مقدمه
توسعه و پر کردن نمودارهای BPMN بهصورت موجود و آینده روشی مؤثر برای تبدیل دیدگاه به نتایج است. نمودار موجود، بررسی جامعی از وضعیت فعلی فرآیندها، فرهنگ و تواناییهای سازمان ارائه میدهد. در مقابل، نمودار آینده، بررسی جامعی از وضعیت آینده ارائه میدهد و نحوه ظهور فرآیندها، فرهنگ و تواناییهای سازمان در آینده را تشریح میکند. با ایجاد این نمودارها، سازمانها میتوانند شکافهای موجود بین وضعیت فعلی و مطلوب را تحلیل و شناسایی کرده و اقداماتی برای بازطراحی یا بهبود فرآیندهای کسبوکار انجام دهند تا این شکافها پر شوند.
دانلود PDFسازگار با:اداری, حرفهای, استاندارد
درک BPMN: نمادگذاری، عناصر و مفاهیم کلیدی
BPMN چیست؟
مدل و نمادگذاری فرآیند کسبوکار (BPMN) زبان گرافیکی استانداردی برای مستندسازی، تحلیل و بهبود فرآیندهای کسبوکار است [[28]]. هدف اصلی BPMN ارائه یک نمادگذاری است که بهراحتی توسط تمام کاربران کسبوکار قابل درک باشد—از تحلیلگران کسبوکار که نسخههای اولیه را ایجاد میکنند، تا توسعهدهندگان فنی که فناوری را پیادهسازی میکنند، تا افراد کسبوکار که فرآیندها را مدیریت و نظارت میکنند [[1]].
BPMN 2.0، مشخصات فعلی که در دسامبر ۲۰۱۳ منتشر شد، بهصورت رسمی توسط ISO بهعنوان استاندارد ISO/IEC 19510 منتشر شده است [[1]].
چهار دسته اصلی عناصر BPMN
BPMN عناصر گرافیکی را در چهار دسته اصلی گروهبندی میکند تا به مدلسازان کمک کند تا نمودارهای واضح و قابل درک ایجاد کنند [[1]]:
۱. اشیاء جریان
اشیاء جریان، عناصر اصلی توصیفکننده در BPMN هستند و شامل سه عنصر اصلی میشوند [[19]]:
| عنصر | نماد | توضیحات |
|---|---|---|
| رویداد | ○ دایره | چیزی که در طول فرآیند «اتفاق میافتد». رویدادها جریان را تحت تأثیر قرار میدهند و معمولاً دلیل (تریگر) یا پیامد (نتیجه) دارند. سه نوع: شروع، میانی و پایان [[1]]. |
| فعالیت | ▭ مستطیل گرد | نام کلی برای کار انجامشده. میتواند اتمی (وظیفه) یا مرکب (فرآیند فرعی، با علامت + مشخص شده) باشد [[1]]. |
| گیتواي | ◇ مربع مورب | کنترل کننده شاخهشدن و همگرایی جریان توالی است. تصمیمات، شاخهشدن، ادغام و اتصال مسیرها را تعیین میکند [[1]]. |
انواع گیتواي:
-
گیتواي استثنایی (XOR): مسیر تنها یکی را بر اساس شرط دنبال کنید
-
گیتواي جامع (OR): یک یا چند مسیر را بر اساس شرایط دنبال کنید
-
گیتواي موازی (AND): تمام مسیرها را به صورت همزمان دنبال کنید [[1]]
2. اشیاء اتصال
این اتصالها اشیاء جریان را به هم متصل میکنند تا ساختار فرآیند ایجاد شود [[1]]:
| اتصالدهنده | نماد | هدف |
|---|---|---|
