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綜合指南：使用BPMN開發現狀與未來狀態的業務流程

引言

開發並填入現狀與未來狀態的BPMN圖表是一種將願景轉化為成果的有效技術。現狀圖表提供了組織流程、文化與能力當前狀態的詳細概覽。而未來狀態圖表則提供了未來狀態的概覽，說明組織的流程、文化與能力未來將呈現的樣貌。透過建立這些圖表，組織能夠分析並識別當前狀態與期望狀態之間的差距，並啟動業務流程重構或改進計畫以彌補這些差距。

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理解BPMN：符號、元素與核心概念

什麼是BPMN？

業務流程模型與符號（BPMN）是一種標準化的圖形語言，用於記錄、分析與改善業務流程 [[28]]。BPMN的主要目標是提供一種所有業務使用者都能輕易理解的符號系統——從創建初步草圖的業務分析師，到執行技術實現的技術開發人員，再到負責管理與監控流程的業務人員 [[1]]。

BPMN 2.0是於2013年12月發布的現行規範，已由國際標準化組織（ISO）正式發布為標準ISO/IEC 19510 [[1]]。

BPMN元素的四個核心類別

BPMN將圖形元素分為四個基本類別，以協助建模者創建清晰且易於理解的圖表 [[1]]：

1. 流程物件

流程物件是BPMN中的主要描述元素，包含三個核心元素 [[19]]：

元素 符號 描述
事件 ○ 圓形 流程中「發生」的某種事情。事件會影響流程，通常具有原因（觸發）或影響（結果）。三種類型：開始、中間與結束 [[1]]。
活動 ▭ 圓角矩形 執行工作的通用術語。可為原子性（任務）或複合性（子流程，以加號+區分）[[1]]。
網關 ◇ 菱形 控制序列流的分支與匯合。決定決策、分叉、合併與路徑連接 [[1]]。

網關類型：

  • 排他性網關 (XOR)：根據條件僅遵循一條路徑

  • 包含性網關 (OR)：根據條件遵循一條或多條路徑

  • 平行網關 (AND)：同時遵循所有路徑 [[1]]

2. 連接物件

這些連接器將流程物件連結起來，以建立流程結構 [[1]]：

連接器 符號 用途
順序流 → 實線配箭頭 顯示流程中活動執行的順序 [[1]]
訊息流 ⇢ 虛線配開口箭頭 象徵跨越組織邊界的資訊流 [[1]]
關聯 ⤏ 點線 將物件連結至流程物件；顯示關係 [[1]]

3. 泳道

泳道將活動分類為視覺化類別，以說明責任分工 [[2]]：

元件 描述
池 代表流程中的參與者；作為圖形容器，用於劃分活動，通常應用於B2B情境 [[1]]
泳道 池內的次級劃分，延伸至整個長度；用於根據角色、部門或系統來組織和分類活動 [[1]]

4. 藝術品

物件提供額外的上下文，而不影響流程流 [[1]]：

物件 符號 目的
資料物件 📄 頁面圖示 顯示活動所需的資料或產生的資料 [[1]]
資料儲存 🗄️ 圓柱 代表流程可讀取/寫入的持久性資料儲存 [[1]]
群組 ⬚ 虛線圓角矩形 用於文件編寫或分析；不會影響流程 [[1]]
註解 📝 記事圖示 為圖表閱讀者提供額外的說明文字 [[1]]

事件類型與標記

BPMN 事件可透過內部標記來強化，以指示觸發或結果 [[1]]：

事件類型 開始 中間 結束
無 ○ — ●
訊息 ○📧 ○○📧 ●📧
計時器 ○🕐 ○○🕐 —
錯誤 — ○○⚡（邊界） ●⚡
訊號 ○△ ○○△ ●△
條件 ○📋 ○○📋 —
升級 — ○○↑ ●↑
終止 — — ●●

