Umfassender Produktleitfaden: KI-gestütztes Business Process Management

Einführung

Willkommen bei der KI-gestützten Plattform für Business Process Management—ein modernes Werkzeug, das darauf abzielt, die Dokumentation, Visualisierung und Analyse von Geschäftsprozessen zu vereinfachen. Diese künstlich-intelligenten Lösung wandelt einfache Textbeschreibungen in strukturierte, handlungsorientierte Diagramme, Berichte und Erkenntnisse um und beseitigt den zeitaufwändigen Bedarf für manuelle Diagramm- und Dokumentationserstellung. Unabhängig davon, ob Sie mit Kundenbeschwerden, Projektplanung oder Prozessoptimierung zu tun haben, ermöglicht die Plattform Nutzern, effiziente Workflows innerhalb von Minuten zu erstellen.

Die zentrale Philosophie der Plattform besteht darin, komplexe Geschäftsprozesse zugänglich und informativ zu gestalten. Durch die Nutzung künstlicher Intelligenz automatisiert sie die Prozessentdeckung, -gestaltung und -analyse, sodass Teams sich auf die Umsetzung und Verbesserung konzentrieren können, anstatt sich mit der Einrichtung zu beschäftigen. Dieser Leitfaden verbindet Informationen aus der Produktübersicht und einem Beispiel für einen App-Workflow (demonstriert anhand des Prozesses „Bearbeitung einer Kundenbeschwerde“), um ein vollständiges Verständnis ihrer Möglichkeiten zu vermitteln.

Wichtige Vorteile sind:

• Geschwindigkeit: Wandeln Sie Ideen sofort in Workflows um.
• Klarheit: Visuelle Diagramme und Erzählungen machen Prozesse leicht verständlich.
• Erkenntnisse: KI-generierte Berichte für datengestützte Entscheidungen.
• Zusammenarbeit: Eine einzige Quelle der Wahrheit für Teams.

Um loszulegen, besuchen Sie die Website der Plattform oder melden Sie sich über die Schaltfläche „Jetzt ausprobieren“ für eine Testversion an.

Wichtige Funktionen

Die Plattform bietet eine Reihe von künstlich-intelligenten Werkzeugen, um jede Phase des Business Process Managements zu bewältigen. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Funktionen:

1. KI-gestützte Prozessentdeckung

• Beschreibung: Geben Sie einen einfachen Absatz ein, der Ihre geschäftliche Herausforderung oder Ihren Workflow beschreibt, und die KI identifiziert automatisch die wichtigsten Prozesse, Beteiligten und Schritte. Diese Funktion zerlegt unstrukturierten Text innerhalb von Sekunden in einen strukturierten Projektüberblick.
• So funktioniert es: Beginnen Sie mit einer hochwertigen Beschreibung (z. B. einer Problemstellung wie inkonsistente Bearbeitung von Kundenbeschwerden). Die KI analysiert sie, um einen ersten Prozessrahmen zu generieren, einschließlich Ziele, Umfang und potenzieller Ineffizienzen.
• Beispiel: Für „Kundenbeschwerden werden inkonsistent per E-Mail bearbeitet“ könnte die KI einen strukturierten Überblick ausgeben, der Probleme wie langsame Antwortzeiten und fehlende Verfolgung hervorhebt.

2. Geführter Prozessgestaltungs-Assistent

• Beschreibung: Eine schrittweise Oberfläche, die Sie von einer hochwertigen Übersicht zu einem detaillierten Workflow führt. Sie umfasst Registerkarten für Übersicht, Interaktionen, Visualisierung, KPIs und Berichte.
• So funktioniert es:
  • Übersichtsregisterkarte: Definieren Sie den zentralen „Warum“ Ihres Prozesses mit einer Problemstellung oder Zusammenfassung. Dies legt den strategischen Kontext fest.
  • Interaktionen-Registerkarte: Erstellen Sie eine sequenzielle Erzählung darüber, wer was tut. Beschreiben Sie die Schritte in einfacher Sprache, und die KI verfeinert sie zu einer klaren Geschichte.
  • Visualisieren-Registerkarte: Generiert automatisch ein visuelles Diagramm aus Ihrer Interaktionsgeschichte und zeigt die Flüsse zwischen Beteiligten (z. B. Swimlane-Diagramme mit Pfeilen, die Aktionen wie „stellt Beschwerde ein“ oder „weist Ticket zu“ anzeigen).
  • KPI-Registerkarte: Definieren und verfolgen Sie Schlüsselkennzahlen (KPIs) mit Zielen, wie z. B. Antwortzeiten oder Lösungsquoten.
• Beispiel: Im Workflow „Bearbeitung einer Kundenbeschwerde“:
  • Übersicht: Zeigt das Problem der inkonsistenten E-Mail-Behandlung, die zu verlorenen Informationen führt.
  • Interaktionen: Eine nummerierte Liste von Schritten (z. B. 1. Kunde stellt Beschwerde ein, 2. Ticket erstellt, usw.).
  • Visualisieren: Ein Diagramm mit Beteiligten wie „Kunde“, „Support-Agent“, „Ticket-System“ und Flüssen wie „stellt ein“, „weist zu“, „untersucht“.

