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TOGAF：利益相關者管理全面指南

引言

利益相關者管理是成功實施企業架構（EA）的關鍵學科。它涉及識別、參與並與對架構有興趣的個人或群體進行溝通，確保其關注點得到解決，並贏得他們的支持。本指南詳細概述了在TOGAF（開放集團架構框架）框架內的利益相關者管理，突出顯示關鍵方面、技術與優勢。

理解企業架構中的利益相關者管理

利益相關者管理的重要性

利益相關者管理對於確保企業架構與所有相關方的需求和期望保持一致至關重要。有效的利益相關者管理有助於：

  • 提升架構品質：納入利益相關者的意見可塑造架構，並提升所產生模型的品質。
  • 資源可得性：獲得強大利益相關者的支持，可在架構活動期間帶來更多資源。
  • 更佳的理解：與利益相關者早期且頻繁的溝通，有助於更深入理解架構流程。
  • 預測反應：有效的利益相關者管理有助於預測對架構模型與報告的反應。
  • 成功的專案：解決所有關注點與需求，確保專案成功。
  • 明智的決策：一種能認知利益相關者表達需求的工具策略，可促進更有效且迅速的決策。

利益相關者管理的關鍵面向

  1. 識別利益相關者:
    • 第一步是識別所有受架構影響、對其具有影響力或權力，或對其成功或失敗有興趣的個人或群體。這包括高階主管、專案團隊、系統開發人員、客戶和供應商。
    • 利益相關者可以是正式或非正式的，識別組織內正確的個人利益相關者至關重要。一份示例的利益相關者分析可將22種類型的利益相關者分為五大類。
  2. 理解關注點:
    • 利益相關者對架構有各種關注點，例如效能、可靠性、安全性與成本。這些關注點應被識別並記錄下來。
    • 關注點是利益相關者對系統的核心關切，決定了系統是否被接受。
  3. 利益相關者立場分析:
    • 應根據利益相關者的權力、影響力和興趣進行分析。這可透過權力/興趣矩陣進行映射，有助於確定適當的參與策略。
    • 某些利益相關者可能是阻礙者，而其他人則可能是支持者。必須區分擁有目標與實施批准權的利益相關者與執行者及決策者。
    • 利益相關者地圖可用來顯示不同利益相關者的參與程度與關注點。
  4. 溝通與參與:
    • 與利益相關者進行有效溝通至關重要。這包括根據不同利益相關者群體的特定興趣，調整參與成果，例如目錄、矩陣和圖表。
    • 這確保了架構具有可理解性，並能回應他們的關注。架構視圖是整體架構的正式呈現，對利益相關者具有重要意義。架構觀點是構建和使用視圖的觀點。
  5. 解決衝突目標:
    • 架構團隊可能識別出利益相關者之間的衝突或競爭性目標，並必須制定策略來調和這些目標。
    • 為了應對不同利益相關者可能存在的衝突關注點，通常需要進行權衡。
  6. 獲得支持:
    • 與有影響力的利益相關者早期接觸是必要的，以塑造架構、獲取資源，並確保對架構流程的理解。
    • 利益相關者管理旨在透過早期識別關鍵人物，為架構項目獲得支持。
  7. 迭代過程:
    • 利益相關者分析應在架構開發方法（ADM）的每個階段持續更新，因為可能會出現新的利益相關者。
    • 利益相關者參與是一個迭代過程。

利益相關者及其關注點

此圖示說明了參與企業架構的各類利益相關者，並根據不同的組織單位與職能進行分類。理解這些利益相關者對於企業架構中的有效利益相關者管理至關重要。以下是對此圖像的詳細說明：

企業職能

在圖像的頂部，列出了企業職能這些職能負責監督組織的整體戰略與運營方面。此類別中的關鍵利益相關者包括：

  • 高階主管（首席官員）：包括執行長（CEO）、財務長（CFO）、資訊長（CIO）和營運長（COO）等職位，負責組織的整體戰略與方向。
  • 企業安全：確保組織資訊與資產的安全。
  • 計畫管理辦公室（PMO）：負責監督專案與計畫的規劃、執行與結案。
  • 品質保證與標準小組：確保組織內的品質保證與標準遵循。
  • 採購：管理商品與服務的採購。
  • 人力資源（HR）：管理人力資源，包括招募、培訓與員工關係。

