan.

  1. Chọn Mô hình hóa > So sánh trực quan… từ thanh công cụ ứng dụng.

  2. Trong cửa sổ So sánh trực quan cửa sổ, chọn Transitor là Chiến lược. Đối với So sánh, chọn Phần tử mô hình để so sánh các sơ đồ ở cấp độ phần tử mô hình.

    vdiff strategy

  3. Kiểm tra hộp kiểm Sử dụng dự án đang làm hộp kiểm. Chọn Quy trình Hiện tại bên trái và Quy trình Tương lai bên phải. Việc so sánh sẽ được kích hoạt tự động.

    select working proj
    Danh sách bên dưới các sơ đồ hiển thị các khác biệt. Ví dụ, mục Gói hàng (Đã chỉnh sửa) cho thấy rằng đã có thay đổi đối với nhiệm vụ Gói hàng nhiệm vụ. Nhấp vào mục này sẽ làm nổi bật các thay đổi tương ứng bằng màu tím trong các sơ đồ.
    compare1
    Các nhiệm vụ mới cũng được xác định. Hãy nhớ rằng chúng ta đã thêm một nhiệm vụ mới cho nhân viên bán hàng để yêu cầu đóng gói? Thay đổi này cũng được làm nổi bật trong danh sách.
    compare2

Các thực hành tốt nhất cho mô hình hóa Hiện tại và Tương lai

Đối với tài liệu Hiện tại:

  • Phỏng vấn các bên liên quan: Thu thập ý kiến từ những người thực sự thực hiện công việc

  • Xác minh bằng dữ liệu: Sử dụng các chỉ số, nhật ký và quan sát để xác nhận các bước quy trình

  • Tài liệu các trường hợp ngoại lệ: Ghi lại các đường dẫn lỗi và các tình huống đặc biệt, chứ không chỉ đường đi “thuận lợi”

  • Giữ cho nó luôn cập nhật: Cập nhật các mô hình As-Is khi quy trình thay đổi để duy trì độ chính xác

Đối với thiết kế To-Be:

  • Tập trung vào kết quả: Bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh, sau đó thiết kế quy trình để đạt được chúng

  • Tham gia các bên triển khai: Tham gia đội ngũ CNTT và vận hành từ sớm để đảm bảo tính khả thi

  • Ưu tiên các thay đổi: Không phải tất cả các khoảng trống nào cũng cần được đóng ngay; tập trung vào các cải tiến mang tác động lớn

  • Lên kế hoạch chuyển đổi: Xác định cách bạn sẽ chuyển từ As-Is sang To-Be (triển khai từng giai đoạn, đào tạo, v.v.)

Đối với mô hình hóa BPMN:

  • Sử dụng tên gọi nhất quán: Áp dụng các nhãn rõ ràng, hướng hành động cho các nhiệm vụ và sự kiện

  • Hạn chế độ phức tạp: Chia các quy trình lớn thành các quy trình con để dễ đọc

  • Tận dụng các làn đường: Sử dụng các làn đường để làm rõ vai trò và trách nhiệm

  • Ghi chú một cách chiến lược: Chỉ thêm ghi chú ở những nơi cần thiết để tránh lộn xộn

Xem bài hướng dẫn này trên YouTube

Danh sách tham khảo

  1. Hướng dẫn quy trình kinh doanh từ As-Is đến To-Be: Bài hướng dẫn toàn diện về việc phát triển sơ đồ BPMN As-Is và To-Be bằng Visual Paradigm, bao gồm hướng dẫn từng bước để ghi lại quy trình hiện tại, thiết kế lại cho trạng thái tương lai và so sánh các thay đổi.
  2. Phiên bản Enterprise của Visual Paradigm: Thông tin về phiên bản Enterprise của Visual Paradigm, hỗ trợ mô hình hóa BPMN nâng cao, hợp tác và khả năng quản lý quy trình quy mô doanh nghiệp.
  3. Phiên bản Professional của Visual Paradigm: Chi tiết về phiên bản Professional của Visual Paradigm, cung cấp các công cụ vẽ sơ đồ BPMN mạnh mẽ phù hợp với các nhà phân tích kinh doanh và đội ngũ cải tiến quy trình.
  4. Phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm: Tổng quan về phiên bản Chuẩn của Visual Paradigm, cung cấp các tính năng mô hình hóa BPMN thiết yếu cho cá nhân thực hành và các nhóm nhỏ.
  5. Trang chủ của Visual Paradigm: Trang web chính thức của Visual Paradigm, cung cấp các công cụ vẽ sơ đồ BPMN, hướng dẫn và tài nguyên về mô hình hóa và quản lý quy trình kinh doanh.
  6. Trang tính năng sơ đồ và công cụ BPMN: Thông tin chi tiết về khả năng vẽ sơ đồ BPMN của Visual Paradigm, bao gồm các yếu tố ký hiệu được hỗ trợ, tính năng hợp tác và các tùy chọn xuất file.
  7. Hướng dẫn cơ bản về BPMN: Hướng dẫn nền tảng về các khái niệm cơ bản trong ký hiệu BPMN, phù hợp với người mới bắt đầu học cách tạo sơ đồ quy trình kinh doanh.
  8. Giới thiệu về BPMN – Các luồng (Video): Video hướng dẫn minh họa cách sử dụng các luồng trong sơ đồ BPMN để sắp xếp các hoạt động theo vai trò, phòng ban hoặc hệ thống.
  9. Tổng quan về ký hiệu BPMN – Visual Paradigm: Hướng dẫn đầy đủ về ký hiệu BPMN với giải thích rõ ràng về các biểu tượng, thành phần và ví dụ sơ đồ để tạo ra các mô hình quy trình kinh doanh tuân thủ tiêu chuẩn [[1]].

This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.