| جریان توالی | → خط پیوسته با فلش | ترتیب انجام فعالیتها در یک فرآیند را نشان میدهد [[1]] |
| جریان پیام | ⇢ خط نقطهچین با سر فلش باز | جریان اطلاعات را از طریق مرزهای سازمانی نشان میدهد [[1]] |
| ارتباط | ⤏ خط نقطهای | اشیاء مرتبط را به اشیاء جریان متصل میکند؛ روابط را نشان میدهد [[1]] |
3. شیارها
شیارها فعالیتها را در دستهبندیهای بصری سازماندهی میکنند تا مسئولیتها را نشان دهند [[2]]:
| عنصر | توضیحات |
|---|---|
| کیسه | یک شرکتکننده در یک فرآیند را نشان میدهد؛ به عنوان یک ظرف گرافیکی برای تقسیمبندی فعالیتها عمل میکند، معمولاً در موارد B2B [[1]] |
| شیار | یک زیرتقسیم درون کیسه که کل طول آن را امتداد میدهد؛ برای سازماندهی و دستهبندی فعالیتها بر اساس نقش، بخش یا سیستم استفاده میشود [[1]] |
4. اشیاء
ابزارها بدون تأثیر بر جریان توالی، زمینه اضافی ارائه میکنند [[1]]:
| ابزار | نماد | هدف |
|---|---|---|
| شیء داده | آیکون صفحه 📄 | نشان میدهد که دادهها توسط فعالیتها چگونه مورد نیاز هستند یا تولید میشوند [[1]] |
| ذخیرهگاه داده | 🗄️ استوانه | ذخیرهگاه دائمی داده را نشان میدهد که فرآیند میتواند آن را بخواند یا بنویسد [[1]] |
| گروه | ⬚ مستطیل گرد شده خطچین | برای مستندسازی یا تحلیل استفاده میشود؛ جریان را تحت تأثیر قرار نمیدهد [[1]] |
| توضیح | 📝 آیکون یادداشت | متن توضیحی اضافی برای خوانندگان نمودار ارائه میکند [[1]] |
انواع رویدادها و نشانگرها
رویدادهای BPMN میتوانند با نشانگرهای داخلی به منظور نشان دادن فعالسازیها یا نتایج بهبود یابند [[1]]:
| نوع رویداد | شروع | میانی | پایان |
|---|---|---|---|
| هیچکدام | ○ | — | ● |
| پیام | ○📧 | ○○📧 | ●📧 |
| تایمر | ○🕐 | ○○🕐 | — |
| خطا | — | ○○⚡ (مرزی) | ●⚡ |
| سیگنال | ○△ | ○○△ | ●△ |
| شرطی | ○📋 | ○○📋 | — |
| افزایش | — | ○○↑ | ●↑ |
| پایان | — | — | ●● |
یادداشت: رویدادهای میانی میتوانند باشندگرفتن (گیرنده) (دایره دوبل) یا پرتاب کردن (فرستنده) (نشانگر پر شده); رویدادهای مرزی میتوانند مختل کننده (پر) یا غیرمختل کننده (چینی) باشند [[1]].
فرآیند فعلی چیست؟
فرآیند کسبوکار بهصورت موجود (As-Is) دیدگاه جامعی از فرآیندهای فعلی، فرهنگ و تواناییهای یک شرکت ارائه میدهد. این فرآیند نحوه انجام کارهای فعلی و جریان اطلاعات در سراسر سازمان را مستند میکند. هدف اصلی فرآیند کسبوکار بهصورت موجود، ایجاد پایهای برای شناسایی نقاط بهبود، بهینهسازی استفاده از منابع و در نهایت افزایش بهرهوری و کارایی است. با درک وضعیت فعلی عملیات، سازمانها میتوانند استراتژیهایی برای حذف موانع، کاهش هدررفت و بهبود فرآیندهای کلی کسبوکار توسعه دهند.