最終用戶組織

該最終用戶組織包含企業架構的最終使用者。這些利益相關者直接受到架構及其實施的影響。此類別中的關鍵利益相關者包括：

  • 高階主管：最終用戶組織中的高階決策者。
  • 一線管理：負責監督日常運作並確保業務流程得以遵循的管理者。
  • 業務領域專家：對特定業務領域具有深入知識的專家。
  • 資料所有者：對組織內資料的品質、準確性與安全性負責的個人。

專案組織

該專案組織包含參與專案規劃、執行與管理的利益相關者。這些利益相關者對於企業架構的成功實施至關重要。此類別中的關鍵利益相關者包括：

  • 高階主管：專案組織中的高階決策者。
  • 一線管理：負責監督專案日常運作的管理者。
  • 業務流程／功能專家：對特定業務流程或功能具有深入知識的專家。
  • 產品專家：在專案中使用的特定產品或技術方面具備專業知識的個人。
  • 技術專員：具備專案技術方面專業知識的個人。

系統運作

該系統運作類別包含負責日常管理與運作資訊系統的利害關係人。這些利害關係人確保系統順利且高效運作。此類別中的主要利害關係人包括：

  • 資訊服務管理：管理資訊服務的交付，以滿足業務需求。
  • 服務台：為終端使用者提供支援與協助。
  • 應用程式管理：管理應用程式的生命周期，包括開發、部署與維護。
  • 基礎設施管理：管理支援資訊環境的實體與虛擬資源。
  • 資料/語音通訊：管理通訊基礎設施，包括資料與語音網路。

外部

該外部類別包含組織外部對企業架構有興趣或受其影響的利害關係人。這些利害關係人可能影響架構，或受其實施的影響。此類別中的主要利害關係人包括：

  • 供應商：向組織提供商品與服務。
  • 法規機構：執行組織必須遵守的法律與法規。

相互關係

該圖像也突顯了這些利害關係人之間的相互關係。例如：

  • 該專案組織與兩者皆有互動終端使用者組織和系統運營確保專案符合業務需求且具技術可行性。
  • 該企業職能為所有其他利害關係人團體提供戰略方向與監督。
  • 該外部外部利害關係人會影響內部利害關係人團體，同時也受到其影響，特別是透過採購、法規合規以及供應商關係。

利害關係人管理技術

  1. 利害關係人分析:
    • 根據利害關係人的影響力與興趣來識別並優先排序。
  2. 權力/興趣矩陣:
    • 根據利害關係人的權力與興趣來繪製圖表，以確定參與策略。
  3. 利害關係人地圖:
    • 記錄利害關係人、他們的參與程度以及他們的關切事項。
  4. 溝通計畫:
    • 制定結構化的溝通方式以與利害關係人互動。
  5. 架構視圖與觀點:
    • 針對特定利害關係人關切事項，創建不同的架構視圖。
  6. 目錄、矩陣與圖表:
    • 運用這些工具以利害關係人能夠理解並驗證的方式呈現資訊。
  7. 正式的利害關係人審查:
    • 進行正式審查，以確保利益相關者的關注事項得到處理。

