面向業務流程建模人員的全面BPMN教程 - IT 觀察者隨筆

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業務流程模型與符號（BPMN）是一種強大的工具，可用於視覺化、分析和改進業務流程。本教程將引導您了解BPMN的核心概念，並透過詳細的範例來說明每個組成部分。完成本教程後，您將對如何創建有效的BPMN圖表有穩固的理解，並掌握一些提升建模技巧的提示與技巧。

BPMN簡介

BPMN是一種標準化的圖示創建方法，用於表示業務流程。它使用一組圖形元素來呈現流程中活動、決策和互動的流動。BPMN旨在讓所有利益相關者，從業務分析師到技術開發人員，都能輕鬆理解。

BPMN的核心概念

1. 池與泳道

池：代表流程中的主要參與者。每個池包含與特定參與者相關的活動和事件。
泳道： 池內的子區分，用以代表參與者內部的不同角色或部門。

2. 事件

事件代表流程中發生的某種情況。它們可以觸發流程的開始或結束，或影響活動的流程。常見的事件包括：

開始事件： 以圓形表示，此事件觸發流程的開始。
中間事件： 發生在活動之間，可影響流程的流動。
結束事件： 以粗邊圓形表示，此事件標示流程的完成。

3. 任務

任務是在流程中執行的活動。它們以圓角矩形表示，可包含各種類型的工作，例如手動任務、自動化任務或服務任務。

4. 網關

網關根據條件控制流程的流動。它們以菱形表示，可包含不同類型，例如：

互斥網關： 僅允許選擇一條路徑。
包容網關： 允許選擇多條路徑。
並行網關： 允許同時選擇多條路徑。

5. 序列流

序列流顯示流程中活動的順序。它們以實線箭頭表示，有助於理解任務和事件的順序。

6. 消息流

消息流顯示不同泳道之間訊息的交換。它們以虛線表示，有助於理解不同參與者之間的溝通。

範例：訂單處理與採購

我們將使用一個訂單處理與採購的範例來說明 BPMN 的這些關鍵概念。

BPMN Example - Order Processing and Procurement — BPMN 範例 – 訂單處理與採購

泳道與車道

在此範例中，有兩個泳道：「訂單處理」與「採購」。每個泳道代表訂單處理與採購流程中的一個不同角色。

事件

開始事件： 當收到訂單時，流程開始。
中間事件：
- 延遲交付： 如果商品不可用，流程會檢查是否延遲交付。
- 商品可取得： 如果商品可取得，流程將繼續發貨。
結束事件： 當財務管理完成、客戶已通知或商品從目錄中刪除時，流程結束。

任務

訂單處理：
- 檢查可取得性： 訂單處理團隊檢查商品的可取得性。
- 發貨： 如果商品可取得，則予以發貨。
- 財務管理： 財務管理已完成。
- 通知客戶： 客戶將收到訂單狀態的通知。
- 從目錄中刪除商品： 如果商品不可用，則從目錄中刪除。
採購：
- 訂購：採購團隊為該商品下訂單。
- 預計到貨：採購團隊預期該商品的到貨。

網關

互斥網關：
- 商品有庫存嗎？：如果商品有庫存，流程將進入發貨階段；否則，流程將轉至採購。
- 到貨延遲嗎？：如果到貨延遲，流程將通知客戶；否則，流程將進入預計到貨階段。

順序流程

順序流程從「收到訂單」事件開始，經過各項任務與網關，最後結束於相應的結束事件。

訊息流程

訊息流程顯示訂單處理團隊與採購團隊之間的溝通。例如，訂單處理團隊會通知採購團隊商品的庫存狀況。

有效BPMN建模的技巧與提示

保持簡單：從簡單的圖表開始，並根據需要逐步添加細節。避免使用不必要的元素使圖表過於複雜。
使用標準符號：遵循標準的BPMN符號以確保清晰與一致性，這能使所有利害關係者更容易理解圖表。
著重於關鍵活動：識別流程中的關鍵活動與決策點，這些是圖表中最重要的組成部分。
與利害關係者驗證：定期與利害關係者驗證您的圖表，以確保準確性與完整性。他們的意見可提供寶貴見解，並幫助發現任何遺漏的步驟或錯誤。
記錄假設：明確記錄適用於流程的任何假設或限制。這有助於理解圖表的背景與限制。
使用註解：加入註解以提供額外資訊或澄清圖表的特定部分。這對於複雜流程尤其有用。

建立BPMN圖表的指南

定義範圍：明確定義您所建模流程的範圍，包括識別起點與終點，以及關鍵活動與決策點。
識別參與者：識別流程中涉及的參與者，並相應地建立池和泳道。這有助於理解每位參與者的角色與職責。
智慧地使用事件：使用事件來觸發流程的開始與結束，以及影響活動的流程。確保事件在圖表中明確定義且邏輯性地放置。
排序活動：將活動按邏輯順序排列，並使用網關根據條件控制流程。確保流程順序清晰且易於跟隨。
有效溝通：使用訊息流來展示不同參與者之間的溝通。確保訊息流在圖表中明確定義且邏輯性地放置。
審查與優化：定期審查並優化您的圖表，以確保準確性和完整性。納入利益相關者的反饋，並根據需要進行必要的調整。

結論

BPMN 是一種強大的工具，可用於視覺化和記錄業務流程。透過理解關鍵概念並遵循最佳實踐，您可以創建有效的 BPMN 圖表，以協助分析和改善業務流程。本教程提供了 BPMN 的全面指南，並以訂單處理與採購為例，說明每個元件。透過練習以及所提供的技巧與訣竅，您將能夠熟練地創建為組織帶來價值的 BPMN 圖表。