فرآیند آینده (To-Be) چیست؟
فرآیند کسبوکار آینده (To-Be) وضعیت آینده فرآیندها، فرهنگ و تواناییهای یک شرکت را ترسیم میکند. این فرآیند به عنوان نقشه راه تغییر عمل میکند و بهوضوح اهداف سازمان و آنچه برای دستیابی به آنها نیاز است، تعریف میکند. هدف از فرآیند آینده، ارائه دیدگاه واضحی از آینده و شناسایی مراحل لازم برای رسیدن به آن است. این امر به سازمانها امکان میدهد تا تغییرات مهمترین را برای کاهش فاصله بین وضعیت فعلی و مطلوب خود اولویتبندی و تمرکز کنند.
ابزار نرمافزاری که از آن استفاده خواهیم کرد
در این آموزش، از ویژوال پارادایم برای ایجاد نمودارهای فرآیند کسبوکار مطابق با استاندارد BPMN نمودارهای فرآیند کسبوکار. ویژوال پارادایم مجموعهای قوی از ابزارها را برای ثبت فرآیندهای کسبوکار فعلی، طراحی بهبودها و شناسایی تفاوتهای بین وضعیت «هماکنون» و «آینده» ارائه میدهد.
ثبت فرآیند فعلی در مدل «هماکنون»
بیایید یک فروشگاه آنلاین را به عنوان نمونه در نظر بگیریم. فرآیند زمانی شروع میشود که یک نماینده فروش سفارش خرید را دریافت کرده و سطح موجودی کالا را بررسی میکند. اگر موجودی کافی برای تأمین سفارش وجود داشته باشد، نماینده فروش کالاها را بستهبندی و با فاکتور ارسال میکند. اگر موجودی کافی نباشد، نماینده فروش مشتری را مطلع میکند و پیشنهاد تغییر سفارش میدهد. این مثال اهمیت نظارت بر سطح موجودی کالا را برای تضمین تحویل سفارش به موقع و بهطور کارآمد نشان میدهد.
در این آموزش به مباحث اولیه رسم نمودار فرآیند کسبوکار با استفاده از نمادگذاری مدلسازی فرآیند کسبوکار (BPMN) پرداخته نخواهد شد، زیرا ما آموزش دیگری که این موضوع را پوشش میدهد. همچنین آموزش ویدئویی با عنوان مقدمهای بر BPMN – نوارهای شناور برای شما در دسترس است.
پس از اینکه فرآیند کسبوکار موجود خود را مستند کردید، میتوانید با در نظر گرفتن بهبودهای لازم، یک مدل فرآیند آینده (To-Be) ایجاد کنید. مراحل زیر را دنبال کنید تا نحوه کار این فرآیند را ببینید.
-
دانلود Online-Shopping.vpp. همچنین میتوانید این فایل را در پایین این آموزش پیدا کنید.
-
فایل .vpp دانلود شده را در ویژوال پارادایم با انتخاب پروژه > باز کردن از نوار ابزار برنامه.
-
نمایش مرورگر پروژه با انتخاب نمایش > مرورگر پروژه از نوار ابزار برنامه.
-
به ساختار مدلبرگهی
-
روی گره ریشه پروژه در درخت سمت چپ کلیک راست کنید و انتخاب کنیدمدل > فرآیند فعلیاز منوی کشویی.
-
کلیک راست رویفرآیند فعلیو انتخاب کنیدزیر نمودارها > نمودارهای موجود…از منوی کشویی.
-
در پنجرهیافزودن زیر نمودارپنجره، نمودار فرآیند کسبوکار را انتخاب کنید و رویتأیید.
فرآیند موجود شما اکنون در مدل فرآیند فعلی قرار دارد.
بازطراحی و بهبود فرآیند در یک مدل آیندهای
فرض کنید کسبوکار ما به طور قابل توجهی رشد کرده و ما یک انبار جدید برای مدیریت موجودی خود داریم. برای بهترین استفاده از منابع جدید خود، نیاز داریم فرآیند موجود خود را بهینهسازی کنیم. ما نشان خواهیم داد که چگونه این بهبود را با ایجاد یک نمودار فرآیند آیندهای نشان دهیم.
