Giới thiệu
Chào mừng bạn đến với Nền tảng Quản lý Quy trình Kinh doanh Đẩy mạnh bởi Trí tuệ Nhân tạo—một công cụ tiên tiến được thiết kế để tối ưu hóa cách bạn ghi chép, trực quan hóa và phân tích các quy trình kinh doanh. Giải pháp được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo này chuyển đổi các mô tả văn bản đơn giản thành các sơ đồ, báo cáo và thông tin có cấu trúc, có thể hành động, loại bỏ nhu cầu vẽ sơ đồ và ghi chép thủ công tốn thời gian. Dù bạn đang xử lý khiếu nại khách hàng, lập kế hoạch dự án hay tối ưu hóa quy trình, nền tảng này giúp người dùng tạo ra các quy trình hiệu quả chỉ trong vài phút.
Triết lý cốt lõi của nền tảng là làm cho các quy trình kinh doanh phức tạp trở nên dễ tiếp cận và mang lại thông tin sâu sắc. Bằng cách tận dụng trí tuệ nhân tạo, nó tự động hóa việc phát hiện, thiết kế và phân tích quy trình, giúp các đội nhóm tập trung vào thực thi và cải tiến thay vì thiết lập ban đầu. Hướng dẫn này kết hợp thông tin từ bản tổng quan sản phẩm và một quy trình mẫu ứng dụng (được minh họa qua quy trình ‘Xử lý khiếu nại khách hàng’) để cung cấp cái nhìn toàn diện về khả năng của nó.
Các lợi ích chính bao gồm:
- Tốc độ: Chuyển ý tưởng thành quy trình ngay lập tức.
- Rõ ràng: Các sơ đồ trực quan và câu chuyện giúp quy trình dễ hiểu hơn.
- Thông tin sâu sắc: Báo cáo do AI tạo ra để hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Hợp tác: Nguồn thông tin duy nhất cho các đội nhóm.
Để bắt đầu, hãy truy cập trang web của nền tảng hoặc đăng ký dùng thử thông qua nút ‘Thử ngay’.
Tính năng chính
Nền tảng cung cấp một bộ công cụ được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo để xử lý mọi giai đoạn trong quản lý quy trình kinh doanh. Dưới đây là bản tóm tắt về các tính năng chính:
1. Phát hiện Quy trình Đẩy mạnh bởi Trí tuệ Nhân tạo
- Mô tả: Nhập một đoạn văn đơn giản mô tả thách thức kinh doanh hoặc quy trình của bạn, và AI sẽ tự động xác định các quy trình chính, các bên liên quan và các bước. Tính năng này phân tích văn bản không cấu trúc thành bản nháp dự án có cấu trúc chỉ trong vài giây.
- Cách hoạt động: Bắt đầu bằng mô tả cấp cao (ví dụ: một tuyên bố vấn đề như xử lý khiếu nại khách hàng không nhất quán). AI sẽ phân tích nó để tạo ra một khung quy trình ban đầu, bao gồm mục tiêu, phạm vi và các điểm bất hiệu quả tiềm tàng.
- Ví dụ: Đối với ‘Khiếu nại khách hàng được xử lý không nhất quán qua email’, AI có thể xuất ra một bản tổng quan có cấu trúc nêu bật các vấn đề như thời gian phản hồi chậm và thiếu theo dõi.
2. Trợ lý Thiết kế Quy trình Hướng dẫn
- Mô tả: Một giao diện từng bước giúp bạn đi từ bản tổng quan cấp cao đến quy trình chi tiết. Nó bao gồm các tab cho Tổng quan, Tương tác, Trực quan hóa, KPI và Báo cáo.
- Cách hoạt động:
- Thẻ Tổng quan: Xác định lý do cốt lõi “tại sao” của quy trình của bạn bằng một tuyên bố vấn đề hoặc tóm tắt. Điều này thiết lập bối cảnh chiến lược.
- Thẻ Tương tác: Xây dựng một câu chuyện tuần tự về ai làm gì. Mô tả các bước bằng ngôn ngữ đơn giản, và AI sẽ tinh chỉnh nó thành một câu chuyện rõ ràng.
- Thẻ Trực quan hóa: Tự động tạo sơ đồ trực quan từ câu chuyện tương tác của bạn, hiển thị các luồng giữa các bên liên quan (ví dụ: sơ đồ swimlane với các mũi tên chỉ các hành động như “gửi khiếu nại” hoặc “gán vé”).
- Thẻ KPI: Xác định và theo dõi các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) với các mục tiêu, chẳng hạn như thời gian phản hồi hoặc tỷ lệ giải quyết.
- Ví dụ: Trong quy trình “Xử lý khiếu nại khách hàng”:
- Tổng quan: Nhấn mạnh vấn đề xử lý email không nhất quán dẫn đến mất thông tin.
- Tương tác: Danh sách các bước được đánh số (ví dụ: 1. Khách hàng gửi khiếu nại, 2. Tạo vé, v.v.).
