Kompletny przewodnik produktowy: Zarządzanie procesami biznesowymi z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Wprowadzenie

Witamy w platformie zarządzania procesami biznesowymi z wykorzystaniem sztucznej inteligencji—nowoczesnym narzędziem zaprojektowanym do ułatwienia dokumentowania, wizualizacji i analizy procesów biznesowych. To rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji przekształca proste opisy tekstowe w zorganizowane, wykonalne schematy, raporty i wgląd, eliminując potrzebę czasochłonnego ręcznego rysowania schematów i dokumentowania. Niezależnie od tego, czy rozwiązuje się problemy z reklamacjami klientów, planowanie projektów czy optymalizację procesów, platforma pozwala użytkownikom tworzyć efektywne przepływy pracy w ciągu kilku minut.

Podstawową filozofią platformy jest ułatwienie dostępu do złożonych procesów biznesowych i zapewnienie głębszego zrozumienia ich działania. Wykorzystując sztuczną inteligencję, automatyzuje odkrywanie, projektowanie i analizę procesów, pozwalając zespołom skupić się na realizacji i poprawie, a nie na konfiguracji. Ten przewodnik łączy informacje z przeglądu produktu i przykładu przepływu pracy aplikacji (przedstawionego na przykładzie procesu „Obsługa reklamacji klienta”), aby zapewnić kompletną wiedzę na temat jej możliwości.

Główne korzyści obejmują:

• Szybkość: Przekształć pomysły w przepływy pracy natychmiastowo.
• Przejrzystość: Wizualne schematy i opowiadania ułatwiają zrozumienie procesów.
• Wgląd: Raporty generowane przez sztuczną inteligencję wspierające decyzje oparte na danych.
• Współpraca: Jedno źródło prawdy dla zespołów.

Aby rozpocząć, odwiedź stronę internetową platformy lub zarejestruj się na wersję próbna za pomocą przycisku „Wypróbuj teraz”.

Główne funkcje

Platforma oferuje zestaw narzędzi opartych na sztucznej inteligencji do obsługi każdego etapu zarządzania procesami biznesowymi. Oto przegląd głównych funkcji:

1. Odkrywanie procesów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

• Opis: Wprowadź prosty akapit opisujący wyzwanie biznesowe lub przepływ pracy, a AI automatycznie identyfikuje kluczowe procesy, uczestników i kroki. Ta funkcja rozkłada nieuporządkowany tekst na zorganizowany szkic projektu w ciągu kilku sekund.
• Jak to działa: Zacznij od opisu najwyższego poziomu (np. stwierdzenie problemu, takie jak niezgodne obsługę reklamacji klientów). AI przetwarza go, aby stworzyć początkowy szkielet procesu, w tym cele, zakres i potencjalne nieefektywności.
• Przykład: Dla „Reklamacje klientów są obsługiwane niezgodnie przez e-mail” AI może wygenerować zorganizowany przegląd wskazujący na problemy takie jak długie czasy odpowiedzi i brak śledzenia.

2. Kierowany kreator projektowania procesów

• Opis: Interfejs krok po kroku, który prowadzi Cię od ogólnego omówienia do szczegółowego przepływu pracy. Zawiera karty: Omówienie, Interakcje, Wizualizacja, KPI i Raporty.
• Jak to działa:
  • Karta Podsumowanie: Zdefiniuj podstawowy „dlaczego” swojego procesu za pomocą stwierdzenia problemu lub podsumowania. To ustanawia kontekst strategiczny.
  • Karta Interakcje: Buduj sekwencyjną narrację, kto co robi. Opisz kroki prostym językiem, a AI dopracuje je do jasnej historii.
  • Karta Wizualizacja: Automatycznie generuje diagram wizualny na podstawie Twojej historii interakcji, pokazując przepływy między uczestnikami (np. diagramy typu „korytarz” z strzałkami wskazującymi działania, takie jak „wysyła skargę” lub „przypisuje bilet”).
  • Karta KPI: Zdefiniuj i śledź kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), takie jak czas odpowiedzi lub tempo rozwiązywania problemów.
• Przykład: W przepływie „Obsługa skargi klienta”:
  • Podsumowanie: Wyróżnia problem niezgodnego obsługi e-maili, prowadzący do utraty informacji.
  • Interakcje: Lista kroków ponumerowanych (np. 1. Klient wysyła skargę, 2. Utworzono bilet, itd.).
  • Wizualizacja: Diagram z uczestnikami, takimi jak „Klient”, „Agent obsługi”, „System biletów” oraz przepływami, takimi jak „wysyła”, „przypisuje”, „badania”.