-
نمودار فرآیند کسبوکار را با دوبار کلیک کردن روی عکس کوچک آن درمرورگر پروژه.
-
یک نمودار فرآیند آیندهای از نمودار فرآیند فعلی ایجاد کنید. روی هر فضای خالی در نمودار فرآیند فعلی کلیک راست کنید و انتخاب کنیدابزارها > ایجاد فرآیند آیندهای.
یک نمودار جدید ایجاد خواهد شد که فرآیند آیندهای را شامل میشود.
یادداشت: تمام عناصر مدل در نمودار جدید به صورت پیشفرض انتخاب شدهاند. برای لغو انتخاب آنها، روی هر فضای خالی در پسزمینه کلیک کنید.
-
یک نوار جدید بهفروشگاه آنلاینکیسه اضافه کنید و آن را به نامانبارقرار دهید. درنماینده فروشنوار، گزینهیبستهبندی کالاها، ارسال کالاها،وسفارش تکمیل شدوظایف و آنها را به داخلانبارنوار. نمودار شما اکنون باید اینگونه به نظر برسد:
-
بعد، ما یک وظیفه بینموجودی کافی؟گیتواي وبستهبندی کالاهاوظیفه قرار خواهد گرفت. ماوس خود را رویبلهجریان قرار دهید و رویتقسیم با شکلدکمه منبع کلیک کنید.
-
انتخاب کنیدوظیفهاز کاتالوگ منابع.
-
نام وظیفه جدید رادرخواست بستهبندی کالاها. نمودار فرآیند نهایی To-Be باید اینگونه به نظر برسد:
مقایسه تغییرات بین فرآیندهای فعلی و آینده
برای مقایسه بصری تفاوتهای بین دو نمودار، میتوانیم از ویژگیای به نامتفاوت بصری.
-
انتخاب کنیدمدلسازی > تفاوت بصری…از نوار ابزار برنامه.
-
در ویژوال دیف پنجره، انتخاب کنید ترانسیتور به عنوان استراتژی. برای مقایسه کنید, انتخاب کنید عنصر مدل برای مقایسه نمودارها در سطح عنصر مدل.
-
بررسی کنید استفاده از پروژه کاری جعبه انتخاب. انتخاب کنید فرآیند فعلی در سمت چپ و فرآیند آینده در سمت راست. مقایسه به طور خودکار فعال خواهد شد.
لیست زیر نمودارها تفاوتها را نشان میدهد. به عنوان مثال، ورودی بسته بندی کالاها (ویرایش شده) نشان میدهد که تغییراتی در بسته بندی کالاها وظیفه اعمال شده است. کلیک کردن روی این ورودی تغییرات مربوطه را به رنگ بنفش در نمودارها برجسته خواهد کرد.
وظایف جدید نیز شناسایی میشوند. به یاد داشته باشید که ما یک وظیفه جدید برای نماینده فروش اضافه کردیم تا درخواست بسته بندی کند؟ این تغییر نیز در لیست برجسته شده است.
