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BPMN簡介：資料與實體：全面指南

商業流程模型與符號（BPMN）提供了強大的機制，不僅可用於流程流的建模，還可用於建模驅動商業流程的資料與上下文資訊。本指南探討了BPMN的資料建模功能與實體符號。

簡介

傳統建模技術的常見特徵之一，是在流程執行期間允許對資料進行建立、讀取與更新的建模。一個經典的例子是資料流程圖（DFD）。雖然 BPMN 並非主要用於資料建模，但仍有一套符號可供您建模商業流程中涉及的資料。

BPMN還提供多種實體符號，讓建模者能更詳細地描述商業流程。例如，群組物件可用於將相關活動歸類，而文字註解物件則可用來更詳細地解釋流程物件。

BPMN Data example

圖1：BPMN資料物件整合於流程中的範例

BPMN資料元素

BPMN中資料建模的概覽

在執行商業流程時，資料經常在流程中或流程結束後產生。例如，「下訂單」任務成功執行後，會產生訂購單、發票、收據等資料。在BPMN中，可使用多種類型的「資料」物件來建模資料：

元素 符號 描述 用途
資料物件 📄 代表與流程相關的資訊 顯示活動所建立、更新或消耗的資料
資料輸入 📥 活動開始前所需的資料 指定任務執行的先決條件
資料輸出 📤 活動完成後產生的資料 表示交付成果或結果
資料儲存 🗄️ 資料的持久化儲存 代表資料庫、檔案或儲存庫