3. Einsichtsvolle von KI generierte Berichte

• Beschreibung: Nutzen Sie KI, um Ihren Prozess aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren. Erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte zu Zusammenfassungen, Umsetzungsplänen, Risikobewertungen, Ressourcenbedarf und mehr.
• So funktioniert es: Navigieren Sie zur Registerkarte Berichte, um Berichtstypen auszuwählen oder anzupassen. Die KI zieht aus Ihren Prozessdaten Informationen, um detaillierte, handlungsorientierte Ausgaben zu erzeugen.
• Beispielberichte:
  • Zusammenfassungsbericht: Übersicht auf hoher Ebene des Prozesses, einschließlich wichtiger Beteiligter und Arbeitsablauf.
  • Umsetzungsplan: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung des Prozesses.
  • Risikoanalyse: Identifiziert mögliche Engpässe, wie Verzögerungen bei der Ticketzuweisung.
  • Ressourcenplanung: Schätzt benötigte Werkzeuge, Personal und Zeit ab.
• Navigations-Tipp: Navigieren Sie von der Übersichtsregisterkarte aus per Scrollen oder über die Navigationsleiste links zu den Berichten. Berichte können exportiert werden, um sie zu teilen.

Zusätzliche Funktionen umfassen:

• Ansicht- und Bearbeitungsfunktion: Verfügbar in jeder Sektion für Echtzeit-Anpassungen.
• Visualisierung von Stakeholdern: Diagramme zeigen Interaktionen zwischen Rollen (z. B. Kunde → Ticket-System → Support-Agent).
• Leistungsverfolgung: KPIs sind messbar, mit Zielen wie „Erste Antwortzeit < 4 Stunden.“

Für wen ist es geeignet

Diese Plattform ist speziell für Fachleute konzipiert, die Geschäftsprozesse effizient verwalten, optimieren oder dokumentieren müssen. Hier erfahren Sie, wie sie bestimmte Rollen unterstützen:

Business Analysten

• Schnell aktuelle und zukünftige Prozesse dokumentieren.
• Textliche Beschreibungen in strukturierte Workflows, Diagramme und Berichte umwandeln.
• Handlungsorientierte Erkenntnisse ohne manuelle Aufwand gewinnen, was eine schnellere Analyse ermöglicht.

Projektmanager

• Projektumfang definieren und detaillierte Umsetzungspläne erstellen.
• Fortschritt mit integrierten KPIs und visuellen Abläufen verfolgen.
• Sorgen Sie für eine gemeinsame Verständigung über Rollen und Schritte, um die Teamausrichtung zu gewährleisten.

Berater für Prozessverbesserung

• Ineffizienzen, Risiken und Engpässe in Workflows identifizieren.
• AI-Diagramme und Berichte nutzen, um datengestützte Empfehlungen zu liefern.
• Optimieren Sie die Kundenoperationen mit maßgeschneiderten Analysen, wie Risikobewertungen oder Ressourcenplänen.

Es ist ideal für jedes Team oder jede Einzelperson in der Operation, Beratung oder Führung, die Ideen in umsetzbare Prozesse verwandeln möchte.

Erste Schritte

1. Registrieren: Greifen Sie über die Website auf die Plattform zu. Klicken Sie auf „Jetzt ausprobieren“, um eine kostenlose Testversion oder eine Demo zu erhalten.
2. Neuen Prozess erstellen:
   • Geben Sie einen Prozessnamen ein (z. B. „Bearbeitung einer Kundenbeschwerde“).
   • Geben Sie eine erste Beschreibung oder Problemstellung an.
3. Navigieren Sie im Dashboard:
   • Verwenden Sie das Menü auf der linken Seite: Übersicht, Interaktionen, Visualisieren, KPIs, Berichte.
   • Blättern Sie durch die Abschnitte oder springen Sie direkt.
4. Eingabedaten:
   • Beginnen Sie mit der Übersicht: Schreiben oder bearbeiten Sie die Problemstellung.
   • Wechseln Sie zu Interaktionen: Listen Sie die Schritte sequenziell auf.
5. Erstellen Sie Visualisierungen und Erkenntnisse:
   • Die KI generiert automatisch Diagramme und schlägt KPIs vor.
   • Gehen Sie zu Berichten für detaillierte Analysen.
6. Bearbeiten und iterieren: Verwenden Sie die Schaltflächen „Ansicht & Bearbeiten“, um einen beliebigen Abschnitt zu verfeinern. Änderungen werden über alle Registerkarten weitergegeben (z. B. aktualisiert das Aktualisieren der Schritte das Diagramm).