3. Wskazówki generowane przez AI

• Opis: Użyj AI do analizy swojego procesu z różnych punktów widzenia. Generuj niestandardowe raporty dotyczące podsumowań, planów wdrożenia, ocen ryzyka, potrzeb zasobów i innych tematów.
• Jak to działa: Przejdź do karty Raporty, aby wybrać lub dostosować typy raportów. AI pobiera dane z Twojego procesu, aby wygenerować szczegółowe, wykonalne wyniki.
• Przykładowe raporty:
  • Raport podsumowujący: Przegląd najwyższego poziomu procesu, w tym kluczowych uczestników i przepływu pracy.
  • Plan wdrożenia: Krok po kroku przewodnik wdrażania procesu.
  • Analiza ryzyka: Wskazuje potencjalne zatory, takie jak opóźnienia w przypisywaniu biletów.
  • Planowanie zasobów: Szacuje potrzebne narzędzia, personel i czas.
• Porada nawigacyjna: Z karty Podsumowanie przewiń lub użyj nawigacji po lewej stronie, aby przejść do Raportów. Raporty można eksportować do udostępniania.

Dodatkowe funkcje obejmują:

• Funkcja przeglądania i edycji: Dostępna w każdej sekcji do szybkiej modyfikacji w czasie rzeczywistym.
• Wizualizacja zainteresowanych stron: Diagramy pokazują interakcje między rolami (np. Klient → System zgłoszeń → Agent obsługi).
• Śledzenie wydajności: KPI są mierzalne, z celami takimi jak „Czas pierwszej odpowiedzi < 4 godziny.”

Dla kogo jest przeznaczony

Ten platforma została dostosowana dla specjalistów, którzy potrzebują efektywnie zarządzać, optymalizować lub dokumentować procesy biznesowe. Oto jak korzysta z niej konkretne role:

Analitycy biznesowi

• Szybko dokumentuj procesy obecne i przyszłe.
• Przekształć opisy tekstowe na zorganizowane przepływy pracy, diagramy i raporty.
• Zyskaj praktyczne wgląd bez wysiłku ręcznego, umożliwiając szybszą analizę.

Menadżerowie projektów

• Zdefiniuj zakres projektu i stwórz szczegółowe plany wdrożenia.
• Śledź postępy za pomocą zintegrowanych KPI i wizualnych przepływów.
• Zadbaj o zgodność zespołu, zapewniając jasne i wspólne zrozumienie ról i kroków.

Konsultanci ds. poprawy procesów

• Identyfikuj nieefektywności, ryzyka i zatory w przepływach pracy.
• Wykorzystaj diagramy i raporty oparte na AI, aby dostarczać rekomendacje oparte na danych.
• Optymalizuj operacje klientów za pomocą analiz dostosowanych, takich jak oceny ryzyka lub plany zasobów.

Jest idealny dla każdej drużyny lub osoby w obszarze operacji, konsultacji lub zarządzania, która chce przekształcić pomysły w wykonywalne procesy.

Rozpoczęcie pracy

1. Zarejestruj się: Użyj platformy przez stronę internetową. Kliknij „Wypróbuj teraz”, aby uzyskać darmowy test lub demonstrację.
2. Utwórz nowy proces:
   • Wprowadź nazwę procesu (np. „Obsługa skarg klienta”).
   • Podaj początkowy opis lub stwierdzenie problemu.
3. Przeglądaj pulpit:
   • Użyj menu po lewej stronie: Przegląd, Interakcje, Wizualizacja, KPI, Raporty.
   • Przewijaj przez sekcje lub od razu przechodź do nich.
4. Dane wejściowe:
   • Zacznij od Przeglądu: Napisz lub edytuj stwierdzenie problemu.
   • Przejdź do Interakcji: Wyświetl kroki sekwencyjnie.
5. Generuj wizualizacje i wnioski:
   • AI automatycznie generuje diagramy i sugeruje KPI.
   • Przejdź do Raportów, aby uzyskać szczegółowe analizy.
6. Edytuj i iteruj: Użyj przycisków „Zobacz i Edytuj”, aby dopracować dowolną sekcję. Zmiany są przekazywane między kartami (np. aktualizacja kroków odświeża diagram).