注意：中間事件可以是捕獲（雙圓圈）或拋出（實心標記）；邊界事件可以是中斷型（實線）或非中斷型（虛線）[[1]]。

什麼是現狀流程？

現狀業務流程提供了一個企業當前流程、文化與能力的全面概覽。它記錄了工作目前是如何進行的，以及資訊如何在組織內流動。現狀業務流程的主要目的是建立一個基準，以識別改進領域、優化資源利用，並最終提升效率與生產力。透過了解運營的現狀，組織可以制定策略來消除瓶頸、減少浪費，並改善整體業務流程。

什麼是未來流程？

未來業務流程描繪了企業流程、文化與能力的未來狀態。它作為變革的路線圖，明確定義組織的目標以及為達成這些目標所需採取的行動。未來流程的目的是提供對未來的清晰視野，並識別達成目標所需的步驟。這使組織能夠優先處理並聚焦於最關鍵的變革，以縮小當前狀態與理想狀態之間的差距。

我們將使用的軟體工具

在本教程中，我們將使用Visual Paradigm來建立符合BPMN標準的業務流程圖。Visual Paradigm 提供了一套強大的工具，用於捕捉現有業務流程、設計改進方案，並識別「現狀」與「未來」狀態之間的差異。

在現狀模型中捕捉當前流程

讓我們以一家線上商店為例。流程從銷售代表收到採購訂單並檢查庫存水平開始。如果庫存足夠滿足訂單，銷售代表將物品打包並附上發票發貨。如果庫存不足，銷售代表會通知客戶並建議修改訂單。此範例突顯了監控庫存水平的重要性，以確保訂單能及時且高效地完成。

As-is business process diagram (BPD)

本教程中我們不會介紹使用業務流程建模符號（BPMN）繪製業務流程圖的基本知識，因為我們已有另一個教程涵蓋此主題。我們還有一個名為BPMN入門 – 泳道圖的影片教程可供您使用。

一旦您記錄了現有的業務流程，就可以透過考慮必要的改進來建立未來流程模型。請依照以下步驟，了解其運作方式。

  1. 下載Online-Shopping.vpp。您也可以在本教程的底部找到此檔案。

  2. 透過選擇專案 > 開啟從應用程式工具列中開啟。

  3. 開啟專案瀏覽器透過選擇檢視 > 專案瀏覽器從應用程式工具列中開啟。

  4. 導航至模型結構 標籤頁。

    Open model structure tab

  5. 在左側樹狀結構中的專案根節點上按右鍵，並選擇 模型 > 現狀流程 從彈出式功能表中。

    Create as-is model

  6. 在 現狀流程 上按右鍵，並選擇 子圖示 > 現有圖示… 從彈出式功能表中。

    Add existing diagram

  7. 在 新增子圖示 視窗中，選擇業務流程圖示，並按一下 確定.

    Add sub diagrams window
    您現有的流程現在已包含在現狀流程模型中。
    Diagram in model

在未來模型中重新設計與優化流程

假設我們的業務已大幅成長，我們新增了一個倉庫來管理庫存。為了充分利用我們的新資源，我們需要優化現有的流程。我們將示範如何透過建立未來流程圖示來呈現此項改善。

  1. 透過在 專案瀏覽器.

  2. 從目前的流程圖示建立未來流程圖示。在現狀流程圖示的任何空白區域上按右鍵，並選擇 工具 > 建立未來流程.

    將建立一個新圖示，其中包含未來流程。
    Create to be process
    注意：新圖示中的所有模型元素預設皆被選取。若要取消選取，請點擊背景中的任何空白區域。
    To be process diagram created

  3. 新增一個欄位至 線上商店 資源池，並命名為 倉庫。在 銷售代表 欄位，選擇 包裝貨品，發貨， 和 訂單完成 任務，並將它們拖曳至 倉庫 欄位。您的圖表現在應該看起來像這樣：

    Modified BPD

  4. 接下來，我們將在 庫存充足嗎？ 閘道與 包裝貨品 任務之間插入一個任務。將滑鼠懸停在 是 流程上，並點擊 以形狀分割 資源按鈕。

    Split sequence flow

  5. 選擇 任務 來自資源目錄。

    Select task

  6. 將新任務命名為 請求包裝貨品。完成的「應為」流程圖應看起來像這樣：

    Updated to be process

比較現狀與應為流程之間的差異

為了視覺上比較兩個圖表之間的差異，我們可以使用稱為 視覺差異.