- Trực quan hóa: Một sơ đồ với các bên liên quan như “Khách hàng,” “Nhân viên hỗ trợ,” “Hệ thống vé,” và các luồng như “gửi,” “gán,” “khảo sát.”
3. Báo cáo do AI tạo ra mang tính sâu sắc
- Mô tả: Sử dụng AI để phân tích quy trình của bạn từ nhiều góc độ khác nhau. Tạo báo cáo tùy chỉnh về tóm tắt, kế hoạch triển khai, đánh giá rủi ro, nhu cầu nguồn lực và nhiều hơn nữa.
- Cách hoạt động: Điều hướng đến thẻ Báo cáo để chọn hoặc tùy chỉnh loại báo cáo. AI sẽ trích xuất dữ liệu từ quy trình của bạn để tạo ra các đầu ra chi tiết và có thể hành động.
- Các báo cáo ví dụ:
- Báo cáo tóm tắt: Tổng quan cấp cao về quy trình, bao gồm các bên liên quan chính và luồng công việc.
- Kế hoạch triển khai: Hướng dẫn từng bước để triển khai quy trình.
- Phân tích rủi ro: Xác định các điểm nghẽn tiềm tàng, như sự chậm trễ trong việc gán vé.
- Lập kế hoạch nguồn lực: Dự đoán các công cụ, nhân lực và thời gian cần thiết.
- Mẹo điều hướng: Từ thẻ Tổng quan, cuộn hoặc sử dụng điều hướng bên trái để chuyển đến Báo cáo. Các báo cáo có thể được xuất ra để chia sẻ.
Các tính năng bổ sung bao gồm:
- Tính năng xem và chỉnh sửa: Có sẵn trên mọi phần để điều chỉnh theo thời gian thực.
- Trực quan hóa bên liên quan: Các sơ đồ thể hiện các tương tác giữa các vai trò (ví dụ: Khách hàng → Hệ thống xử lý vé → Nhân viên hỗ trợ).
- Theo dõi hiệu suất: Các KPI có thể đo lường được, với các mục tiêu như “Thời gian phản hồi đầu tiên < 4 giờ.”
Dành cho ai
Nền tảng này được thiết kế dành cho các chuyên gia cần quản lý, tối ưu hoặc tài liệu hóa các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả. Dưới đây là cách nó mang lại lợi ích cho các vai trò cụ thể:
Nhà phân tích kinh doanh
- Tài liệu hóa nhanh chóng các quy trình hiện tại và tương lai.
- Chuyển đổi các mô tả văn bản thành các luồng công việc có cấu trúc, sơ đồ và báo cáo.
- Thu thập thông tin có thể hành động mà không cần nỗ lực thủ công, giúp phân tích nhanh hơn.
Giám đốc dự án
- Xác định phạm vi dự án và tạo kế hoạch triển khai chi tiết.
- Theo dõi tiến độ với các KPI tích hợp và luồng trực quan.
- Đảm bảo sự đồng thuận trong đội nhóm bằng cách cung cấp sự hiểu biết rõ ràng và chung về vai trò và các bước thực hiện.
Tư vấn viên cải tiến quy trình
- Phát hiện các điểm kém hiệu quả, rủi ro và điểm nghẽn trong quy trình làm việc.
- Sử dụng sơ đồ và báo cáo AI để đưa ra các khuyến nghị dựa trên dữ liệu.
- Tối ưu hóa hoạt động của khách hàng với các phân tích tùy chỉnh, chẳng hạn như đánh giá rủi ro hoặc kế hoạch nguồn lực.
Nó lý tưởng cho bất kỳ nhóm hoặc cá nhân nào trong lĩnh vực vận hành, tư vấn hoặc quản lý, đang tìm cách biến ý tưởng thành các quy trình thực thi được.
Bắt đầu
- Đăng ký: Truy cập nền tảng thông qua trang web. Nhấn vào “Thử ngay” để dùng bản dùng thử hoặc demo miễn phí.
- Tạo một quy trình mới:
- Nhập tên quy trình (ví dụ: “Xử lý khiếu nại của khách hàng”).
- Cung cấp mô tả ban đầu hoặc phát biểu vấn đề.
- Điều hướng bảng điều khiển:
- Sử dụng menu bên trái: Tổng quan, Tương tác, Trực quan hóa, KPI, Báo cáo.
- Cuộn qua các phần hoặc nhảy trực tiếp.
- Dữ liệu đầu vào:
- Bắt đầu với Tổng quan: Viết hoặc chỉnh sửa tuyên bố vấn đề.
- Chuyển sang Tương tác: Liệt kê các bước theo thứ tự.
- Tạo hình ảnh và thông tin nhận thức:
- AI tự động tạo sơ đồ và đề xuất các KPI.
- Đi đến Báo cáo để phân tích chi tiết.