視覺化表示

資料物件以帶有摺角的文件形式呈現。關聯（虛線）將資料物件連接到活動，顯示資料是從物件讀取還是寫入物件：

  • 輸入關聯（箭頭指向活動）：資料被讀取/使用

  • 輸出關聯（箭頭從活動指出）：資料被建立/更新

  • 雙向關聯：資料既被讀取也被更新

資料物件狀態與生命週期管理

理解資料狀態

採購單在流程中具有生命週期，從建立到完成。BPMN 允許模型設計者為資料物件定義狀態，以追蹤其在流程中的進展。

常見狀態包括：

  • 建立：資料物件的初始實例化

  • 待指派：等待資源配置

  • 待交付：準備好履行

  • 已完成：成功處理後的最終狀態

管理狀態轉換

Create data object state

圖 2：為資料物件建立狀態

用以建模狀態變更：

  1. 右鍵按一下資料物件

  2. 選擇狀態 > 建立…從彈出式功能表中

  3. 輸入狀態名稱（例如：「建立」、「待指派」）

  4. 狀態標籤會出現在資料物件名稱旁邊

跨狀態重用資料物件

當相同的邏輯資料物件在流程中多個點以不同狀態出現時：

Reference to existing model element

圖 3：參考現有的資料物件

關鍵步驟：

  1. 建立一個新的資料物件，其名稱與現有的物件完全相同相同

  2. 當提示時，選擇是以參考現有的模型元素

  3. 指派一個新狀態，以反映資料的進展

  4. 相同的邏輯物件現在在流程的不同點以不同狀態出現

Data objects created

圖 4：同一個採購訂單資料物件以多個狀態顯示

實體註記

實體提供額外的上下文資訊，而不影響流程執行。

群組

群組是一種以虛線邊框包圍的方框，為模型設計者提供一種按不同類別分組圖形的機制。

BPMN group example

圖 5：使用群組對相關活動進行分類

群組的使用案例：

  • 依部門或角色組織活動

  • 強調受特定法規約束的流程

  • 視覺上分離可選或平行的流程分支

  • 提升利害關係人對圖表的可讀性

實作方式：

  • 在相關元素周圍繪製群組容器

  • 以描述性的類別名稱標示群組

  • 群組不會影響序列流程或執行邏輯

文字註記

文字註記可用於為 BPD 中的流程物件增加額外細節。它不會影響流程，但可提供流程內物件的詳細資訊。

BPMN Text Annotation example

圖 6：文字註記提供上下文細節

註釋的最佳實務：

  • 保持文字簡潔，並專注於澄清

  • 使用註釋來表示商業規則、例外情況或統計資料

  • 使用關聯線將註釋連結至特定元素

  • 避免重複輸入已在元素名稱中記錄的資訊

案例研究：True Aqua 純水公司

繼承第一至第三部分，我們透過資料物件與註釋來增強純水訂購流程。

步驟 1：建立採購訂單模型

純水訂購流程的執行會產生一張採購訂單。我們透過從 驗證客戶身分 工作。

Using Resource Catalog

圖 7：存取資源目錄以新增元素

To create data object

圖 8：從目錄中選擇資料物件

Data object created

圖 9：命名為「採購訂單」的資料物件連結至工作

步驟 2：追蹤狀態進展

當客服助理完成 轉交訂單 工作後，採購訂單將進入新狀態。

Using Resource Catalog

圖 10：為同一資料物件建立另一個參考

Create state

圖 11：新增「待指派」狀態

步驟 3：完成生命週期

繼續建模透過交付的狀態變更：

Data object created

圖 12：狀態為「待交付」的採購訂單

Updated business process diagram

圖 13：包含「已完成」狀態的完整生命週期

步驟 4：新增情境註釋

部分訂購請求是透過電話提出，其他則透過電子郵件。我們使用文字註釋來記錄此資訊。

Creating text annotation

圖 14：將註釋附加至「下訂單」工作

Entering annotation text

圖 15：在註釋中輸入統計細節

最終圖示

Completed business process diagram

圖 16：包含資料物件、狀態與註釋的完整 BPMN 圖示

關鍵概念摘要

核心原則

✅ 資料物件代表資訊流動：它們顯示在流程執行期間所產生、使用或儲存的資料。

✅ 狀態追蹤資料生命週期：為資料物件指派狀態，有助於視覺化進展與商業規則。

✅ 參考，不要重複：使用相同名稱但狀態不同的資料物件，來表示流程中演變的單一邏輯實體。

✅ 圖示增強清晰度：群組與註解提供背景資訊，而不改變可執行邏輯。

✅ 關聯顯示關係：虛線將資料連結至活動，表示讀取/寫入操作。

BPMN 資料元素快速參考

資料物件          ： 📄 流程中產生或使用的資訊
資料輸入           ： 📥 活動開始所需的前置資料
資料輸出          ： 📤 活動完成後產生的結果資料
資料儲存           ： 🗄️ 持久化儲存庫（資料庫、檔案）
關聯          ： ⤏ 虛線，顯示資料與活動之間的關係
群組                ： ▦ 虛線容器，用於視覺化組織
文字註解      ： 📝 附加至元件的說明性註解

最佳實務

資料模型設計時

  • 明確命名資料物件：使用業務術語（例如「採購單」而非「Data1」）

  • 將狀態限制在有意義的轉換上：避免因微不足道的狀態變更而過度複雜化

  • 僅顯示相關資料：包含影響流程決策或輸出的資料物件

  • 使用資料儲存庫以確保持久性：區分暫時性資料物件與儲存的記錄

關於圖示

  • 策略性地使用組: 按組織單位、法規或流程階段分組

  • 保持註解簡潔: 聚焦於例外情況、統計數據或說明

  • 合理放置圖示以提升可讀性: 避免使序列流混雜

  • 將業務規則外部化記錄: 使用註解來參考，而非取代詳細的規則說明

用於圖表維護

  • 一致的命名規範: 確保資料物件名稱在各狀態間一致

  • 版本控制註解: 當業務規則變更時，更新文字註解

  • 驗證關聯: 確認箭頭正確指示資料流方向

  • 與利益相關者共同審查: 確保資料模型反映實際業務運作

參考資料

BPMN 官方規範: 由物件管理小組（OMG）維護的商業流程模型與符號標準官方資源，提供關於 BPMN 語法、語義及建模指南的權威文件。

  1. BPMN 入門第四部分 – 資料與圖示（PDF）: 可下載的 PDF 版本教程，涵蓋 BPMN 資料物件、狀態、群組與文字註解，並提供逐步案例研究說明。
  2. Visual Paradigm 企業版: 結合先進協作、模擬與程式碼產生功能的完整 BPMN 建模解決方案，適用於大型企業流程管理。
  3. Visual Paradigm 專業版: 功能完整的 BPMN 工具，支援資料建模、圖示與開發工作流程整合，適用於專業業務分析師。
  4. Visual Paradigm 標準版: 核心 BPMN 建模功能，包含資料物件、群組與註解，適用於中小型企業流程文件編制。
  5. Visual Paradigm 建模師版: 輕量級 BPMN 編輯器，專注於圖表建立與基本資料建模，適用於個人使用者與小型團隊。
  6. 第一部分 – BPMN 簡介: 基礎教程，涵蓋 BPMN 基礎知識、核心流程物件以及初學者適用的簡單流程建模概念。
  7. 第二部分 – 游泳道: 中級指南，介紹如何使用池、泳道及基於角色的流程分割，在 BPMN 中建模組織責任。
  8. 第三部分 – 流程與連接物件: 對序列流、訊息流、網關和事件的詳細探討，用於在 BPMN 圖中構建複雜的流程邏輯。

本指南將 BPMN 2.0 規範概念與實用的建模技術結合。對於可執行的流程自動化，應搭配詳細的業務規則與系統整合規格來補充 BPMN 圖表。