بهترین روشها برای مدلسازی فرآیند فعلی و آینده
برای مستندسازی فرآیند فعلی:
-
مصاحبه با ذینفعان: ورودی را از افرادی که واقعاً کار را انجام میدهند جمعآوری کنید
-
با دادهها تأیید کنید: از معیارها، لاگها و مشاهدات برای تأیید مراحل فرآیند استفاده کنید
-
مستندسازی استثناها: مسیرهای خطا و موارد لبهای را ثبت کنید، نه فقط مسیر «شاد»
-
بهروز نگه داشتن آن: مدلهای موجود را هنگام تغییر فرآیندها بهروز کنید تا دقت حفظ شود
برای طراحی آینده:
-
تمرکز بر نتایج: با اهداف کسبوکار شروع کنید، سپس فرآیندها را طراحی کنید تا به آنها برسید
-
درگیر کردن اجراییها: تیمهای فناوری اطلاعات و عملیات را از ابتدا درگیر کنید تا امکانپذیری تضمین شود
-
اولویتبندی تغییرات: همه شکافها نیاز به بسته شدن فوری ندارند؛ بر بهبودهای با تأثیر بالا تمرکز کنید
-
برنامهریزی برای انتقالها: نحوه انتقال از وضعیت موجود به آینده را تعریف کنید (راهاندازی مرحلهای، آموزش و غیره)
برای مدلسازی BPMN:
-
از نامگذاری یکدست استفاده کنید: برای وظایف و رویدادها برچسبهای واضح و مبتنی بر اقدامات اعمال کنید
-
محدودیت در پیچیدگی: فرآیندهای بزرگ را به زیرفرآیندها تقسیم کنید تا قابل خواندن باشند
-
از شناورها استفاده کنید: از راهها برای روشن کردن نقشها و مسئولیتها استفاده کنید
-
بهصورت استراتژیک نوتگذاری کنید: فقط در جاهایی که نیاز است یادداشت اضافه کنید تا از بینظمی جلوگیری شود
این آموزش را در یوتیوب تماشا کنید
لیست منابع
- آموزش فرآیند کسبوکار از وضعیت موجود به آینده: آموزش جامع در مورد توسعه نمودارهای BPMN از وضعیت موجود و آینده با استفاده از Visual Paradigm، شامل دستورالعملهای گام به گام برای ثبت فرآیندهای فعلی، بازطراحی برای وضعیتهای آینده و مقایسه تغییرات.
- نسخه ارتباطی Visual Paradigm: اطلاعاتی درباره نسخه ارتباطی Visual Paradigm، که از مدلسازی پیشرفته BPMN، همکاری و قابلیتهای مدیریت فرآیند در مقیاس سازمانی پشتیبانی میکند.
- نسخه حرفهای Visual Paradigm: جزئیاتی درباره نسخه حرفهای Visual Paradigm، که ابزارهای قوی مدلسازی BPMN را برای تحلیلگران کسبوکار و تیمهای بهبود فرآیند ارائه میدهد.
- ویرایش استاندارد Visual Paradigm: مروری بر ویرایش استاندارد Visual Paradigm، که ویژگیهای ضروری مدلسازی BPMN را برای کاربران فردی و تیمهای کوچک ارائه میدهد.
- صفحه اصلی Visual Paradigm: وبسایت رسمی Visual Paradigm، با ابزارهای رسمکردن دیاگرام BPMN، آموزشها و منابعی برای مدلسازی و مدیریت فرآیندهای کسبوکار.
- صفحه ویژگیهای دیاگرام و ابزارهای BPMN: اطلاعات دقیق درباره تواناییهای رسم دیاگرام BPMN در Visual Paradigm، شامل عناصر نمادگذاری پشتیبانی شده، ویژگیهای همکاری و گزینههای خروجی.
- آموزش اولیه BPMN: آموزش پایهای که مبانی نمادگذاری BPMN را پوشش میدهد، مناسب برای مبتدیانی که میخواهند دیاگرامهای فرآیند کسبوکار ایجاد کنند.
- مقدمهای بر BPMN – شیارها (ویدئو): ویدئوی آموزشی که نشان میدهد چگونه از شیارها در دیاگرامهای BPMN برای دستهبندی فعالیتها بر اساس نقش، بخش یا سیستم استفاده کنید.
- مروری بر نمادگذاری BPMN – Visual Paradigm: راهنمای کامل نمادگذاری BPMN با توضیحات واضحی از نمادها، عناصر و مثالهای دیاگرام برای ایجاد مدلهای فرآیند کسبوکار مطابق استاندارد [[1]].
This post is also available in Deutsch, English, Español, Français, English, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, Việt Nam, 简体中文 and 繁體中文.