Wskazówki:

• W przypadku złożonych procesów zaczynaj od ogólnych koncepcji i stopniowo dodawaj szczegóły.
• Jeśli Twoje dane wejściowe to akapit, pozwól AI na pierwsze ustrukturyzowanie.
• Eksportuj raporty lub diagramy do prezentacji.

Przykład krok po kroku: Obsługa skarg klienta

Ten przykład przewodzi przez tworzenie i analizę przykładowego procesu opartego na podanym opisie aplikacji.

Krok 1: Zdefiniuj Przegląd

• Stwierdzenie problemu: „Skargi klientów są obecnie obsługiwane niezgodnie przez e-mail, co prowadzi do długich czasów odpowiedzi i utraty informacji. Nie ma centralnego systemu śledzenia, co utrudnia zapewnienie rozwiązania problemów, identyfikację powtarzających się problemów lub pomiar wydajności zespołu wsparcia.”
• Cel: To wyjaśnia „dlaczego” i ustanawia kontekst.

Krok 2: Zaprojektuj Interakcje

• Rozłóż na narrację:
  1. Klient przesyła skargę przez e-mail.
  2. Nowy bilet jest automatycznie tworzony w systemie biletów.
  3. Bilet jest przypisany do agenta wsparcia.
  4. Agent bada problem i komunikuje się z klientem.
  5. Agent rozwiązuje problem i zamyka zgłoszenie.
• Wsparcie AI: Platforma zapewnia, że stanowi to „jedyny źródło prawdy.”

Krok 3: Wizualizacja procesu

• Generowanie diagramu: Historia interakcji jest przekształcana w wizualny przepływ.
  • Uczestnicy: Klient, agent obsługi, system zgłoszeń, biuro obsługi.
  • Przepływy: Strzałki pokazują działania takie jak „zgłasza skargę”, „tworzy zgłoszenie”, „przydziela”, „badania i komunikuje”, „rozwiązuje i zamyka.”
• Zalety: Ułatwia szybkie zrozumienie złożonych interakcji.

Krok 4: Ustal KPI

• Przykłady:
  • Czas pierwszej odpowiedzi (cel: < 4 godziny).
• Śledzenie: Monitoruj efektywność w stosunku do celów.

Krok 5: Generuj raporty

• Przejdź do raportów.
• Wybierz typy: Podsumowania, plany wdrożenia, oceny ryzyka.
• Przykładowy wynik: Raport może szczegółowo przedstawić potencjalne ryzyka, takie jak „opóźnione przydziały” i zaproponować środki zaradcze.

Zaawansowane wskazówki i najlepsze praktyki

• Dostosowanie: Użyj AI do generowania niestandardowych raportów, określając kąty (np. „skup się na ryzykach”).
• Integracja: Diagramy i raporty można eksportować do użytku w narzędziach takich jak Microsoft Office lub oprogramowaniu do zarządzania projektami.
• Współpraca: Udostępnij procesy zespołom w celu uzyskania opinii.
• Rozwiązywanie problemów: Jeśli diagram nie zostanie poprawnie wygenerowany, dopasuj swoje kroki interakcji dla większej jasności.
• Skalowalność: Obsługuj proste lub złożone przepływy pracy — zacznij od jednego procesu i rozszerzaj.

Wnioski

Platforma AI-obsługiwana platforma zarządzania procesami biznesowymi rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy obsługują przepływy pracy, oszczędzając godziny na dokumentacji i zapewniając głębokie wgląd w optymalizację. Łącząc odkrywanie za pomocą AI, kierowane projektowanie i raporty analityczne, pozwala użytkownikom szybko podejmować świadome decyzje. Niezależnie od tego, czy jesteś analitykiem biznesowym dokumentującym procesy, menadżerem projektu planującym wykonanie, czy konsultantem identyfikującym ulepszenia, ten narzędzie przekształca Twoje pomysły w rzeczywistości wykonalne.

Gotowy na przekształcenie swoich procesów? Kliknij „Wypróbuj teraz” na stronie platformy i zacznij budować już dziś. W razie potrzeby skorzystaj z pomocy wewnętrznej lub skontaktuj się z zespołem.

Ten post dostępny jest również w Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文