- Chỉnh sửa và lặp lại: Sử dụng các nút “Xem & Chỉnh sửa” để tinh chỉnh bất kỳ phần nào. Các thay đổi sẽ được lan truyền qua các thẻ (ví dụ: cập nhật các bước sẽ làm mới sơ đồ).
Mẹo:
- Đối với các quy trình phức tạp, hãy bắt đầu với phạm vi rộng và thêm chi tiết từng bước một.
- Nếu đầu vào của bạn là một đoạn văn, hãy để AI xử lý việc cấu trúc ban đầu.
- Xuất báo cáo hoặc sơ đồ để sử dụng trong trình bày.
Ví dụ sử dụng từng bước: Xử lý khiếu nại khách hàng
Ví dụ này đi qua từng bước tạo và phân tích một quy trình mẫu dựa trên mô tả ứng dụng được cung cấp.
Bước 1: Xác định Tổng quan
- Tuyên bố vấn đề: “Các khiếu nại của khách hàng hiện đang được xử lý không nhất quán qua email, dẫn đến thời gian phản hồi chậm và mất thông tin. Không có hệ thống theo dõi trung tâm, khiến việc đảm bảo các vấn đề được giải quyết, xác định các vấn đề lặp lại hoặc đo lường hiệu suất của đội hỗ trợ trở nên khó khăn.”
- Mục đích: Điều này làm rõ lý do “tại sao” và đặt bối cảnh.
Bước 2: Phác thảo Tương tác
- Chia nhỏ thành một câu chuyện:
- Khách hàng gửi khiếu nại qua email.
- Một vé mới được tự động tạo trong Hệ thống vé.
- Một nhân viên hỗ trợ được giao vé.
- Nhân viên điều tra vấn đề và liên lạc với khách hàng.
- Cán bộ giải quyết vấn đề và đóng vé.
- Trợ giúp AI: Nền tảng đảm bảo điều này đóng vai trò là “nguồn thông tin duy nhất.”
Bước 3: Trực quan hóa quy trình
- Tạo sơ đồ: Câu chuyện tương tác được chuyển đổi thành luồng trực quan.
- Các bên liên quan: Khách hàng, Cán bộ hỗ trợ, Hệ thống vé, Bộ phận hỗ trợ.
- Luồng: Các mũi tên thể hiện các hành động như “gửi khiếu nại,” “tạo vé,” “phân công,” “khảo sát và trao đổi,” “giải quyết và đóng.”
- Lợi ích: Giúp các tương tác phức tạp trở nên dễ quan sát nhanh.
Bước 4: Thiết lập KPI
- Ví dụ:
- Thời gian phản hồi đầu tiên (Mục tiêu: < 4 giờ).
- Theo dõi: Giám sát hiệu suất so với mục tiêu.
Bước 5: Tạo báo cáo
- Đi đến Báo cáo.
- Chọn loại: Tóm tắt, kế hoạch triển khai, đánh giá rủi ro.
- Kết quả ví dụ: Một báo cáo có thể nêu chi tiết các rủi ro tiềm tàng như “việc phân công bị chậm trễ” và đề xuất các biện pháp giảm thiểu.
Mẹo nâng cao và thực hành tốt nhất
- Tùy chỉnh: Sử dụng AI để tạo báo cáo tùy chỉnh bằng cách xác định các góc nhìn (ví dụ: “tập trung vào rủi ro”).
- Tích hợp: Sơ đồ và báo cáo có thể được xuất ra để sử dụng trong các công cụ như Microsoft Office hoặc phần mềm quản lý dự án.
- Hợp tác: Chia sẻ quy trình với các đội để nhận phản hồi.
- Khắc phục sự cố: Nếu sơ đồ không được tạo đúng, hãy tinh chỉnh các bước tương tác để rõ ràng hơn.
- Khả năng mở rộng: Xử lý các luồng công việc đơn giản hoặc phức tạp—bắt đầu với một quy trình và mở rộng dần.
Kết luận
CácNền tảng quản lý quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi AIđổi mới cách các doanh nghiệp xử lý các luồng công việc, tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho việc lập tài liệu và cung cấp những thông tin sâu sắc để tối ưu hóa. Bằng cách kết hợp khám phá bằng AI, thiết kế có hướng dẫn và báo cáo phân tích, nó trao quyền cho người dùng đưa ra quyết định thông minh nhanh chóng. Dù bạn là một chuyên gia phân tích kinh doanh đang ghi chép quy trình, một quản lý dự án đang lên kế hoạch thực hiện, hay một chuyên gia tư vấn xác định các cải tiến, công cụ này biến ý tưởng của bạn thành thực tế có thể hành động.
Sẵn sàng để chuyển đổi quy trình của bạn? Nhấp vào “Thử ngay” trên trang web nền tảng và bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Để được hỗ trợ, hãy tham khảo trợ giúp trong ứng dụng hoặc liên hệ với đội ngũ.
This post is also available in Deutsch, English, Español, فارسی, Français, Bahasa Indonesia, 日本語, Polski, Portuguese, Ру́сский, 简体中文 and 繁體中文.