Tipps:

• Bei komplexen Prozessen beginnen Sie zunächst allgemein und fügen schrittweise Details hinzu.
• Wenn Ihre Eingabe ein Absatz ist, überlassen Sie die erste Strukturierung der KI.
• Exportieren Sie Berichte oder Diagramme für Präsentationen.

Schritt-für-Schritt-Beispiel: Bearbeitung einer Kundenbeschwerde

Dieses Beispiel führt durch die Erstellung und Analyse eines Beispielprozesses basierend auf der bereitgestellten App-Beschreibung.

Schritt 1: Übersicht definieren

• Problemstellung: „Kundenbeschwerden werden derzeit unregelmäßig per E-Mail bearbeitet, was zu langen Antwortzeiten und verlorenen Informationen führt. Es gibt kein zentrales Verfolgungssystem, was es schwierig macht, sicherzustellen, dass Probleme gelöst werden, wiederkehrende Probleme zu identifizieren oder die Leistung des Support-Teams zu messen.“
• Zweck: Dies klärt das „Warum“ und legt den Kontext fest.

Schritt 2: Interaktionen skizzieren

• Zerlegen Sie es in eine Erzählung:
  1. Der Kunde reicht eine Beschwerde per E-Mail ein.
  2. Ein neuer Ticket wird automatisch im Ticket-System erstellt.
  3. Ein Support-Agent wird dem Ticket zugewiesen.
  4. Der Agent untersucht das Problem und kommuniziert mit dem Kunden.
  5. Der Agent löst das Problem und schließt das Ticket.
• KI-Unterstützung: Die Plattform stellt sicher, dass dies als „einziges verlässliches Quellensystem“ dient.

Schritt 3: Den Prozess visualisieren

• Diagrammerstellung: Die Interaktionsgeschichte wird in einen visuellen Ablauf umgewandelt.
  • Interessenten: Kunde, Support-Agent, Ticket-System, Support-Desk.
  • Abläufe: Pfeile zeigen Aktionen wie „reicht Beschwerde ein“, „erstellt Ticket“, „weist zu“, „untersucht und kommuniziert“, „löst und schließt“.
• Vorteil: Macht komplexe Interaktionen übersichtlich.

Schritt 4: KPIs festlegen

• Beispiele:
  • Erste Antwortzeit (Ziel: < 4 Stunden).
• Verfolgung: Überwache die Effizienz im Vergleich zu Zielen.

Schritt 5: Berichte erstellen

• Gehe zu Berichten.
• Wähle Arten aus: Zusammenfassungen, Umsetzungspläne, Risikobewertungen.
• Beispiel-Ausgabe: Ein Bericht könnte potenzielle Risiken wie „verzögerte Zuweisungen“ detaillieren und Maßnahmen zur Minderung vorschlagen.

Erweiterte Tipps und Best Practices

• Anpassung: Nutze die KI, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, indem du Perspektiven angibst (z. B. „Fokus auf Risiken“).
• Integration: Diagramme und Berichte können exportiert werden, um sie in Tools wie Microsoft Office oder Projektmanagement-Software zu verwenden.
• Zusammenarbeit: Teile Prozesse mit Teams zur Rückmeldung.
• Problembehebung: Falls ein Diagramm nicht korrekt generiert wird, verfeinere deine Interaktions-Schritte zur Klarheit.
• Skalierbarkeit: Behandeln Sie einfache oder komplexe Workflows – beginnen Sie mit einem Prozess und erweitern Sie ihn.

Fazit

Die AI-gestützte Plattform für das Business Process Management revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Workflows handhaben, spart Stunden bei der Dokumentation und liefert tiefgreifende Einblicke zur Optimierung. Durch die Kombination von KI-Entdeckung, geführtem Design und analytischen Berichten ermöglicht sie den Nutzern, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Unabhängig davon, ob Sie ein Business-Analyst sind, der Prozesse dokumentiert, ein Projektmanager, der Ausführungen plant, oder ein Berater, der Verbesserungen identifiziert, verwandelt dieses Tool Ihre Ideen in umsetzbare Realitäten.

Bereit, Ihre Prozesse zu transformieren? Klicken Sie auf der Plattform-Website auf „Jetzt ausprobieren“ und beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau. Für Unterstützung wenden Sie sich an die Hilfefunktion in der App oder kontaktieren Sie das Team.

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