TOGAF 與利益相關者管理

TOGAF 標準強調在架構開發方法（ADM）的整個過程中重視利益相關者管理。以下是利益相關者管理如何融入 ADM 各個階段的方式：

  1. 階段 A：架構願景:
    • 識別利益相關者，並記錄他們的關注事項。此階段著重於定義架構的範圍、利益相關者及目標。
  2. 階段 B：業務架構:
    • 持續與利益相關者互動，以確保業務架構能滿足他們的需求與關注事項。
  3. 階段 C：資訊系統架構:
    • 利益相關者參與著重於確保資料與應用架構符合利益相關者的需求。
  4. 階段 D：技術架構:
    • 與利益相關者的互動確保技術架構能支援整體業務目標，並解決利益相關者的關注事項。
  5. 階段 E：機會與解決方案:
    • 利益相關者參與識別與選擇實施項目，確保其關注事項在解決方案中得到處理。
  6. 階段 F：遷移規劃:
    • 利益相關者參與著重於規劃從基準架構至目標架構的過渡，確保遷移過程中其關注事項得到處理。
  7. 階段 G：實施治理:
    • 與利益相關者的互動確保架構的實施得到有效治理，並解決任何出現的關注事項。
  8. 階段 H：架構變更管理:
    • 利益相關者參與持續進行以管理架構的變更，確保其關注事項在架構生命週期的各階段均得到處理。

有效利益相關者管理的效益

  • 提升架構品質關鍵利益相關者的意見塑造了架構，並提升了所產生模型的品質。
  • 資源可用性: 強大利益相關者的支援可導致在架構活動期間有更多資源可用。
  • 更好的理解: 與利益相關者進行早期且頻繁的溝通，有助於更好地理解架構流程。
  • 預測反應: 對架構模型和報告的反應可以更有效地預測。
  • 成功的專案: 利益相關者管理有助於確保專案成功，透過解決所有疑慮與需求。
  • 明智的決策制定: 一種能認可利益相關者表達需求的工具策略，可促進更有效且快速的決策制定。

結論

有效的利益相關者管理對於任何企業架構計畫的成功至關重要。它確保架構與業務需求一致，獲得充分支援，並能有效實施。透過將利益相關者管理整合至 TOGAF ADM，組織可實現全面且成功的企業架構實務。

ArchiMate 與 TOGAF 參考清單

  1. 企業架構用 TOGAF® 工具 – ArchiMetric
    • 描述: 此資源提供 TOGAF ADM 的概覽，以及 Visual Paradigm 如何利用 ArchiMate 圖表支援 TOGAF 交付成果的開發。
    • 網址: 企業架構用 TOGAF® 工具
  2. 掌握演進：ArchiMate 2.1 至 3.2 的全面指南 – ArchiMetric
  3. 透過 Visual Paradigm 的 TOGAF 工具掌握企業架構 – ArchiMetric
  4. 什麼是 ArchiMate？ – Visual Paradigm
    • 描述: 一份逐步學習 ArchiMate 的指南，涵蓋其與 TOGAF 的整合，以及如何補足現有的 UML 和 BPMN 等方法。
    • 網址: 什麼是 ArchiMate？
  5. 結合 ArchiMate 使用 BPMN 來補充 TOGAF ADM 企業架構開發 – ArchiMetric
  6. 理解 ArchiMate 語言中的抽象概念 – ArchiMetric
  7. ArchiMate 概述 – 企業架構建模語言 – Cybermedian
    • 描述: 本概述探討 ArchiMate 與 TOGAF 及其他架構的整合，以及使用 Visual Paradigm 進行 ArchiMate 建模的優勢。
    • 網址: ArchiMate 概述
  8. 透過 Visual Paradigm 的即時流程處理來應對企業複雜性 – ArchiMetric
  9. Visual Paradigm TOGAF – 關於 TOGAF、企業架構、ArchiMate 及更多內容
    • 描述: 本指南深入探討 ArchiMate 3、TOGAF 及企業架構，以及 Visual Paradigm 如何支援這些架構。
    • 網址: Visual Paradigm TOGAF
  10. 免費線上 ArchiMate 工具 + 範例 – Cybermedian
    • 描述: 此資源提供免費的線上 ArchiMate 工具與範例，強調 ArchiMate 與 TOGAF 的整合，以及 Visual Paradigm 所提供的支援。
    • 網址: 免費線上 ArchiMate 工具 + 範例

這些參考資料提供了 ArchiMate 與 TOGAF、其整合方式，以及 Visual Paradigm 上可用工具的全面概覽，以支援企業架構建模。

 

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