  1. 選擇 模型 > 視覺差異… 來自應用程式工具列。

  2. 在 視覺差異 視窗中，選擇 Transitor 作為 策略。對於 比較，選擇 模型元素 以在模型元素層級比較圖表。

    vdiff strategy

  3. 勾選 使用工作專案 核取方塊。選擇 現狀流程 在左側與 目標流程 在右側。比較將自動觸發。

    select working proj
    圖表下方的清單顯示差異。例如，項目 包裝貨品（已修改） 表示對 包裝貨品 工作已變更。點擊此項目將在圖表中以紫色突出顯示對應的變更。
    compare1
    新任務也會被識別出來。請記得，我們為業務代表新增了一項請求包裝的任務？此變更也在清單中以醒目方式標示。
    compare2

現狀與目標模型的最佳實務

用於現狀文件：

  • 訪談利害關係人：蒐集實際執行工作人員的意見

  • 以資料驗證：使用指標、記錄與觀察來確認流程步驟

  • 記錄例外情況: 捕捉錯誤路徑和邊界情況，而不僅僅是「順利路徑」

  • 保持最新狀態: 當流程變更時，更新現有模型以維持準確性

針對未來設計：

  • 聚焦成果: 從業務目標出發，再設計達成目標的流程

  • 讓執行者參與: 尽早納入IT與運營團隊，以確保可行性

  • 優先處理變更: 不是所有差距都需要立即彌補；應專注於高影響力的改進

  • 規劃過渡: 明確如何從現有狀態過渡到未來狀態（分階段推出、培訓等）

針對BPMN建模：

  • 使用一致的命名: 為任務和事件應用清晰、以行動為導向的標籤

  • 限制複雜度: 將大型流程拆分為子流程，以提升可讀性

  • 善用泳道: 使用泳道來明確角色與職責

  • 策略性地添加註解: 僅在必要處添加註解，以避免雜亂

觀看此YouTube教學影片

參考清單

  1. 從現有到未來的業務流程教學: 使用Visual Paradigm開發現有與未來BPMN圖表的完整教學，包含逐步說明如何捕捉現有流程、重新設計未來狀態，以及比較變更內容。
  2. Visual Paradigm企業版: 關於Visual Paradigm企業版的資訊，支援進階BPMN建模、協作以及企業級流程管理功能。
  3. Visual Paradigm專業版: 關於Visual Paradigm專業版的詳細資訊，提供強大的BPMN圖表工具，適合業務分析師與流程改善團隊使用。
  4. Visual Paradigm 標準版: Visual Paradigm 標準版的概覽，為個人使用者和小型團隊提供基本的BPMN建模功能。
  5. Visual Paradigm 首頁: Visual Paradigm的官方網站，提供BPMN圖形工具、教學影片和資源，用於業務流程建模與管理。
  6. BPMN圖形與工具功能頁面: 詳細介紹Visual Paradigm的BPMN圖形功能，包括支援的符號元素、協作功能以及匯出選項。
  7. BPMN基礎教程: 基礎教程，涵蓋BPMN符號的基本知識，適合初學者學習如何建立業務流程圖。
  8. BPMN入門 – 泳道（影片）: 影片教程，示範如何在BPMN圖中使用泳道，依角色、部門或系統來組織活動。
  9. BPMN符號概覽 – Visual Paradigm: 完整的BPMN符號指南，清楚解釋符號、元素與圖示範例，用於建立符合標準的業務流程模型 [[1]]。